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当好办公室主任应注意的几个问题

2007-11-30  水晶鱼

当好办公室主任应注意的几个问题

 

一、办公室主任的重要职责是服务

  办公室工作千头万绪,没有一项离开服务这个主题的。我们有时会抱怨领导不重视办公室工作,或者感到我们每天很忙很累,领导还不是很满意。这里面可能有体制机制方面的原因,也可能有领导所站角度的问题,但是,我认为更多的还是应从我们服务的质量和效率方面找一找原因。常言道有为才能有位,有位才能更加有为。作为办公室主任,首先要明确,搞好服务是我们最重要、最基本的职责。

  (一)孰轻孰重,突出政务服务

  在办公室工作中,政务服务和事务服务各有其重要性,都是整体工作的一部分。但二者并不是平分秋色,等量齐观。对办公室主任来讲,政务服务重于事务服务。政务服务优劣,直接关系到领导决策贯彻落实的好坏。政务服务贯穿于整个中心工作,渗透到工作的每一个层面。在决策前,办公室是领导的外脑和助手,要尽可能提供第一手资料,并进行初步的综合分析,提出有价值的参考意见。在决策中,又要准确无误地领会领导意图,吃透上级精神,在深刻理解的基础上与领导保持一致。在决策后,要善于迅速制定出落实方案,在缜密中体现果敢,在细致中突出效率,协调各部门原原本本地贯彻落实。因此,政务服务是纲,纲举目张。当然,事务服务也要细心周到,也要滴水不漏。作为办公室主任,抓住政务服务就是抓住了主要矛盾,就是抓住了矛盾的主要方面。办公室工作庞杂、忙乱,如果分不清轻重缓急,胡子眉毛一把抓,往往会陷入事务堆中难以自拔,搞得越忙越乱,越辛苦越被动。一个合格的办公室主任,必须把政务服务当作第一要务,做到超前谋划,周密安排,迅速落实,准确反馈,在纷繁复杂的工作中理出头绪,从容应付,争取工作的主动权。

  (二)沉着冷静,突出重点服务

  办公室主任每天要处理很多日常工作,要保证整个办公室的高效运转,必须有一种大将风度,处变不惊,临乱不慌,在沉着冷静中理出工作思路,突出重点服务。什么是重点?领导关注的热点就是重点,推进工作的难点就是重点。当然,重点也往往因时因地而异,一个阶段有一个阶段的重点,一项工作又有一项工作的重点环节,在具体操作中,学会准确捕捉,冷静思索,科学把握。在重大决策前,掌握实情,大胆谏言就是重点;在贯彻落实中,积极协调,真督实查就是重点;在落实后,认真总结,掌握规律,及时反馈就是重点。抓不住重点就没有工作效率,服务也就难以到位。当然,强调重点并不等于不顾其它,应该说办公室无小事,如果顾此失彼,非重点工作出现失误,同样会给全局带来负面影响。

  (三)小中见大,突出要事服务

  抓重点,抓急务当然是最重要的工作方法和要求,但作为办公室主任,仅仅做到这些也还是不够的,还要在仔细、周密和严谨上下功夫,在重点服务中突出要事服务。在对上服务的全过程中,貌似小事未必是小事,也可能出现大的纰漏。所以,衡量办公室主任的服务水平,要在事关大局的小事和细节上看素质、论高低。小蕴含着大,小影响着大。所谓小,既是我们容易忽略的地方,也是需要格外小心的地方。要做到小中见大,首先,要吃透上级的方针政策,吃透领导的意图,在创造性贯彻执行中,不忽视任何事情,特别是对领导关注的事情,事关全局的事情要盯住不放,一抓到底;其次,要把自己的工作放在全局中去考虑,去谋划,抓住了大局,就抓住了大事要事;第三,要增强工作的敏感性,善于发现和抓住一滴水见太阳的东西,举一反三,做好大局文章。

  (四)胸怀全局,突出整体服务

  办公室主任对上处于服从地位,不可不知进退之节而越位。但工作性质、角色安排又决定了我们必须胸怀大局,从整体上去谋划服务工作。有人认为办公室主任只要听命于领导就可以了,不在其位,不谋其政,其实这正是办公室主任之大忌。没有大局观,就不可能准确理解、全面落实领导的重大决策,就不可能在步调上与领导保持一致,服务的水平和质量就肯定上不去。大局观从哪里来?从强烈的事业心和责任心来,从勤于学习和思考中来,也可以从失败的教训和成功的经验中摸索出来。有了大局观,在工作摆布上就不再是就事论事,而是从整体意义上面对局部工作,牵一发而动全身,窥一斑而知全豹。这是最能体现办公室主任综合素质和领导水平的一个方面。整体服务中要处理好三个关系:一、听命于主要领导和服务于其他领导成员的关系。二、处理好急务、杂务和中心工作的关系。三、处理好上下左右之间的关系。三方面的关系处理好了,整体服务就会上档次、上水平。

  (五)超前把握,突出决策服务

  作为办公室主任,一般来说,落实领导交办的事务性工作相对容易,而超前谋划,提出建设性的决策参考往往较难。究其原因,一是不居高位又需高站位谋划,立足现实又要有前瞻性思考,服务到位又不能越位,在分寸上很难掌握。二是既要处理好日常的事务工作,又要从中超脱出来谋大事;既要深入基层掌握实情,又要提出有高度和深度的决策建议,在操作上非常不易。要突破这两难,不外乎放胆和吃苦。吃不透上头,犹如行舟无船标,必须刻苦钻研上级的方针、政策,在创造性执行上有建树。闭门造车想不出高人一筹的好点子,缩手缩脚也只能流于工作的平庸化。搞好决策服务,关键要把握好四个要点:一、政治要敏锐,能够见一叶而知秋,发现别人容易忽略的重要环节;二、情况要熟悉,眼观六路,耳听八方,知领导所未必知,准确提供决策依据;三、反馈要及时,对决策的贯彻落实情况实行动态反映,提供有价值的信息,为领导决策后的调控提供服务;四、督办要有力,保证工作的快速推进,维护决策的权威性。

  二、办公室主任如何当好参谋

  一个普遍的观点认为,办公室主任的领导的参谋助手。在对事物认知的基础上认真研究,合理分析、科学推理,积极为领导决策想办法、出主意,帮助领导制定正确决策,是办公室主任发挥自身参谋作用的体现。为使所参之谋符合实际,切中要害,发挥作用,办公室主任必须在日常的工作与生活中注重研究,勤思善谋。具体讲,就是要做到六有

  ---胸中有数。胸中有数是指对领导决策所需情况和有关政策了然于胸,是办公室主任充分发挥参谋作用的基础。很难想象,一位对所辖区域和单位的相关情况和问题一无所知或知之甚少的办公室主任,能为领导决策提供切合实际的参考意见来。作为办公室主任,不仅要熟知方方面面原有情况和问题,而且要通过多种渠道洞悉其在新形势下发生的细微的变化,掌握最新的情况和信息。同时,办公室主任必须着力培养自己具备三种能力:其一是深入调研,不断积累。丰富自己基层一线情况和知识。其二是深入分析,去伪存真。学会对获得的直接情况进行精细加工,剔除表面现象,牢牢抓住事物和问题的本质。其三是把握趋势,预知结果。要在掌握本质的基础上,依据事物的发展规律,准确预测事物的发展方向和结果,夯实参谋的基础。

  ---脑中有路。作为办公室主任,在胸中有数的基础上,还要善于把握好分析、梳理和推断三个环节,要理清哪些是问题产生的原因,哪些是原因的结果,哪些是制约和影响问题的主要因素,哪些是次要因素,制定决策首先应干什么,随后再干什么。这些问题综合起来,依据科学的逻辑推理,找出解决问题的正确思路,就是做到脑中有路。    

  ---口中有物。办公室主任作为领导的的参谋和助手,不仅要心能谋之,而且要口能言之,把自己对领导决策的参谋思路准确无误地表达出来,不能茶壶里煮饺子,肚里有货倒不出来。要讲究口才,讲究语言艺术,做到言之有物,一语中的,言简意赅。由于办公室主任只是一个参谋者,而不是最终的决策者,所以在表述参谋意见时要注意变换角度,上策、中策、下策多谋并参,供领导选择而发挥作用。此外,要力戒两种现象:一是心中有没有思路,总是徐庶进曹营——一言不发;二是参谋意见的表述是零碎的,片面的,不做准备,没有层次,弄得领导搞不明白你想说什么。

  ---耳中有。我们说要做到胸中有数,数从何而来?耳听八方,广纳博收,做到耳中有,就是不断扩充内存,丰富胸中之数的有效途径。办公室主任不断地倾听来自各方面的声音,并进行分析和归纳,就能使自己胸中之数越积越多,为领导决策当好参谋的基础越来越厚。要切忌 “两耳不闻窗外事,那样会使自己与其他部门、基层员工绝缘,也就谈不上为领导当好参谋了。

  ---手中有果。领导决策一旦形成并付诸实施后,实际效果怎样?办公室主任作为领导的参谋助手,可以采取深入进行调研和督查的方式,印证决策,把决策的实施结果迅速掌握到手中,为修正和完善决策进行新的参谋。要切忌手中无果的半程式参谋,只负责决策前参谋,决策形成后就万事大吉,大功告成,那样,参谋的作用就没能得到完全发挥。

  ---参中有谋。办公室主任为领导当参谋的过程,是自己深思熟虑,归纳提炼观点和思路的创造过程。参谋意见中要体现出自己对问题独到的思考和见解。而不是简单的材料罗列和情况汇报。如果不去分析,不去研究,不去思谋,只是照本宣科,或者人云亦云,不仅对领导的决策无益,有时还会扰乱领导视线,甚至误导领导决策。办公室主任在平时的工作中要注意养成四种习惯,以便于做到参中有谋。一是擅于调研,发现问题;二是精于分析,掌握规律;三是广泛联系,独立思谋;四是谨慎进言,非谋不参。

  三、办公室主任要坚持正确的办事观

  办公室主任工作一般都很忙,大事、小事、杂事缠身。但是,不管怎样,把事情办好才是正理。

  (一)不以事小而不为

  办公室工作无小事,是从办公室性质而言的。事物本身有大小、主次之别。办公室主任面对大量繁杂的事务,立足于抓大事、学会抓大事、善于抓大事是明智的,但小事不抓,日积月累,就会酿成大事,贻误工作。特别是对那些看似小事,抓不好就可能影响工作、影响团结、影响领导情绪的,更不能听之任之。这也是办公室工作无小事的内涵之所在。对办公室主任来说,不管大事小事,不存在该不该抓的问题,只有抓的角度、力度的区别。要抓小事。就要做到:(l)知大知小。办公室主任要胸有全局,用大局的天平来衡量办公室的工作,分清主次、大小、难易,这样,才可避免工作一团麻。(2)小中见大。小事孕育着大事,这是办公室的显著特点。如值班、会议通知、座次安排、后勤服务、接待等等这些小事,稍有不慎就会捅大漏子。(3)举轻若重。对有些看似小事的经常性工作,要建章立制,用巧功夫去抓,抓一项带动几项,管原则不管具体(要充分相信你的部下有能力把事情办好),督结果不查细节;用韧功夫去抓,明确专人,盯死不放,直到办完办妥为止;用细功夫去抓,按部就班,严细缜密,不出纰漏。

  (二)不以事杂而乱为

  办公室工作头绪很多,任务琐碎繁杂。办公室主任要清楚哪个该为,哪个不该为,应一清二楚,不能乱为。不乱为,就要知重知轻,避免重要工作没抓住,次要工作用过了劲,使过了头;不乱为,就要知上知下,吃透了上情,办事才有方向,才有主心骨。摸透了下情,办事才有的放矢;不乱为,就要知书知礼。知书,就是要多学习,提高理论水平高,通晓方方面面的知识,办事得心应手。知礼,是指工作方法多、讲艺术。不仅办了事,还能使大家心悦诚服,各方面都满意;不乱为,就要知规知矩。没有规矩不成方圆。办公室是规矩之室,办公室主任更应成为讲规矩的楷模。不管事情再多再杂,采用什么方法解决,都不能忘了规矩,该请示的要请示,该报告的要报告,要懂得大小,切勿忘乎所以,贻笑大方。

  (三)不以事急而盲为

  办公室固定式、程序化的工作多,但意料外、突发性的事情也会随时出现。办公室主任往往是急事和突发性事件的第一知情者,处置的第一道工序。在这种情况下,办公室主任必须政治敏感、头脑冷静,不能盲为。一是要沉着应付,切忌自乱阵脚。不管事情多么突然,多么紧急,首先要冷静地进行分析,及时做出解决方案,呈送领导,并按领导要求协调相关单位,组织力量进行处理。二是要胸有主见,切忌唯唯喏喏。面对急事或突发性事件,不能退缩,应大胆地往前站。在处理过程中既要必须胸有主见,也不能乱表态,乱许愿,以免为彻底解决问题埋下隐患。

  (四)不以事难而怕为

  在应付处置事务中,不乏一些超出预见,超出职责,难以料理的事情。对这些事,是上推下卸,绕着走,还是主动出击,迎着上,这不仅反映办公室主任的工作水平,更主要的是检验办公室主任的职责感和工作态度。一个称职的办公室主任,就必须坚持:不怕揽矛盾,不怕受委屈,不怕得罪人,不怕找麻烦。要做到这些,一是讲职责,义无反顾。遇到的事情不管多难,都应义无反顾,挺身而出。二是讲品质,身先士卒。办公室主任在关键时刻,就应该代领导冲锋陷阵,替领导分忧解愁。三是讲艺术,处世得体。处理问题不能一个面孔、一个腔调、一种方法,既讲原则,又讲灵活,因人因事施法。四是讲精神,敢于碰硬。办公室主任处事要讲究柔中有刚,特别是在原则问题面前,要敢于碰硬。否则,一味追求和为贵,别人不把你当回事,协调苍白无力,处理优柔寡断,就会什么问题也解决不了,什么事也办不成。

  四、办公室主任如何为人处世

  如何立身处世,是每个人都应正视的人生课题。站在办公室主任的角度来看待这个问题,由于岗位和角色要求,必然在处世观上有其特殊性。我以为一个合格办公室主任应该具备以下几条:

  ——豁达大度。办公室主任要想协调好各方面工作和人事关系,保证办事的高效率,必须有容人的雅量和风度。无论对上对下、对内对外,都要坦坦荡荡表里如一,言行一致。对待工作中的矛盾和问题,不能求全责备,怨天尤人,而应在理解中积极寻求解决问题的最佳途径。工作中难免有被领导误会的地方,但真金不怕火炼,要相信随着时间的推移问题将得到澄清。在对上关系中,办公室主任要做到以一颗平常心积极对待自己的本职工作。在处理对下关系时,要一视同仁,与人为善。对于部下的缺点或失误,不以偏盖全,抓其一点不及其余,应给予耐心的帮助和改正的余地。特别要注意两点:一是与己不欲勿施于人;二是不要将超出部下能力的事交给他们去办。

  ——夹紧尾巴。有人很羡慕办公室主任的位置和权力,而有的办公室主任也自以为身居要职,可以呼风唤雨。其实,正是因为这个职务处在上下左右矛盾的焦点,所以需要格外小心谨慎,夹紧尾巴做人,不能狐假虎威,更不能拉大旗作虎皮。要时刻想着自己是职责是服务,在任何情况下都不能忘乎所以。即使在工作顺利的时候,也要能把握好自己,不能趾高气扬,目空一切。夹紧尾巴就是说话办事不张狂,不说过头话,不意气用事。在严以律己方面高标准要求,始终别把自己看得太了不得,不做越规越格的事。谨慎是谋定而动,三思而行,它避免了因轻率而犯错误,但也绝不是缩手缩脚,逢事三缄其口,明哲保身。

  ——不卑不亢。有的人对上则百依百顺,和颜悦色,对下则颐指气使,傲慢无礼,善于在二者之间变脸,看似在工作中游刃有余,其实已经陷入心态失衡的误区。如果说一定要注意点什么的话,那就是对上要不卑,对下要不亢。秉公直言是对领导尽职尽责的表现;虚怀若谷,是赢得群众理解和支持的法宝。

  ——五湖四海。由于工作关系,办公室主任对外接触面较宽,交往面较广。带着感情交往是对的,但不能感情用事,特别是在工作中,不能以亲疏远近作为办事的标准,不能搞小团伙,而应在讲原则的同时广交朋友,真诚待人。有了五湖四海的襟怀,不仅可以博采众长、提高自身的综合素养,而且有利于工作的协调配合,减少不必要的磨擦,肯定会对工作有很大促进。

  ——荣辱不惊。由于身处多方矛盾的交汇处,所以有各种褒贬评议是正常现象。正确的态度应该是:有则改之,无则加勉。对于不符合实际的责难,要以平静的心态坦然处之,冷静分析其合理的成份,切忌愤愤不平;对于领导的信任和荣誉,也要保持清醒的头脑,切忌忘乎所以。在荣辱面前,最能考验一个人的涵养,也是对心理承受力的锻炼。人贵有自知之明,做到荣辱不惊的必要条件,就是对自己有一个客观正确的认识。荣辱不惊不是荣辱感的迟钝和淡漠,而是以冷静和达观的态度直面荣辱,在超脱中把更多的精力投入工作。

  ——大智若愚。这里主要讲的是办公室主任的进退之节。作为领导的参谋和助手,当然应该勤学多思、深谋远虑,尽可能站得高一点。但这绝不意味着可以在任何场合乱发言、乱当家。办公室主任的职责更多的是在后台当好助手,搞好服务,而不是冒失地冲到前台显示聪明才智。即使真有真知灼见,也不妨选择适当的时机和方式转达给领导,以供参考,切不可莽撞行事,影响领导的形象和决策程序。大智是对工作水平的要求,若愚是对特殊角色的约束。若愚不是虚伪和装傻充愣,而是出于对领导的尊重在特定场合的正确态度。

  六、当好办公室主任的基本要求

  办公室主任身处特殊岗位,肩负重要使命,要当得有板有眼,干的得心应手,左右称道,上下满意,就必须勤于学习,善于积累,不断提高个人修养,达到五有要求:

  一是有德。德是立身处世之本。应从四个方面努力:

  (l)做人要堂堂正正。对上司,要尊重恭敬,不卑不亢,不能桀骜不训;对平级,要谦虚热情,襟怀坦白,不能锋芒毕露;对下属,要以诚相待,严格要求,不能盛气凌人;对工作,要满腔热忱,爱岗敬业,不能得过且过;对职务,要忠于职守,职责相符,不能专权越位;对名利,要淡泊无奢,任其自然,不能过分追逐;对生活,要平平常常,闲逸清静,不能奢华无度。

  (2)处事要光明磊落。办公室主任的言行举止,既反映本人的水平,又代表领导的形象。因此,在处理政务、事务和协调关系时,必须丁是丁、卯是卯,出于公心,坦坦荡荡,切忌耍阴阳脸、说两面话、办龌龊事,当面一套,背后一套。与人相处,给人一种信任感、放心感、安全感。

  (3)用人要不偏不倚。办公室主任在领导身边工作,有荐人之便;作为部门首长,又有用人之责。因此,必须学会识人、用人。要善于掌握人的本质,发现人的特点、特长和闪光的东西,同时也要清楚人的缺点和不足。用人不偏不倚,既不能用感情、好恶、亲疏代替政策,又要用其所长,发挥人的最大潜能。

  (4)干事要不甘平庸。办公室主任受制于人,被动多于主动,这是办公室工作性质所决定的。要有所作为,变被动为主动,就必须高站位、思全局、抓本行,不求惊人之举,但求实实在在的工作业绩。

  二是有知。所谓,是指办公室主任应该是知识型的人才。  

  (l)知识面要宽。办公室主任工作对象是面而不是线,是块而不是条。因此,不仅要熟知政治、经济和各项政策,有较高的理论修养;还应了解业务、管理、法律、文学等等,有强烈的求知欲。工作常用的知识不仅了解,还要熟知精通,能指导实践。

  (2)知识内容要新。作为办公室主任,要跟上工作节奏,就必须坚持先学一步,深学一层,善于汲取新的营养。

  (3)知识学习要深。就是知其然,还要知其所以然。对各方面的知识,虽不能象专家那样深有造诣,但也应对其内涵、实质有较深、较细致的了解和掌握,尤其是对自己工作密切相关的某些知识领域,不能一知半解、不求甚解、浅尝辄止。

  (4)知识运用要实。这是办公室主任当好领导决策参谋,协调处理政务、事条,运筹推动工作之根本。有了实实在在的知识,当决策参谋才能参到点子上,谋到恰当处,才能有助于领导正确决策,协调内外时才能不说外行话;推动工作才能成为有本之木,有源之水。

  三是有能。即才能。

  第一,能参会谏善谋划。办公室主任是领导的左右手,在参谋进谏时,要求办公室主任必须深思熟虑,出于公心,掌握好分寸,切忌瞎参谋,乱掺乎,干扰领导决策。

  第二,能写会说善料事。办公室主任承上启下、行文理政,不仅要懂文能写文章,而且要能言善辩,还必须能在繁杂的事务、政务中处事不乱、料事有方。三者缺一,不能说是完美的办公室主任。

  第三,能调会研善出招。调查研究是办公室主任的一项基本功。任何好的文章、讲话、意见、决策建议都源于实践,来自深入细致的调查研究。不会调研,就不能干好工作,没有调研,就没有好思路、新招数。

  第四,能逢会圆善协调。办公室主任工作头绪多,焦点也多,处理协调不好,不仅会贻误工作,而且有损于领导形象。办公室主任既要聚焦,还要分散化解矛盾、解决问题,就应具备左右逢缘能力。这种能力是工作艺术的体现,与放弃原则、奴颜媚骨、讨乖卖好、和稀泥等作为是截然不同的两码事。

  四是有道。即修养。从某种意义上说,办公室主任常常处于被驾驭的地位。驾驭办公室主任的,一般不是一个人(分管领导),而是一个群体(领导班子)。除此之外,本部其他部门无一例外地都是办公室的内部客户。在这样的环境下,做到沟通上下,联系内外,协调左右,办公室主任确实应该有道:不以言轻而金口难开;不以职低而唯唯喏喏;不以位尊而居高临下;不以事杂而事无巨细;不以钦差而颐指气使;不以参与而越职越权;不以面宽而顾此失彼;不以受制而碌碌无为。

  首先,头脑清楚。知道自己是干什么的,应该干什么,不该干什么,定位要准确,不能忘乎所以浇了别人的园,也不能昏昏沉沉荒了自己的田。

  其次,眼光敏锐。看问题、办事情要思路清晰,反映迅捷,高人一筹。善于透过现象抓本质,抓到点子上。

  再次,心胸开阔。做什么事情,都能拿得起、看得开、放得下。挨了批评不气馁,有了成绩不骄傲,遇到挫折不失志,心底无私天地自然会宽。

  最后,出手不凡。要做到这一点,还需磨刀不误砍柴功,注重平时修养锤炼,才能厚积而薄发。

  五是有威。有威才能有为。办公室主任的威主要包括三点:

  一是威严,源于自身素质。文化底蕴、政治理论、业务技能、道德品行是自身素质的直接表现,这四个方面的修养搞好了,自身素质提高了,威严就会产生,就会赢得人们的尊敬。

  二是威信,源于自身能力。一个人要树立威信,除了自身的文化政治修养和知识阅历外,更重要的是看认识分析事物,处理和解决问题的综合能力,看工作方法艺术,工作效果和业绩。你的能力使人信服,处事手段和结果使人佩服,威信自然就树起来了。

  三是威力,源于自身表率。办公室主任的威力除所处地位使然外,主要在自身的表率作用。这是无言的推销,无声的号令,这种力量胜过千百遍说教。

 

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