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Excel电子表格基本知识点

2009-11-01  江南又一村
Excel 第一课 基础知识和基本操作

一、基础知识
1、简介:EXCEL是一种电子表格处理软件,主要用于对数据的处理、统计、分析、与计算。
2、启动与退出:
3、界而介绍:

标题栏、菜单栏、各种工具栏、编辑栏、行/列标题栏、水平垂直滚动条、编辑区、工作表标签、状态栏

二、基本概念
1、工作薄:一个EXCEL文件就称为一个工作薄,一个工作薄中可以包含若干张工作表。
2、工作表:工作薄中的每一张表格称为工作表,每张工作表都有一个标签,默认为sheet1\sheet2\sheet3来命名(一个工作薄默认为由3个工作表组成)。
3、单元格:工作表的每一个格称为单元格。
4、活动单元格:工作表中带黑色外框的单元格叫活动单元格,也叫当前单元格或激活单元格。
5、单元格区域:由多个单元格组成的矩形区域叫活动单元格区域(也称为表格区域)。
6、行标题:工作表中的每一行行首数字(1、2、3、)称为行标题;一张工作表最多有65536行。
7、列标题:工作表中每一列列首的字母(A、B、C)称为列标题;一张工作表最多有256列。

三、基本操作
1、工作薄操作
(1)新建工作薄:单击“文件”菜单——击“新键”——选择“常用”标签——选择“工作薄”——击“确定”(或击“常用”工具栏上的“新键”按钮)。
(2)打开已有工作薄:单击“文件”菜单——击“打开”——选择文件——击“打开”(或击“常用”工具栏上的“打开”按钮)。
(3)保存工作薄:单击“文件”菜单——击“保存”——输入工作薄名称——击“保存”(或击“常用”工具栏上的“保存”按钮)。
(4)关闭工作薄:单击标题栏上的“关闭”按钮
(5)切换工作薄:单击任务栏上的工作薄标题按钮
2、工作表操作
(1)插入工作表:右击任一工作表——击“插入”即可。
(2)删除工作表:右击要删除的工作表——击“插入”即可。
(3)重命名工作表:右击要重命名的工作表——击“重命名”——输入工作表名称——回车即可。
(4)移动工作表:
A、同一工作薄中:按左键拖动工作表至目标位置即可。
B、不同工作薄中:右击要移动的工作表——击“复制或移动工作表”——在工作薄列表框中选择目标工作薄——击确定。
(5)复制工作表
A、同一工作薄中:按CTRL键拖动工作表至目标位置即可。
B、不同工作薄中:右击要复制的工作表——击“复制或移动工作表”——在工作薄列表框中选择目标工作薄——选中“建立副本”选项——击确定。
3、单元格操作:
(1)插入单元格:选择相邻单元格——击“插入”菜单——击“单元格”——选择所需的选项击“确定”。
(2)删除单元格:选择要删除的单元格击“编辑”菜单——击“删除“——选择所需选项击“确定”。
(3)移动单元格数据:选择单元格,光标移至下边框,变成向上箭头时拖动单元格至目标位置。
(4)复制单元格数据:选择单元格,光标移至下边框,变成向上箭头时按CTRL键并拖动单元格至目标位置即可。
(5)合并单无格:选择多个单元格,击“格式”工具栏上“合并及居中”按钮。
(6)取消单元格合并:选择已合并的单元格——击“格式”菜单——击“单元格”——选择“对齐”标签——取消“合并单元格”选项——击“确定”。
(7)删除单元格(区域)数据:选择包含数据的单元格(区域)按键盘上的Delete键。
(8)选择单元格:按住鼠标左键拖动即可选择多个单元格。
4、行/列的操作
(1)行/列的插入:选择下面/后面的单元格——击“插入”菜单——击行/列。
(2)行/列的删除:选择要删除的行/列——击右键——击删除行/列。
(3)行高的调整:光标放行标题之间的交界处,变双箭头时按左键拖动至适当的高度。
(4)列宽的调整:光标放列标题之间的交界处,变双箭头时按左键拖动至适当的高度。
(5)行/列的选择:击行标或列标即可。
★:按CTRL键可选择不相邻的单元格、行、列。

四、格式刷:
位于“常用”工具,用于复制选定对象或文本格式,并将其应用到你所需的对象或文本中
步骤:
(1)选择源格式文本
(2)单击“格式刷”
(3)选择目标文本即可
★:要将格式复制到多个项目上,可双击“格式刷”,然后选择要改变其格式的各个项目。完成操作后按“ESC”取消键以关闭“格式刷”

五、数据输入
成批输入数据(多个单元格输入相同数据)
方法:选择单元格区域(如为多个不相邻的单元格则按CTRL键选择),在一个单元格输入数据后按CTRL+ENTER)

      Excel 第二课数据输入与工作表格式化
一、自动填充数据
等差序列:按固定的步长增加或减少数值的序列(方法:先在前面两个单元输入数据并选中,鼠标指向单元格右下角的填充柄为十字光标时拖出所需的序列)
等比序列:按固定因子的累积方式乘以填数据的序列
方法:先输入一个等差序列并全选中——击“编辑”菜单——击“填充”——击“序列”——选择等比序列输入步长值——击“确定”(注意步长值的输入)。

二、自定义序列
击“工具”菜单——击“选择”——击“自定义序列”——在右框图中输入数据(每输入一个数据后按回车键)——击“添加”——击“确定”。

三、数字的输入及其格式
(1)设置数字格式:选择数据区域击“格式”菜单——击“单元格”——选择“数字”标签——选择数值类型按需要设置——击“确定”。
(2)设置文字格式:选择数据区域击“格式”菜单——击“单元格”——选择“字体”标签根据需要设置——击“确定”
(3)设置数据对齐方式:选择数据区域击“格式”菜单——击“单元格”——选择“对齐”标签按需设置确定”
(4)设置单元格边框:选择数据区域击“格式”菜单——击“单元格”——选择“边框”标签按需设置——击““确定”
(5)设置单元格底纹:选择数据区域击“格式”菜单——击“单元格”——选择“图案”标签按需设置——击“确定”
★:选择数据区域右击——击“设置单元格格式”(出现单元格对话框)注意灵活运用。

EXCEL 第三课 公式与函数

一、公式与计算
概念:公式是指在工作表中对数据进行分析计算的算式,可进行加、减、乘,除等运算,也可在公式中使用函数。公式要以等号(=)开始。
1、单元格的引用:指在公式中常用单元格的地址来代替单元格,并把单元格的数据和公式联系起来,引用时列在前、行在后。
2、输入及编辑公式
(1)输入公式:先输入等号(=),再输入公式,如:=A2+A3;(分为在同一单元格中与不同的单元格)
(2)复制公式,按CTRL键在有公式的单元格中拖动填充柄进行公式的复制;
(3)编辑公式:在编辑栏中的公式中单击按需要进行设置。

二、函数的应用
函数是预先编制的用于对数据求值计算的公式,包括数学,三角,统计,财务,时期及时间函数等。
常用函数举例:求和函数(SUM):求所选区域的总数
方法:光标放在要存放结果的单元——击“插入”菜单——击“FX函数”——选择数学与函数——选择SUM——击“确定”——击NUMBERI右边的红箭头折叠按钮——选择要求平均值的区域——按回车键——击“确定”。求平均函数(AVERAGE):求所选区域的平均值
方法:光标放在要存放的单元格——击“插入”菜单——击“FX函数”选择——选择统计——选AVERAGE——击“确定”——击NUMBERI右边的红箭头折叠按纽——选择要求平均数的数据区域——按回车键——击“确定”。求最大值/小值函数(MAX/MIN):求所选区域的最大/小数据
方法:光标放在存要放结果的单元格——击“插入”菜单——击“FX函数”选择统计——击MAX/MIN——击“确定”——击NUMBERI框边的红箭头折叠按纽——选择数据区域——按回车键——击“确定”。求数据个数函数(COUNT):求所选区域的所有数据个数
方法:光标放在要存放结果的单元格——击“插入”菜单——击“FX函数”——选择统计——选择“COUNT”——击确定——击NUMBERI框国的红箭头折叠按钮——选择数据区域——按回车键——击“确定”。频率分布函数(FTEQUENCY):求一系列数据中的频率分布
方法:光标放在要存放结果的单元格——击“插入”菜单——击“FX函数”选择统计——选择“COUNT”——击“确定”——击DATA-ARRY框右边的红键头折叠按钮——选择数据区域——按回车键——击BIN-ARRAY框旁的红色折叠按钮——选择条件区域——按回车键——同时按CTRL+SHIFT+ENTER(回车键)
(注意:A、数据区域必须在一列输入;B、条件数据也要在一列中输入;C选择结果区域时要比条件区域多选择一个单元格)
 

三、格式工作表
击“格式”菜单——“工作表”——
(1)“隐藏”:隐藏目前活动工作表。
(2)“背景”:根据所选位图,在工作表背景插入一个平铺的图形映像。

Excel 第四课数据清单

概念:数据清单是指按行和列组织起来的信息的集合,是EXCEL的一个内部数据库;在数据清单中的列标记被认为是数据清单的字段名,每行称为记录,每列称为字段。

一、创建数据清单
1、创建:直接在工作表中输入数据建立一个数据清单
2、向数据清单尾部添加记录:
(1)直接在数据表中输入数据(记录);
(2)菜单命令:击“数据”菜单——击“记录单”——击“新建”——输入数据——击“关闭”;
3、删除数据清单中的数据(记录);
(1)直接从数据表中选择记录然后删除;
(2)菜单命令:击“数据”菜单——击“记录单”——击选择记录——击“删除”——击“关闭”

二、排序
指将数据清单中的数据按一定的依据排列。
按列排序:选择一列,击常用工具栏一的“升序或降序”按钮(只改变所选列的次序,其他的列不随之变次序)
多列排序:光标放在数据清单中——击“数据”菜单——击“排序”——选择排序关键字(可同时设置三个关键字)——选择排序顺序(递增或递减)——击“确定”(关键字是指按哪个字段排序)

三、筛选
在数据清单中查找满足条件的记录
(1)自动筛选;光标放在数据表单中——击“数据”菜单——击“筛选”——击“自动筛选”(每个字段名旁边都出现一个下拉箭头)——从下拉列表中选择要显示的记录。
(2)若选“自定义筛选”则需在对话框中设置运算符、条件值等后击“确定”。

四、条件格式化
把满足条件的数据进行格式化。
步骤:选择数据区域——击“格式”菜单——击“条件格式”——(出现对话框)选择比较运算符——输入条件数值——击“格式”按钮——设置好字体对话框——击“确定”(如要设置多个条件格式可击“添加”按钮添加条件格式)——击“确定”(注:至多可设置三个条件格式)

五、分类汇总
将数据清单按进行汇总,汇总类型有Sum/Coun/Average等。
步骤:光标放在数据清单中——击“数据”菜单——击“分类汇总”——在“分类字段”框中选择字段——在“汇总方式”框中选择汇总类型(即函数)——选择“汇总项目”——击“确定”。

Excel 第五课 图表处理

概述:在Excel中,图表是数据清的另一种表示方法,可直观地反映数据的变化情况,要建立图表,必须先建立一个数据清单。

一、创建图表三步曲
将光标放在数据清单内——击“插入”菜单——击“图表”——选择图表类型(常用类型为柱形)——击“下一步”——选择要建立图表的数据区域——选择系列产生在“行”或“列”——击“下一步”在标题标签中输入图表标题及X轴名称——击“下一步”选择做为其中的对象插入——击完成。

二、格式图表(包括更改图表大小、位置、字体、图例等)
1、设置图表的位置和大小:
移动位置:把光标放在图表区直接按住左键拖动至目标位置即可。
调整大小:光标在图表中单击即选中图表(按键盘的Delete键可删除图表),四边会出现调整控制符把光标放在调整控制符上——按住左键拖动至目标位置即可。
2、格式化图表文字标题:
右击图表区——击“图表区格式”——击“字体”标签——按需设置好——击确定
3、更改图表类型:在图表区域击右键——击“图表类型”——在“标准类型”标签中选择图表类型——击确定。

三、编辑图表
1、向图表添加数据:在图表区域中单击右键——击“数据源”——选择“数据区域”标签——击数据区域框右边的红箭头折叠按钮——重新选择数据区域——击右边的红箭头折叠按钮——击确定。
2、移除图表中数据系列:在要移去的数据系列上击右键——击清除。(或在数据清单中删除不需要的数据也可改变图表)
3、添另图表标题及X轴、Y轴的名称:在图表区域中单击右键——单击“图表选项”——在标题标签中分别输入图表标题及X轴、Y轴的名称——击“确定”。
4、更改图表Y轴的刻度值:右击Y轴刻度线——选择刻度标签——修改Y轴刻度值确定。

Excel 第六课 假设分析

一、单变量求解
1、概述:
如果已知公式预期的结果而不知道得到这个结果所面的输入值,就可以使用“单变量求解“功能,进行单变量求解时,Excel不断改变某个特定单元格中的数值。直到从属于这个单元格的公式反回了预期的结果。(已知结果而求过程的某一变化)
2、求解实例:
某超级市场当天的开支为5000元,当天全收入为8000,若要使纯利润达到5000元,全收入应该为多少?
求解方法:
先将当天开支和全收入输入在相邻单元格内——再用公式求出当天全收入的纯利润(3000);
单击“工具菜单”——击“单变量求解”——击“目标单元格”框右边的折叠按钮——选择包含公式的目标单元格(3000)——再击右边的折叠按钮——在“目标值”框中输入目标值(5000)——击“可变单元格”框右边的折叠按钮——选择包含数值的要变化的单元格——再击右边的折叠按钮——击确定。

二、模拟运算表
(单变量)模拟运算表是工作表中的一个单元格区域,显示公式中某些数值的变化对计算结果的影响。
(即是已知过程的某一变化而求结果的变化,即是将不同变量的值分别代入公式中对结果产生的影响。)
单变量模拟运算表(特点:输入的数据排成一行或一列)
步骤:
1、在一行或一列中输入要替换工作表中的输入单元格的数据值序列;
2、选中包括公式和需要替换的数值的单元格区域;
3、单击“数据”菜单中的“模拟运算表”命令
4、输入行或列的单元格引用
5、单击“确定”。

三、设置有效性
定义单个单元格或某单元格区域中所有单元格的正确数值,将数据项限制为一个特殊类型(例如,整数、分数、或文字),并对正确的设置限制。
1、设置有效性:选中要加条件的单元格——击“数据”——“有效数据”——将要加的条件在“允许”列表框中选择并设置——击“确定”。
2、撤消有效性:选中要撤消有效性的单元格击“数据”——“有效数据”——在“允许”列表框中选择任何值——击“确定”。

Excel 第七课 其他编辑与排版方式

一、窗口的冻结
1、冻结:
使用“冻结窗格”按钮可在滚动工作表时,使行列标题保持在视线之内。冻结标题不影响打印。
步骤:选取所需的单元格(一般为列标题与行标题的第二单元格)——击“窗口”菜单——击“冻结”

二、批注
批注实际上就是对单元格的注释。当为一个单元格增加了批注后,该单元格的左上角会出现一个红色的小三角符号,一旦鼠标指针停留在该单元格时,批注框会自动出现,批注内容自动显示。
1、添加批注:单击需要添加批注的单元格——在“插入”菜单——击“批注”命令——在显示的文本框中输入自己的注释(批注),输入完后——把光标在外面单击即可。
2、编辑批注:单击需要编辑批注的单元格——右单击——再击“编辑批注”——即可出现编辑文本框
3、删除批注:右单击需要删除批注的单元格——再击“删除批注”即可

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