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采购管理制度

2009-08-26  pearl zh...

采购管理制度

第一条 总则

为加强企业规范化管理,确保公司能购到高品质低成本的产品,从而达到降低成本之目的,特制定本制度。

第二条 目的

选择合格的供应商并对采购过程进行严格的控制,确保供货商提供的物料满足公司的规定要求。

第二条 适用范围

本制度适用于公司各项物料采购时,价格之审核、下单、订购、验收等,除另有规定外,悉依本制度处理

第三条 权责

1 由采购部门负责对物料的采购工作。

2 设计部负责提供产品相关技术要求、质量保证条件等。

3 仓管和采购部负责对采购回的物料进行验收。

第四条  采购计划的制定

1)采购部根据公司的《月生产计划》及库存情况编制《月采购计划》经总经理批准后实施采购。

2)采购部还需根据公司业务的淡旺季的需求,核对仓库的库存量,确定物料的品种、规格、数量等方面的实际缺口,编制当月《采购月计划》。

3《采购月计划》经总经理核准后,采购部与财务部各持一份,采购部依《采购月计划》进行采购作业。财务部根据《采购月计划》安排采购所需的资金。

第五条  采购的实施

1、选择供应商

1)、供应商的选择需从批准的【合共供应商名单】中选取;

2)、采购部一般应挑选三家以上的供应商询价,以作比价、议价依据;

3)、采购部主管在审价时,认为需要再进一步议价的,则由采购主管亲自与供应商议价;

4)、总经理在核价时,均可视需要再行议价或要求采购部进一步议价;

2、价格调查

   1)、已核定之物料,采购部必须经常分析或收集资料,作为降低成本之依据;

   2)、本公司各有关部门,均有义务协助提供价格讯息,以利采购部比价参考;

   3)、已核定之物料采购单价如需上涨或降低,应附上书面之原因说明;

   4)、采购数量或频率有明显增加时,应要求供应商适当降低单价;

   5)、采购部应随时掌握市场价的浮动数据,以利于更好的把握市场;

3 询价和比价

1)、根据采购物料的品种、规格、标准、数量、和交付期的不同,采购人元应选择至少三家符合采购条件的供货商作为询价对象;

2)、采购人员根据过去采购的情况,市场变化情况,以及公司成本预算等情况,确定采购目标价格;

3)、在得到供应商的报价信息后,采购人员对供应商的报价条件进行品种、规格、数量、质量要求等方面进行核对,以保证供应商可以提供的物料符合公司实际的采购要求,并对供应商所报的价格、交付期、售后服务等方面进行分析比较,以便选择条件最优的供应商;

4)、供应商提供报价之物料规格与请购规格不同或属代用品时,采购人员应送请购部门确认;

5)、专业材料或用品,采购部应会同使用部门共同询价与议价;

6)、在供应商的报价条件不能满足要求时,采购人员应与供应商进行磋商,以使双方最终在全部条款上达成一致。

4 订购作业

1)、在采购作业所需的全部条款与供应商达成一致后,采购人员需填写正式的采购订单,订单需要列明至少下列条款:

a、   供应商资料:包括名称、地址、联系人、联系方式;

b、  采购物料的详细描述:包括品名、型号、规格等,如有超出标准的特殊要求需特别注明;

c、   订单所采购的数量/重量:单位包装数量/重量;包装件数;

d、  价格:单价,合计价、合同总额,定金或预付款

e、   交付期:分批交付时应明确每批的交付时间和交付数量。

f、   付款方式

g、  标识:物料本身或包装上的文字标记(订单号、供应商、品名、规格、单位包装的数量/重量、批号)。

h、  所需的质量证明资料(检验单、质保单、出厂证明单、化验报告等)。

i、    质量保证条款:发生质量问题时进行退换或其他处理方法。

j、     装箱清单(送货单)和销售发票的要求。

2)、采购订单经物控部负责人审核后,加盖公司合同公章生效。采购单一式二份,双放各保存一份。采购部负责采购订单的存档。

3)、采购人员应控制物料订购交期,及时向供应商跟催交货进度

第六条  验收与付款

1、    依相关检验与入库规定进行验收工作。

2、      依财务管理规定,办理供应商付款工作。

第七条  本制度经公司最高主管总经理审核通过后公布实施,修正时亦同。

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