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PPt经常用的115个技巧【二】--- 祝子的日志 - 网易博客

2009-08-14  知海寻梦

 

PowerPoint经常用的115个技巧【二】

25.采用小屏幕模式播放:
 如果想采用小屏幕播放模式来播放幻灯片,可按下Ctrl键不松开,再单击演示文稿窗口左下角的“幻灯片放映”按钮,这时启动的幻灯片放映模式是与全屏放映模式的操作完全一样的小屏幕放映模式。

 26.自由定制播放方式 
如果按下Shift键,单击演示文稿窗口左下角的“幻灯片放映”按钮,会弹出“设置放映方式”的对话框。在这个对话框中,勾选“观众自行浏览(窗口)”复选框,再单击“确定”后,再单击演示文稿窗口左下角的“幻灯片放映”(或按F5键),会启动幻灯片的窗口放映模式。
 
27.让多张幻灯片应用切换效果 
有时可能在制作演示文稿时希望多张幻灯片同时应用一种过渡效果,选择“视图”→“幻灯片浏览”,并在左边的浏览窗口中按下Ctrl键,然后用鼠标左键逐个单击选择 希望使用同一效果的幻灯片,然后选择“幻灯片放映”→“幻灯片切换”,在“幻灯片切换”任务窗格中设置相应的切换效果即可。
 
28.快速显示黑白屏 
在做演示时,可能会有些人要提问,而这些正好与正在放的这张幻灯片无关。为了吸引的注意力,只要按下B键就可以切换到“黑屏”了,如果按W键就可以切换到“白屏”,按下除B、W、Print Screen、Scroll Lock、Pause/Break外的其他任意键将恢复到幻灯片放映视图。
 
29.随时使用画笔
PowerPoint可以让在播放幻灯片时,随时用鼠标像在画布上使用画笔一样来进行勾划,非常适合演示。只需在播放幻灯片视图中右击,选择“指针选项”,再选择“绘图笔”,就能在幻灯片上画图或写字了。还可以选择“绘图笔颜色”,从九种颜色的“画笔”中选择醒目的颜色。擦“黑板”的操作就更方便了,只要按E键便全部擦净。
 
30.播放幻灯片时隐藏鼠标 在想要隐藏鼠标时,只须简单的按下键盘的A键或=键。再按一次就可以显示鼠标
 
31直接跳转到某张幻灯片 
可以在播放幻灯片时,键入一个数字,比如18,然后按下Enter就可以跳到第18张幻灯片了。
 
32快速启动幻灯片播放 
如果已经制作完成了幻灯片,以后再用到时只是播放幻灯片,而不用修改它。那可以选择“文件”→“另存为”,并在打开的窗口中选择保存幻灯片类型为“PowerPoint放映(*.pps)”。以后在“资源管理器”中双击该文件,PowerPoint就会自动播放该幻灯片,而不是打开它来编辑。
 
33.循环播放动画 
有时,设计了动画,可能希望它能一直循环播放,此技巧不仅能实现这个目的,而且还能自由选择结束循环的方法:选择“幻灯片放映”→“自定义动画”,再单击要更改计时的项目,然后单击箭头,选择“计时”。如果希望动画重复指定的次数后停止,可以输入一个数值;如果你希望动画重复直到单击幻灯片时停止,请单击“直到下一次单击”;如果希望动画重复播放直到幻灯片上所有其他动画结束,请单击“直到幻灯片末尾”。设置完以后,单击“确定”关闭对话框即可。
34.让多个动作连续进行 
如果在一张幻灯片上制作了多个动作以后,可能需要几个动作连续进行,如果靠用鼠标单击来触发,往往会控制不好,使得动作效果不好。PowerPoint中提供了使几个动作自动连续进行的方法:在制作完当前幻灯片上所有动作后,如果希望动作二在动作一后自动进行,只需在主窗口右边的任务窗格中单击选择该动作二(如果没有出现任务窗格,只需要用邮件单击一个对象,在弹出菜单中执行“自定义动画”就可以了),然后单击动作二右边的向下箭头,在弹出菜单里执行“从上一项之后开始”。如果想连续多个动作,只需要先按下Ctrl键,然后用左键选择所有希望连续的动作,同样运用上面的方法执行“从上一项之后开始”。
  
35.在PowerPoint中直接访问互联网  
在PowerPoint中,可以直接调用系统中的IE来浏览网页:选择“视图”→“工具栏”→“Web”。这后,在PowerPoint中就出现了Web工具栏,只要在地址栏中键入站点的URL地址,回车,系统就会启动IE,并连接到相应的网站。
  
36.用超级链接做目录 
在PowerPoint中,可以对文字做一些超级链接,从而建立很实用的目录。只是要注意的是,在设置超级链接时,不要选中文字,而要选中文字所在的文本框,这样可避免字带有下划线的问题:先在PowerPoint中选中文本框,再选择“幻灯片放映”→“动作设置”,如果想单击该文本框后就跳到指定页面,可以选择“单击鼠标”标签,再选择“超链接到”单选按钮,在下拉列表中选择所要跳转的页面。如果希望在鼠标移过该文本框就转到其他页面,则要使用“鼠标移过”选项卡,然后同样指定所要跳转的页面,完成以后单击“确定”返回即可。 
 
 37. 让幻灯片包含其他幻灯片标题 
如果要引入或关闭幻灯片放映的演示文稿,可以在演示文稿中创建包含其他幻灯片标题的幻灯片:先切换到幻灯片浏览视图中,选定要使用其标题的幻灯片。如果要选择多张幻灯片,请按下 Ctrl 键并单击所需的幻灯片,然后在幻灯片浏览视图的“幻灯片浏览”工具栏上单击“摘要幻灯片”按钮即可。
 
38.防止删除幻灯片引用母版 
当想要删除所有遵循某幻灯片母版的幻灯片时,或将另一个设计模板应用于所有遵循这个母版的幻灯片时,PowerPoint会自作主张地删除这个幻灯片的引用母版。如果不想这样做,可以这样来操作:选择“视图”→“母版”→“幻灯片母版”。再在左边的缩略图上,选中要保护的幻灯片母版,在“幻灯片母版视图”工具栏上,单击“保护母版”即可

39.在PowerPoint中使用Excel数据
在PowerPoint中就可以很方便地嵌入Excel数据表格:在Excel中,选中要复制单元格的区域,选择“编辑”→“复制”。再切换到PowerPoint,再单击要插入单元格的幻灯片或备注页,选择“编辑”→“选择性粘贴”,再选择“粘贴”单选按钮。如果想要粘贴单元格,使得能够像处理图片一样调整大小和位置,请单击“图片”;如果要将单元格粘贴为嵌入对象以便在下次仍能够在Excel中继续编辑,请单击“Excel 工作表对象”。选好以后单击“确定”关闭对话框就完成了表格的嵌入。
40.链接Excel表格  
此技巧将教会你怎样链接到Excel表格,当Excel表格发生变化时也可以自动更新:先在Excel中保存好相应的表格文件,再选中相应的单元格,按下Ctrl+C键,把它复制到剪贴板中。再切换到PowerPoint,选择“编辑”→“选择性粘贴”,再在打开的对话框中要选择的是“粘贴链接”,然后单击“确定”关闭对话框。
41. 在幻灯片中使用动作按钮 
PowerPoint全面支持按钮交互,可在幻灯片使用各种各样的动作按钮,如“下一步”、“上一步”、“退出”等:先选中要放置按钮的幻灯片,选择“幻灯片放映”→“动作按钮”,再选择所需按钮。等光标变成十字状时,按下鼠标,拖出一个按钮,然后把它命名为“打开某文件”。在画完后,PowerPoint会弹出一个“动作设置”对话框。可以按照自己的喜好选择使用“鼠标单击”或者“鼠标移过”交互类型,然后选择“超链接到”单选按钮,再单击右边箭头选择所需的链接。同时,也可以选中“播放声音”复选框,然后再在右边的下拉列表中选择想要播放的声音,如“吹号”。完成设置后,单击“确定”关闭对话框。
42.在母版中加入动作按钮  
如果正在使用幻灯片母版,也可以在母版中加入动作按钮,而且该按钮可以在整个演示文稿中使用。选择“视图”→“母版”→“幻灯片母版”,然后再自行添加即可。
43.复制其他演示文稿中幻灯片  
通过PowerPoint中的“幻灯片搜索器”,可快速从其他演示文稿中复制幻灯片:在普通视图中的“幻灯片”窗口中,选中将要复制的幻灯片,再选择“插入”→“幻灯片(从文件)”。在弹出的“幻灯片搜索器”对话框中,单击“浏览”查找文件,在“浏览”对话框中选择文件,再单击“打开”。 如希望幻灯片能保持当前的格式,在“幻灯片搜索器”对话框中选中“保留源格式”复选框。否则,复制的幻灯片将统一采用将其插入时前一张幻灯片的格式。完成设置后,单击“关闭”关闭对话框即可。
 
44.创建播放列表 
可能很多人不知道,和Winamp一样,PowerPoint本身也支持播放列表:启动“记事本”,然后分行键入每篇演示文稿的文件名。小提示:
★如果播放列表和播放文件放在同一文件夹下,只要直接键入文件名和文件扩展名即可。
★如果文件名中有空格,请把文件名引起来,这是Windows内部规定的。
★如果播放列表和播放文件不在同一文件夹下,则需要键入文件位置的完整路径。
键入完成后,选择“记事本”窗口中“文件”→“保存”,在弹出对话框中选择保存播放列表的文件夹,在“文件名”框中输入"playlist.lst"(注意一定要加上西文引号),最后单击“保存”按钮。接下来,只要从Office安装文件夹下,找到Ppview32.exe程序,再在桌面上为它建立一个快捷方式,并在后面加上playlist.lst文件。以后双击桌面上的快捷方式即可播放playlist.lst中的文件了。
  
45.替隐藏幻灯片编号 
默认情况下,PowerPoint并不区分幻灯片。因此,如在幻灯片上添加了幻灯片编号,就会出现幻灯片编号不连接的现象。其实,要避免这种情况也非常简单,只要把所有的隐藏幻灯片放到演示文稿的后面,这样正在放映的所有幻灯片就会连续编号了。幻灯片是PPT中比较重要的元素,关于它的技巧也相当多,笔者在此作了一些搜罗。希望对大家有所帮助。由于技巧较多, 
  
46.在演示文稿间复制/粘贴幻灯片 
通过下面技巧,可在两个演示文稿之间复制幻灯片:先同时打开两个演示文稿,再选择“窗口”→“全部重排”。然后在相应的演示文稿窗口的“幻灯片”窗口中,选择要复制的幻灯片,再按下Ctrl+C键复制一下,切换到另一个演示文稿,按下Ctrl+V键粘贴过来即可。如果希望所粘贴的幻灯片采用与前面的幻灯片不同的设计模板,并且希望它保留其原始格式,则可以单击粘贴幻灯片下的“粘贴选项”按钮,然后在按钮菜单上,单击“保持源格式”。这样,则复制的幻灯片将使用左边窗口的模板和格式。如果要移动幻灯片而不是复制幻灯片,请在快捷菜单上单击“剪切”而不是“复制”。
 
47自由更改幻灯片顺序 
如果在做好幻灯片后,希望能改变其中某几张幻灯片顺序,则可按照下面步骤来操作:在普通视图的“幻灯片”选项卡上,选择一个或多个幻灯片缩略图,然后将其拖动到一个新位置即可。如果使用的是幻灯片浏览视图,同样可以选择一个或多个幻灯片缩略图,然后将其拖动到一个新位置。
  
48.自由缩放幻灯片 
PowerPoint可以在视图中改变视图中各个区域的大小,以方便编辑:单击要更改显示比例的区域,以适应“大纲”标签、“幻灯片”标签或要在幻灯片窗格中显示的幻灯片,再单击“常用”工具栏上的“显示比例”框旁边的箭头,接着在下拉列表中单击选择所需的比例。或者直接在“显示比例”框里键入所需要的数字。
 
 49.在演示文稿中复制幻灯片  
PowerPoint中不仅能复制图片,文本,还可以复制演示文稿中的幻灯片:在普通视图的“大纲”或“幻灯片”窗口中,选中要复制的幻灯片(可以配合Shift键和Ctrl键来选中多张幻灯片)。再选择“插入”→“幻灯片副本”即可。
 
 50. 给演示文稿添加表格 
 在PowerPoint中使用表格,能很容易地使文本对齐,尤其是当文本可能会以多种形式(包括放映幻灯片、联机内容以及打印的讲义)表示时会更加方便:选中需要放置表格的幻灯片,选择“插入”→“表格”,然后在“插入表格”对话框中设置表格的行数和列数,单击“确定”按钮,幻灯片上就绘制出表格了。接下来,只要用鼠标单击相应的表格单元格就可以在其中输入数据,而按下Tab键则会进入下一个单元格。

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