既然Word不是万能的,我们为什么不进行多一些的选择呢?进入Word“文件”菜单中的“另存为”命令,选择所要使用的文件类型吧。 TXT 无论是发送简历还是别的事务性邮件,如果不需要特殊字体或者格式,还是把纯文本复制粘贴到邮件里为妙。对方可以直接阅读邮件内容,节省了打开Word的时间,也杜绝了一些安全隐患。 HTML 把Word文档另存为网页格式,可以直接用浏览器把文件打开,或者发布到网上,在不同的地点方便地查看。但是,每个系统对于HTML的显示并非完全一致。如果对文档的版式要求很高,最好还是使用RTF或PDF文档。 RTF 这个文件格式你可能不太熟悉。但如果要把PPT转化成文字,就得另存为“大纲/RTF文件”。打开这个转换后的RTF文件,PPT每张幻灯片的文字结构基本原汁原味地保存了下来。RTF(Rich Text Format)是文字处理软件交换文档的标准格式,如果文档包含了特殊格式,而又需要接收者能够编辑,可以选择RTF文件来代替Word文件,大部分的文字处理软件都可以读写这种格式,虽然不会精确再现文档的排版,但定义排版方式也基本可以满足要求。 PDF 如果你要发送一个包含了大量格式的文档,但并不希望接收者轻易修改和编辑,可以考虑PDF文件,Word并不能直接用来查看PDF,可用其他专用软件查看。在某些配置好了的系统上,也可以用打印命令来产生PDF文档。下载安装一个小插件Save As PDF and XPS,Word 2007就能直接发布成PDF文件了。 每天和文档打交道,你是否知道Word等文字处理软件把“写作”和“排版”任务进行了混合?其实,把写作和排版适当分离,使用更加标准的、有效率的格式文档。可以避免很多问题的发生,让工作更高效。