作者：Paul Ford
首次启动 OneNote 时，我都不知道我是如何使用它的。我做了 8 年的广告撰稿人兼网站开发员（或者按比较流行的说法讲是信息架构师），因此我已经是 Microsoft Office Word 老手了，我不能确定我是否需要其他软件工具来创建具有层次结构的大纲。
虽然如此，但很多时候我并不需要考虑层次结构，尤其在一个项目的初期阶段。这种时候我希望具有丰富的创造力，我需要将我的想法记下来，而不是考虑它应适合方案的哪一部分。以前，我都是在老式的便笺簿上做这些工作。
不过，OneNote 可以让我重新考虑这一切了。在 OneNote 之前，还没有哪个软件可以具有像一支笔和一张纸那样的灵活性和简便性。与许多其他应用程序不同的是，OneNote 并不是以文档为中心的。虽然 OneNote 支持具有层次结构的组织形式，但它摒弃了“文档”的概念，取而代之的是记事本（具有标准纸质便笺簿的蓝红线选项）的概念。
注释 本主题中介绍的某些功能仅在您已经安装了 Microsoft Office OneNote 2003 Service Pack 1 的情况下才可用。要了解有关 Service Pack 及其下载方法的详细信息，请参阅 OneNote 2003 中的 Service Pack 功能。
就像使用记事本一样，使用 OneNote 我可以在页上想写什么就写什么，想写在哪里就写在哪里。与普通笔记本不同的是，使用 OneNote，我可以对笔记进行分类、创建结构并使用我的笔记来创建更为传统的文档（即我通常在 Word 中创建的文档类型）。使用 OneNote，我可以通过书写、草拟、绘图或录音等形式来记录我的想法，而不用考虑它应属于项目的哪一部分。
有了这些丰富的功能，OneNote 可以帮助我在开始考虑可以交付的最终产品之前先考虑客户的真正意图；使用它我可以在集体讨论阶段保持思路敏捷，不用对自己的想法添加任何条条框框或者强制自己按层次结构进行思考。因为我的职业就是用我的独特眼光来观察事物进而帮助客户提高竞争力，任何有助于我以创新而非常规方式进行思维的事物都有可能为我提供有利条件。
使用 OneNote 进行集体讨论
我发现 OneNote 非常有用，在会议期间我可以用它快速捕获具有创造性的观点，随后可以将集体讨论例会期间的想法转换为大纲，从而可以发送到 Word 以创建更长的文档，如提案、功能说明书、副本或可交付稿等。
使用笔记标记创建快速摘要
最近，我拜访了某大型金融服务公司的 IT 部门，该公司希望针对其用户将当前网站设计得更加灵活一些。期间，我使用 OneNote 来记录谈话内容。
在会议之前，我对 OneNote 笔记标记进行了自定义，通过添加我自己的一些标记来使用预定义标记之外的标记，包括“网页”、“带有后台数据库的网页”、“网页元素”和“网站导航”。在创建自定义笔记标记时，我可以将它们与特定图标关联起来。例如，我将房屋图标用于“网页”笔记标记并将星形图标用于“网站导航”笔记标记。在会议期间讨论新的网站元素时，我会记录笔记并根据笔记类型添加标记。
为了防止客户的机密外泄，我不能展示该会议期间的实际笔记，但我可以向您展示一个具有类似外观的示范模型。
我知道笔记看上去肯定有些凌乱。接下来的事令人激动：我打开“笔记标记摘要”任务窗格并创建我的笔记当前分区的摘要页。OneNote 自动将带标记的项目排列到传统风格的大纲视图中，并将该视图放在我的笔记本同一分区中的页上。
会议之后，我回到办公室，然后使用鼠标对一些内容进行调整，将 OneNote 中的全部内容发送到 Word 文档中作为我的最终提案，然后添加注释。只需要很短的时间，我就获得了一个完美的大纲，该大纲向我的客户准确说明了我们需要构建哪些网页功能以及需要在每个网页上显示哪些内容。因为我使用的是 OneNote，所以我可以快速捕获谈话内容，而且我几乎可以立即将那些信息组织到我将据此展开工作的大纲中。
使用 OneNote，我可以在很短的时间内将随时随地记录的具有创造性的观点组织为带有结构的大纲，对于我来说这可能是该程序最大的好处。每次使用 OneNote 时都可以节省时间，再也不需要像以前那样在我苦思冥想整理思路的同时，还需要将便笺簿笔记转到 Word 中进行剪切和粘贴。现在，笔记标记摘要可以为我完成此项工作 80% 的内容。
捕获和共享项目信息的其他方式
在帮助我记录会议中遇到的人员以及会议细节方面，OneNote 的功能也很强大。由于它与 Microsoft Office Outlook® 2003 紧密集成，我可以根据我在 OneNote 的页上键入的信息创建 Outlook 联系人。我可以在与客户预约会面时执行此操作— 在 OneNote 中输入详细信息，然后根据该信息创建 Outlook 约会。我还可以反过来操作，将 Outlook 约会的详细信息（如与会人员的议程和姓名）插入到 OneNote 中，这样我就可以在会议中记录笔记的同时使用该信息。
与我的黄色便笺簿或名片背面相比，在 OneNote 中存放联系人和会议信息的突出优点是我可以日后在 OneNote 笔记本中轻松搜索某某的姓名或会议细节。
捕获和共享项目信息的其他方式
我还尝试过用其他方式使用 OneNote 在与客户开会期间捕获信息，包括用 OneNote 录制与客户电话交谈的内容，使用 OneNote 绘制草图，打印笔记本页并与他人共享，以及使用 OneNote 复制 Pocket PC 上记录的笔记。
为使用 OneNote 录音功能来录制电话交谈的内容，我在电子产品商店购买了一个小型设备。将我的电话插入设备一端的电话插孔中；设备另一端的麦克风输出直接插到计算机的麦克风插孔。有了该设备，我可以在记录笔记的同时录制整个谈话内容。在以后，我可以使用键入的笔记作为参考点，跳到谈话内容的任何一段收听实际谈话内容。（请注意，如果您要录制电话交谈的内容，从法律角度讲，您有义务告诉对方您正在录制谈话内容。）
在现场会议中，我可以将外置式麦克风插到便携式计算机的麦克风插孔中。（某些便携式计算机和 Tablet PC 中有内置的麦克风，可以按相同的方式进行使用。）
我发现即使没有 Tablet PC 使用 OneNote 绘制草图也非常方便。我可以使用便携式计算机上的触摸板或笔式输入设备来绘制草图，例如，我可能会创建一个网格来表示网站内容的组织形式，或者绘制图表来说明工作过程。
OneNote 具有非常高的打印输出质量，您可以与其他工作组成员轻松共享笔记。草图以矢量格式保存，这意味着具有良好的缩放性能，在缩放时无须添加任何像素。这样的打印输出效果更好。
最后，如果您使用 Pocket PC，您可以将在 Pocket PC 上记录的笔记传输到 OneNote。将 Pocket PC 连接到计算机时，您的笔记将自动复制到笔记本的“Pocket PC 笔记”分区。在 Pocket PC 上记录笔记并将它们传输到 OneNote 用途广泛，适于时间较短的会议（您无法得到计算机），适于创建“待办事项”列表和临时集体讨论— 针对我的情况，还可在上班途中在地铁中使用！
结论
OneNote 可以很好地处理以下三件事情：
- 使用它可以自由决定如何排列想法和笔记。
- 使用它可以按各种不同方式重新排列笔记和想法。
- 使用它可以将各种不同媒体混合在一起。
使用 OneNote，会议的效率会更高，因为我可以轻松捕获当时谈话内容的各种信息（无论是使用文本、草图还是录音）。OneNote 非常灵活，而且由于不需要重新键入纸上的笔记还可以节省时间，在为客户提供服务期间，我发现这一切最终会对我的客户有利，因为我可以将更多的时间和精力用在为客户解决问题上。使用 OneNote 可以将集体讨论阶段与归纳和规划阶段并行进行，它所提供的工具简单、易学，可以轻松地按各种不同层次来记录一整套复杂的想法和笔记。
我认为，OneNote 完全可以代替值得信赖的便笺簿，它很容易掌握并且可以随意使用，但其最大的优点是可以让我在其他程序中无缝地重新使用我的笔记。要替换我所信赖的便笺簿并非轻易就可以作出决定，但我已经注意到，虽然我仍将备用的记事本带到会议现场，但在我使用 OneNote 整理我的想法时，记事本好像一直就放在我的公文包里。
Paul Ford 是纽约布鲁克林的一位作家、信息架构师兼程序员。您可以在 http://www.copywire.com 上找到有关他的信息；此外，他还是一位评论员，有时可以在美国国家公共广播 (NPR) 电台的“All Things Considered”（全面地考虑）节目中收听到他的评论。
