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新加坡科技工程有限公司（Singapore Technologies Engineering）的首席信息官张振成 （Teo Chin Seng）表示，只有在存储数据的“内容和意图”能被重新找出来时，大型的存储系统才有存在的价值。张认为信息对于该公司在工程方面的核心竞争力至关重要，因此他更关心的是管理信息，而不是管理存储。存储顶多是ERP系统的一个备份。
张振成说：“如果你将公司的ERP备份数据在线存储了7年，等到需要的时候，你将无法重新激活这些历史数据。为什么？因为你的服务器可能已经进行了两次更新换代，而你的4.6版本的ERP现在已经是2008版。数据都在里面，没有问题，但是不包含有用的信息。”
激活数据
在新加坡召开的一个主题为信息生命周期管理（information lifecycle management，简称ILM）的圆桌会议上，StorageTek南亚公司新加坡和泰国的总经理Ong Chee Beng对张振成的观点表示认同：“这关乎的不是数据存储，而是数据中包含的信息和内容。数据必须对公司有利用价值。电子邮件问题就很有代表性。其数量每年增长45%，而其存储成本每年只下降20%-25%。结果只是为了保存电子邮件，你需要的钱就一年比一年多，而实际上到手的钱能与上一年持平就算幸运！”
历史数据的激活和再利用是个折磨人的问题，张振成对此抱悲观态度。谈到他所在的公司，他表示：“没错，我们存储近7年的数据作备份。但是我一直怀疑，将来你能否在这些陈旧的数据中找到你需要的信息。”
发行Cashcard的新加坡网络支付供应商Network for Electronic Transfers（简称NETS）的首席技术官Lim Khee Ming指出他的公司得保存9年内的交易数据。他解释说：“关于Cashcard业务，9年内我们有法律责任。该卡5年内有效，还有4年的偿还期。”
Lim说NETS使用单写多读（write-once-read-many，WORM）光盘系统进行存储。“我们大多数人都认为把数据统统保存起来就万事大吉，事实并非如此。由于存储的时间跨度长，当我们需要换个存储系统时，当初的存储系统供应商可能已经无法提供支持了。”
几年前NETS更换系统，Lim必须保证数据的顺利转移。“我们提出了各种要求，例如要导出存储的数据。”他说，他们当时使用的是WORM光盘存储，其随机存取的速度要比线性磁带存储快很多。即便如此，数据导出仍然是个缓慢而痛苦的过程。
法定义务
许多法律法规要求公司将数据保存若干年。例如，IT管理者人人皆知的美国的萨班斯·奥克斯利法案（Sarbanes-Oxley Act 2002）。根据该法案，如果上市公司的首席执行官和首席财务官没有报告准确的财务状况，不仅要接受严厉的罚款，还会被抓去蹲监狱。
法案第404款要求，公司要对这些报告进行内部监管，并对内部监管的有效性记录在案，同时进行评估。因为财务报告基于数据和流程的电子化管理，因此公司在信息系统中使用的IT技术会影响公司对财务报告的内部监管。
除此之外，公司还要遵守巴塞尔协议（Basel Ⅱ）这一繁复的法规，其中包括了金融实体进行风险管理的一整套规则。为了量化风险，公司必须向中央银行提供包括信用、运营、市场风险等所有方面的历史数据。
富通银行（Fortis Bank SA/NV）下属的 MeesPierson Asia的IT主管Poon Kit Meng说：“作为一家欧洲银行，我们受限于巴塞尔协议。如果在信息管理报告方面，我们没有达到某些标准，央行会调高我们的资本资产比率，没人喜欢这样。”
他表示，面对紧迫的信息上报要求，许多银行根本应付不过来，因此报告的截止时限由年末调至次年年中。Poon说，令人啼笑皆非的是，现在欧洲各央行正经历信息过载（overload）。“他们要的东西很多，我们搞不清他们具体要什么，就把所有东西都给他们。”
防止过载
新加坡T-Systems公司是一家系统服务提供商，其业务性质要求大量数据存储。其南亚区IT运营副总裁齐内安（Christoph Zilian）说：“目前的存储量达到了5.2PB。”1PB等于一百万GB。
但是，他的公司不希望无谓地制造更多数据，要鼓励大家不要多次制造同样的数据，如将一封带有1MB附件的电子邮件发给公司里的20个人。这意味着电子邮件服务器要存储20MB的数据，而实质性的内容只有1MB。
T-Systems提出三步走的方法来解决电子邮件过载问题：第一，建立使用公司电子邮箱的行为规范，例如删除不重要或私人性质的内容。第二，持续培训。不要想当然地认为人人都知道如何使用电子邮件和附件。另外，提醒他们除了电子邮件，还有其他沟通方式，如电话。第三，发路径，而不是附件。T-Systems引入了一个全面整合的文件平台，以容纳其巨大的项目文件。该平台具有文件版本控制功能，因此服务器上一个文件只有一个版本。当你要提到某个文件时，发链接，而不是把整个文件作为附件上传。
引入了这项改进后，齐内安说：“突然间，我们的存储空间使用量锐减30%。”公司的正式业务伙伴凭密码也可以获取这些文件。
Bok Hai Suan是系统集成公司NCS的信息系统部门的总监，他认为，要确定哪些电子邮件应该保存，确实不容易。
Bok说：“如果公司的销售人员通过电子邮件同意为客户做某件事，只要客户手里有这封电子邮件，公司就承担相应法律责任。”所以行事谨慎的公司会保存所有邮件。
Bok的方案是为公司确立信息政策。从业务的角度看数据问题，该政策试图确定数据该存储多长时间，存储哪些。要考虑的其他方面还包括风险管理和公司治理的要求。“进行深度计划之前，我们会全面、细致地审查是否有了足够的存储。我们可不想等到发现存储不够时，再去花钱买更多的存储空间。”
Poon建议公司的信息管理政策应该由一个执行委员会来主导。他认为，信息管理的责任不在IT部门，而在公司高层。
并非万能
信息生命周期管理（ILM）是IT治理的一个方式。Ong称是StorageTek公司在三年前发明了这一术语，但也认为ILM不是万能药。“我们认为ILM还在改进。有些客户几年来一直在进行ILM，而且效果不错。但还有很多客户觉得ILM有些名不副实。ILM的关键在于以合理的成本将数据和信息安置在合适的地方。”
他提醒说，成本失控的危险是存在的。“如果你要随时读取5.2PB的数据，你就要把这些数据保存在主存储系统内，并且每天或者每月进行备份。5.2PB到最后就放大至原来的若干倍。大家可能都皆大欢喜，只有客户例外。因为客户需要为高成本存储买单。”
Ong进一步解释说：“如果5.2PB的数据中，有10%包含了目前而言很重要、有价值的交易数据，那么你必须判断其他的90%是否同样重要、有价值。如果这90%仍然重要，但在特定时候没有价值，那么将所有数据都存储在主存储系统内并进行多份备份的做法，就值得商榷。”
新加坡National Healthcare Group的首席信息官Linus Tham从医疗保健行业的角度指出，该行业的IT应用存在某种程度的滞后。在该行业其实并不存在ILM，因为“在许多方面，IT对我们而言都是新事物”。受纸质文档传统的影响，数字化信息都要打印出来。例如，现在X光影像都是数字文档，但为了存档还要出胶片。
Tham表示：“我们下一个方案要让医生在网上完成文档处理，不再使用纸质文档。因此我们正在将所有信息数据化。难点在于，过渡要顺利，成本要合理。”医疗行业的两类重要信息，处方信息和化验结果，正在进行数字化。Tham将此类信息归为“可处理”数据。这些信息不像医生的临床记录那么零散。“面对这些数据，我们如何将其组织在一起？如何应用于临床诊断？如何总结出最佳实践的规则？这才是我们努力的方向，而不是从生命周期的角度进行数据管理。”
Tham说数字化也会带来潜在的风险。新模式采用后，可处理数据都以电子文档呈交医生，同样医生会给出电子指令。该模式的前提是流程中执行指令的人能共享同样的数据。但是，系统出问题时会怎样？没有了纸质记录，你又不能告诉医生：用老办法，把你的指令写在纸上吧。
“这样的情形要求我们重新审视系统的稳定性。所以我们会告诉大家，数码文档和电子邮件的管理很重要，但是纸质文档也同样不可忽视，”Tham补充道。
最后，与会的IT经理形成共识：数据存储要安全，要便宜；不管数据多“老”，都要能轻松找到，能派得上用场。此次会议的主持人John Liu是MIS Asia杂志的编辑，他指出：“我们必须要注意数据的转移和存储，同时我们要让存储的数据能有利用价值。”
从数据到信息，再从信息到知识，正是这些转化让更合理、更快速的管理决策成为可能。这其实也就是公司内IT存在的目的。
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