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办公软件使用技巧

 w3322laile123 2007-03-08


在Excel中插入Word文档

有朋友发了Email询问笔者,有没有一种办法可以把Word文档插入到Excel电子表格中?回答当然是肯定的。Office系列软件的一大优点就是能够互相协同工作,不同的应用程序之间可以方便地进行内容交换。使用Excel中的插入对象功能,就可以很容易地在Excel中插入Word文档。下面介绍具体操作步骤。

  1.打开要插入Word文档的Excel电子表格文件。

  2.单击要插入Word文档的单元格,然后选择菜单命令“插入”→“对象”。

  3.在如图1所示的“对象”对话框“新建”选项卡中,选择对象类型“Microsoft Word文档”,并单击“确定”按钮。




图1 对象”对话框

  4.这时有Excel中会出现一个Word文档编辑框,在里面直接输入内容,方法与在Word中编辑文档完全相同,如图2所示。




图2 在编辑框中输入内容

  5.根据需要拖动Word文档对象四周的控点,可以调整Word文档对象的大小,也可以将鼠标移动到边缘,通过拖动改变其位置。编辑完毕可以在对象之外的单元格上单击鼠标,退出编辑状态。此时如果单击Word文档对象,则会看到四周的控点变成了圆形,可以象拖动绘图对象一样拖动Word对象的位置,及改变其大小,如图3所示,操作起来非常方便。双击该对象可以再次进入编辑状态。




图3 Word文档对象

  6.除了上述新建一个Word文档对象的方法之外,可以在进行到第3步时,选择“由文件创建”,然后在如图4所示的对话框中单击“浏览命令”,找到已经存在的Word文档,选择完毕,回到该对话框,单击“确定”按钮。插入到Excel文档中的Word文档,可以随时双击打开进行编辑。




图4 “由文件创建”选项卡

  如果希望直接使用保存在硬盘或其它存储器上的Word文档,又不希望增大Excel文档的大小,可以选中图4所示对话框中的复选框“链接到文件”,这样当修改源文件时,源文件的更改也会反映到Excel文档中。

  使用上述两种方法都有一个复选框“显示为图标”,如果选中它,则会在Excel文档中只显示一个图标,如图5所示。




图5 显示为图标的Word文档对象

  双击该图标,可以启动Word对文档进行编辑。

  不止在Excel电子表格中可以插入Word文档对象,在Word中也可以插入Excel电子表格对象,读者可以举一反三,自行尝试一下

Word一些操作小技巧

9条操作小技巧

  最近使用Word的时候总结了一些常用的小技巧,特地贡献出来,希望能对经常使用Word的朋友有所帮助。这里所有的小技巧均以Word中文版为例,适用于各个Word版本。

  1、文章快速定位

  当编辑比较长文档时,经常需要大段翻页,使用鼠标拖滚动条的速度太慢,键盘的光标键或翻页键又不能精确定位,如果页数太多的话效率也比较低。这里告诉大家一个简单的方法:按着SHIFT键在滚动条上你想让滚动条到达的位置点鼠标左键,滚动条就会立刻到达你所点的位置。这样的翻页方法又快又准确。

  2、随时查看字数

  经常写文章的朋友都需要随时在写作过程中查看文章的字数,如何最快速的知道整篇文章到底有多少字呢?方法是点“工具”菜单里的“字数统计”,文章到底包含多少字、多少字符就全出来了,而且还分带空格和不带空格两种信息。

  3、更新语法字库

  Word有一项非常有用的功能就是可以自动检查输入的内容是否含有语法错误,这是由默认安装的微软输入法的词库支持的。在写作过程中经常会遇到Word自动检测出一些词库中没有的特殊语法,如何让这些特殊用法可永久性被微软输入法识别呢?方法就是把这个特殊语法加到输入法的词库中:在被识别的错误语法上点右键,选“语法”,然后选择“词典”,在出现的“更新微软拼音输入法”对话框的 “自造词”一栏里填上特殊用法的词,最后点“注册”即可。

  4、快速选择文字

  有时候需要对某些文字进行编辑,如改变字体大小格式等,如何才能快速选择要编辑的文字呢?方法如下:

  选择某行:把鼠标移动到要选择的行最前面的空白处(鼠标的形状会改变),单击鼠标左键即可选中整个行;如果要选择多行,则使用同样的方法先选择第一行,从第二行起按着CTRL键在要编辑的每一行前单击鼠标左键;选择某段:在要选择的段前面的空白处(鼠标的形状会改变)双击鼠标左键即可选择整个段;选择所有文字:直接按着CTRL键,同时将鼠标移动到文章的左面空白处(鼠标的形状会改变),并按下左键,或者直接在鼠标形状改变后连击三次左键。

  5、恢复错误操作

  不小心进行了错误的操作,如删除了不该删除的文字、进行了不正确的格式排列等,如何才能恢复到误操作前的状态呢?Word提供了免费的后悔药:CTRL+Z。进行了错误的操作后,可以按键盘上的CTRL+Z组合键来进行恢复,并且多次按下CTRL+Z组合键时,还可以按时间先后的相反顺序进行多次恢复。这个后悔药从打开Word文档一直到关闭都有效。

  6、回收系统资源

  当进行了“复制”、“剪贴”操作后,被复制或剪贴的内容会被保存到剪贴板里,而且剪贴板不会自动清空,直到关闭Word文挡。这样剪贴板里的内容会占用系统资源,影响系统的运行速度。如果长时间不用他们的话,可以清空剪贴板来回收系统资源。方法是依次打开“编辑”----“Office剪贴板”(或者连续按下两次CTRL+C组合键),这时候就会在右面出现剪贴板的窗口,点“全部清空”即可。

  7、自动插入页码

  当被编辑的Word文档较长时,就需要为其加上页码,以方便浏览和进一步编辑。手动给每一页加上页码很单调和麻烦。如何让Word文挡自动为被编辑的文档加上页码呢?方法如下:依次打开“插入”----“页码”,会出现页码编辑对话框。在这里还可以选择文档中页码的位置、格式等。

  8、即时英汉互译

  Word里附带了英汉词库,可以进行英汉互译,这的确是一项很体贴的功能。使用方法:依次打开“工具”----“语言”----“翻译”,在最上面的对话框输入要翻译的内容,中文或英文均可,然后选择相应的翻译方式,再回车就可以在下面看到已经翻译过来的内容。这个内容十分丰富,包括该词的本意、同义词、词组、简单用法等。合理利用Word的这个功能,对提高英文水平很有帮助。

  9、快速全部替换

  有时候需要把整个Word文档中的某个字符串全部替换为另一字符串,这样的工作是非常单调和容易出错的,更何况如果要替换的地方非常多时,不但工作量大,而且容易出现纰漏。这里就为大家介绍一个快速全部替换的办法:依次打开“编辑”----“查找”,在出现的“查找与替换”对话框中选择“替换”标签在“查找内容”一栏里填写要查找的内容,在“替换为”一栏里填写被替换后的内容,最后点“全部替换”即可。这个功能还可扩展为快速全部删除某内容,方法如上,只需保持“替换为”一栏为空即可。


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  word xp的两个小技巧

  微软公司今年推出的办公软件office xp增添了更为强大的功能,其组件之一的word xp表现得更为不平凡,在这里我将向大家介绍两个使用它的小技巧。

  1.变换菜单弹出方式。是不是觉得普通的菜单弹出方式太枯燥了,那就试一试改变一下吧。打开菜单“视图\工具栏\自定义”,在“自定义”对话框中选择“选项”项,然后你就会在“其他”中看到“菜单的打开方式”项,在下拉菜单中选择一种打开方式,任意或展开或滑动,关闭对话框。再次打开菜单,是不是与以前不同了。


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  Word长文档快速定位好方法

  在较长的Word文档中,如果想经常对某一段文档进行查看或编辑,怎么操作能让用户更方便?下面我们介绍两种方法

        用书签快速定位

        将光标定位到需要经常编辑那段文字的位置(段首或段中间任一位置),按“Ctrl+Shift+F5”,弹出插入书签对话框,随便输入一个名称(如“love”),单击“添加”按钮添加一个书签。下次要返回此段文字的时候只要按“Ctrl+Shift+F5”并回车即可将光标快速定位到所添加的书签处。

        这个方法的优点是不受因文档内容改变导致段落相对位置发生变化的影响。

        用组合键快速回转

        记下此段文字所在页码,欲返回此文字时按“Ctrl+G”,输入页码并回车即定位到此段文字所在页,第二次返回时只须按“Ctrl+G”并回车,不用再输入页码(除非更改过页码)。

        注意:这种方法此招会受段落相对位置变化的影响,故在那段文字及那段文字以前的内容相对位置不固定的情况下推荐前一种方法。

  2.保护你的文档。当你需要别人给你的文档加上批注而又不能修改你的文档时,或者在网络中联机使用你的文档时不被别人有意无意修改时,你就需要将你的文档保护起来。打开菜单“工具\保护文档”,在对话框中选择保护的文档内容,如果需要密码,可以在密码框中输入密码,确定后,需要再次输入密码加以确认。解除文档则只要打开菜单“工具\解除文档保护”即可。在“窗体”工具栏中,也提供了“保护窗体”的快捷按钮。所以点击这个快捷按钮也可以打开和解除文档保护。

  以上两个小技巧或许对你的工作有一些作用,希望大家能够在使用中发现更多的技巧。


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  在Word中快速组合图形的小技巧

  在Word(或PowerPoint)中绘制数理化图形、流程图或其他图形时,都是将数个简单的图形拼接成一个复杂的图形。排版时需要把这些简单的图形组合成一个对象整体操作。

  多数人的习惯是在按住Shift键的同时,逐个点击单个的图形选中所有的图片。但当图片很多、很小且又挤在一起时,这种方法就比较费时费力。其实最简单的方法是:单击“视图→工具栏→绘图”命令,打开“绘图工具栏”,单击绘图工具栏左端白色箭头状的“选择对象”按钮,再拖动鼠标在想要组合的图片周围画一个矩形框,则框中的图片就全部被选中了。右击选中图形,选“组合→组合”命令即大功告成。



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  巧用“查找替换”删除Word文档多余的空行

  有时候Word文档中有许多多余的空行需要删除,这个时候我们可以完全可以用“查找替换”来轻松解决。

        打开“编辑”菜单中的“替换”对话框,把光标定位在“查找内容”输入框中,单击“高级”按钮,选择“特殊字符”中的“段落标记”两次,在输入框中会显示“^P^P”,然后在“替换为”输入框中用上面的方法插入一个“段落标记”(一个“^P”),再按下“全部替换”按钮。这样多余的空行就会被删除。



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  没有抓图软件 可以用Word来应急

  一提起“抓图”,我们首先想到的是抓图软件。大家可到网上以“抓图软件”为关键字进行搜索,可以查到好多这样的第三方软件,其功能很强大。但笔者更喜欢挖掘现有软件的功能来完成同样的操作。利用Word并配合键盘上的Print Screen键可以批量地抓取和保存图片。

  打开Word新建一文档,然后根据需要用Print Screen键抓取整个屏幕或配合Alt键(Alt+Print Screen组合键)抓取活动窗口,再切换到Word窗口中粘贴(注意:抓一次粘贴一次)。上述操作完成后,选择Word中的“文件”菜单中的“另存为”命令,在保存类型中选择“网页”,文件名随意定。单击[保存]后,在目标文件夹中会出现文件夹“***.files”(其中***为保存时起的文件名字),其中保存着刚才抓取的所有图片文件。每个文件都是独立的,且自动编号。

  再经过简单的整理,分类保存到特定的文件夹、改名等即可。如果需要其他格式的话可用相应软件进行批量的格式转换。



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  word小技巧:快速更改文字大小写

  以下是使用键盘在Microsoft Word中快速更改文字大小写的方法:

  选择您想要更改大小的文字并按下SHIFT+F3。

  每次按下F3键时,文字格式将在全部大写、首字大写和全部小写之间切换。还不赶快试试?


 

在Word中输入特殊符号的四种方法

在Word中输入特殊符号的四种方法


  方法一:特殊符号法。执行“插入→特殊符号”命令,打开“特殊符号”对话框(如图1),切换到相应的标签(如“单位符号”等)下,即可选择输入一些特殊符号了。





  方法二:符号栏法。通过执行“视图→工具栏→符号栏”命令,展开“符号栏”工具栏(如图2),也可以快速输入一些特殊符号。





  方法三:插入符号法。执行“插入→符号”命令,打开“符号”对话框(如图3),通过设置“字体”和“子集”可以查找到大量的特殊符号,进行选择输入。





  方法四:软键盘法。打开任意一种中文输入法,右击输入法状态条右侧的小键盘,在随后弹出的快捷菜单中,选择需要的符号菜单项(如“俄文字母”等),打开相应的软键盘(如图4),选择输入即可。


 

应用必备 Word安全保护技巧大搜罗

应用必备 Word安全保护技巧大搜罗


  Office是比较通用的办公软件,关于它的技巧也是层出不穷,但是很多技巧缺乏系统地归类,在此小编急大家之所急,想大家之所想,整理出了一套完整的Office实用技巧,小巧实用。这次奉献给大家的是Word安全保护技巧,其他的会陆续发给大家

  有“自动恢复”不怕突然死机

  如果Windows突然死机,而且工作又没有及时保存。其实不必害怕,只要使用的是Word XP,那下次重新启动Word时就会弹出一个“文件恢复”任务窗格,单击某恢复文件后,就可以继续编辑了。

  使用自动保存功能

  选择“工具”→“选项”,单击“保存”标签,并选中“自动保存时间间隔”复选框,在“分钟”框中,输入时间间隔,以确定Word 2000/XP 保存文件的时间。时间越短,Word 2000/XP 保存文件越频繁,在Word 2000/XP 中打开文件后出现断电或类似问题时,能恢复的信息当然也就越多,一般设置为1分钟。

  经过上面的设置后,所有在发生断电或类似问题时处于打开状态的文件在下次启动Word时都会显示出来,可以对它们进行保存。不过在替换原有文件之前,请验证恢复文件包含有你需要的信息,不要覆盖了原先的文件。

  从文本中恢复

  选择“工具”→“选项”→“常规”,选中“打开时确认转换”复选框,再按下工具栏上的“打开”按钮,在“文件类型”选项中,单击“从任意文件中恢复文本”。如果没有则需要你安装“恢复文本转换器”。选择要恢复的文件,单击“打开”按钮,即可打开该文件。

  去文件头恢复文件

  如果有时使用“从任意文件中恢复文件”法无法挽救,这时可通过去掉其文件头的方法进行挽救:先建立一个空白Word文件,不输入任何内容,再将其复制一遍,在复制的文件中随便输入一些内容存盘,然后用16进制编辑器(这里是WinHex)比较两个文件,你会发现大致从Offset值为A00处开始,内容便出现明显不同。于是,将故障文件备份一次,用WinHex打开其备份文件,将Offset值为A00以前的一些内容删掉,开始可以少删一点,不行再多删一点。然后将删除后的文件保存。

  接着就是用Word打开“去头”的文件。在“打开”对话框的“文件类型”框中选择“从任意文件中恢复文本”项,然后双击“去头”文件,极有可能能够恢复原文件中的文本内容。

  用专用工具恢复

  从http://www.下载WordRecovery工具,完成安装后,只要打开Word,选择“文件”→Recovery命令,再选中欲修复的Word文件,然后按下Recover按钮,WordRecovery插件即会为自动修复选中的文件,接着会只要按照向导保存一下修复后的Word文件即可。

  挽救Excel文件

  如果Excel文件损坏,可借助Word作为“中介”来恢复:先进入Word,打开要修复的Excel文件(注意先将“文件类型”选为“所有文件”),打开后,先将文件中损坏的数据删除并且进行修复,再选择“表格”→“转换”→“表格转文本”,然后可以用逗号或其他的分隔符作为间隔符,再把转换后的文件另存为TXT文件。接着启动Excel,并插入该TXT文件,再另存为Excel文件即可。

  设置密码来保护文件

  选择“工具”→“选项”,单击“安全性”标签,在“打开权限密码”文本框中输入打开权限密码,并在“修改权限密码”中输入修改文件权限密码,按下“确定”按钮。再保存Word文件,以后把这个Word文件交给别人时只告诉用户打开权限密码。这样用户打开此文件时,会向用户询问密码,输入“打开权限密码”后,此时Word会向他(她)询问修改权限密码。

  不显示最近文件

  选择“工具”→“选项”,单击“常规”标签,取消“列出最近使用文件”前的对钩,便可不让Word显示最近用过的文件。

  另外,Windows“开始”菜单中的“文件”子菜单中也会列出在最近操作中使用过的文件,应注意及时清除“开始”菜单的“文件”中的内容。

  妥善处理文件中的用户信息

  如果在安装Office时如实填写了用户信息,这些信息会被Office自动加入到他所生成的每个文件中,而这些信息极有可能会泄漏的某些隐私。这时,可以选择“文件”→“属性”,在弹出的的窗口中选择“摘要”选项卡,并将其中各项中的内容删掉,再保存文件即可。

  保护窗体

  如果想保护Word窗体,那可以选择“工具”→“保护文件”,在弹出的对话框中选中“窗体”选项并设置密码,这样就将所创建的窗体保护了起来。如果用户不知道密码,只能够在设置的窗体中的特定区域进行操作,而无法对窗体进行修改或删除。只有知道密码的用户才可用窗体工具条中的“保护窗体”按钮在解除保护和保护状态之间进行切换。

  防止宏病毒

  选择“工具”→“宏”→“安全性”,在弹出的对话框中设置宏的安全级别(建议设置为高或中),使Word禁止非可靠来源文件中的宏的运行,或在运行前给出警告提示,让用户选择是否运行这个文件。但Word只能从一定程度上预防宏病毒而不能杀除它。所以要真正杜绝宏病毒,用户还需使用优秀的防毒杀毒软件。

  “非法操作”的应对办法

  在编辑文件时最担心出现“非法操作”的对话框,其实,不必担心,因为如果在Windows 98下,用户完全可以不去理会“非法操作”的对话框,直接单击Word中的保存按钮,待文件保存完毕后,单击“关闭”按钮,这样文件就得以保存了。

  如果是在Windows 2000/XP下,那重新启动Word后,会出现一个“文件恢复”窗格,单击相应文件即可打开上次“非法操作”后的文件,另存一下即可。

  恢复无响应Office XP文件

  如果Office XP程序没有响应,可以选择“开始”→“程序”→“Microsoft Office 工具”→“Microsoft Office 应用程序恢复”,再单击选中没有响应的程序。单击“重新启动应用程序”或“结束应用程序”按钮来执行相应的操作即可。

  杀死宏病毒

  如果怀疑机器感染了宏病毒,则可以按下Alt+F8键,在弹出的对话框中有已经记录的宏的话,那就极有可能是宏病毒,可以删除所有的宏试一试。

  利用SnagIt巧解保护

  如果的文件加上了保护密码,可有一天又想对这个文件重新进行排版修改,这时突然发现已把密码给忘了,可那可以使用SnagIt来拯救它:先打开要修改的文件,启动SnagIt,选中“文本捕获”,然后单击“捕获”,再把鼠标移到Word窗口上,单击鼠标,即可把要修改的文件中的文本捕获下来,然后把它们保存为文本文件,可再利用Word对它们进行编辑即可。

  利用启动参数拯救文件

  有些Word文件可能是被作者利用自动运行的宏功能进行了加密,或自动运行的宏代码中出现了错误,这时可利用Word的“/m”启动参数,禁止Word宏的运行,从而拯救Word文件:建立一个Word启动的快捷键,再右击此快捷方式,在“目标”项的文件名后加参数,比如“C:\Program Files \Microsoft Office\Office10\WINWord.EXE /m ”,双击此快捷方式,再打上述Word文件,试一试,说不定就可以恢复出其中的文本。

  我的密码你猜不着

  按住键盘上的Alt键不放,输入200,再松开Alt键,你将看到“ è ”出现在屏幕上。这就是ASCII码200对应的字符。因此,可以用这些字符来加密Word文件,这样Word文件被解密的可能性就小多了。

  小提示

  ★000-031以及127是“控制符”,Office不接受;而032-126可以在键盘上直接打出来,所以,能用于这种特殊密码的,仅有128-255这些“字符”。

  ★文件这样加密,若长度在8位以上,恐怕连神仙也猜不出来了。只是这样做的弊端也很明显,密码太难记了。

  请把你的激活信息保存好

  如果使用的是Office XP,那请保存好C:\Program Files\Common Files\Microsoft Shared\Office10\mso.dll文件,重装Office XP后,必须把这个文件拷贝到C:\Program Files\Common Files\Microsoft Shared\Office10文件夹中,以避免重新激活。

  备份你的模板

  如果是Windows 9x/Me,模板放在C:\Windows\Application Data\Microsoft\Templates文件夹下,如果是Windows 2000/XP,则放在C:\Documents and Settings\用户名\Application Data\Microsoft\Templates文件夹下(如C:\Documents and Settings\Administrator\Application Data\Microsoft\Templates)。用“资源管理器”定位到相应文件夹下后,会看到一些扩展名为DOT的文件,这些就是Word中自定义的模板文件,只要把它们拷贝备份出来,以后重新安装Office,再把它们拷贝到上述文件夹中即可。

  保存你自己的设置

  Office使用时间长了,必然会有很多自己的设置信息,如果使用的是Office XP,可单击“开始”→“程序”→“Microsoft Office 工具”→“用户设置保存向导”启动“用户设置保存向导”,通过它即可把本机Office XP当前设置保存到设置文件中,也可以从设置文件中恢复设置。

  备份自动更正信息

  Word具有自动更正功能,通过它确实可以给我们带来很多的方便,但可惜的是,Word却没有提供我们备份自动更正信息的功能。不过,可以从http://support.Microsoft.com/def ... p/en-us/Support.exe下载Word 2002 Support Template软件,安装后单击“开始”→“程序”→Microsoft Office Tools→Word 2002 Support Template可以让Word XP打开该模板。按下Alt+F8键,再选中AutoCorrect Backup项,然后单击“运行”按钮,选择Backup按钮即可把当前自动更正信息备份到一个默认为AutoCorrect Backup Document.doc的文件中。以后,重安系统后只要再次安装一下Word 2002 Support Template模板,再Alt+F8键,选中AutoCorrect Backup项,然后单击“运行”按钮,选择Restore按钮导入备份的自动更正文件即可。

  小提示

  通过这个小工具也可以把当前自动更正信息备份到AutoCorrect Backup Document.doc文件中,大家也可以打印出来供自己平时查看或与他人共享交流。对于提高自己的水平也很有好处。

  让你的Office更新、更轻松

  微软公司的产品经常是补丁不断,尽人皆知。如果要更新Office XP,那大家可以直接登录http://office.Microsoft.com/china/ProductUpdates/default.aspx网站,在该网站上,只要单击相应的按钮,就可以进行类似傻瓜式地操作,顺着向导就可以把使用的Office的补丁自动打好。
应用必备 Word安全保护技巧大搜罗

Word文档损坏了?六种方法可以挽回数据

Word文档损坏了?六种方法可以挽回数据


  在打开Word文档时,如果程序没有响应,那么很有可能是该Word文档已经损坏。此时,请试试笔者以下所述方法,或许能够挽回你的全部或部分损失。

  一、自动恢复尚未保存的修改

  Word提供了“自动恢复”功能,可以帮助用户找回程序遇到问题并停止响应时尚未保存的信息。实际上,在你不得不在没有保存工作成果就重新启动电脑和Word后,系统将打开“文档恢复”任务窗格,其中列出了程序停止响应时已恢复的所有文件。

  文件名后面是状态指示器,显示在恢复过程中已对文件所做的操作,其中:“原始文件”指基于最后一次手动保存的源文件;“已恢复”是指在恢复过程中已恢复的文件,或在“自动恢复”保存过程中已保存的文件。

  “文档恢复”任务窗格可让你打开文件、查看所做的修复以及对已恢复的版本进行比较。然后,你可以保存最佳版本并删除其他版本,或保存所有打开的文件以便以后预览。不过,“文档恢复”任务窗格是Word XP提供的新功能,在以前的版本中,Word将直接把自动恢复的文件打开并显示出来。

  二、手动打开恢复文件

  在经过严重故障或类似问题后重新启动Word时,程序自动任何恢复的文件。如果由于某种原因恢复文件没有打开,你可以自行将其打开,操作步骤如下:

  1. 在“常用”工具栏上,单击“打开”按钮;

  2. 在文件夹列表中,定位并双击存储恢复文件的文件夹。对于Windows 2000/XP操作系统,该位置通常为“C:\documents and settings\Application Data\Microsoft\Word”文件夹;对于Windows 98/Me操作系统,该位置通常为“C:\ Windows\Application Data\Microsoft\Word”文件夹;

  3. 在“文件类型”框中单击“所有文件”。每个恢复文件名称显示为“‘自动恢复’保存file name”及程序文件扩展名;

  4. 单击要恢复的文件名,然后单击“打开”按钮。

  三、“打开并修复”文件

  Word XP提供了一个恢复受损文档的新方法,操作步骤如下:

  1. 在“文件”菜单上,单击“打开”命令;

  2. 在“查找范围”列表中,单击包含要打开的文件的驱动器、文件夹或Internet位置;

  3. 在文件夹列表中,定位并打开包含文件的文件夹;

  4. 选择要恢复的文件;

  5. 单击“打开”按钮旁边的箭头,然后单击“打开并修复”。

  四、从任意文件中恢复文本

  Word提供了一个“从任意文件中恢复文本”的文件转换器,可以用来从任意文件中提取文字。要使用该文件转换器恢复损坏文件中的文本,操作步骤如下:

  1. 在“工具”菜单上,单击“选项”命令,再单击“常规”选项卡;

  2. 确认选中“打开时确认转换”复选框,单击“确定”按钮;

  3. 在“文件”菜单上,单击“打开”命令;

  4. 在“文件类型”框中,单击“从任意文件中恢复文本”。如果在“文件类型”框中没有看到“从任意文件中恢复文本”,则需要安装相应的文件转换器。安装方法不做赘述;

  5. 像通常一样打开文档。

  此时,系统会弹出“转换文件”对话框,请选择的需要的文件格式。当然,如果要从受损Word文档中恢复文字,请选择“纯文本”,单击“确定”按扭。不过,选择了“纯文本”,方式打开文档后,仅能恢复文档中的普通文字,原文档中的图片对象将丢失,页眉页脚等非文本信息变为普通文字。

  五、禁止自动宏的运行

  如果某个Word文档中包含有错误的自动宏代码,那么当你试图打开该文档时,其中的自动宏由于错误不能正常运行,从而引发不能打开文档的错误。此时,请在“Windows资源管理器”中,按住Shift键,然后再双击该Word文档,则可阻止自动宏的运行,从而能够打开文档。

  六、创建新的Normal模板

  Word在Normal.dot模板文件中存储默认信息,如果该模板文件被损坏,可能会引发无法打开Word文档的错误。此时,请创建新的Normal模板,操作步骤如下:

  1. 关闭Word;

  2. 使用Windows“开始”菜单中的“查找”或“搜索”命令找到所有的Normal.dot文件,并重新命名或删除它们。比如,在Windows XP中,请单击“开始”,再单击“搜索”,然后单击“所有文件和文件夹”,在“全部或部分文件名”框中,键入“normal.dot”,在“在这里寻找”列表框中,单击安装Word的硬盘盘符,单击“搜索”按钮。

  查找完毕,右键单击结果列表中的“Normal”或“Normal.dot”,然后单击“重命名”命令,为该文件键入新的名称,例如“Normal.old”,然后按Enter键;

  3. 启动Word

  此时,由于Word无法识别重命名后的Normal模板文件,它会自动创建一个新的Normal模板。

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