使用 SharePoint 列表（第 2 部分） - 帮助和使用方法

适用于
Microsoft Windows® SharePoint® Services 技术

本教程将教您如何查看基于 Microsoft Windows SharePoint Services 的列表中的信息。这是两部分教程的第二部分。在第一部分 使用 SharePoint 列表（第 1 部分）中，您已经学习了创建列表、添加栏以及添加新列表项目的基本步骤。在学习本教程之前应该先学完第 1 部分。

在此教程中，您将继续使用工作组访问 Trey Research 的示例，来学习如何对列表项目进行排序和筛选，以便可以更轻松地查找和管理信息。您还将学习如何创建视图，以便可以指定更高级的显示设置并保存设置。

目标

在学完本教程后，您将知道如何：

• 基于一栏中的数据对列表进行排序
• 筛选列表
• 创建列表的自定义视图

按栏对列表进行排序

您可以使用列表或库的任何栏对项目进行排序。在下面的步骤中，您将对本教程第 1 部分中创建的任务列表进行排序，排序依据是负责任务的工作组成员。

对列表进行排序

1. 转到前面创建的任务列表（如果尚未转到该列表）：在顶部链接栏上，单击“文档和列表”。在“文档和列表”页上，单击任务列表的名称（在本示例中为“Trey Research 访问任务”）。
2. 单击“分配对象”栏标题。

 注释   如果要反转排序顺序（升序或降序），请再次单击栏的名称。栏名旁边的箭头表明排序的方向。

筛选列表

筛选是一种快速而容易的方法，用来查找和处理列表或库中项的子集。筛选后的列表只显示符合您为某栏指定的条件的行。与排序不同，筛选不重新排列项目。筛选隐藏您不想显示的行。在下面的步骤中，您将筛选任务列表以便只显示与旅行计划有关的项目。

筛选列表

1. 转到前面创建的任务列表（如果尚未转到该列表）：在顶部链接栏上，单击“文档和列表”。在“文档和列表”页上，单击任务列表的名称（在本示例中为“Trey Research 访问任务”）。
2. 在工具栏上，单击“筛选”。

   每个栏上面都会出现一个下拉列表，其中包含了该栏的所有值。

3. 单击“区域”栏的列表，然后单击“旅行计划”。

   

   您可以继续应用其他筛选器，直到仅显示所需项目为止。要删除筛选器，请单击筛选栏的下拉列表中的“全部”。其他筛选器不受影响。

关于自定义视图

使用视图，能够轻松地以各种方式查看信息。您可以在列表（例如，“通知”、“联系人”等）中使用视图，也可以在库、调查和讨论板中使用它们。

在创建视图时，在显示列表的页的“请选择视图”部分中会添加指向视图的链接。指示符用于标记活动视图，如下所示：

您可以创建自定义视图来执行以下一项或多项操作：

• 按一组条件进行筛选
• 按特定顺序排序
• 隐藏或显示栏
• 基于列表数据对信息分组
• 显示栏的小计
• 将包含日期信息的列表显示为日历或表

例如，您可以创建包括筛选器的视图，而不必每次转到特定列表时都应用同一筛选器。要查看筛选后的信息，您可以单击指向所创建视图的链接。您甚至可以使新视图成为默认公共视图，以便在您的工作组成员转到显示列表的页时，能够自动看到筛选后的信息。

视图类型

在本教程中，您将创建属于每个用户、按区域排序的项目的公共视图。所有用户都可以查看和使用此视图。您还可以选择创建个人视图。其他网站用户只能看到公共视图以及他们自己的个人视图。

您将创建一个标准视图（与数据表视图或日历视图相对）。标准视图按您指定的方式显示列表信息。您可以从任何支持的 Web 浏览器查看和使用列表数据。标准视图不要求在计算机上安装特殊软件。在标准视图中，一次可以筛选、更新、添加或删除一个项目。

数据表视图要求您安装与 Windows SharePoint Services 兼容的数据表程序，例如 Microsoft Office 2003。使用数据表程序，您可以快速添加、删除和更新列表项，就像在电子表格程序（例如 Microsoft Excel）中一样，而不必切换到某个单独的程序。

另一种视图类型是日历视图。如果列表包括带有日期的栏，则可以创建将列表显示为日历的视图。此功能允许您创建自定义列表，可以作为标准表格式视图或作为日历查看该列表。您可以在这两种视图之间快速切换。

创建视图

在下面的步骤中，您将创建一个显示按区域分组的任务的视图。当您的工作组成员使用此视图时，他们将看到自己的、按区域分组的任务。

创建视图

1. 转到前面创建的任务列表（如果尚未转到该列表）：在顶部链接栏上，单击“文档和列表”。在“文档和列表”页上，单击任务列表的名称（在本示例中为“Trey Research 访问任务”）。
2. 单击“修改设置和栏”。
3. 在“视图”下，单击“创建新视图”，然后单击“标准视图”。
4. 在“创建视图”页的“名称”部分中，键入“我的区域任务”。
5. 在“访问者”部分中，单击“创建公共视图”。
6. 在“栏”部分中，选择在此视图中显示的栏。请选择以下栏并清除其余栏：
   • 附件
   • 标题（链接到带编辑菜单的项目）
   • 状态
   • 优先级
   • 截止日期
   • 完成率
   • 区域
7. 右侧的编号表明每个栏的位置。

   

   假定“优先级”栏和“区域”栏对您很重要。您希望它们的显示位置更靠近视图的左侧（而不是右侧）。请更改编号以便这按下面的顺序显示栏：

   栏	顺序
   附件	7
   标题（链接到带编辑菜单的项目）	1
   状态	5
   优先级	2
   截止日期	4
   完成率	6
   区域	3

8. 在“筛选器”部分中，单击“只有在以下条件为真时才显示项目”。
9. 在第一个“栏”菜单中，单击“分配对象”。
10. 将第二个菜单设置为“等于”。
11. 在第二个菜单下面的文本框中，键入“[本人]”。

    在此处键入“[本人]”会将任务分配给当前用户，因此您工作组的所有成员都可以使用相同视图，且仅看到自己的项目。完成设置后，视图应如下所示：

    

12. 单击“分组依据”旁边的加号 (+) 以展开“分组依据”部分。
13. 在“分组依据”部分中，在“主要分组依据”下的列表中，单击“区域”。
14. 选择“按升序顺序显示项目”或“按降序顺序显示项目”。
15. 在“默认情况下，分组显示方式为”下，选择“展开”。

    展开的分组显示分组标题和所有项目。折叠的分组仅显示分组的标题。

16. 在页的底部单击“确定”。
17. 在“自定义 Trey Research 访问任务”页上，单击“返回‘Trey Research 访问任务’”。

 注释   您可以随时单击“编辑视图”页底部的“删除”来删除视图，但不能删除列表、文档库或讨论板的默认视图。要删除当前的默认视图，请将另一视图设置为默认视图，然后删除原始默认视图。

建议的后续步骤

祝贺您学完了本教程！您已经学习了使用列表和视图的基础知识，下面是对其他任务的一些建议，您可以尝试完成这些任务以了解 Windows SharePoint Services：

• 学习如何为 SharePoint 网站管理用户和设置权限  完成教程 为基于 Windows SharePoint Services 的网站管理用户和指定权限
• 学习如何使用 Web 浏览器自定义 SharePoint 网站  完成教程 在 Web 浏览器中自定义 SharePoint 网站
• 学习如何更改“快速启动”栏  阅读文章 使用 FrontPage 2003 更改 Windows SharePoint Services 快速启动栏。
• 学习如何将列表移动到电子表格  阅读文章 将 SharePoint 列表导出到电子表格中。
• 测验您的知识  做一个测验以确定您是否是 Windows SharePoint Services 高手。

在学完本教程后，您可以删除练习网站，以免浪费服务器资源。（您必须是网站的“管理员”网站用户组的成员，才能删除它。如果您不是“管理员”网站用户组的成员，则可以让为您创建此网站的人员删除它。）

删除网站

1. 在网站的顶部链接栏上，单击“网站设置”。
2. 在“网站设置”页上，单击“转到网站管理”。
3. 在“网站管理”页的“管理和统计”部分中，单击“删除此网站”。
4. 在确认页上，单击“删除”。

 注释   文中提及的示例公司、组织、产品、域名、电子邮件地址、徽标、人员、地点和事件均属虚构。无意联系任何真实的公司、组织、产品、域名、电子邮件地址、徽标、人员、地点或事件，且不应作出有此类联系的推断。