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OFFICE精英俱乐部

2007-10-15  黄金屋
■Word2003:巧查ASCII代码
如果临时要查某个字符的ASCII代码,手头又没有字符代码对照怎么办?其实可以用word来查看字符的ASCII代码。这里以查@为例,定位光标于字符 右边,按下组合键Alt+X,原来的@就变成了“0040”,这个0040是16进制的,需要把它转换成十进制。调出系统自带的计算器,转换后得到 0064,它就是我们通常所说的ASCII代码。
■word2003:快速输入学生信息
在输入学生的相同信息时,如性别,有个快捷的方法:首先按住Ctrl键,在所选择的单元格上拖动或单击,这样就把所有性别为女的单元格选中了。
接着输入一个“女”字,然后按组合键Ctrl+Enter,就可以一次输入所有相同的性别。同样的道理,就能一次性输入所有学生的信息。
■word2003:调整汉字与字母的间距
用word编写文章时,中文和英文之间会有一小段空格隔开,这是因为word会自动调整中、英文间的间距。如果想关闭该功能,方法如下:首先选中全文,单 击“格式→段落→中文版式”命令,在“中文版式”选项卡中,取消“字符间距”设置框下面的“中、英文间自动调整间距”和“中文、数字间自动调整间距”选项 左边复选框中的钩即可。
■Word2003:快速排序文字
办公中,不时会碰到对人员名单或产品名单按照拼音或日期进行排序的情况。最简单的方法是首先选中要排序的文字,然后点击word菜单栏上的“表格-排序” 命令,在弹出的对话框中,可以选择“拼音”或“日期”,接着选择按照“升序”还是“降序”进行排序,选好后单击“确定”即可快速排序文字了。
■Word2003:重复打印多页表格标题
在日常办公中,我们经常要用word制作一些具有相同标题的多张同样表格,如果在每页都制作一个相同标题,就会大大降低办公效率。
首先选中表格的标题行,选择“表格”菜单下的“标题行重复”命令,这样,当你预览或打印文件时,就会发现每一页的表格都有了相同的标题。使用这个技巧的前提是表格必须是自动分页的。
■Word2003:撤消自动套用的格式
在写文章时,会经常出现一些自动套用格式的现象,如自动编号、自动缩进等。如果快速撤消这些自动套用的格式呢?使用快捷键是一个较快的办法,操作如下: 1、将光标定位在段落的末尾,按下快捷键Ctrl+Q,可以去除段落的附加样式;2、回车后自动套用了格式,按下快捷键Ctrl+Z,可以即时撤消套用的 格式。
■Word2007:制作个性化的艺术字
首先将光标定位到要插入艺术字的地方,单击“绘图”工具栏中的“插入艺术字”图标按钮,在弹出的对话框中为艺术字选择一种样式,单击“确定”按钮后将弹出“编辑艺术字文字”对话框,在此输入要插入的艺术字(如鲜花),并设置好字体、字号和格式,然后单击“确定”按钮即可。
接着为艺术字插入一张鲜花的图片后,单击“绘图”工具栏中的“三维效果样式”图标按钮,为艺术字选择一种三维效果样式。右键单击工具栏的空白处,选择“自 定义”命令,在弹出的对话框中的“工具栏”选项卡里面,勾选“三维设置”复选框调出“三维设置”工具栏,这里可以对艺术字进行更多的设置。
■Word2007:阅读版式下修改文字
在阅读长篇word文档时,很多用户都喜欢采用阅读版式视图,但在word2007中该视图模式下默认是不允许键入、修改的,如果阅读中途需要编辑文字, 就不得不回到传统的“页面视图”模式,这对用户来说太不方便了。其实,只要在“阅读版式视图”界面右上角点击“视图选项”并选择“允许输入”即可。
■Word2007:实用的诊断程序
在word2007上运行诊断功能,比较适合进行初步检查。点击左上角office按钮,依次点击“word选项-资源-诊断”,在弹出窗口中选择“继续”按钮,在随后弹出的窗口中点击“开始诊断”按钮即可。这里能进行磁盘诊断、兼容性诊断、安装程序诊断和内存诊断。
■Word2007:直观的计算
日常办公中,总要计算一些既有加减又有乘除的长算式。“计算器”工具可以完成这个工作,但是无法直观地显示我们输入的算式是否正确,是否少算或多算一个数字。Word文档能满足这个要求,既能实现计算功能,又能直观显示。
打开word文档,按组合键Ctrl+F9,会在光标处出现一个有灰色底纹的大括号,首先在大括号里输入“=”等号,然后将全部算式输入,核对无误后再按F9键,即可得到计算结果。这里的计算方法跟普通算式一样,采取先乘除后加减,小括号内的算式优先计算。
■Word2007:精确移动文字块
用word进行文档编辑时,经常需对某行或某段文字位置进行调整,当然采用鼠标拖曳或者“剪切粘贴”的方式进行移动是可以的,但在超长文档中操作却比较麻烦,其实可以利用F2功能键来进行精确移动。
先选中需要进行精确移动的文本内容,再按下键盘上的“F2”键,此时屏幕左下角状态栏中会显示“移至何处?”的提示,接下来将光标定位到移动目的地,按下回车键即可快速完成精确移动。
■Word2007:快速定位光标
当打开wps文档时,光标会自动定位到上次存盘时的位置。不过word却没有直接提供这个功能,但当我们打开word文件后,按下Shift+F5时就会发现光标已快速定位到上次编辑时的位置了。
■word2007:去掉烦人的“粘贴选项”
在word2007中,当进行复制、粘贴操作时,总会出现一个“粘贴选项”浮动图标,它会提示我们是需要“保留源格式”、“匹配目标格式”还是“仅保留文 本”,如果你很少使用它,可以选择“设置默认粘贴”,在弹出的“word选项”界面中滚动到“剪切、复制和粘贴”功能组,取消“显示粘贴选项按钮”的勾选 即可。
■word2007:快速输入中文省略号
许多人都以为在word中,只能切换到英文输入法状态下才可输入省略号。如果点击键盘上的“.”键,只能输入中文标点符号中的句号而非中文的省略号。其实在中文输入法状态下只要同时按“Ctrl+Alt+.”组合键,即可快速输入省略号。
■Excel2003:批量转换全/全角
在输入大量数据时,如果不小心出现了全、半角混杂的情况怎么办?有个简单的方法可以快速修改,操作如下:先将Excel中数据复制到一个word文档中,然后单击“格式-更改大小写”,在弹出的对话框中选择“半角”,再单击“确定”按钮。
接着再把word文档中的数据复制到Excel后,单击“编辑-选择性粘贴”,在弹出的对话框中,选择“文本”,单击“确定”按钮,原来全、半角混杂的数据就已经都变成了半角。
需要注意的是,在Excel中进行选择性粘贴时,一定要选择文本方式,否则粘贴的数据将以科学计数方法显示。
■EXCEL2003:准确设置行间距
Excel没有提供设置行距的功能,但利用“拼音指南”却可以让我们在Excel中轻松设置单元格汉字的行间距。首先选中需要设置行间距的单元格,依次单击“格式”菜单中的“拼音指南”,选择“显示或隐藏”命令,此时单元格间的行间距会变大。
如果想准确调整行间距,可再次选择“拼音指南”中的“设置”命令,打开“拼音属性”对话框,切换到“字体”选项卡,把字号设置大一点,确定后行间距就会相应增大,反之则减小。
■Excel2007:强大的条件格式
在进行报表和数据处理时,面对大量的单元格数据,我们总是希望能更加醒目地区分出来。在Excel2007新增加了功能更强大的条件格式功能。确保在“开 始”面板下,选中需要进行突出显示的单元格,例如某些不符合条件的单元格,点击“条件格式”图标后在下拉菜单中找到“图标集”,在“图标集”里可以找到许 多非常形象化的图标,选择一个图标即可完成单元格设置。
■Excel2007:在保存窗口左侧添加默认文件夹
在Excel2007的保存窗口左侧中,不想保存在“我的文档”中,又不愿意去找常用的文件夹,怎么办?其实可以在保存窗口左侧添加常用的文件夹,方法如 下:打开excel2007,点击左上角office按钮,选择“另存为”命令,在弹出的“另存为”窗口中选择常用文件夹,然后在左侧点击右键,选择“添 加‘1’”(假设1就是常用文件夹)就在末尾新增了一个默认保存位置,最后选中新添加的文件夹并点击右键,选择“上移”命令置顶即可。
■EXCEL2007:“冻结窗口”填写表格
在填写大型表格时,往往需要填写好几个面页,一个屏幕显示不了全部内容。但是在填写单元格数据的时候,我们经常需要对照首行或首列来填内容,用滚动条上下或左右查看很不方便。
这时,我们可以使用“冻结窗口”这一功能来固定首行或首列,这样首行或首列的内容就一直显示在屏幕上。具体操作如下:在EXCEL2007的“视图”中点击“冻结窗口”,选择“冻结首行”或“冻结首列”即可。
■EXCEL2007:快速隐藏Excel中的部分数据
在Excel中经常遇到某行或某列中部分数据不能够被删除而需要隐藏的情况,我们不能选中整行或整列用“隐藏”命令将它隐藏,因为会隐藏到其他不需要隐藏 的数据,那么我们可以选中这些需要隐藏数据的单元格,右击执行“设置单元格格式”命令,然后切换到“自定义”选项卡,在“类型”输入框中输入三个分号 “;;;”,确定后即可隐藏数据。
■EXCEL2007:快速筛选出背景色一样的单元格
用Excel进行报表或者数据处理时,经常要为某些特定的单元格调背景色,以便于区分,要把同一背景色的单元格筛选出来进行查看或者处理,在Excel2003中操作是非常麻烦的。
如果使用Excel2007就简单了,选中需要进行筛选的列(行),点击功能区的“排序和筛选”按钮,在下拉菜单中选择“筛选”执行筛选,点击行(列)的 第一个单元格的筛选下拉箭头,选择“按颜色筛选”并选择某个颜色即可快速将这种颜色的所有单元格筛选出来。此外,利用同样的方法还能将同一背景颜色的单元 格进行排序。
■PPT2007:去掉自动预览
为了让演示效果更好,人们会在制作幻灯片的时候添加一些效果,例如为某一段文字或图片添加进入、强调、退出等等效果后,Powerpoint2007会自动预览效果。但是对经常使用powerpoint2007的朋友来说,这个功能会降低工作效率。怎么关闭这个功能呢?
首先单击“动画”选项卡,找到“动画”功能组,单击“自定义动画”按钮,这时在工作区域的右侧将会出现“自定义动画”窗格,在此窗格最下方,有一个“自动预览”复选框,去掉“自动预览”前面的钩,powerpoint2007就不会自动预览了。
■PPT2007:在宽屏上完全显示
由于宽屏液晶显示器的普及,购买的人也越来越多,在宽屏上用PPT的时候,演示文稿会在宽屏显示器中呈现收缩状态,两侧各自暴露无遗出一块黑边,这样就相当难看。
其实office2007组件中的Powerpoint就提供了对16:9宽屏的支持,这个功能就可以充分利用宽屏显示器的纵横比特性,更逼真地显示并排的素材,更生动地呈现图形和图像,从而真正发挥宽屏显示器的优点。
首先切换到“设计”选项卡,点击“页面设置”打开对话框,在“幻灯片大小”下拉列表框中选择“全屏显示(16:9)”或“全屏显示(16:10)”,后者是宽屏笔记本常见的纵横比,选择完成后单击“确定”按钮即可生效。
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■Word2003:快速输入ABCD
在使用word制作有四个选项的选择题的试卷时,在第一个选项前输入Z,在第二个选项前ZZ,在第三个选项前输入ZZZ,在第四个选项前输入ZZZZ。然 后在试卷制作完成后,使用“查找替换”功能先后把zzzz、zzz、zz、z分别替换成A、B、C、D(注意此处的先后顺序不能反)。
■Word2003:巧妙插入工具栏上按钮图标
在word的文档中,我们如果要插入工具栏上的按钮图标,可以用如下方法:单击“工具”菜单中的“自定义”命令,调出自定义对话框,在保证自定义对话框不 关闭的情况下,在要插入的图标按钮上单击右键,选择“复制按钮图像”命令,接着关闭“自定义”对话框,将光标定位到要插入图标的地方,单击右键选择“粘 贴”即可。
■Word2003:用定位快速填表
如果word文档里面有多个表格,分布在不同的页面,拖曳滚动条寻找各个表格速度慢,还容易遗漏需要填写的表格。这时不妨使用word自带的定位表格功能,执行“编辑-定位”命令,在“定位目标”中选择“表格”项,然后点击“下一处”按钮就可以依次找到要填写的表格了。
■Word2003:隐藏图片加速屏幕滚动
浏览较长的word文档时,我们经常需要滚动屏幕,如果该文档中包含的图片过多,会影响滚动速度。此时可以用如下方法操作:在页面视图中点击“工具”菜单 中的“选项”命令,然后单击“视图”选项卡,接着选中“图片框”复选框,去掉“图形”复选框前的钩即可隐藏图片。若要显示图片,使用相反操作。
■Word2003:附带背景的打印
有时候,需要把word文档中的背景了附带打印出来,这个是如何实现的呢?方法如下:在打开的文档中点击“文件→打印→选项”,在弹出的打印对话框中,勾选“背景色和图像按钮”,点击“确定”即可。
■Word2007:清除显示的文档信息
Word2007文档显示了许多信息,其中可能包含了不希望他人看到的内容,在公共计算机上操作时,用户尤为如此。此时可以右击,打开属性窗口,切换到 “详细信息”选项卡,单击对话框底部的“清除属性和个人信息”按钮,在随之弹出的对话框中选择“创建已删除所有属性的副本”,确认后即可创建一个适合共享 的属性,但仍然会保存文件的原始版本及其所有属性,此时也可以选择“从此文件中删除以下属性”,这样就能有选择的只删除某些不需要的属性项。
■Word2007:Alt键的妙用
在word2007中,只要按一下Alt键,菜单栏上的按钮或菜单项就会显示各自的快捷方式,再按一下Alt键又消失。根据图示按下对应的字母或字母加上 数字键显示相应的快捷键,例如想要显示“开始”菜单下各分支的快捷键,先后按下Alt、Y及数字1键,之后再根据需要选择相应操作即可。
■Word2007:快速调用其他office程序
使用word办公的时候,经常要与powerpoint、excel协同工作,但每次都要通过“开始”菜单来运行,非常麻烦。其实我们可以依次单击 “office按钮→word选项”,切换到自定义页面,在“从下列位置选择命令”中选择“不在功能区中的命令”,双击找到的powerpoint、 excel等将它们添加到右侧列表,并调整显示的顺序,单击“确定”即可从word快速访问工具栏访问了。
■Word2007:好用的“格式刷”快捷键
“格式刷”是一个很有用的功能,单击可以复制一次格式,双击则可以无限次复制格式,从而免去了重复设置格式的烦恼。Word2007为“格式刷”自动分配的快捷键是“ctrl+shift+C”。
使用时首先选中带有格式的文字,按下快捷键“ctrl+shift+C”复制格式到剪贴板,接下来再选中需要应用此格式的文字,再次按下“ctrl+ shift+V”粘贴格式,然后就可以生效了,与我们熟悉的ctrl+C、Ctrl+V相比较,就只是增加了一个“shift”键而已。
■Word2007:公式色彩随心定Word2007将所有公式均看作字符,因此我们可以像对待字符一样,随心定义公式中各部分的颜色、大小等。这里以输入彩色公式“x-b=2a”为例,方法如下:
首先,输入公式,接着按“ctrl”键,选中字符“x”、“-b”点击右键,选择“字体”,在“字体颜色”中选择红色,点击“确定”即可。同理,“2a”设置为“黄色”。此外,还可以点击加粗按钮“B”将公式加粗,以增强显示效果。
■Word2007:快速输入中文省略号又一招
在Word中快速输入中文省略号的方法除了使用组合键“ctrl+Alt+.”外,其实还有一种更便捷的方法。使用组合键“shift+6”,在中文状态下输入“^”就是省略号,而且一次就是6个点,十分方便。
■Word2007:禁止自动插入空格
在有中文和全角符号混排时,如果将临近全角符号的汉字和符号删除后,word会“智能”地在删除全角符号的位置插入一个空格,使得版面看起来很不舒服,这是word的“字符调整”造成的。那如何来解决这个问题呢?
点击左上角的“office”按钮后找到“word选项”,打开选项对话框,切换到“高级”选项卡下,在右边窗格中找到“使用智能剪切和粘贴”,点击“设置”按钮打开“设置”对话框,去掉“个人选项”下的“自动调整语句和单词间距”前的勾选,点击“确定”即可。
■EXCEL2007:文本型数字也能参与运算
在公式中引用文本型数字的单元格时,这些单元格将不参与运算,通常我们用Value函数先将它们转换为数值型然后再进行运算。其实不用Value函数,只 需将公式中的文本型数字的单元格与0相加(或相减)或与1相乘(或相除)就可以使其参与运算了。假设B5单元格中为文本型数字,那么用公式“=sum (B5*1,c5)”就可以替换“=sum(value(b5),c5)”进行运算了。
■EXCEL2003:制作能够自动更新标题日期的工作表
在日常处理数据工作中,一般习惯于通过在一些已有的模板或者工作表基础上,创建新的文件来提高工作效率。但是使用这些源文件时,往往会修改其中的一些不适合内容,特别是这些文件的标题中包含的日期,如2007年4月份各部门交接商品明细表,而到5月份时则必须进行修改。
针对这个问题,可以在存储标题的单元格输入以下公式:=YEAR(TODAY())&”年”&MONTH(TODAY())&”月份各部门交接商品明细表”,这样在5月份打开表时,标题中的日期会自动更新为新年份、月份,而不会出现错误了。
■EXCEL2003:在同一单元格内应用不同格式
在编辑excel时,可能需要将同一个单元格内的不同部分应用不同的格式,但是一般情况下只能应用一种格式。对于这种情况,可以采取下列方法:首先确定单 元格中内容是不是“文本”型,如果不是则右击单元格,选择右键菜单中的“设置单元格格式”命令中的“数值”选项卡,将此单元格设置为“文本”型。然后选定 单元格中需要修改格式的部分内容,按下“ctrl+1”组合键,即可弹出“单元格格式”对话框,就可以任意设置选定内容的字体、颜色等格式了。
■EXCEL2003:巧妙移动表格行
在编辑表格时,有时需要调整表格行的位置。下面介绍两个比较实用的方法,假设要把工作表的第9行移到到第5行,操作如下:
方法1:选中第9行,把鼠标指向第9行的上边缘,当指针变为双十字箭头(这是移动指针的形状)时,按住“shfit”键,同时按住左键向上拖动鼠标。如果 是要向下移动,请向下拖动鼠标。在拖动过程中,会出现一条虚线,当虚线到达第5行上边缘时,屏幕上出现“5:5”的提示。此时,松开鼠标左键,即可完成行 移动。
方法2:将插入点置于第9行的任意一个单元格内。按住“alt+shift”组合键,然后按“↑”键可使该行在表格内向上移动,按“↓”键可使该行向下移动。
■EXCEL2003:让数值的单元自动输入
在记账时,经常要在固定的表格中输入“X张”、“Y把”和“Z套”等物品单位,每次输入数值后还要再输入单位,实在累人。下面介绍一个简单方法,操作如 下:首先选中需要输入数据的单元格区域,接着单击“格式→单元格”命令,在弹出的对话框中切换到“数字”选项卡,选中“分类”列表中的“自定义”项,然后 在“类型”中输入:“[=1]G/通用格式”张”;[=6]G/通用格式”把”;G/通用格式”套””,最后单击“确定”按钮即可。
■EXCEL2007:筛选后的复制粘贴
在excel2007中,有时需要把筛选后的数据复制粘贴到另一个表中,但是粘贴时发现结果并不是筛选出来的数据,而是所有的数据。这个问题可以用下面三个方法来解决。
方法1:进行两次以上的筛选操作,筛选操作可以是同一列或不同列。只进行一次筛选操作,表面上选择的是筛选后的数据,其实包括了未筛选的全部数据。所以我们在筛选后进行复制粘贴时,有时是筛选后的可见数据,有时是全部数据。
其实是可以判断复制后的数据是筛选后的还是全部的:如果复制后许多行都有闪动的波纹线,就是筛选后的数据,如果只在所选数据的四周出现闪动的波纹线,就是全部数据的。
方法2:筛选后选择需要复制的区域,选择“开始→查找和选择→定位条件→可见单元格”,再进行复制粘贴,就是筛选后的内容了。
方法3:筛选后选择需要复制的区域,同时按下“alt”和分号键,再复制粘贴即可。
■EXCEL2007:轻松实现简繁转换
在word2003中自带了简繁转换功能,可以方便地实现简繁转换,但excel2003却没有提供类似的功能,给部分用户带来不便,不过现在的 excel2007提供了简繁转换功能。打开要转换的excel工作表,单击工具栏中的“审阅”按钮,然后单击“简繁转换”即可。
此外,本技巧同样适应于office2007的其他组件,如powerpoint2007和access2007。
■EXCEL2007:一次关闭所有的工作簿
如果同时打开多个工作簿并进行了操作,退出时会出现一个对话框,上面有三个按钮:“是”、“否”、“取消”,如果退出时都不保存,一个个地按“否”显得太 麻烦。其实有更简便的方法,直接单击excel主程序窗口右上角的“×”,关闭excel程序,在出现提示对话框时,按住“shift”键,选择“否”。 这样只点一次就可以关闭所有的工作簿了。
Word2003:快速删除页眉横线
在编辑word文档时,常需要在文档中添加页眉页脚,但此时word会自动在文字下方加一横线。我们想去掉这根横线,有两种方法可快速删除页眉横线。
方法一:双击页眉区域,出现页眉编辑虚线框,在菜单“编辑→清除”下找到“格式”项,单击,则页眉中的横线消失,只留下文字信息。想要恢复横线,点击“编辑”菜单的撤销键入即可。
方法二:双击页眉区域后,点击“格式→边框和底纹”,在“边框”标签页中的左侧的边框“设置”中点击“无”,在右边找到“应用于”组合框,选择“段落”,点击“确定”命令按钮,则页眉中的横线消失。
Word2003:调整插入数学公式引起的行间距增大
有时候我们要在word文档中插入数学公式,此时你会发现,即使你插入的是单行的公式(即:公式中不包含分式或上、下标等多行的模板),这一行和其他行的行间距也往往要比其他部分大很多,显得很不美观。
如果你插入的是单行的公式,而且设置了统一的行间距仍不能使行间距恢复正常,可以按下面的方法调整:依次点击菜单“格式→段落”,打开“格式”对话窗口, 选择“间距和缩进”选项卡,在间距一栏里取消“如果定义了文档网格,则对齐文档网格”复选框前的对勾。点击“确定”后一般就可以恢复正常的行间距了。
只用office2007脱机帮助
时下,许多朋友都已经用上了office2007。在它的任意组件中,在使用帮助功能时,如果计算机已经连接到 Internet,那么这些组件都会毫无例外地自动加载来自office online的在线帮助。微软的本意是让用户能够获取最新的帮助信息,其本意不错,可如果因为如此造成系统缓慢就不是我们想要的了。
你可以将office2007设置为脱机帮助摆脱这个烦恼:启动office2007的任一组件,按F1键或单击“帮助”按钮打开帮助窗口,待网页下载完 毕,在窗口的右下角单击“已链接到office online”,然后在弹出的菜单中,单击“仅显示来自计算机的内容”。
此后,无论你打开office2007的哪一个组件,在使用帮助功能时,都会自动显示来自本机的脱机帮助,再也不会连接到microsoft office online站点搜索帮助内容了,从而大大提高了显示帮助内容的速度。
Word2007:快速修改字体大小
常规情况下,修改字体大小是选中文本,手动选择字号,这种方法不直观,如果不满意还要一次次重复操作进行调整。其实选中需要修改的文本后,只要按 “Ctrl+Shift+>”和“Ctrl+Shift+<”组合键,就可以快速调整字体的大小了,非常直观。此外用此方法还可以突破字体大 小5~72磅的限制。
■将PDF文档转化为word文档
大家都知道可以利用Adober Acrobat软件将word文档转化为PDF文档。其实也可以利用此软件将PDF文档转化为word文档,以方便编辑。方法非常简单,以笔者所用的Adober Acrobat professional 7.0为例,先打开相应的PDF文档,然后选择“文件”菜单中的“另存为…”,在弹出的“另存为”菜单中选择“保存类型”为“Microsoft word文档(*.doc)”,再点击“确定”即可。这样就会在PDF所在的目录生成一份同名的word文档,可以方便地用word进行编辑。
需要说明的是,笔者对Adober Acrobat professional 7.0以前的版本没有进行过实验,不知道有没有这一保存选项。另外,如果PDF文档进行过加密,这种转化也无法进行。
■Word2003/2007:在word中快速重复输入
当刚刚在word中输入完成相关的内容后,同时按下“Alt+Enter”组合键,那么刚才输入的内容会被自动复制一遍,相当于复制粘贴后的重复粘贴,或者也可以按下F4键实现同样的效果。应当说,这个功能在表格操作中的优越性是非常明显的。
如果上一步操作是图形,例如使用绘图工具画出的几何图形,那么“Alt+Enter”或“F4”的操作相当于快速复制多个图形,但如果插入的是图片或艺术字,那么在使用这个方法时会出现之前的对话框,而不是直接复制刚才绘制出来的图形。
■Word2007:让首页不显示页码
用word2007在进行多页文档打印输出时,有时候首页是不需要页码的(比如封面页面),那如何来设置使首页不显示页码呢?切换到“插入”面板下,点击“页眉或页脚”功能区的“页眉或页脚”后进入页眉页脚设计状态,勾选功能区的“设计”选项卡中的“首页不同”,然后按下“Esc”键,退出页眉页脚状态,接着在第二页中插入页码,首页就再不会出现页码了。
■Word2003/2007:让稿纸中的文档标题居中
经常利用word进行稿纸打印处理的朋友一定碰到过这样一个问题:在用word2003的稿纸加载项进行稿纸文档编辑时,要让生成的稿纸标题居中,直接点击工具栏上的“居中”按钮将无法实现。
其实这可以间接地实现,直接在水平标尺上拖动首行缩进或悬挂缩进按钮至居中位置即可。利用拖动标尺来实现居中相对来说不太好控制,而在word2007的稿纸文档中,可以直接拖动鼠标选中标题文本,然后在自动弹出的快捷菜单中点击“向右缩进”直到居中为止。
■Word2003:自动调整表格文字大小
Word2003表格具有自动调整文字大小的功能,实现过程如下:
1、选择word2003表格中需要自动调整字号的单元格区域。
2、在“表格”菜单中,单击“表格属性”命令。
3、单击“单元格”选项卡,再单击“选项”按钮。
4、选中“适应文字”复选框,单击“确定”按钮。
5、单击“确定”按钮。
然后,当你在进行上述设置的单元格内键入文本时,word2003将在视觉上缩减字符的大小,以便在单元格中键入的所有文字可以适应列宽。键入的文字越多,在屏幕上显示的字体就越小,但实际的字号并不改变。
■Word2007:清除下划线二法
办公中时常会碰到word自动给网络地址加下划线,点击即可打开网站。如果不喜欢下划线,可用以下两种方法清除;
方法一:用shift和左右光标键选中超链接,再接住ctrl键点击两次U键即可。这种方法仅去掉了下划线,但仍具有超链接的功能。
方法二:用鼠标右键单击超级链接,选择快捷菜单中的“取消超级链接”。用这种方法后,鼠标单击链接,其不会被激活。
■word2007:给单词添加下划线
如果要给word文档中几个英文单词段落添加下划线,是非常简单的,可有时候只需要给单词添加下划线,而单词间的空格也不用下划线,怎么办?
有一个简单的方法,操作如下:首先选中英文单词段落,然后按“Ctrl+Shift+W”组合键。它的作用是只给单词加下划线,而不给空格下加划线。
■Word2007:快速绘制分割线
在编辑文档时,出于美观和醒目的需要,有时需要为文档添加一些分割线,如果利用特殊符号来输入,则可以达到事半功倍的效果。输入3个“-”,然后回车,就可以得到一条直线,很方便吧。其他的还有,三个“*”得到一条虚线,三个“~”得到波浪线,三个“=”得到双直线,三个“#”得到中间加粗的三直线。
如果不想自动变成分割线,则执行“工具→自动更正选项”命令,弹出“自动更正”对话框,击“键入时自动套用格式”选项卡,在“键入时自动应用”下取消“框线”复选框,确定即可。
■Word2003:隐藏试卷答案
很多老师都在制作试卷的同时会附上答案,如果不小心泄露出去,会引起教学事故。有三个解决办法能将答案隐藏起来。
方法1:选中答案,然后从“格式”菜单下打开“字体”对话框,在“效果”小节下勾选“隐藏文字”复选项即可。
方法2:选中需要隐藏的文字,按下“ctrl+shift+H”组合键即可迅速隐藏文字。
方法3:从“工具”菜单下打开“自定义”对话框,在“命令”选项页中的“类别”中选择“格式”项,然后在右侧对应的“命令”中找到“隐藏”命令,将之拖到工具栏任意位置处,以后需要使用时只要用鼠标直接点击就可以了。
如果需要查看被隐藏的内容,只需要单击工具栏上的“显示/隐藏编辑标识”按钮就可以了,这些内容的底部会增加一条虚线的下划线以示区别。此外,默认设置下隐藏的答案,预览时不会被显示,也不会被打印出来。如果需要将答案打印出来,按下“ctrl+P”组合键打开“打印”对话框,在“打印文档的附加信息”小节下选中“隐藏文字”复选项即可。

■word2003:让文档自动滚动
在查看很长的文档时,一般都会用到鼠标的滚轮。其实word中有一个“自动滚动”的功能,比鼠标的滚轮好用。
单击“工具”菜单中的“自定义”命令,在弹出的对话框中切换到“命令”选项卡,选中“类别”列表框中的“工具”选项,接着再选中“命令”列表框中的“自动滚动”选项,然后再把该选项用鼠标拖放到工具栏的任意处即可。
以后当要查看文档时,单击一下“自动滚动”按钮即可让页面滚动,这时的鼠标变成一个上下的双向箭头,上下移动鼠标可以控制滚动速度的快慢。

■Word2007:批量修改文档的作者
如果要批量修改word文档的作者,有一个快捷的方法,操作如下:一次选中多个word文档,点击鼠标右键,在弹出的菜单中选择“属性”,在弹出窗口的“摘要”选项卡里,点击“高级”按钮,找到“作者”,在此输入为预定的作者名即可。

■word2007:稿纸文档巧用大字号
在word2007的稿纸文档中,字号调整选项为灰色,不能选用。如果要调整字号的大小,该怎么办?方法如下:将稿纸文档中的文字复制到其他文档中,并将字号调整为小四号,然后选中这些文字,再将它们复制到稿纸文档中,这样稿纸文档中的字号就变大了。

■word2007:一栏与二栏文字轻松混排
在办公中,有时我们需要在同一篇文章里面设计一栏与二栏文字混排。首先在word中输入一段文字,接着将插入点定位第二段,选择“格式→分栏”菜单命令,在“分栏”对话框中选择栏数“二栏”,然后在“应用于”处选择“插入点之后”,并选中复选框“分隔线”,这样就可以在栏与栏之间加分隔线,然后单击“确定”按钮即可。

■word2007:文档部件的妙用
如果在word2007中要重复输入表格中的内容,除了复制粘贴外,还可以利用新增的文档部件功能。选中内容之后,在“插入”功能标签下单击“文档部件”,然后从弹出菜单中选择“将所选内容保存到文档部件库”,在弹出窗口中输入部件名称,并将保存位置设置为“Normal.dotm”完成后单击确定。下次要输入相同内容时,直接在“文档部件”的下拉菜单中选择相应的部件项即可。

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