我们以前也提过,整齐的桌面可以让你更专心工作,更不用说节省了多少找东西的时间。lifeclever给出了整理文档,保持桌面整齐的十个窍门:
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系统管理桌面上的文档
你需要下列物品:
- 收件箱。用来放你收到的还来不及分类的文档。
- 孵化箱。待阅读待思考的文档。
- 待处理文件箱。可以处理但是暂时还没时间处理的文档,排序将它们放好。
- 处理中文件箱。手头正在处理的问题的相关文档。
- 处理后文件箱。已经完成的项目产生的文档,说不定还会拿出来看一看,排序将它们放好。
- 垃圾箱。不用解释了。
采用GTD方法来整理文档:
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分析
把文档放入它们该去的盒子里,每处理一份都问自己,我现在就能处理它么?如果两分钟内能搞定,现在就做。如果你不是最适合处理它的人,马上给别人。如果能处理但是要超过两分钟,放到待处理文件箱。
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整理
如果你对这份文档没什么好做的,要么扔掉,要么放入孵化器有空再看看,要么就进处理后文件箱保存起来。
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审查
保证这个系统运行正常的重要环节就是审查,每天审阅收件箱里的文件放入相应的文件箱,每周审阅以完成的任务和孵化箱,每月检查归档文件。
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禁用报事贴
不要依赖于那些很容易就丢失的小黄条了,用笔记本或者你采用的GTD工具来记录。
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处理打印材料
打印出来的文档,处理完了就扔吧,在电脑里已经有备份了。
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准备好空信封和记号笔
不要拿找不到空信封和记号笔做不分类文档的借口了。
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让审查工作成为惯例
为审阅文档工作专门订出时间,让它成为你的好习惯。
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扔掉不用的笔
三只就够了。
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对免费宣传品说不
不能因为是免费的就使劲往回拿,用不着的东西就是垃圾。
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把书拿回家
把所有你在办公室用不着的书都拿回家,那天你辞职了都爽快。
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不要在办公桌上吃饭
能让你的桌面上少很多垃圾。
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少放相框
不要多余三个。
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