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Getting things done! on Flickr

2005-10-27  apollo426


时间管理
  人的记忆和注意力集中是很有限的,没法同时记着很多事情,做很多事情。
如果没有工具和方法的帮助,可能你会重要的事情到后来才发现没有分配足够的时间作好,不重要的事情做了一堆(而且有时正是因为前一件没做好才会多出后来几件,进入恶性循环)。
  这样几次之后,你知道要记住重要的事情,可是平时注意力很容易转移,心里又惦记着还有什么事情,不要不小心忘了...另外,正是因为我们的资源往往不够,才需要GTD,这种情况下就要有取舍,没有条理,就很容易把有限的资源做了不合理的分配。
  GTD会给你催促自己赶快完成的印象,也许是那个两分钟以内的事情要立刻做完这一点,其实这样正是为了快点解决(或者前进一步,然后放到以后的计划里),从而不用把本来可以立刻解决的事情也放到计划里扰人心意。
  重要的事情不会忘的,等到后果出现的时候自然也回想起来,关键就是是否安排好了时间在太晚之前完成。

  时间管理是什么

  ●将事情整理得有条有理的方法。
   如何把主管交办事项,自己想到的念头,一些值得参考的事项,整理的有条有理的方法。
  ●将事项组织化
   将这些事项组织化,化成一个个的任务,让你一目了然。
  ●将任务化成工作清单
   将任务化成一张张的工作清单,并让你在任何场合都有一份合适的代办事项清单,有效率地完成工作。

工作流程
基本上GTD的概念是将所有的事放在一个合适的收件匣(老板交办事项,自己想到的点子,今天收到的喜帖等),收件匣需要实体的(如三层文件匣),也需要计想法事件的(如小记事本or PDA)这是所谓的收集。

NEXT ACTION 和 DATEBOOK 是完全不同的,并非是不同的分类

当杂事进来,你先初步分为可以行动和不可以行动两种,可以行动的就是下一步动作NEXT ACTION,
下一步行动又有以下几种
规划任务(也是一种下一步行动)
执行任务事项(多步骤的下一步行动)
执行单一下一步行动

所以所有的事都有下一步行动了,所有的下一步行动现在要再做进一步分类, 你现在有时间时,两分钟内的事就立刻完成,无法两分钟内完成的又分为三种
一 .等待清单,这件事要委托他人完成,所以授权后放入等待清单。(如请老婆去领钱,叫你的下属完成某件企划案)
二 .Claendar 这件事情需要在特定的时间或日期去做,此时要将这件是放在DATEBOOK或行事历中纪录下来。(如参加婚礼,和朋友约会,开会时间)
三 .下一步活动清单 不能在两分钟内完成,不能授权出去,并非要在特定时间下完成,此时才是列入所谓下一步行动清单。此时我会用PALM的TO DO来放置。

●1.收集 (Collecting)
将所有的事放在一个合适的收件匣(老板交办事项,自己想到的点子,今天收到的喜帖等),收件匣需要实体的如三层文件匣,也需要计想法事件的如小记事本or PDA,这是所谓的收集。

●2. 整理 (Processing)
第二步是要整理,我们收集到一个程度,就需要做某程度的整理工作,
例如一天一次或一天数次,GTD书上说要让自己不感到心慌,可以掌握自己所有例行事务的程度为整理的频率。这时你把收件匣的东西拿出来,分门别类一下(如垃圾参考资料 孵化资料 任务 计画中的任务列在行事历的事件 授权给他人处理的事件下一步行动=>存到一个可以提醒你的系统两分钟内的行动=>立即执行)

    这一个表在GTD那一本书有里面有。
    流程图

    ●3. 组织 (Organizing)
     第三步要组织,其实要组织的概念就是档案系统及工作清单两种概念。
      档案系统
       档案系统:需要建立一个可以收藏你所有要参考资料的档案系统,我有一个一每日每月收藏档案的系统,
也有一个依资料不同收藏资料的档案系统,电脑资料系统可以搜寻,但要有备份。
如此任何档案我几乎可以在一分钟内找到。

      工作清单
        基本上分任务清单,下一步行动清单,等待清单,未来/某一天清单
        下一步清单

           先说下一步清单基本上这是重要的清单,当你下一步清单超过五拾个时,你就不能用一张清单列出来,这样会看不出哪件事要先做,所以要分类。
           目前分类的方式主要是采已地点为主如家中,工作地点,外出,电脑前,电话旁等。如此你的工作效率会大大提升。

         任务清单

           此部分列出目前进行中任务,可以用MEMO, Bonsai, Projects等软体另行列出等待清单:你授权给人做时,要有一张清单让你可一追踪交办事项的进度。
         未来/某一天清单

           你想到的点子,未来才要实现的计画等。
    4. 回顾 (Reviewing) 与检讨 (Checking)
    第四部是要检讨,也就是WEEKLY REVIEW 这部分是一周一次通常我会在一天的开始,中途及结束作一次 Check (or review),如果事情没有完成,就利用 DateBK5 之 Float, repeat, 改日期,或删除,让他各有所属,完成者则让他隐藏,这样万一某天没 check 时,还可以日后很快检视出来,也就是一天过去之后,我的行事历通常都是空白,好像把桌上的公文清空一样,很有成就感。(6) check 后,接回 (2) 继续整理,这样比较符合 "Plan-Do-Check-Act" 的品质管理循环。
    Weekly Review就要花很久(起码两三个小时),我想这是因为我的任务清单中除了任务的名称外,我还一并要作任务的计画(PLAN),所以在MEMO中思考,规划,花了不少时间,我估计在两周左右,WEEKLY REVIEW应该可以只花约两小时(含任务的规划)。但我觉得时间省不大下来,因为我还一并会作工作规划(作公司一些企划案的思考),所以会花很多时间。因为你本来在做企划案时也要花非常久的时间。用GTD会让你将花的时间更有效率,但如果你是工作狂,
你每天花在工作的不会较少,只是做出来的品质较精致。

    5. 执行 (Doing)

快速上手
  当你拿到新PDA, 或随时准备开始应用GTD来管理你的时间与生活时, 马上可以照下面的方法利用PDA内建软体应用GTD:
  Todo List

   熟悉以后可以用Datebook, shadow plan, lifebalance等软体代替
    ●列出所有藏在心中的待办事项
     从明天要去佳乐福买面包. 到把隔壁的美眉, 抽时间陪小孩等都要列出, 将心理的杂事净空(先不分类)若在50项以下可能您还没有列完全.建议再想想有无遗漏完全记录下脑海里的意念, 事情不能无限期留在收件夹里, 如果没有采取行动, 这些事绝对会悄悄爬回心头.
    ●清空收件夹
     两分钟内可以完成的下一步行动就要马上执行, 一次只处理一件事, 而且对每件事都要做出决定.
    ●剩下项目分类置入组织系统
     一次处理一件事, 分类好并决定了下一步也就结束了对这件事的牵肠挂肚.想清楚可以在哪里, 以及不能在哪里进行这些行动, 并以此组织清单.

  DateBook
    将必须在特定时日完成的行动填入Datebook但每月应完成事项的清单不应该记录进行事历,

  MEMO
    堆放次级清单

ADDRESS
将电话号码写在联络对象旁边以免为找电话号码而严迟回电意愿.(善用各软体中的Phone lookup功能)

主要软体使用

GTD by palm 之软体组合 大致上使用 行事历软体(Datebook) + 待办事项软体(To Do List) + 大纲或专案管理软体(outliner) 来达成 .

Underlying Approach – (1) Use software so as to minimize the number
of places I have to look and input to have control – This is definitely a carryover from my "One Minute Manager" Days. Make the software work for me, not the other way around. (2) Minimize the number of categories or focus areas. The sheer number of categories I once used required too much of my time filing items into the proper categories – a time waster that came from organizing time itself, i.e. it was self-defeating! (3) Focus on the issues in my life, not someone else‘s life. (4) Use the KISS system ("Keep It Simple
Stupid"). If the system is too complex or too much of a time-consuming task to keep up with it, I won‘t use it, at least not for long.

行事历软体(Datebook)
使用一个行事历软体,如原机的 Datebook,Datebook+,ksDatebook。或用整合型软体,如,agendus(actioname) , Datebk4/5。如果可以知道日期或期限者,直接放入行事历,其余都依照不同性质放入不同的类别待办事项(Todo list),这样行事历才能维持清爽,避免被太多的事件被写到行事历,维持行事历这一个“圣地”。

确定时间的杂事用datebook最合适。如果用datebook去管理事项,就又觉得只适合做具体的,确定时间日期的一些杂事。很多目前还不确定,或者并不一定要某天某时来做,或者定了一个时间到时没做继续往后推的话,datebook这种以时间为中心的方式就还是不太适合。datebk5一个很受欢迎的特性float event其实就是不定时间,今天没完成就继续往后推。而agendus我很喜欢他的地方也是todo和datebook放在一起显示,这些不那么确定的事情其实和datebook里定的是同类的。

    ●ksdatebook

    ●datebbook 4/5

    ●agendus
待办事项软体(To Do List)
To Do list比较适合用于把project的每个功作分到很细再来一项一项完成. 记得好像是在life balance俱乐部里有看过, 要比工作细分到可以在十五分钟, 最多不超过一个下午的时间. 细分到这种程度来用To Do List会比较好用.

用TO DO整理NEXT ACTIONS,而任务清单在MEMO中整理,如果NEXT ACTIONS太多,我会把一部分丢回Someday/Maybe,所以我的NEXT ACTIONS及WAITING FOR合计64个,DAILY REVIEW(清收件匣,整理TO DO PLUS内的NEXT ACTIONS及WAITING FOR,及两分钟以下的NEXT ACTIONS)花约30分钟。

有人觉得原机所附的 To Do List 比较没有效率,可以改用加强型 Todo ,如 Todo plus。或用整合型软体 ,如agendus(actioname) , Datebk4/5。

●TODO分类设定
在 GTD 中文版一书 p. 35 那张工作流程图,当杂物经过处理之后,除了丢进垃圾桶外,其余共有下列几种类别的事件:
1) 也许/将来有一天 -> someday
2) 参考用 -> reference
3) 多步骤任务 (专案) -> project
4) 等候 (委派) -> waiting for
5) 下一步行动 (延后) -> Next action
6) 行事历 -> datebook
7) 执行 (两分钟内者,马上作)

Next Action 与 Project 之区别,Project 在此定义为多步骤的事件,Next Action 定义为单一步骤,Project 如果需要不一定是要每周才 Review,如果这是持续的计画,可以直接写到 Datebook,但是执行时之细部则看 Project。因此 Project 可能是行事历/someday/next action/... 等。

下面分类是GTD作者最近在他的网站上发表的个人分类设定方式:
Projects

又称为任务,泛指需要多步骤才能完成的事件很大的project,在计画好之后,大部份都会有个outline之类的东西,可以把这个outline存在project的notes里,当作reference.todo只负责记下个步骤,而project需要的参考资料等等应该是另外放在其他地方的。也许可以搭配个out-line一起使用看看。另外,project独立一个类别,可能会比较容易review一点。review的时候就切换到 project类别,然后,依序拿出各project的参考资料看看目前的执行状况、接下来该干嘛之类的,顺便把另外想到的东西加进来。

可以尝试用下面介绍的projects软体来另列project.

Someday/Maybe

你想到的点子,未来才要实现的计画等projects I might want to do in the future

@Agendas

items to cover with specific people when I am with them in person or on the phone. Each person is listed as a to-do, and the things to go over with them are listed in the attached Notes field

@Anywhere

actions that can be done pretty much wherever I am

@Call

除了用phone lookup找到电话外, 一定要加注"Next Action"--打过去后要采取的行动,才不会当看到事项中写着要打给人时还得先想是为了什么事要打给他,. 这样事情仍然在脑袋里打转, 没有达到一但写下就不再牵挂的目的.所以写下@call待办时一定要先想清楚打给谁, 打过去要讨论的事项等问题, 在写下待办时一次决定好才不用牵挂.

@Computer

@Com-Online

@Errands

out-and-about things to do I can do while Im traveling as well as at home杂务清单

@Home
actions that have to be done at home

@Office

actions that have to be done at my office.如果在家工作, 与@HOME项目可以合并;若是学生可以将此项当作@Study使用(或舍弃).

@Waiting For...

授权给人做时,要有一张清单让你可一追踪交办事项的进度
actions and projects other people are doing I care about
所有委派任务都该标注日期

其他

常设会议以及时常要应付的人各需要一张议程清单
●projects
www.sourceforge.net/projects/projects4palmos
加强型的todo,可以非常清楚地用来管理进度,由projects的文件得知, 可以依以下方法共用内建ToDo程式的资料:

1. 首先建一个新专案, 这个专案等一下我们将用来取得共用内建的ToDo列表资料. 我们假设新建的专案名字叫作 "myOldToDos".

2. 开启 Filez 或其他你喜爱的档案管理工具, 并且找到 "myOldToDosPRJT" 这个档案.

3. 删除刚刚在Projects中建立的 "myOldToDosPRJT" 档案 (别急着问问题, 耐心看下去).

4. 现在找到 "ToDoDB" 这个档案, 这个档案就是内建To-Do程式储存to-do 列表资料的地方.

5. 将 "ToDoDB" 档名改为"myOldToDosPRJT" 并选save储存.

完成上列步骤后你就可以开启 "myOldToDos" 专案并且看到来源自内建To-Do程式的To-Do列表. 在Projects主页面选单上选择 "Rescan "以更新ToDo显示在Projects主页面的资料. 设定好后因为这个专案跟内建的ToDo共用相同资料, 当然连你在To-Do里面的分类设定等也将完整保留喔. 任何时候还是可以回到内建的ToDo程式里观看.如果有怪怪的情况再 Rescan 一次即可将ToDo转移到rojects后, 测试过同步等功能仍旧完全正常. 推荐OS4.0以下使用者拿来直接代替内建的ToDo.
●TODO PLUS by katzel
把Todo list的类别项目主要以地点来分, 有Home, Work, Downtown; 也有例外, 如: Internet, Contact, 这是泛指只要能上线或有电话就能执行的项目, 所以不是地点, 而是所需设备的限制. 这样一来, 人在什么地方, 或是有什么设备, 就能依此去找出那些事是要做的.

再来是priority. 一般是设在3, 即重要, 但不紧急的事情; 若有紧急, 但较不重要的, 则设为2; 紧急且重要的, 当然是1了. 至于4及5, 则是不紧急, 且不重要的事. 一般是设为5. 除非有特殊情形才会往上提升一级. 反正本来就不急, 就等前面的事做完了再说.

再来是due date及filter的配合使用. 我喜欢Todo Plus的最重要原因是, 它可以只显示出明天, 或未来七日, 或当周及下周的待办事项. 这个可以让我一目了然, 知道未来的一周内有那些事要做, 并可以随时调整due date及priority.

有新的想法, 则一律先不设due date 及category, priority则先设于5. 等有时间安排时, 则要连同到期日一并设入, 这样可以给自己一些时间性, 限时执行, 不必怕一些想法就一直拖下去, 到头来还是空想. 对于中长期目标的管理是很有用的.

重覆性的事情, 则可以善用ToDo Plus的Repeat功能, 这又是一个我不得不用的优点. 看是要每隔几日, 几周, 几个月要重覆一次都可以. 如此就可以大胆放心的把所有routine的事情全设在里面, 这次做完, 它会自动再产生一个相同的项目, 在你所要的时间点上. 不必重覆一次次地输入相同的事项. 非常方便.

就先写到这里, 这是我对生活的全面性管理. 当然, 唯一的坏处就是, 如果哪天PDA挂了, 电脑中又没有即时备份, 那生活就会陷入完全的混乱了.

● lifebalance
真正更麻烦的,是很多要做的事情,重要程度不同,时间不同,或者根本不确定,以后可能确定,或者定下来又改动,等等等等。这些,统统列在todo list里就太杂乱了,用树形结构也许能好一些,但是很多时候没有那么理想的逻辑关系,或者有,但是层次太深。这样,用任何todo增强都无法和life balance相比。因为life balance首先从地点上筛选掉了一批,然后从地点的open time筛掉一批,然后如果有时间要求,根据lead time,到时再提前出现,把不着急的又筛掉一批。剩下的,life balance给你计算排序。排出来看着肯定是比较杂乱的,不在一个层次。但是首先作重要的,花时间少的,然后是不那么重要,立刻可以做完的,然后是重要的,花时间多的,然后是不重要又花时间多的。这个顺序是很好的。刚开始的时候,很难把importance, effort,估计得很准,排序排得很好,没关系,第一life balance列出来的只是参考,不是法则。是人用,不是他用人。但这并不是不去学习放弃的藉甚。以后慢慢的自然会调节的更合理。有他在,可以把一些不重要的,现在不用挂在心上的东西抛在脑后,又不用担心需要的时候忘记,我想,这个是各种postit,记事本,todo最重要的作用把。

更重要的,需要选择先后的很多事情,只能用life balance来管理。这里面有很多技巧来使之可行,比如,强调action,立刻能做的action,每一个action时间要短,要分具体等等,其实都是把概念的层次逻辑落实到具体可行的具体事件。从树型结构的逻辑清晰的概念,到每天每时的todo list,变成平面的一维列表,一定会显得很杂乱,life balance则尽力把不适当的地点发生的事情筛掉,把很久以后的事情筛掉,把重要的排在前面。

想更进一步了解可参考Beginners GTD Guide (with LifeBalance)(英文)http://www.llamagraphics.com/bin ... &viewmode=all#1

大纲或专案管理软体(outliner)
处理 project 或需要树枝状结构时,再用一个 outliner。例如 progect, bonsai, shadow plan。使用什么工具,应该只是个人习惯的问题,国外甚至有人用HandyShopper来作为outliner工具搭配DateBK4/5。

首先, 如果你可以把这件事画分成几个部分或阶段, 就开始切割它, 然后看要完成每个阶段有那些事情要做. 如果可以, 就再细分下去, 把它一层层地分解开来看, 到最细时的一层就是你要做的步骤, 也就是要连结到todo list的事项.

如果你还是没有办法来区分的话, 那就把你能想到要作的事都列出来, 先不要分层, 也不要分类, 就花些时间来想, 会有那些事情要做. 等事项列得差不多时, 再来回头看是不是有那些项目是彼此有关连的, 有没有重覆的, 甚至于你可以在回头检视时再想到还有什么要追加的. 再来才是把这些项目再整理成outline的格式, 这样就能比较容易了解有什么事要做的.

另外一种方式,就是GTD书中建议的方式,就是定出这个project的目标,然后再把所有想得到的相关的东西都全部列出来,列到再也想不出其他相关的东西之后,再来作组织的动作。

处在天马行空的散乱思考期, 可以用diddlebug将想到的涂鸦下来, 再利用抄送功能传到想归纳的程式.

●MEMO
可以将它当作"收件匣",任何任务,念头,交代事项,我都随手纪录,可以和PALM DESKTOP同步。每天早上再作整理"杂务"的工作。

下面分类是GTD作者最近在他的网站上发表的分类设定方式:
Clients (list of all of them, current and past)
- DA Thoughts (possible essay topics for my Food for Thoughts on the Web)
- Dates (Birthdays and anniversaries, which it automatically sorts chronologically, as they are listed "02-05 - John Doe")

- Focus Areas (Bigger checklists like larger goals, objectives, areas of focus)

- Ideas??? (Crazy ad hoc ideas I want to save but dont know what to do with)

- In development (Relationships, potential partnerships and networking possibilities)

- Inspirations (Personal affirmations and inspiring quotes)

- Key people (Just that, a list I want to review to ensure Im doing what I want with the relationships)

- Lists (Weekly Review, Travel Checklist, and more than a dozen ad hoc lists I want to keep for a while)

- Maybe Get (Books, CDs, Videos, Misc.)

- Next time in... (Lists of possible things to do by city, when Im there next) 以城市区分--列出到这城市时应带的物品, 应做的事情

- Travel (I have separate docs for each city, and the restaurants, stores, and people to be reminded of there)

- Web articles (Ideas, themes, and topics I intend to add to this Web site)

- Wine (Chardonnays, Chiantis, Pinot Noirs, etc. to archive for reference)

●DiddleBug
很多时候,有待办进来的时候,需要马上记下来,却没办法作太多的考虑,那就先大略的分类一下是todo或是date ...然后塞到对应的里面应用程式里面。

目前我将diddlebug当作最初未处理事件的"收件夹".将未组织的内容先丢在diddle bug,等到要处理的时候用‘抄送’归档. ,有笔记型电脑在身边时,我就打入palm桌面端(通常会是to do),notebook不在身边,我就利用diddlebug的抄送功能,一样可以进行process的工作。

DiddleBug可以完全替代NotePad..
而且最重要的是有抄送(Transfer /G)这个功能..

要使用这个功能..
要安装DiddleBug 的 Plug-ins..
想要传到什么软体就装什么..
像我就装了Address,Todo,Memo,datebook,ClipBoard,progect (常见的outliner程式diddlebug都有相应的plugin)

本来我大部分都没用过..而且觉得这个功能很废,不过是把一段文字(顶多加上Note的部分)传到另外一个档案,不过后来才发现这样的设计是有原因的,他可以让你在上面的涂鸦区快速随意的记下事情,然后等到你要整理的时候选择抄送功能,这个时候在下面把上面的东西整理成一段文字,然后再传到你要的程式中.
这样的好处是不用透过桌面端就能整理, 很方便.
●progect
www.sourceforge.net/projects/progect
桌面程式
www.sourceforge.net/projects/pdesk
除了todo plus, 对中长期的目标的管理, 我更建议配合Progect使用. 因为它同时提供了树技状架构及与ToDo List同步的功能. 把每个目标当成专案来执行, 细分为数个阶段, 及每个阶段应完成的项目. 把项目同步到待办事项里限期完成; 在Progect里审视完成的进度及修正, 就不必怕事情会做不到或做不完了.

progect建立后可以任意修改分类, 但是note不会同步过去, 作者表示是有意的这样做, link过去todo的资料note跟在progect中想保存的可以不同 .

例如当你用progect的note写文章时就可以连结到todo, 提醒你继续将它写下去, 在todo note中可以当放材料, 草稿

Progect中, 你可以随意移动任何一个项目, 不论是同一层中平行移动还是不同层的上下移动, 就可以做到前面所说的, 先列出细节再分类的做法.

●bonsai
Bonsai 似乎无法在 link 时选择要 link Todo 的那一个类别,当你按该 bonsai item 之 detail 时,有一个 category 选项,这里根据小弟经验,有时会出现 todo list 的类别,但是有时却没有,后来干脆通通放到 unfiled 去了。根据 manual 说法,这个 category 是让你再将 bonsai item 分类,将来作 filter 时可以使用。

●shadow plan


其他软体
其他软体,我都视为执行事件的工具,如果事件中需要用到其他软体,则顺便在事件中加以注明即可。
地址簿(Address)
把地址本姓名前加上姓氏拼音首字母,例如"林"写成"l林", "王" 写成"w王"这样可以直接利用软体的字母分类搜寻功能, 不必等国人写出依注音符号或笔划查找功能, 找相关资料方便很多
●Addrex
地址簿中可以加黑白的头像
●Address Plus
●TealPhone

备份

Today
类似Pocker PC的总汇整软体备份

Open
记录并列出商店、图书馆、课程等开放时间。并有图示表示是否开放, 依开门与否分别显示下次开放时间或离关门还剩多少时间.相当有用(详细用法可以参考软体的Help选单)

hack/DA
McPhling
快速选择最近使用软体清单

FIND HACK
可以找单一程式资料,例如我在代办事项的NOTE会加注相关人员,如SALLY,但我碰到SALLY时,我就搜索一下SALLY,所有要和SALLY谈的代办事项就会出现,很方便。

总结
palmomic:
1) 已知日期者或重复事件者,放到 DateBK5等。
2) 无法设定日期者,包括 Next Action, Reference, Someday/maybe... 通通放到 Bonsai等,
于 DateBk5 设定 week review,每周检查一次 Bonsai 等中所要做的事情。
3) 需要多步骤的事件,利用 Bonsai 等做 Project,这样可以利用一些零星的时间
来完成较复杂的事情,虽然慢了一点,但是对于一天只能挤出一点点时间的人
相当好用,至少还是完成了。
4) 当 Review 时,将要做的事情 link 到 todo list ,然后用 Datebk5
将 Todo list 给包含进来显示在行事历上,如有需要可以将 Toto 转成 float event,
float 可以再设定成 appointment,如此行事历上才不会密密麻麻的事件,最后逼得
自己疲于奔命,一直在处理紧急但非重要的事情或干脆放弃,骗自己这样比较自
由轻松。
5) 当然所谓重要的事情,也先利用 Bonsai 等把他写好,这包括了 Mission statement,
Governing Value, Role, Sharpen the saw ...,同样定期 Review。
6) 执行这些事件则利用其他各式各样的工具,如烤肉采购清单,则利用 Listpro等。
7) 以上仅是一些自己的作法,个人以为先搞清楚何谓重要的事情,然后再研究
如何去完成事情,这样软体使用上就会得心应手,即使只单纯使用 Datebk 与 Todo
list,想要 Life Balance 也是很容易的,完全看你要不要 Balance。



专题讨论
Impliment on PDA:
| 学习进度管理 | 定期检讨 | 追踪交办事项的进度|

Without PDA:
清理资料 | 不用 PDA 实现 GTD
学习进度管理 by gasolin

关于学习进度管理,我较常使用下面的工具:

Todo基本设定
基本上我都依照GTD作者David Allen网站上最新的分类。

关于学习进度应用,若是学生的话不妨将David Allen分类中的@Office作为放学习进度的地方(学生的工作就是念书@_@),用outliner管理关于学习进度的项目都连结到这。若是一般族群就照学习的动机来分类,例如不看会被fire的归入到@Office,床头或厕所书等归到@Somedays/maybe或@Home,电子书归到 @Computer,pda电子书归到@anywhere。不过个人建议床头或厕所书等不看重的书籍,要管理的话在outliner中完成即可。

内设"project"这项分类,用来存需要多步骤的项目,我只将本项目当作发射台,将专案名称和结止日填上,并在note中提醒自己详细内容放在哪个outliner中。

Datebook设定
学校或补习班预定的复习进度,考试等固定时间的事项直接输入Datebook中

Student
以课程分类管理学习进度来单独使用,算是相当适合学生的软体,学生可以用来搭配todo,datebook实现GTD,相当不错。

Projects
www.sourceforge.net/projects/projects4palmos
类似加强型todo,可以非常清楚地用来管理进度,但没有link todo的功能,目前只能单纯汇出到todo,跟students类似,与Todo的整合度比起progect并不高, 所以这是我不再用它们管理学习进度的原因。

Progect
www.sourceforge.net/projects/progect
目前使用最多的软体, 利用 Menu/Options/Preferences(/R) 的 Hide done tasks, flat filter 检视, 和 Menu/Tree/Expand all(/E) 指令可以完全取代projects 的功能,最棒是选择 action 类型时,todo link 可以做到完整的双向连结,不管在哪边勾取完成,修改 priority 或分类,另一边也会跟着改变。用 progect 的好处是可以超前划订进度,只将最近可做好的(或每次 Review 期间内的)项目 link 到 todo,这样就不会看到 todo 里一堆待办,为了该读哪些着慌。也可以按最右上角的图示切换到 flat 检视, 有连结的项目前会有个"L"图示

计页数的阅读进度也可以选 numeric 类型作为书签使用,但无法 link 到 todo 了。 若章节的内容很多, 无法在一天内读完, 也可以用"章节+页数"的方式记录下学习轨迹.

搭配MegaWiki 还可以连结到其他程式,例如连结回 TODO, MEMO。

虽然 progect 也有桌面程式 PDesk,但我觉得在待办事项的应用上使用桌面程式当然没有用零碎时间在 palm 上改方便。#用 acer s系列,sony NX, PTT 等机子的还可以连结到 voice record 程式。

#如果是要确认是不是该念的书都念了, 简单的做法就是在To Do Plus中, 把每天要读的书目列出来, 并设定每日(依需要)重覆发生. 而每天念完时就回到Project管理中, 把达到的进度设上. (不知道Bonsai是否可以用进度方式管理, 如完成的百分比, 或是几分之几等等, 在Progect里是可以这样设, 我甚至于用Progect当书签, 例如"目前页数/总页数"的方式, 就可以知道看了多少, 还有多少了) To Do list就当成一个check list来用. 把所有和读书有关的全放在一个类别里, 这样就可以一目了然了.

定期检讨 by Palmomic
Day Reviewer: Datebook (如 DateBK 5)
Week Reviewer: Outliner (如 Bonsai)
Voice Reviewer: Voice Memo,适合无法输入时将重要点子或待办事项立即输入用,如开车。
   ●GTD by DateBK5 & Bonsai:
  1) 当已经择定日期或重复事件或截止时间在一周内者,直接输入 DateBK5。
  2) 其余的事件经过处理后,把不必要的丢掉之外,其余均输入 Bonsai。
  3) 尽量不要让 DateBK5 充满各式各样事件,这样会被吓跑,万一没作,
就会很没力。其余利用 Outliner 因为可以将 GTD 的类别通通涵盖。review 时避免使用过多软体,这样不是很累就是到时候就忘记要 review。
  4) 设定每周五晚上 review Bonsai 中的事件,如可以择定日期者或是决定
要作时,利用 Bonsai 的 link todo 功能,转到 Todo,然后由 DateBk
Include 进来即可。
  5) 在 Bonsai 中设定几个类别,如:

  0_7 Habits
  1_Next Actions
  1_Project
  1_Reference
  1_Someday
  1_Waiting for
  Impulse Shopping
  Repeat Events
  Unfiled

6 类别说明:

a. 之所以类别前加上数字,只要是让他再分类一次,也比较容易记得这是根据哪本书来的,以后也比较容易记得回头看一下这些书。
b. 0_7 habits:这里面是我根据下列几本书,所设定的一些Mission statement, governing value, role, sharpen the saw.... 基本上设定是六个月 Review 一次,基本上跟 GTD 一书中
3 万尺 (含) 以上的目标。
a) The 7 Habits of Highly Effective People (中文版为“与成功有约”)
b) First Things First (中文版为“与时间有约”)
c) What Matters Most (中文版为 ???)
以上三本都是 Franklin Covey Co. 出品,相当有名也。由这些书籍,可以思考哪些事件是重要的,哪些不重要,这样才不会被palm 的 alarm 功能搞的什么事情都变成紧急或是记下来的事情一大堆,没作的也是一堆,效率没有加速,反而挫折感倍增。例如“时间管理”是我设定的学习项目,因此有关时间管理方面的东西或花费我都比较舍得,post 的一些文章 (包括 DateBK) 也都与时间管理有关,所以这几天看到有人贴这方面的文章,立刻列入 Next Action,有空档就贴出一下大家交流交流,加速学习。

c. 1_*** 就是 GTD 中将垃圾事件处理后,加以组织分类而成,在每一个类别中,我再利用 Bonsai 的档案加以分类,分类原则不见得要依地点,有时会依事件而分,不过分类时特别注意档名不可重复,且将来使用 Bonsai Desktop 时要容易读取档案,因此每一个档案前,都加上一个类别的英文字母,如 N-Home, N-Office,N-Others, P-Home, R-Home, S-Home, W-Home ,,,,,

d. Impulse Shopping 这是放看到不错的东西,很想买,但是根本没考虑清楚者,先放着,避免不必要的冲动性购物,利用这种方式,我的 Palm Vx 足足跟了我三年,其间 Clie N760, Clie T650, Acer S10, Acer S60 都曾经被我写在 Impulse Shopping list,每一次想败家,我就写下一些条件,没有达到条件者,就是不买,S60 还几度差点买下去,直到去年十一月,杀出一个 TT,也就这样 Vx 苦撑了 3 年。这个 list 放到这边,主要是我将某一个按键设定为 Bonsai 的缘故,而我又不太想拉出 TT 的手写区的缘故,真正购物时,我另用其他工具软体。

e. 在这些类别中的第一个档案,通常我会写一些该书学到的技巧或观念,这样可以提醒自己书上的内容。

f. 在 Next Action 中,我还增加一个 Review Voice Memo,提醒自己要去review Voice Memo。当然紧急的 Voice Memo 早就写到 Datebk 去了。

g. 另外分不分类要看你的事件多寡,因为分类前还需要思考一下要归到哪一类,这样有时会变的麻烦而没有效率,我想该书重点应该是放在记事本的缘故,使用 PDA要整理或 review 都比传统的记事本快多了,因此也不见得要如此分类。重点是将一些想到的事件写到一个软体去,然后定期去 review 这些事件,这个习惯比较难。

  ●软体
   当然最希望 DateBK 以后能够直接 launch 各种工具软体,更希望有一个 Outliner 可以跟 DateBK 良好的结合,包括 DateBK 未完成事件转成 Outliner的 item
  ●结论:
   书上写的容易,做起来困难。困难不是来自软体也不是来自个人,而是来自事件本身,当事件牵扯到团队时,那就看团队中大家的时间观念了,例如这几年来,上班一直很有条理,做事蛮有效率,五点前早已完成公事,却被说成成天没事干,也从不加班,我真是给他昏倒,工作毫无目标、毫无顺序、毫无头绪者,叫做忙。加班者 (我是指不是真正加班者),不过就是在那边耗时间,等老板下班,不是上网就是聊天,这年头讲苦劳不讲功劳者,还真是不少。这几年把 Palm 夹在皮带,上班从不带公事包,却被人说“真混,上班都不带公事包”,什么时代了,上班要的东西都在 palm 里面,作不完的不是在 palm 也是寄回家了,
带公事包来作什么我实在不懂。

   所以啦!如果各位的工作是自己能够控制的范围,那就要一定要尽量利用 palm 作最有效率的时间管理,如果各位的工作是无法由你自己掌控者 (例如团队合作),那就不要太勉强别人,硬是勉强, 除了破坏人际外,什么也无法完成。
WEEKLY REVIEW by twhsi
感谢大家的讨论,已经将如何建立个人工作管理系统说的很清楚,但我自己却一直被书中提到的WEEKLY REVIEW如何作感到苦恼,所以我又整理中英文版书中的概念,写了一份心得,希望入门者得以藉此参考WEEKLY REVIEW的做法,高手们也可以分享一下你们的经验。以下为正文。


GTD WEEKLY REVIEW心得
BY twhsi (EMAIL: yunghsichang@yahoo.com.tw)

WEEKLY REVIEW的目的
GTD的目的在完成一套个人工作流程管理系统,但系统需要维护,所以
就产生所谓review的工作。Weekly Review又是其中最关键的一项。

1. 愿景
P?希望藉着GTD及WEEKLY REVIEW让每天工作充满活力及创造力
2.Q & A
a. 何谓REVIEW且为何要review
review就是修正你的个人工作流程管理系统
review的目的不在松弛,而是让自己正确决定出现在进行的工作是最该作的事。而其他目前无法进行的事也已经有完善的规划。个人工作流程管理系统并非静态,你必须随时处理以下两件事
(1)何时要作review?,(2)要review哪些东西?,并作好定期review的工作,才算真正review系统。

b.何时要作review呢
检讨工作其实是在某一清单或行事历这里两秒那里三秒的总累积,只要你拥有"清单"你可以在随处办公,所以review的工作可以随时随地进行。

c.要review哪些东西呢
1. 行事历:这是最常要检讨的项目。
2. 下一步清单:建立完整个人工作流程管理系统后,你自然就拥有一份可靠的清单,可供review,但要注意清单的形式(纸张,PDA等)必须是可以随时取得的,你才可以随时随地进行review。

d.定期review
定期review可以决策行动及管理任务,并造成脑力激荡的效果。每周利用一些时间思考,评估及重整系统,任务清单及行事历的内容就会越接近现实,你也就越能释放心灵压力。而维持个人工作流程管理系统运作的关键在于weekly review。

e.何谓WEEKLY REVIEW
就是要重新清空你的脑袋,藉由Collect, Process, Organize,和Review 你所有未完成事项 (这四个动作就是更新你的个人工作流程管理系统),持续作到你对自己说‘我完全知道我所有还没有完成的事了,如果我有时间且我决定要去作某一件事了,我就能完成。’,这时你已完成一次完整的weekly review。

f.作WEEKLY REVIEW的正确地点和时间
地点:远离人群互动的办公室
时间:每周固定的两小时(我选在会议最多那天的隔日)

g.WEEKLY REVIEW基本工作
P?COLLECT & process All "STUFF"
P?Review Your system
P?Update your list

h.何谓个人工作流程管理系统
P?就是我们利用GTD流程产生的个人工作管理系统,产生的结果包含各种清单(下一步行动`,任务`,等待回音`,也许/将来有一天)及行事历。

3.WEEKLY REVIEW实务练习,以下为Step by step的动作

A. 将所有stuff放入收件匣,处理并组织所有的STUFF。STUFF包含以下项目
1. 散落的纸片:记事小纸片或即可贴, 名片, 收据,
2. 笔记本资料
3. 日记型式资料:日记, 会议记录, 随手抄录的笔记.

B. 行事历整理
1. 检讨之前的行事历
2. 检讨未来的行事历

C. 清空你的脑袋
写下所有你想的到的清单(下一步行动,任务 ,等待回音,也许/将来有一天 ),将脑中所有新的想法都纳到GTD系统中。

D. Review清单,检查所有清单并作整理及调整,清单包含如下,
P?任务清单
P?下一步行动清单
P?等待清单
P?任何相关清单(购物等)
P?也许/将来有一天清单
P?任务支援资料


追踪交办事项的进度
I thought I‘d share one little GTD modification that I am trialling.

As a manager I often need to delegate tasks to my team members. Once those tasks are delegated, I track them in the "Waiting For" category on my Palm.But there is often a lag between when I note the need for the task and when it gets assigned. I want to make sure I don‘t forget to assign.

I have created an additional category in my Palm ToDo List called "To
Assign". I create new tasks before delegation into that category. When I
see the relevant person, I change the category to "Waiting For" and
reset the date.

This is an adaption of the Agendas note which I review when meeting
with my key people, but it allows a more dynamic movement across the lifecycle.

Interested if others do something similar, and what people think of this idea and its fit to GTD.
●twhsi
  提供一个我现在处理PROJECT(又称为任务,泛指需要多步骤才能完成的事件)的方式

  任务的种类可分为三种等级(在中文版GTD P.54-76)
  1. 个人思考_跑道式-直线操作型 只要找出合适的下一步行动,一直向下做就可以完成。GTD说百分之八十的任务属于此类。
  2. 个人思考_应用外部工具(MIND MAP,BONSAI,甘特图 ) 事情较复杂,所以要藉助外部工具的协助才能规划得好,GTD说百分之十五的任务属于此类。
  3. 团体思考-&&&自然计画模式型 信封会议模式。任务非常复杂或牵涉的人员很多,要使用开会或系统性思考才能规划地好,GTD说百分之五的任务属于此类。

  目前我在PALM上的MEMO做任务规划的动作,首先先由SOMEDAY/MAY找到要规划的任务,并分三级将下面TEMPLE贴上去。
  1. 个人思考_跑道式-直线操作型
  --期望
  --下一步行动
  
  2. 个人思考_应用外部工具(MIND MAP,BONSAI,甘特图 )
  用这些外部工具,只是让你看清事务的全貌,重点在最后得到的结论,也就是你真正的期望为何?
  --期望
  --下一步行动

  3. 团体思考-&&&自然计画模式型 信封会议模式
  --界定目标及原则
  --想像预期成果,厘清愿景及期望
  --脑力激荡,构想发生(心灵地图)
  --组织构想
  --找出下一步行动

  --参考资料

  用MEMO列任务清单可以突破TO DO 15项分类的设定,又有FIND功能,剪贴上也很容易,在PALM DESKTOP即可完成。任务清单也变的一目了然。规划的部分则完全外包给其他程式。目前BONSAI专作参考资料及过去任务存档的脚色。

清理資料
STEP 1:
IS IT NECESSARY: I really need it.

A: Do I need this?
Yes - Go to B.
No - Go to STEP TWO.

B: Access: Does it need to be right at hand?

YES- Put it in the Keeper Box.
NO- Is there a reasonable alternative for access?
Yes, put a note in your PDA about how to get it. Go to step 3
No.
What‘s the worst thing that can happen if I get rid of this?
Big Consequences:
Put it in the Keeper Box.
Little or No Consequences.
Are you willing to risk it?
Yes. Go to step 3
No. Put it in the SOMEDAY/MAYBE box.
_______________________________________________________
STEP 2.

DO I WANT THIS: I really LOVE having this around.

A- Would a picture of it bring me enough joy and peace that I could
part with this?
Yes. Go to Step 3.
No. Go to B.

B: It brings me so much joy and peace when I look at it or use it,
that I am willing to clean it.
Yes, go to C
No, Go to Step 3.

C: I have dejunked enough other "precious stuff " that I can display
and enjoy this item.
Yes. Put it in the Keep box.
No. Go to D.

D-It would bring me enough joy and peace to give it to someone who
needs it more than I do, especially if I had a picture of it?
Yes. Go to step 3
No. Put it in the SOMETIME/MAYBE BOX
_______________________________________________________
STEP 3:

IS IT USEFUL ELSEWHERE: I will find new homes for this stuff.

Is it usable?
Yes: Put it in the Out Box
Is it recyclable?
Yes: Put it in the Recycle Box
If not useable or recyclable:
Put it in the Trash
_______________________________________________________
STEP 4:

NOW WHAT: I will take care of the trash can and boxes.

The Trash Can(s):
Take trash out to the outdoor Trash area to go on Trash day.
[If youhave family trash scavengers, see if a friend will put in
their trash can for you.]

The Out Box(es):
Give stuff to others or donate the stuff to the needy.
[Take it to family members, don‘t wait for them to get it.]

The Recycle Box(s): Take box(es) to Recycle center

Someday/Maybe Box(es)
Write today‘s date on the box(es) and hide them. In your PDA
put a tickler note for 6 months or a year from now about where
the box(es) are. When that time comes repeat the above process
with the Someday/Maybe box(es).

The Keeper Box(s):
You need and want this stuff, so you must find permanent homes
for these things. As you decide, put the item away and record
the location in you PDA.

What if you can‘t find a place?
Do you really need it or want it enough to get rid of
something else so it can have a place?

YES. Put the item away. Take alternate item to Step 3.
NO. Put it in the Someday/Maybe box.

不用 PDA 实现 GTD
Here are my suggestions:

1) Get that Workflow Diagram in front of you. Do not deviate from
it. If you don‘t do this...nothing else much matters.

2) Get a 55 gallon STRONG garbage bag.

3) Get a stack of manilla file folders. I‘ve never used a
labeler...I use a black Sharpie pen.

4) Install your Palm Desktop software...but forget about the PDA
itself.

You should be sitting there with a trash bag on one side, a stack of
file folders on one side, a nice fat sharpie pen, and a blank Palm
Desktop on your monitor.

Pick up that first piece of paper...follow the Workflow Diagram.
Pick up the second piece of paper...follow the Workflow Diagram.
...and on. And on. And on.

It might also help to have a pound of good coffee on hand.

I don‘t know of any other way to do it...other than...doing it. You
should be able to get the job done by Monday morning.

[ Last edited by amethyst on 2003-11-23 at 16 ]



参考

GTD网站
www.davidco.com
GTD的作者的网站, 有文章和news mail,可以去订,很不错


GtD_Palm yahoo讨论区
groups.yahoo.com/group/GtD_Palm/


Project management in your pocket
www.palmpowerenterprise.c ... 07/workflow001.html


Beginners GTD Guide (with LifeBalance)
www.llamagraphics.com/bin ... &viewmode=all#1


PalmGear.H.Q
www.palmgear.com
可以在上面找到大部份被讨论到的软体


Palmislife讨论区
www.palmislife.com


原文书与中文书第七章的大纲对照
1. The Basic Categories
1.1 The importance of hard edges
1.2 All you really need is lists and folders
2. Organizaing Action Reminders
2.1 The Actions That go on your calendar (1. 行事历是常客)
2.2 Organizaing As-Soon-As-Possible Actions by Context
2.3 The most common categories of action reminders
2.3.1 Calls (电话联络)
2.3.2 At Computer (电脑任务)
2.3.3 Errands (杂物)
2.3.4 Office Actions/At office (办公室行动)
2.3.5 At home (家里)
2.3.6 Agendas (议程)
2.3.7 Read/Review (阅读/检视)
2.4 Organizing “Waiting for” (2. 等候回音)
2.5 Using the original item as its own action reminder
2.5.1 Managing Paper-based workflow (纸张管理)
2.5.2 Managing E-mail-Based Workflow (电子邮件管理)
2.5.2.1 Getting E-mail “In” to Empty (2.1 清空邮件信箱的“收件匣”
2.5.3 A Caution about dispersing Reminders of Your Actions
3. Organizing Project Reminders (2.2组织任务提示)
3.1 The “Project” Lists (s)
3.1.1 One List, or Subdivided?
3.1.2 Some common ways to subsort projects
3.1.2.1 Personal/Professional (私人/工作上的任务)
3.1.2.2 Delegated Projects (委派出去的任务)
3.1.2.3 Specific types of projects (特定形式的任务)
3.1.3 What about subprojects?
3.2 Project Support Materials
3.2.1 Organizing Ad Hoc Project Thinking
3.2.1.1 Attached Notes (加注笔记)
3.2.1.2 E-mail and Databases (电子邮件与资料库)
3.2.1.3 Paper-Based Files (纸张式档案)
3.2.1.4 Pages in Notebooks (活页纸笔记本)
4. Organizing Nonactionable Data
4.1 Reference Materials
4.1.1 The Variety of Reference Systems
4.1.1.1 General-Reference Filing (一般参考资料归档-纸张和电子邮件)
4.1.1.2 Large-Category filing (巨量资讯的存档)
4.1.1.3 Rolodexes and Contact Managers (通讯录及联络管理软体)
4.1.1.4 Libraries and Archives: Personalized Levels (图书馆及历史资料)
4.2 Someday/Maybe
4.2.1 Someday/Maybe list (“也许/将来某一天”清单)
4.2.2 Special Categories of “Someday/Maybe”
4.2.3 The Danger of “Hold and Review” Files and Piles
4.2.4 Using the Calendar for Future Options (行事历记载未来的选择)
4.2.5 The tickler file (3. 备忘录追踪任务)
4.2.5.1 Triggers for Activating Projects (启动标示新任务)
4.2.5.2 Enents you Might Want to Participate In (可能会想参加的活动)
4.2.5.3 Decision Catalysts (决策触媒)
4.2.5.4 说明:这一段先讲后面启动标示新任务,然后最后才讲 3. 备忘录追踪任务)
5. Checklists: Creative Reminder (这一段没翻译)
5.1 First, Clarify Inherent Projects and Actions
5.2 Blueprinting key areas of work and responsibility
5.2.1 The more novel the situation, the more control is required
5.3 Checklists at all levels


THE SEVEN HABITS OF HIGHLY EFFECTIVE PEOPLE by Stephen R. Covey
,原来就是Franklin Covey公司的创办者,这个公司一直在卖他自己的时间管理软件和palm,也见到过它的用户在datebk还是agendus的用户论坛里的提问,难怪,这本书确实精彩。

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