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如何写好一份活动策划书?

2009-03-13  上帝说我帅
上个学期,我发布了一篇大学活动策划书格式和样例文章,原意是给我学生做个样例,让他们把活动做得规范化些。未料到贴出来之后,在网上倒是引起一些反响,很多大学生朋友向我留言咨询。可是,那个时候时间实在太紧,只好硬着头皮应付过去。现在暑假,时间充裕了,只好开始补课,希望还能不负网友所望。

所谓策划书,说起来挺让人觉得“高深”“神秘”,尤其是初次接手朋友,更觉得高深莫测,无从下手,甚至惴惴不安。可能是这个词眼让人觉得有点“形而上”,有点“华丽”,加上写策划书情景——大半是“临危受命”,想要“一展身手”,或者是“第一次做可不能砸锅”状态,赶紧上互联网上找找吧,所以情绪紧张,不知如何下手。当然,也有一类懒惰之人,自己不愿动脑子,或者认为“自己做不好”,而不愿努力一下。后者我是一贯不愿理,前一种吗,可以通过合理学习训练写出一份像样策划书,但前提是必须学会冷静判断,认真思考。

策划书其实并不难,胸有沟壑人,他不用写什么策划书,也明白该怎么做。但是,这并不代表着他们超乎常人,有“经天纬地”之才。他们只是对现在状况,比如任务形式,人员配置,资源状况,形势目,什么能做什么不能做等有个合理估算,在这估算基础之上“胸有成竹”,这就是策划。举个很简单例子,让你给贾老师发一封电子邮件,这整个过程就是一个完整策划。你虽然没有去做,但你在思维中完全可以模拟出发电子邮件整个过程,包括电子邮件内容你都可以想象出来,行了,你把所有东西详细完整地落实到纸上,一份关于“给贾老师发电子邮件活动策划”就出来了。

策划书就是这个样子,你可以理解策划书是一个计划,但比计划要详尽很多。当然这涉及到怎么评价策划书问题,我认为,如果别人能按照你策划书,不需要你指点就能准确达到策划书想达到效果,这就是一份成功策划书。比如说关于“给贾老师发电子邮件活动策划”写出来之后,一个不懂发电子邮件人按照策划做到了,那么你策划书无疑就是成功

上面所说,无非是个策划书本质和评价标准问题。这似乎有点理论化,与你着急要写策划书无关——我倒是觉得恰恰相反。你要写策划书,首先要知道自己想作些什么,在做些什么,要做到怎样——这些东西如果你能了解,很好,你可以信心十足去做一份策划了。在我指导学生们做策划书时候,通常就是这两个问题理解不透彻。由于不明白“策划书是怎么回事”,常常觉得没有信心,不知怎么办。然而弄明白了需要做什么时候,大有茅塞顿开,原来如此感觉——建立在这样感觉上而随之到来自信心和思考状态,一般都能写出一份比较实用策划。

当然说到这,我也想说另一层意思:策划书很简单,在你有足够自信基础上。



了解了策划书本质和评价标准后,我们就可以写策划书了。策划书需要什么呢?需要我们对我们所面临情况,资源,能力有个充分认识。用比较正式语言说,就是“调研”。其实事情哪有那么麻烦,你就想,以我们现在这些人员和能力,都能做些什么。如果自己不明白,向一些相关人员请教一些,这些信息都很容易获得。OK,调研完成了,甚至连评估都完成了,你应该知道你能做到什么了。

接下来就是写,写是一个完善信息过程,这也是策划书精华所在。你策划书中包含了足够信息,想到了每一个方面,对每一种会发生情况都照顾到了,这就是成功。想做到这一点也不难:其一,我们使用“模版化方法”,比如下面一副模板,他提供了你需要思考完整方面,把这些方面填充全面,一份基本策划书就已经出来了:





一、策划书名称
尽可能具体写出策划名称,如“×年×月××大学××活动策划书”,置于页面中央,当然可以写出正标题后将此作为副标题写在下面。

二、 活动背景 :
这部分内容应根据策划书特点在以下项目中选取内容重点阐述;具体项目有:基本情况简介、主要执行对象、近期状况、组织部门、活动开展原因、社会影响、以及相关目动机。其次应说明问题环境特征,主要考虑环境内在优势、弱点、机会及威胁等因素,对其作好全面分析(SWOT分析),将内容重点放在环境分析各项因素上,对过去现在情况进行详细描述,并通过对情况预测制定计划。如环境不明,则应该通过调查研究等方式进行分析加以补充。

三、 活动目、意义和目标:
活动、意义应用简洁明了语言将目要点表述清楚;在陈述目要点时,该活动核心构成或策划独到之处及由此产生意义(经济效益、社会利益、媒体效应等)都应该明确写出。活动目标要具体化,并需要满足重要性、可行性、时效性

四、资源需要:
列出所需人力资源,物力资源,包括使用地方,如教室或使用活动中心都详细列出。可以列为已有资源和需要资源两部分。

五、活动开展:
作为策划正文部分,表现方式要简洁明了,使人容易理解,但表述方面要力求详尽,写出每一点能设想到东西,没有遗漏。在此部分中,不仅仅局限于用文字表述,也可适当加入统计图表等;对策划各工作项目,应按照时间先后顺序排列,绘制实施时间表有助于方案核查。人员组织配置、活动对象、相应权责及时间地点也应在这部分加以说明,执行应变程序也应该在这部分加以考虑。

这里可以提供一些参考方面:会场布置、接待室、嘉宾座次、赞助方式、合同协议、媒体支持、校园宣传、广告制作、主持、领导讲话、司仪、会场服务、电子背景、灯光、音响、摄像、信息联络、技术支持、秩序维持、衣着、指挥中心、现场气氛调节、接送车辆、活动后清理人员、合影、餐饮招待、后续联络等。请根据实情自行调节。

六、经费预算:
活动各项费用在根据实际情况进行具体、周密计算后,用清晰明了形式列出。

七、活动中应注意问题及细节:
内外环境变化,不可避免会给方案执行带来一些不确定

性因素,因此,当环境变化时是否有应变措施,损失概率是多少,造成损失多大,应急措施等也应在策划中加以说明。

八、活动负责人及主要参与者:
注明组织者、参与者姓名、嘉宾、单位(如果是小组策划应注明小组名称、负责人)。

注意:
1、 本策划书提供基本参考方面,小型策划书可以直接填充;大型策划书可以不拘泥于表格,自行设计,力求内容详尽、页面美观;

2、 可以专门给策划书制作封页,力求简单,凝重;策划书可以进行包装,如用设计徽标做页眉,图文并茂等;

3、 如有附件可以附于策划书后面,也可单独装订;

4、 策划书需从纸张长边装订;

5、 一个大策划书,可以有若干子策划书。


注:1、该策划书格式由我和我学生助手张志永共同完成,感谢他辛勤劳动;

2、本格式主要参阅书目类别为:营销策划、项目管理和创业计划指导书;

3、SWOT分析是现代管理一种分析技术,我们认为它应用领域广泛,特将其引入大学活动策划

4、项目尚不够齐全,欢迎网友指出其中不足并做以补充,让它实用性和易用性更强一些;





我们可以看到,模板中提供了很多思考方面,这些方面看起来并不起眼,但把这么多东西组合到一起却是一个不容小觑系统了。有人觉得这上面一些东西是重复,事实上却一点也不重复。每一项都有它内涵和外延,如果你尚不能理解,那就还需要去查查相关资料去理解一番了。虽说这些相互交叉内容对整体影响不大,但如果你能理解更详尽,策划书自然会更完备。有人会质疑,第二点第三点是不是写得太多了。其实这当然有个根据实际而行需要尺度,但你必须把它明确明白地写出来。因为从某种意义上来说,策划书要做一个目就是说服人,比如活动审批者,赞助公司等,而这部分恰是他们需要,这直接关系这项活动生存权,所以实在是马虎不得。这里我特别提出,希望同学们能把这些提到项目背下来,心思细微之处,正是一个人超乎常人地方。也许背这些东西有点烦,但把需要思考逻辑记忆变成机械记忆,让它深入到你潜思维中去,这将让你在今后任何工作中都获益匪浅、游刃有余;

其二,在我们完成了第一部分工作后,我们就可以用“创造小说”方法。很简单,按照逻辑顺序,把从开始到每一个环节像小说一样在头脑中计算预演一遍,你就会明白什么地方该做什么,什么地方缺了东西,哪里用什么人。当然,要记得把想到每一件事都写下来,这都是策划书中实用内容,随便缺一点可能都是灾难。在你思维中如果运行无误,我想这份策划书可以算是成品了;当然,“创造小说”方法不仅可以这样应用,同学们可以举一反三,灵活运用。



其实到这里,一份完整策划书已经成型了,你所需担心就应该是后续执行工作。有同学可能会对自己策划没有信心,那么你完全可以找以前该类活动组织者给你修改一下,其实我估计他们也改不了太多,只是细致末节地改一些小错误。我们仔细审视着手中尚余墨香策划书时,会是一种怎样心情呢?

写策划书,就是这么简单;也许有同学看了这篇文章后还是头疼——这算什么指导?如果是这个归因思路,就意味着你不是想写——而是想要一份策划书。你不想付出自己劳动,当然策划书是不会出现在你面前。写策划书就是要你认真思考一件事,认真写一篇文章,然后把这篇文章付诸于现实。你也不必到互联网拼命地搜索,好策划书是搜不来,而且据我所知,网络上这类资源甚少,基本上你不会有什么收获。想要做好策划书,就是要拚尽自己全力,自己去做,自己去写,没有任何捷径而言。所以我希望看到这里朋友,你们能尽快下定自己完全制作策划书决心,别把希望放到网上。

当然,不可否认,如果有一些策划书作为参考,还是很有帮助意义。我是个做学生工作老师,经常会带学生们做一些策划,设计内容有晚会、电视节目、社会实践等等。现在,我会尽可能多地贴一些策划到博客上,给同学们做一个参考。

一份好策划效果是立竿见影,你可以充分享受你策划被成功执行时价值感。“世上无难事,只怕有心人”,只要付出,定有回报。后,特别指出我一个观点:如果你完全没有经验,你策划尽量做中规中举,不求有什么变化。做到所谓“不求有功,但求无过”。

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