ThinkingRock:最好的GTD软件2——使用方法

步旅 2007-07-11

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ThinkingRock:最好的GTD软件2

GTD, 推荐软件 6月 17th, 2007

不使用Thinkingrock的朋友，也可以看看。因为在处理（Process）部分，弥缝介绍了一些规划行动的方法。大家可以参考一下。
上次弥缝介绍了ThinkingRock（ThinkingRock:最好的GTD软件），希望大家有想尝试一下这款非常非常棒的软件。这里弥缝将介绍如何使用Thinkingrock和一些收集技巧和规划行动的方法。

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打开ThinkingRock后就可以非常清楚的看到它的整个流程其中包括Setup（设置），Collect（收集），Process（处理）和Organise/Review/Do（规划/回顾/做）。弥缝尽量详细的介绍每一步流程和其中的一些技巧和方法。

Setup（设置）

因为Thinkingrock是能多用户使用的，所以大家需要专门建立个人的数据文件。点击Create Data File就可以建立一个.trx的数据文件。数据文件建立后，大家还需要为自己的GTD收集系统设定Contexts（情境）和Topics（主题） 。

Contexts（情境）：情境就是在什么时候，在什么地点时你可以做什么。例子如：在工作，在网上，在购物等等。弥缝的设置如上图，有“@hostel”，“@school”，“@on-line”，“@computer”，“@phone calls”，“@Home”，“@holiday”几项。情境的作用就是让你判断在不同的时候，不同地点时可以分别干什么。

Topics（主题）：主题是用来为行动分类的，就像博客都有Tags，不同的文件会归纳到不同的地方一样。弥缝的分类有“Personal”，“Project”，“Homework”，“Financial”，“Mifengtd.cn”和“Self Study”（说明：弥缝这里的“project”指的是项目作业）。这里你还可以为每一个主题分别设定颜色从而更容易识别。

Collect（收集）

收集需要你把所有环绕在脑海里想要做的，马上要做的和可能要做的事情都放入系统里面，让你的大脑可以自由的创新和工作。收集的想法都会用主题分类。

Process（处理）

收集完成后就进入非常重要的一个环节了——处理。你将一个一个编辑已经收集了的想法，将它们详细化，具体化。首先你要将想法分成这些种类：

是自己永远都不会去做的想法，可以选择删除它们。
以后的某一天可能会去做的，存为Future Items（将来可能做的项目）。
只是信息的想法，存入Information（信息）。
想法需要付出实际行动的，列为Actions（行动）。

其中，行动就是我们需要做的，完成的，然而你还要将行动分为这些种类：

不必要亲自动手，可以交给别人完成的——Delegated Actions （委派行动，参考“5个步骤让你变得更有效率”的第5条）
需要在某时或者某个时间前完成的——Scheduled Actions（预订行动）
尽可能快需要完成的——Do ASAP Actions（尽快完成的行动）

如果一个想法有几个行动需要完成，就要设立project（工程）。工程可以将行动更好的组织和规划，使行动都清晰明了。

见上图，弥缝的这一个想法“写Thinkingrock的介绍日志”，我们先需要考虑它的successful outcome（成果），弥缝列出了“1.介绍了Thinkingrock的主要用处”和“2.介绍了Thinkingrock的使用方法”。这样，弥缝就可以通过参考成果来判断是否需要多个物理行动来完成这个想法。答案是是的（弥缝需要写两篇介绍文章和准备图片），所以弥缝为它建立了一个新的工程“Create a new project”。最后弥缝再判断这个行动是否要尽快完成，答案也是是的，所以弥缝将这一条行动设置成Do it ASAP。

这里，弥缝提供几条关于处理行动的方法：

如果一项行动只需要少于2分钟的时间来完成，那现在就去完成它，然后再继续处理下一个想法。
如果行动暂时还不能完成，或者还不需要完成，但是你想记录它，就可以设定为Inactive。（举例：“写Thinkingrock的使用方法”需要先完成整理图片和写完第一篇介绍日志，所以弥缝先设定成Inactive。）
行动需要尽快完成，设定为Do it ASAP。
行动需要在某时或者某个时间前完成，则为这个行动设定时间（Schedule For）。
行动可以交给其他人完成，选择Delegate to。如果你使用Outlook可以在后面填入别人的email，点击发送就会把你的整条想法和已填的信息都发给他。