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职场面对面
刘自敏：两面三刀的不是好秘书 人物背景 刘自敏，北京市爱心家园育婴技术服务中心秘书 记者（以下简称记）：与一般的办公室文员相比，秘书的工作有什么不同吗？ 刘自敏（以下简称刘）：虽然工作环境同在办公室，但秘书的工作相对要繁琐一些，同时，秘书还应该是领导的好助手和同事的好伙伴。拿我来说，领导在工作上有什么安排就会通知给我，然后，我再根据需要帮他把全部的工作都安排好；同时，周围同事在工作上有什么需要我也会积极地配合他们。所以，秘书必须要细心与耐心兼备。 记：在你每天的工作中，什么占的份额最重？ 刘：应该算是整理相关资料和接打电话，我经常要和公司客户或者是主管单位进行电话沟通。有时候还要接待一些电话咨询者或来访者，协助记录或者是妥善处理或解决他们的要求和意见，做好咨询工作。 记：正如你所说的，秘书工作挺繁琐，要做到不出差错应该比较有难度吧？ 刘：对。有时候一个小小的疏忽，就需要大量的工作来补救。有一次收公司报名学员的照片，要求是两寸的，但我收的都是一寸的照片，后来没有办法，我只能把100多张照片拿到外面去重新扫描打印成两寸照片，耽误了不少工夫。所以说秘书一定要把工作做仔细，由于秘书的疏忽给一个企业带来损失的例子不是没有。 记：你认为，一个合格的秘书应该具备什么素质？ 刘：一个秘书不只是会整理资料、写写材料、掌握几种办公软件那么简单，还应该具备良好的职业道德和礼仪常识以及较强的沟通和应变能力。更重要的是秘书懂得一些与所在公司自身有关的法律常识是非常必要的，这样才能够在日常工作中更好地帮助领导处理事务。 记：秘书是在领导和同事的“夹缝”中工作的，你觉得应该怎么处理好这种关系？ 刘：秘书是领导“身边”的人，自然就得多为领导考虑一些。但是，这并不是说当秘书的凡事都要向着领导说话、处处说领导好话，而是应该做好领导和同事之间的沟通工作，在遇到不理解的情况下，向同事做好解释工作，同时，将同事们的意见、建议、需求恰当及时地反映给领导。总之，好秘书绝对不应该是在领导面前一套、在其他同事面前又是一套，心口不一，两面三刀。 短信留言 手机尾号0556的读者说： 从某种程度上说，办公室文员可以算是单位的“门面”。因为他们经常要负责接待工作，人们通过他们来感知这个单位的整体水准。所以办公室文员必须要具备较好的礼仪素养，这是成为一名合格的秘书、文员的必要条件。 手机尾号1795的读者说： 我们单位的文员是个特别细心的人，尽管每周一开例会大家都知道，可是周日晚上她还会用短信来通知大家开会的事情。要是领导有事情会议取消，她更会提前通知大家，免得大家因为要开会而拖延与客户的约会。 手机尾号5153的读者说： 我们公司的秘书挺出色的，这种出色的主要表现就是她很热心。有时候我们去写字间复印材料，如果她在里面肯定会跟你说：“放下吧，去忙别的，等我印好给你送去。”有她在我们特别省心。如果谁病了没有上班，她肯定会打电话问候一下。如果她请假了，我们就会感觉有些失落。 关键词 秘书职场礼仪 一、秘书送名片的礼仪 1.与长者、尊者交换名片时，双手递上，身体可微微前倾，说一句“请多关照”。你想得到对方名片时，可以用请求的口吻说：“如果您方便的话，能否留张名片给我？” 2.作为接名片的人，双手接过名片后，应仔细地看一遍，千万不要看也不看就放入口袋，也不要顺手往桌上扔。 二、秘书的举止礼仪 1.举止礼仪是自我心诚的表现，一个人的外在举止行动可直接表明他的态度。要塑造良好的交际形象，必须讲究礼貌礼节，注意行为举止做到彬彬有礼，落落大方，遵守一般的进退礼节，尽量避免各种不礼貌、不文明习惯。 2.到顾客办公室或家中访问，进门之前先按门铃或轻轻敲门，然后站在门口等候。按门铃或敲门的时间不要过长，无人或未经主人允许，不要擅自进入室内。 3.在顾客面前的行为举止 （1）当看见顾客时，应该点头微笑致礼，如无事先预约应先向顾客表示歉意，然后再说明来意。同时要主动向在场人都表示问候或点头示意。 （2）在顾客家中，未经邀请，不能参观住房，即使较为熟悉的，也不要任意抚摸或搬动顾客桌上的物品。 （3）在别人（主人）未坐定之前，不宜先坐下，坐姿要端正，身体微往前倾，不要跷“二郎腿”。 （4）要用积极的态度和温和的语气与顾客谈话，顾客谈话时，要认真听，回答时，以“是”为先。眼睛看着对方，不断注意对方的神情。 （5）站立时，上身要稳定，身子不要侧歪在一边。 （6）要养成良好的习惯，克服各种不雅举止。不要当着顾客的面擤鼻涕、掏耳朵、剔牙齿、打喷嚏等；不要乱丢果皮纸屑等。这虽然是一些细节，但它们组合起来构成顾客对你的总印象。 |
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