公文结构的主要环节

安排文章结构，要把握好哪些环节呢？一般认为，主要是这样四对八个环节：层次和段落、过渡和照应、主次和详略、开头和结尾。下面分别加以介绍。 　　一、层次和段落 　　(一)层次 　　1．层次的含义 　　层次又称“部分”、R20;大段”、“逻辑段”等，是小于篇、大于段(有时也可以等于段)的结构单位。在公文中，它可以像篇和段一样，有明确的外部标志，如章程、条例等法规类公文，由“总则、第一章、第二章……附则”来构成，清晰地显现出层次来。它也可以没有明确的外部标志，但人们在阅读时，仍然能够区分出来，因为不同层次承担着文章内容展开的不同步骤。 　　层次是结构诸环节中最重要的一环。结构的完整性和严密性，主要通过层次安排得以实现。 　　2．公文层次的两种基本形态 　　公文的层次安排，有两种基本形态，一种是并列式，一种是递进式。 　　开头通常是总述或总论，它自成一个层次。主体部分的各层或分述或分论，不是呈现并列形态，就是呈现递进形态。 　　对事物几个不同侧面的考察，对事件发生的几种不同原因的分析，对法规中不同条文的陈述等等，都将形成相互并列的不同层次。 　　如果是从事物的表象逐步深入去探索其本质，每一个深化的阶段就形成一个层次，各层次之间就是递进形态。从原因出发推导结果，或者反过来从结果出发寻找原因，也会有步步深入的过程，也是递进形态。另外，文章在偏重于记述事件或过程时，按照事实发生的先后顺序表述，事件的阶段性也必然会形成层次，各层之间也属于递进形态。 　　(二)段落 　　1．段落的含义和作用 　　段落就是我们平时所说的自然段，它是小于层次(有时也会有一个段落自成一个层次的情况)大于句子的结构单位。它有着段首空两字，段尾另起行的外部标志。 　　段落的划分使文章的结构更明晰、醒目。古人写文章不分段落，给阅读造成的障碍是显而易见的。 　　2．划分段落的注意事项 　　相对于层次的安排，段落的划分比较容易一些。只需注意以下三点： 　　首先，保持段意的单一性。 　　一篇文章只能办理一件事务，只能有一个中心话题，只能有一个中心思想。一个层次也是如此。对于一个段落而言，当然要遵循相同的原则。除过渡段承上启下，内容可以不单一外，意义段都不应违背这一原则。 　　其次，注意段意的完整性。 　　只有单一性还不够，如果一段话的意思没有表达完整就煞了尾，读者不知所云，也是结构的严重失误。 　　其三，段落安排要长短适度。 　　段落多长才合适？这并没有统一的标准。但是，如果一段文字有七八百字还不分段，读者就很难把握作者的思路和内容的步骤了。相反，段落都只有一两行文字，那又将思路切割的七零八碎的，读者也难以接受。一般地说，长到三四百字，短到三四十字，都是比较合适的长度。但特殊情况可以例外。 　　还要注意长短标准的统一问题。有人写文章，思路连贯性强，段落较长；有人写文章，思路跳跃性强，段落较短，只要在一篇文章中前后统一，这都不是什么缺陷。但是，如果在一篇公文之中，分段不是采用一个标准，形成了文章前后风格的不一，那就是缺陷了，必须防止。 　　二、过渡和照应 　　(一)过渡 　　1．过渡的含义和作用 　　过渡就是在段落之间、层次之间进行衔接的形式或手段。 　　依照我们前面讲过的层次和段落的理论，文章是由若干“板块”构成的。那么，在板块与板块之间，必然会有一些缝隙，使文气不能顺畅地通达。这样，作者就必须在板块之间铺路搭桥，以便文气畅达，前后文浑然一体。用于承前启后的形式和手段，就是过渡。 　　公文在总论(或总述)与分论(或分述)之间，一般需要过渡；分论(或分述)之间，有时也需要过渡。 　　2．过渡的方式 　　过渡的方式有三种。一是过渡段，二是过渡句，三是关联词语。 　　如果前后文内容差异较大，要安排一个段落承上启下，这个段落就叫过渡段。过渡段不是独立的意义段，主要功能不是表达意义，而是完成内容的转换。 　　过渡句或出现在上层上段末尾用以“启下”，或出现在下层下段开头用以“承上”用关联词语过渡，常用的词语是“因此”、“但是”、“然而”、“总之”、“综上所述”等等，一般出现在下层或下段起首。 　　(二)照应 　　1．照应的含义 　　照应就是文章前后内容之间的关照和呼应。 　　作为一个有机的整体，文章的前后内容有着紧密的关联。缺乏内容的前后关照和脉络的前后呼应，文章就会散乱、松懈。合理地运用照应的手段，不但能使文脉贯通，结构严谨，还能使文章中某些关键的内容得到强化。 　　2．公文中照应的常见形式 　　首尾照应。 　　首尾照应就是结尾照应开头。如开头说“为……制定本规定”，结尾要求“本规定从×月×日起施行”。 　　序列照应 　　将文章内容按照排定的序列依次表达时，序列的外部标志之间会产生前后呼应。如“首先……其次……最后……”，就是文章序列的外部标志，人们读到“其次”时，不可能不回想一下“首先”的内容，读到“最后”时，对前面的若干层次都会有所回顾。还有“第一……第二……第三……”，以及“一、二、三”等序码标志，都会起到这样的照应作用。 　　序列照应不得出现错漏的现象。 　　注释性照应 　　在公文中，前面出现的一些概念无暇解释，可以在后面文章末尾处安排注释，一方面对前文的某些概念进行解释，一方面引导读者回顾前面的内容。例如，《监察机关实行回避制度暂行办法》(1992年11月16日监察部发布)的第十一条，就对前面涉及的“近姻亲”、“三代以内旁系血亲”、“近亲属”、“拟制血亲”四个概念的含义进行了解释。 　　三、主次和详略 　　(一)主次 　　文章各部分的内容，在文章中所占的地位和所起的作用，并不完全相同，有的份量重，有份量轻；有的为主，有的为辅。分清主次，也是结构安排的一个主要环节。 　　朱光潜先生对此也有论述：“文章不仅要分层次，尤其要分轻重。轻重犹如图画的阴阳光影，一则可以避免单调，起抑扬顿挫之致；二则轻重相形，重者愈显得重，可以产生较强烈的效果。……如果不分宾主，群龙无首，必定显得零乱芜杂。……如果有五六层意思都平铺并重，它一定平滑无力，不能说服读者。”朱光潜：《选择与安排》。 　　在一篇文章中如何显出主次轻重？朱先生认为有两种方法，第一是在层次上显出，第二是在篇幅份量上显出。层次问题前面已有论述，这里只是再强调一下对层次之间的主次关系的把握。篇幅份量则涉及详略问题，是下面要讲的内容了。 　　(二)详略 　　详是详写，略是略写。公文写作，表述观点时可详可略，叙述和引用材料时也可详可略。而且，详与略在文字上的差异是巨大的，一个事实，可以用十几个字就表达完毕，也可以用几百个字详加介绍。 　　总的来看，公文是讲究精炼实用的文体，表达观点直接明了，叙述事实简炼清晰，一般不写细节，更不用精雕细刻的手法，与文学写作相比，公文的略写多于详写。但是，这并不意味着公文写作不分详略，就自身而言，各部分的详略安排还是十分讲究的。 　　那么，公文写作如何掌握详略呢？具体写法必须结合实际才能确定，我们在这里只能提供两条原则。 　　首先，以主次的地位确定详略。 　　大多数情况下，主要观点和重要条文要详写，一般观点和次要条文要略写。 　　其次，以典型程度确定详略。 　　这是指材料而言。典型材料的说服力强，要表述得充分一些；非典型性的辅助性材料，则可以表述得简略一些。 　　四、开头和结尾 　　(一)开头 　　1．公文开头的写作要求 　　首先是要开门见山。 　　公文开头不能像文学作品那样极尽铺张渲染之能事，制造出特定的氛围后才切入正事或正题。公文必须开门见山，一落笔就直接指向要处理的事件或要解决的问题。 　　其次是要文笔简炼。 　　公文开头，多数只有一个自然段，而且不能太长。最好做到不可增减一字的地步——如果增加一字，那个字必然是可有可无的；如果减少一字，则意思无法表达清楚。 　　2．公文开头的常见体式 　　根据式开头 　　就是在开头表明发布公文的根据，所根据的一是上级文件，二是领导指示，三是有关规章，四是现实情况。这类开头一般用“根据”、“遵照”、“按照”等介词领起，如： 　　根据《国务院关于进一步调整国务院部门(单位)所属学校管理体制和布局结构的决定》(国发〔1999〕26号，以下简称《决定》)，除教育部以及外交部、国防科工委、国家民委、公安部、海关总署、民航总局、体育总局、侨办、中科院、地震局等部门和单位继续管理其所属学校外，国务院其他部门和单位原则上不再直接管理学校。为贯彻落实《决定》，现提出如下实施意见。 　　——《关于调整国务院部门(单位)所属学校管理体制和布局结构的实施意见》，教育部、国家计委、财政部2000年1月29日发布 　　这种把行文根据放在前面做开头的写法，在公文写作中运用得十分普遍。 　　叙述式开头 　　运用概括叙述的方式，把公文所指向的主要事实作一个简要的交待，然后在事实的基础上展开主体部分的表达，这就是叙述式开头。例如： 　　自1995年国务院召开全国劳动模范和先进工作者表彰大会以来，全国各族人民积极投身到建设有中国特色的社会主义现代化建设事业中，各项改革和建设事业取得了巨大成就，涌现出了大批品德高尚、成绩显著、贡献突出的先进模范人物。为有利于调动全国人民建设有中国特色社会主义的积极性，全面完成党的十五大提出的各项任务，国务院决定，2000年“五一”国际劳动节前后召开全国劳动模范和先进工作者表彰大会。现将有关事项通知如下： 　　——《国务院关于召开2000年全国劳动模范和先进工作者表彰大会的通知》，国发〔2000〕5号，国务院2000年2月15日发布 　　叙述式开头可以使读者对基本情况、主要事实有一个大致的了解，在此基础上，理解公文下一步展开的内容就比较容易了。 　　结论式开头 　　一开头就提出对某一事件或某一问题的基本认识，以此为前提布置有关工作，提出开展工作的方法、措施和要求，也是一种比较常用的公文开头方式。例如： 　　新中国成立50年来特别是改革开放以来，我国高等教育的改革和发展取得了令人瞩目的成就。在21世纪，高等教育肩负着伟大而又光荣的历史使命，应该也必须有更大更快的发展。但是，当前高等学校后勤服务模式落后、后勤社会化改革滞后、后勤负担沉重的状况，已经成为制约高等教育发展的“瓶颈”因素。因此，进一步推进并尽快完成高等学校后勤社会化改革，关系到今后我国高等教育工作的全局，具有重要而深远的意义，任务艰巨，时间紧迫。 　　——《关于进一步加快高等学校后勤社会化改革的意见》，教育部、国家计委、财政部、建设部、人民银行、税务总局，1999年12月14日发布 　　结论式开头或肯定成绩，或指出问题，或阐明原则，或亮明态度，开宗明义，一箭中鹄。 　　目的式开头 　　在开头提出发布公文的动机、缘由、目的，称为目的式开头。这种开头常以“为”、“为了”等介词作为领起。例如： 　　为了严肃财经纪律，加强廉政建设，落实行政事业性收费和罚没收入“收支两条线”管理，促进依法行政，根据法律、行政法规和国家有关规定，制定本规定。 　　——《违反行政事业性收费和罚没收入收支两条线管理规定行政处分暂行规定》，国务院2000年2月12日发布 　　目的式开头也是公文写作中运用较多的一种开头方式，这跟公文的实用性强，每一篇公文总有一个明确的目的有关系。 　　(二)结尾 　　1.公文结尾的写作要求 　　与一般文章相比，公文的结尾有特殊的要求。它不能用象征、隐喻、暗示的方法去追求“言有尽而意无穷”的韵味，而必须明确提出结论性的意见、请求或执行要求。 　　2.公文结尾的常见体式 　　总结式结尾 　　在结尾处用简洁明白的语言进行画龙点睛式的概括归纳，也就是对全文内容进行总结。 　　希望式结尾 　　在结尾处提出希望、号召。如：“我们希望市水利局及时改变拖沓作风，并能在今年解决××水库的维修问题。” 　　说明式结尾 　　在结尾处对与文章内容有关的事项或问题进行交待说明。如：“以上内容仅用于征求意见，不能作为执行的依据。在没有正式通知之前，必须按现行有关规定办理。” 　　套语式结尾 　　用固定的套语作结尾，多用于请示、报告等上行文和通知、通告等普发性下行文。如：“特此报告”，“以上请示如无不妥，请予批准。”