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千招百式,玩“活”Word打印

2009-02-07  阳光人生3...

 对于Word文稿的普通打印操作,相信大家早已是熟练有加了,可是Word文稿还有不少非常不引人注意的打印操作。本文总结了一些Word文稿打印技巧,相信会帮助你玩“活”Word打印。  

  准确设置,指哪“打”哪  

  提到“打印”二字,你或许会下意识地想到Word工具栏中的打印按钮,单击它之后,整个文稿上的每一个字,都会一个不拉地被打印出来;可事实是,你只需要打印文稿中某个部分,而不是全部。为此,你常常需要进行一些特定的设置,让打印机指哪“打”哪。  

  “打”特定页面



  打开图1所示的打印属性设置窗口,在页面范围处,你可以随心所欲地指定任何需要打印的页面;倘若要打印光标所处的页面时,只要选中“当前页”选项就可以了;倘若需要打印Word文稿中某一连续的页面时,可以选中“页码范围”,然后输入起始和结束的页码,中间用“-”连接,例如要打印第六页到第八页之间的全部内容时,只要输入“6-8”就可以了。  

  要想打印不连续页面中的内容时,只要依次输入目标页码,并且确保每个页码之间用逗号分隔,例如要打印第1、3、5、7页面时,只要在“页码范围”处输入“1,3,5,7”就可以了;当然,你也可以同时指定连续页面与不连续页面,从而实现真正意义上的随心打印。例如,要连续打印第一页到第三页之间的全部内容,同时要打印第五页、第七页中的内容时,就可以输入“1-3,5,7”这样的页码。  

  在打印不连续页面时,你还可以有一种特殊的选择,那就是“奇数页”和“偶数页”打印。单击“打印”列表框中的“奇数页”选项,你可以将Word文稿中所有页码为奇数的不连续页面内容打印出来,要是选中“偶数页”的话,Word文稿中页码为偶数的内容,将全部被打印出来。在打印机不带双面打印单元的时候,利用这个功能就可以进行手动双面打印了。  

  “打”特定章节   

  除了可以将特定的整页页面内容打印出来外,WordXP还支持打印特定章节的内容,这也包括打印连续章节和不连续章节。比方说,要是打印指定的某一节内容时,只要在“页码范围”处,输入“sn”(其中n为具体的节号)即可,例如要打印第二节的所有内容时,只要输入“s2”就可以了。要是打印特定节的指定页面时,可以输入“pmsn”(其中m为特定节的指定页码),例如要打印第二节的第一页到第三页内容时,输入“p1s2-p3s2”就可以了。当然,你也能够打印跨越多个节的连续页面,例如要打印第一节的第五页到第三节的第二页之间的所有内容时,只要输入“p5s1-p2s3”(其中“p5s1”表示起始页面的页码和节号,“p2s3”表示结束页面的页码和节号,中间用“-”分隔)就可以。  

  “打”特定区域   

   倘若你要打印的内容,既不在特定的某一页面上,也不在特定的某一节上,而是跨越某一页面或某一节的特定内容,那该如何打印呢?其实很简单,只要你用鼠标事先将这些特定的内容选中,然后选中打印设置框中的“选定的内容”就可以了。

  巧设边距,打印折页  

  所谓“折页”效果,就是将两个连续页面打印在一张纸上,然后将纸张折叠起来时,就能象书籍一样被打开。  

  要实现这种打印效果时,首先需要安装Word2002以上版本的程序,然后依次单击Word编辑界面中的“文件” “页面设置”命令,再选中“页边距”标签,打开如图2所示的窗口;



  在该窗口的“多页”下拉列表中,将“书籍折页”选中,单击“确定”后,Word程序会自动将文稿打印方向设置为“横向”。  

  在正式打印文稿时,倘若你的打印机支持双面打印,就能自动在打印纸的两面分别打印;要是你的打印机不支持双面打印,你还必须在图3界面中,将“手动双面打印”选中,这样一来打印机一旦打完一面时,就会自动提示你再将打印纸的另一面放好,然后进行另一面的打印。



  巧妙缩放,“瘦身”打印  

  倘若你使用的打印机是A4幅面的,不过你需要打印的Word文稿却是A3幅面的,这该如何是好呢?其实你完全可以在A4幅面的打印机中,将A3幅面的打印文稿输出来,而且能保留原始文稿的格式。要实现这样的目的,只需要利用打印缩放功能就可以了,下面就是“瘦身”打印的具体步骤:  

   Word编辑界面中,依次单击“文件” “打印”命令,在打开的打印属性设置框中,单击“按纸型缩放”设置项处的下拉按钮,从弹出的下拉列表中选中你需要的打印纸型,例如可以选择A3、A4、A5、16开、32开等,默认状态下,打印机选中的是“无缩放”类型。  

  设置好缩放纸型后,单击“确定”按钮,Word程序就会按照指定的纸型,对原始文稿进行自动“瘦身”,以确保文稿内容能够适应你所期望的幅面。



  当然,巧妙地利用缩放功能,你也可以将Word文稿中的多页内容,全部显示在一张打印纸上。例如,如果你在“每页的版数”下拉列表中,选中“6版”选项时(如图4所示),打印机就能将Word文稿中的六页内容,一次性地显示在一张打印纸上;如果选择16版的话,打印机最多能将16页内容统统显示在一张纸上,当然每个页面内容都是经过缩小了的。  

  使用这种打印方式,既能够有效节约打印纸张,也方便你对整个Word文稿的结构进行全面性分析。

  预览状态,也“玩”编辑  

  每次编辑完Word文稿之后,相信你都会单击工具栏中的“打印预览”命令,来看看文稿的打印效果是否让人满意,一旦发现局部区域有错别字或其他错误时,你是否会先关闭了打印预览窗口,再返回到Word编辑界面,对错误的文字或内容进行改呢?其实,不一定非要回到编辑状态来修改错误,在打印预览状态下,你同样也能对错误的文字进行直接修改。  

  打开Word编辑界面,单击工具栏中的“打印预览”按钮,将屏幕切换到打印预览模式下,此时鼠标指针形状是一个放大镜图标。



  然后,单击预览界面工具栏中的“放大镜”按钮,鼠标指针形状就恢复为“I”型标志了(如图5所示),此时屏幕就进入预览模式下的编辑状态,你就可以将鼠标指针移动到需要编辑的位置处,按常规方法完成局部区域的内容调整了。  

  一旦内容编辑好后,再单击预览界面工具栏中的“放大镜”按钮,鼠标指针形状又变成了放大镜图标,此时屏幕又进入预览模式。等到预览效果让你满意时,就可以单击预览窗口中的“关闭”按钮,退出文稿的打印预览模式,然后正式打印。  

  直接拖放,“闪电”打印  

  也许你在打印Word文稿时,常常会按部就班地进行,例如先将Word应用程序界面打开,然后依次执行“文件” “打开”命令,将目标文稿调出来,接着再单击“文件”菜单项下面的“打印”命令,将目标文稿发送到打印机中去打印,打印完毕后,再去关闭Word程序界面。很显然,每次打印Word文稿,都要进行这么多步骤,不但会很麻烦,而且还影响打印效率。其实,你完全可以省略一些中间环节的操作,直接将目标文稿拖放到打印机中,进行“闪电”式打印。  

  打开系统资源管理器窗口,找到一个或多个目标文稿,并用鼠标右键单击它们,然后单击快捷菜单中的“打印”选项。这样系统会自动打开Word应用程序,同时将目标文稿内容直接发送到打印机中,一旦文稿被打印结束后,Word程序将自动关闭。很明显,这种方式要比常规的打印方便了许多。

  避实就虚,巧“玩”预览  

  大家知道,在一台没有安装打印机的计算机中,是无法预览到Word文稿的打印效果的,每当你单击“打印预览”按钮时,总会得到“打印机尚未安装……”之类的提示,难道我们真的没有办法,在没有安装打印机的计算机中,预览打印效果吗?其实,只要你避实就虚,给计算机安装一台虚拟打印机,就能达到目的。  

  双击打印机窗口中的“添加打印机”图标,在打开的安装向导窗口中,先将“本地打印机”选中,然后在生产商列表和打印机列表中,随意选一项(最好选用与你日后可能要用到的打印机,相近或相同的型号),再将“希望把这台打印机设置为Windows应用程序的默认打印机”选中,同时将“端口设置”保持默认数值。



  最后当向导窗口提示你“要打印测试页吗?”时,请选择“否”(如图6所示),再点击“完成”,之后系统会自动完成驱动程序的复制操作,一旦打印机窗口中出现了新打印机图标时,就表明虚拟打印机已经安装好了。

此时,再单击“打印预览”命令,看看是不是能预览到打印效果了?

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