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减轻工作量 Word长文档的制作技巧(多图详解)

2006-03-22  秋无垢

在日常使用Word办公的过程中,长文档的制作是我们常常需要面临的任务。比如营销报告、毕业论文、宣传手册、活动计划等等类型的长文档。由于长文档的纲目结构通常比较复杂,内容也较多,如果不注意使用正确的方法,那么整个工作过程可能是费时费力,而且质量还不能让人满意的。

  本部分课程专门讨论长文档的制作的方方面面,在介绍合理制作观念的同时,提供长文档制作过程中有助于提高效率的必备技能,如果你能坚持和完成课程中相应的练习,掌握相应的方法和技巧,那么相信你以后再面对长文档的制作任务时,将会倍感轻松。

  一、应用性任务

  (一) 如何制作长文档的纲目结构?

  文档的纲目结构是评价文档好坏的重要标准之一。同时,若要高效地完成一篇长文档,文档的纲目结构应当是首先完成的工作,大纲视图是构建文档纲目结构的优秀途径,在后面的“在大纲视图中工作”应用能力练习部分,将介绍完成这个任务的具体方法。

  (二) 如何为长文档设置多级标题编号?

  在样式部分的课程中,我们曾经初步介绍文档的多级标题编号。对于长文档来说,用Word提供的编号功能来完成任务就更为必要,因为这比手动编号效率高出不少。在后面的“多级标题编号”应用能力练习部分,将介绍完成这个任务的具体方法。

  (三) 如何在文档中让插图自动编号及交叉引用题注?

  为了加强文档的表达力,图文并茂是有效的方法。但是长文档的图片可能有很多,难道还是一幅一幅地手动添加编号和题注吗?不!让我们充分利用Word的自动化功能吧。在后面的“插图的编号和交叉引用题注”应用能力练习部分,将介绍完成这个任务的具体方法。

  在日常使用Word办公的过程中,长文档的制作是我们常常需要面临的任务。比如营销报告、毕业论文、宣传手册、活动计划等等类型的长文档。由于长文档的纲目结构通常比较复杂,内容也较多,如果不注意使用正确的方法,那么整个工作过程可能是费时费力,而且质量还不能让人满意的。

  本部分课程专门讨论长文档的制作的方方面面,在介绍合理制作观念的同时,提供长文档制作过程中有助于提高效率的必备技能,如果你能坚持和完成课程中相应的练习,掌握相应的方法和技巧,那么相信你以后再面对长文档的制作任务时,将会倍感轻松。二、基本应用能力练习

  本部分的基本应用能力练习是和上面的应用性任务对应的。完成一个练习就获得了相应的解决问题的能力,把全部练习完成之后,综合运用于长文档的制作过程中,就可以切实体会到工作效率的明显提高。

  (一) 合理的工作观念

  在进入具体练习之前,我们先来讨论一下长文档制作的工作观念。经过实践证明,一个不错的做法是:先建立好文档的纲目结构,然后再进行具体内容的填充。也许你一直就是使用这个正确的办法,但是也许你习惯想到那里写到那里。

  如果你属于的第二种情况,那么为了效率和文档质量的提高,请尝试改变一下工作方式。当你发现先建立好合理的文档框架,不仅有利于指导自己快速地完成实际内容的写作,而且也方便了阅读者的理解时,我相信你会接受这个合理的工作观念。

  (二) 在大纲视图中工作

  在大纲视图中建立纲目结构

  当我们完成对一篇文档的构思后,根据上面提出的工作观念,最好先把该文档的纲目框架建立好。下面我们将通过制作一份名为“校园科技节活动计划”的文档,学习在大纲视图中建立文档纲目结构的基本方法。

  该文档的最终效果文件放在文章末尾的链接中,这里可先 下载处理前的文档。可以先打开该文档看一下纲目结构初步建立后的大致效果,然后我们的任务就是根据这个效果自己再动手制作一遍,从而体会在大纲视图中制作文档纲目结构的方便和快捷。

  1. 启动Word2003,新建一个空白文档,然后单击Word窗口左下方的“大纲视图”按钮(图 1),切换到大纲视图。

  


  图 1

  2. 切换到大纲视图后,可以看到窗口上方出现了“大纲”工具栏(图 2),该工具栏适专门为我们建立和调整文档纲目结构设计的,大家在后面的使用中将体会到非常的方便。

  


  图 2
3. 接下来我们先把一级标题输入,可以看到输入的标题段落被Word自动赋予“标题1”样式(图 3),Word为什么会这样做呢?原因在于,这节省了我们用常规方法处理文档时手动设置标题样式的时间。假设我们文档很长,标题段落很多的时候,就很容易体会到Word这个自动化的好处了。

  


  

图 3


  4. 接下来我们把文档的二级标题输入,将插入点定位于“参加对象”段落末尾,按下回车后得到新的一段,如果直接输入你会发现Word仍然把它当成一级标题,用什么方法告诉Word现在输入的是二级标题呢?方法一是按下键盘“Tab”键,方法二是单击“大纲”工具栏的“降级”按钮(图 4)。执行其中任何一个操作后可以看到段落控制符(就是段落前面的小矩形)向右移动一格,表示该标题段落降了一级(图 5)。

  


  

图 4


  


  

图 5


. 接着输入“参加对象”的下属二级标题段落“数学系”,回车后Word默认新得到的一段为“二级标题”段落,因此我们可以直接输入“物理系”,用同样的方法输入下面的其它系。

  6. 进行到这里,相信大家可以用相同的方法输入“活动宗旨”、“活动时间安排”等一级标题段落的下属段落了。请大家参照提供的最终效果文件,把剩余的二级标题段落输入。当然,你会发现Word也自动为二级标题段落赋予“标题2”样式。在实际工作中,你也许有更多的标题等级,后面标题等级的处理以此类推,Word内置了“标题1”到“标题9”9个标题样式,可以处理大纲中出现的一级标题到九级标题,应该够用了吧。

  7. 当你把所有的二级标题输入完成后,可以发现凡是含有下属标题的一级标题段落前面的段落控制符有原来的小矩形变成十字形(图 6)。

  


  

图 6


  8. 为什么把这些符号成为段落控制符呢?现在用鼠标指针单击一下“参加对象”前面的段落控制符,可以发现该段落以及它的下属段落被选中;双击“活动主体内容”前面的段落控制符,可以看到它的下属段落被折叠(图 7),再双击一下又可将其展开。可见这个小小的符号,在我们需要进行相关的操作控制时,为我们带来了不少方便。

  


  

图 7


  9. 前面提到的“折叠”的一个用途为,将所有含有下属标题的一级标题段落折叠,我们更容易观看整个文档的一级标题纲要。当然,更方便的方法是使用“大纲”工具栏上的“显示级别”命令,比如我们想看看文档的一级标题,则单击“显示级别”下拉按钮,在弹出的列表中选择“显示级别1”即可(图 8)。

  


  

图 8


  在上面的案例文件中,假设我们想把“活动宗旨”及其下属段落移动到“参加对象”段落之前。为了让“活动宗旨”及其下属段落能够被整体移动,于是先双击一下它前面的段落控制符,把它折叠起来。同时,也把“参加对象”段落折叠,这样可以直接把“活动宗旨”整体段落移动到“参加对象”一级标题之前。

  2. 把它们都折叠好后,单击“大纲”工具栏的“上移”按钮(图 9),即可完成移动(图 10)。

  


  

图 9


  


  

图 10


3. 通过这个操作大家可以体会一下折叠的好处,同时类似的移动操作,都可以仿照进行。

  4. 下面来练习更改级别的操作。基本方法为:先选中需要更改级别的段落,然后通过“大纲”工具栏的按钮操作。

  5. 假设我们想把“校园科技节活动计划”段落的级别改为“正文文本”,以便让它作为文档名称,这样在后面的多级标题编号时,它就不会被编号。先选中“校园科技节活动计划”段落,然后单击“大纲”工具栏上的“降为正文文本”按钮即可(图 11)。

  


  

图 11


  6. 其它类似的标题的升或降可以仿照操作。

  到这里为此,我们初步学习了在大纲视图中建立和调整文档纲目框架的基本方法,练习了各种常见的操作。这部分内容的特点是,只要了解了基本操作原理,其它类似的操作均可仿照进行。当文档的纲目框架建立和修改好后,我们就可以切换到普通或页面视图进行具体内容的填写工作了。

  但是下面我们还要进行一个练习,那就是多级标题编号。我们在样式课程的最后进行过相关练习,这里还想提醒大家的是,当在大纲视图中建立好文档的纲目框架后,由于Word自动把标题样式套用于相应的标题段落中,所以已经可以直接为文档的标题编号了,下面我们介绍一下具体的操作方法。
三) 多级标题编号假设我们的多级标题编号的目标效果为下图(图 12)

  


  

图 12


  1. 还是在上面的案例文档中,选择菜单“格式→项目符号和编号”命令,打开“项目符号和编号”对话框,选择“多级编号”选项卡,选中第二行第二种编号方案然后单击“自定义”按钮,打开“自定义多级符号列表”对话框。

  2. 选中“级别”列表框内的“1”,然后选择编号样式为“一、二、三”,在编号格式框内“一”字符之前输入“第”,之后输入“部分。”(图 13)。上面的设置表示文档中一级标题段落按“第X部分”格式编号。

  


  

图13


  3. 接着选中级别列表框内的“2”,按下图设置文档中二级标题段落的标号格式(图 14)。

  


  

图14


  4. 设置完成后单击“确定”按钮,返回文档编辑窗口,可以看到文档已经根据我们的自定义格式对标题进行编号,实际外观效果和前面的目标外观效果是一致的。

  5. 编号完成后,就可以切换到“页面视图”,进行文档正文内容的填充工作了。

  通过这个编号练习,相信大家能够体会到使用Word的编号功能的高效和快捷。由于自定义的操作也比较方便,因此我们可以轻松地制作符合自己个性的编号外观,从而高效地完成工作。值得一提的是,当制作的长文档是页数过百的产品手册、文化出版物等时,就更能体会Word编号功能的高效率了。

  (四) 插图的编号和交叉引用题注文档的纲目框架和多级标题编号都完成后,就进入了正文内容的填充工作。在这个过程中,为了让文档更具表达力,我们可能需要插入很多图片,比如你正在阅读的本文,笔者为了大家更容易理解和操作,就插入了很多图片。

  插入图片之后,随之而来的工作就是为插图编号,用Word的术语讲,针对图片、表格、公式一类的对象,为它们建立的带有编号的说明段落,即称为“题注”。你在本文中看到的每幅图片下方的“图1、图2”等文字就称为题注,通俗的说法就是插图的编号。

  为插图编号后,还要在正文中设置引用说明,比如本文中用括号括起来的“(图1)、(图2)”等文字,就是插图的引用说明。很显然,引用说明文字和图片是相互对应的,我们称这一引用关系为“交叉引用”。

  明白概念以后,下面我们将学习如何让Word自动为插图编号,以及使用Word的“交叉引用”功能,在文档正文中为插图设置引用的说明文字,即“交叉引用题注”。

  在进行具体的练习之前,请大家准备一篇长文档,以及数幅图片,然后跟随下面的操作步骤一同练习,这样可以获得较好的学习效果。

  1. 在Word2003中打开你准备的长文档,插入点定位于第一张图片的插入位置,选择菜单“插入→图片→来自文件”命令,找到图片的存放位置,把第1张图片插入文档。

  2. 选中这张图片,再单击鼠标右键,在弹出的菜单中选择“题注”命令,打开“题注”对话框。假设我们需要的编号格式为“图1、图2”等,于是单击“新建标签”按钮,在弹出的“新建标签”对话框中输入“图”,注意不要输入任何数字,实际编号的数字Word会自动处理的。输入完成后单击“确定”返回“题注”对话框(图 15)。

  


  

图15


  3. 由于我们希望每次插入图片后Word能够自动为插图编号,所以单击“自动插入题注”按钮,在打开的对话框中进行设置。

  4. 打开“自动插入题注”对话框,在插入时添加题注列表框中勾选“Microsoft Word图片”复选框,然后选择使用标签为“图”,默认的编号输入为“1、2、3”,如果你要更改编号数字,可以单击“编号”按钮,在弹出的对话框中进行设置。设置完成,单击“确定”后返回Word编辑窗口。以后插入图片时,Word就会自动为它们添加编号了(图 16)。同样的,如果文档中的表格、公式需要自动编号,这这里勾选对应复选框即可。

  


  

图16


  5. 为了便于测试,先把插入的第1张图片删去,然后再把它插入进来,可以看到Word自动在它下方添加了题注“图1”。

  6. 接下来把光标定位到第2张图片的插入位置,插入第2张图片,也可以看到Word自动在它下方添加了题注“图2”。

  7. 把准备好的其余图片都插入文档中,下面我们将练习使用Word“交叉引用”功能为插图设置引用说明。

  8. 在正文中需要添加插图1引用说明的位置输入“()”,然后将光标定位于其中,选择菜单命令“插入→引用→交叉引用”命令,打开“交叉引用”对话框,在“引用类型”下拉列表内选择“图”,在“引用内容”下拉列表内选择“只有标签和编号”,然后在“引用哪一个题注”列表框内选中“图1”,单击“确定”后(图 17),就设置好了图1的引用说明。

  


  

图17


  9. 这时“交叉引用”对话框并没关闭,我们可以把插入点定位于需要添加图2的引用说明的位置,然后选中“引用哪一个题注”列表框内的“图2”,单击“插入”按钮即可为图2添加引用说明。

  10. 用同样的方法为其它插图在正文中添加引用说明。

  11. 文档中所有插图的引用说明添加完成后,我们来测试一下使用Word“交叉引用”功能的好处。

  12. 先故意删除文档中间的某幅图片,包括它的题注以及引用说明。如果我们先前是用常规方法手动为插图输入题注和引用说明,那么现在被删除的这幅图片后面的所有插图的题注和引用说明的编号就都不对了,需要重新手动修改。

  13. 不过由于前面我们是使用的是Word自动添加题注以及“交叉引用”功能为插图添加的引用说明,所以现在就只需全选中文档,按下键盘“F9”,Word就可以自动更新域,让后面的题注和引用说明中的序号自动更新为正确状态。

  如果你对Word域概念比较了解,那么可以很自然地理解Word这个聪明的功能。如果你是域的初学者,也许觉得这个功能比较奇妙,不过恰好可以把这里作为了解Word域的开端,同时可以初步地把Word的域理解为一种变量,它会聪明地根据实际情况的改变而变化。域是Word的精髓之一,它有着广泛的应用,比如后面将介绍的目录、索引等,它们的本质都是域。

  (五) 目录和索引的制作通常,长文档的正文内容完成之后,我们还需要制作目录和索引。

  所谓“目录”,就是文档中各级标题的列表,它通常位于文章扉页之后。目录的作用在于,方便阅读者可以快速地检阅或定位到感兴趣的内容,同时比较容易了解文章的纲目结构。

  所谓“索引”,就是以关键词为检索对象的列表,它通常位于文章封底页之前。索引的作用在于,阅读者可以根据相应的关键词,比如人名、地名、概念、术语等,快速定位到正文的相关位置,获得这些关键词的更详细的信息。在我们使用过的中学数理化课本中,最后通常都有索引,列出了重要的概念、定义、定理等,方便我们快速查找这些关键词详细信息。

  很显然,如果手动为长文档制作目录或索引,工作量都是相当大的。而且弊端很多,比如当我们对文档的标题内容更改候,又得再次更改目录或索引。所以学习一下Word的“目录和索引”功能,掌握自动生成目录和索引的方法,是提高长文档制作效率的有效途径之一。  

  目录的制作

  使用Word2003为文档创建目录,最好的方法是根据标题样式。具体地说,就是先为文档的各级标题指定恰当的标题样式,然后Word就会识别相应的标题样式,从而完成目录的制作。通过前面“在大纲视图中工作”部分的学习,我们已经知道,在大纲视图中创建好文档的纲目框架时,Word自动为各级标题赋予了样式。在这种情况下,我们完成正文的输入后,就可以直接制作文档目录了。

  下面的练习我们将提供一个名为“思科乐器销售概要(原始文件)”的原始案例文档,它放在文章末尾的下载链接中,由于操作过程学要用到,所以请大家先去下载好。同时也建议下载最终效果文件,对学习目标有个初步了解之后再进行操作,更利于学习掌握的效果。

  1. 打开“思科乐器销售概要(原始文件)”案例文档,由于各级标题运用了恰当的标题样剑钥梢灾苯咏氪唇柯嫉牟街枇恕?

  2. 文档目录通常位于文档名称之后,于是将插入点定位于“思科销售概要”下一段,按下键盘“Ctrl+Enter”插入了一个分页符,然后在“思科销售概要”下方适当位置输入“目录”,设置为“居中对齐”。

  3. 将插入点放在“目录”下方恰当位置,选择菜单“插入→引用→索引和目录”命令,打开“索引和目录”对话框,选择“目录”选项卡(图 18)。

  


  

图18


  4. 在这里我们将设置与创建目录相关的内容。比如可以单击“格式”框的下拉箭头,在弹出的下拉列表中选择Word预设置的若干种目录格式,通过预览区可以查看相关格式的生成效果,这里我们选择“正式”(图 19)。

  


  

图19


  5. 单击“显示级别”框的选择按钮,可以设置生成目录的标题级数,Word默认使用三级标题生成目录,这也是通常情况,如果你需要调整,在此设置即可。这里我们操持默认。

  6. 单击“制表前导符”框的下拉箭头,可以在弹出的列表种选择一种选项,设置目录内容与页号之间的连接符号格式,这里默认的格式为点线。

  7. 完成与目录格式相关的选项设置之后,单击“确定”按钮,Word即可自动生成目录(图 20)。

  


  

图20


  8. 目录生成后,也许外观并不符合我们的要求,在这种情况下,我们可以方便地根据自己的要求进行更改。

  9. 假设我们想把目录中一级标题文字改为“蓝色”,则进行如下操作:用和前面相同的方法进入“索引和目录”对话框,并选择“目录”选项卡,单击“修改”按钮。如果你的“修改”按钮是灰色的,则单击“格式”框的下拉箭头,在弹出的下拉列表中选择“来自模板”选项(图 21)。

  


  

图21


  10. 打开“样式”对话框,由于我们要对目录中一级标题文字进行修改,故选中样式列表框中的“目录1”,然后单击“修改”按钮(图 22),打开“修改样式”对话框。

  


  

图22


  11. 单击“修改样式”对话框中的“格式”按钮,在弹出的菜单中选择“字体”命令(图 23),显示“字体”对话框。通过改对话框把字体颜色改为蓝色即可,然后依次单击确定,最后会弹出是否替换所选目录的询问,单击“是”后(图 24),目录中一级标题根据我们的修改变为蓝色。

  


  

图23


  


  

图24


  12. 如果有其它的修改要求,可以参照上面的操作方法进行。最后,值得注意的是,如果当目录制作完成后又对文档进行了修改,不管是修改了标题或正文内容,为了保证目录的绝对正确,请对目录进行更新。操作方法为:将鼠标移至目录区域单击右键,在弹出的菜单中选择“更新域”命令,打开“更新目录”对话框,选择“更新整个目录”单选框,然后单击“确定”即可更新目录(图 25)。

  


  

图25


  索引的制作上面的练习中我们介绍四柯嫉拇唇ā⑿薷挠敫拢景四柯贾谱鞯某<挝瘢酉吕次颐抢唇兴饕闹谱鳌?

  索引的制作主要包含两个步骤:一是对需要创建索引的关键词进行标记,用Word术语讲就是标记索引项,这个步骤我们将告诉Word,我们希望哪些关键词参与索引的创建;二是调出“索引和目录”对话框,通过相应的命令创建索引。

  1. 还是在上面的案例文档中,进行下面的练习之前建议保存一下学习成果。

  2. 需要提前说明一下的是,或许该文档在实际工作中并不需要创建索引,下面的操作只是利用它介绍索引创建的方法,我们假设主要以人名或公司名为关键词创建索引。

  3. 下面进行标记索引项。在文档“二、公司”部分找到第一次出现“Ralph Weems”的位置,并选中它,然后打开“索引和目录”对话框,并选择“索引”选项卡。

  4. 单击“标记索引项”按钮,打开“标记索引项”对话框,可以看到“主索引项”框内自动显示了索引标记内容,这里为“Ralph Weems”,然后单击“标记”按钮(图 26),可以完成对第一个关键词“Ralph Weems”的标记。

  


  图26

  5. 完成第一个关键词的标记后,可以看到“标记索引项”对话框并未关闭,因为它在等待着我们标记第二个索引项。于是我们在对话框外区域单击鼠标,进入页面编辑状态,我们选中位于“(一) 公司所有权”部分的第二个关键词“Weems家族”,然后单击“标记索引项”对话框,将其激活后,单击“标记”按钮,即可完成第二各关键词“Weems家族”的标记。

   6. 作为练习,请大家把后面的人名或公司名用同样的方法作为关键词标记。

  7. 标记完成后,就可以进行索引目录的创建了。按下键盘“Ctrl+End”组合键,将插入点移至文档末尾,然后按下键盘“Ctrl+Enter”组合键,便插入了一个分页符,在新的一页行首输入“人名和公司名索引”,设置为“居中对齐”

  8. 回车后,打开“索引和目录”对话框,并选择“索引”选项卡,然后单击“格式”框下拉按钮,选择一种Word预设置的若干种目录格式,通过预览区可以查看相关格式的生成效果,这里我们选择“正式”(图 27)。

  


  

图27


  9. 由于我们的关键词为英文,故选择语言为“英语(美国)”,然后单击“确定”后,Word即可自动生成索引目录(图 28)。

  


  

图28


  三、总结

  为了便于大家的学习和掌握,笔者把实际中大任务划分为了如课程开始时的几个小任务,到这里把小任务学完之后,我们再来总结一下,同时分享一些综合这些小能力完成大任务的经验。

  首先还想强调的是长文档的制作观念,也就是因该先制作文档大纲,然后进行正文内容的填充。笔者认为它实在是太重要了,所以才如此不厌其烦地重复。

  在实际的培训过程中笔者发现,一些学员当面点头赞同用这种方式工作,但在具体处理自己的工作时,又按自己的老一套来,想到那里便写到那里。这不仅导致效率的低下,而且导致制作完成的文档要么不合乎要求,要么专业化程度不高,笔者在这里提出,希望能够引起大家的重视。

  有了正确的观念,便进入具体的操作。作为培训课程来讲,上面介绍的具体操作主要涵盖了基本方法和原理,而不同的工作任务可能有不同的细微需求,鼓励大家在实际工作中充满耐心地去研究和掌握那些细微的操作技能,从而使自己的实际水平进一步提高。

  上面的建议是笔者的一些粗浅认识,若有不妥之处欢迎大家批评指正。

  

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