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快速搞定重复数据合并汇总

 guanfurong 2009-09-24
快速搞定重复数据合并汇总

 


  近日,单位一同事拿来了一个内容繁多的Excel表格文件 “x1.xls”,记录数据有数千条,说要将表中的数据以“mc”为关键字进行合并汇总,即将“mc”列中重复的数据进行合并汇总,但他在Excel中试了多种方法都没有成功。
  实际上,将此类数据放到数据库中,一条命令就能解决问题。使用何种数据库呢?笔者想到,大部分默认情况下安装的Office 2003/2007的电脑都应该安装了Access,使用它解决这个问题就很简单。
  第一步:导入数据。右击“x1.xls”文件,在出现的快捷菜单中选择“打开方式Microsoft Access for Windows”,此时可能会出现“Microsoft Access项目中不支持ADP文件”的提示,没关系,点“确定”按钮关闭此提示窗口。
  接着就会出现“链接数据表向导”窗口,点击“下一步”按钮,在“链接数据表向导”的第二个窗口中选中“第一行包含列标题(I)”选项(图1),然后点击“下一步”按钮,在下一个窗口中点击“完成”按钮,这样数据就导好了。

图1
  第二步:建立查询。在如图1所示的数据库窗口中,选取左侧“对象”中的“查询”选项。在右侧窗口中双击“使用向导创建查询”选项,在出现的“简单查询向导”窗口中(图2),将“可用字段”中的字段选择到右边的“选定的字段”中(“>>”全选,“>”单选)。

图2
  接着点击“下一步”按钮,在“简单查询向导”的下一个窗口中选中“汇总”,并点击“汇总选项”按钮,在“汇总选项”窗口中将需要汇总的字段的“总计”选项选中(图3),点击“确定”按钮。

图3
  点击“下一步”按钮,在出现的下一个窗口中点“完成”按钮,这时我们可以看到,在接下来出现的“选择查询”窗口中数据已经按要求汇总好了。
  第三步:导入计算结果回Excel表。点击“编辑选择所有记录”,然后点“复制”快捷图标,再将复制的记录“粘贴”到Excel表中,保存即可。

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