本文来源《现代教育导报》综合版
近年来，随着各级各类学校办学规模的不断扩大，学生数量急剧增加，有关学生的各种信息量也成倍增长。为了做到学生信息管理规范化，实行学生学籍信息的计算机管理是可行而且必要的。但在现实生活中，很多学校并未配备专门的学籍管理软件。购进一套专门的管理软件，费用较昂贵。虽然现在能够较容易地找到许多免费版的学籍管理软件，但是，由于每个学校都有自己的管理特点和要求，因此这些软件在使用中总会存在一些不便之处。自己动手，用Excel建立一套适于学校具体需求的学籍信息管理系统是一个不错的选择。Excel功能强大，操作又很方便。它比用数据库系统开发的软件，在使用上更习惯，修改起来也更方便。
一、建立学籍信息库框架
首先，我们打开一个新的Excel表，建立一个学籍信息库框架。信息项目的设置，您可根据本校实际需要而定。利用单元格格式设置字体、图案。
二、妙用“有效数据”
在默认情况下，Excel对单元格的输入是不加任何限制的。但为了保证输入数据的正确性，可以为单元格组或单元格区域指定输入的有效范围。例如：为了保证身份证号是18位，可以为身份证号所在一列的单元格区域指定有效范围。为了用下拉列表快速输入“民族”、“政治面貌”，可以为“民族”、“政治面貌”所在列的单元格区域设置有效数据。
（一）设置身份证号的有效条件
1.设置有效条件
选定单元格区域。选取“数据”菜单的“有效数据”命令，打开“有效数据”对话框，单击“有效数据”对话框中的“设置”标签。在“允许”下拉列框中，选择允许输入的内容类型为“文本长度”；在“数据”下拉列框中，选择“等于”，“长度”为18。
2.显示警告信息
当身份证号输入不是18位时，显示“错误警告”。在“有效数据”对话框的“错误警告”标签里选中“输入无效数据时，显示警告信息”复选框，并输入要显示的错误提示信息。
（二）利用下拉列表快速输入“民族”、“政治面貌”
方法同上。区别是：在“允许”下拉列框中，选择允许输入的内容类型为“序列”；在“来源”文本框中输入“汉族，蒙古族，回族，藏族，维吾尔族等”。注意：在对话框中选择“提供下拉箭头”复选框，最后单击“确定”。
三、妙用身份证号码提取个人信息
（一）提取“性别”
例如，在I3单元格内输入身份证号码，在C3单元格输入函数：=IF(MOD(MID(I3，17，1)，2)=1，“男”，“女”)。MID(I3，17，1)，表示在I3中从第17位开始提取1位字符。MOD(MID(I3，17，1)，2)=1，表示提取的字符除以2余数为1。IF(MOD(MID(I3，17，1)，2)=1，“男”，“女”)，表示所取字符除以2，如果余数为1，显示男，否则显示女。
（二）提取“出生日期”
在D3单元格输入函数=MID(I3，7，4)&“-”&MID(I3，11，2)&“-”&MID(I3，13，2)，MID(I3，7，4)表示，在I3中从第七位开始提取4位字符&为文本连接符。
（三）自动生成“年龄”
在E3单元格中输入函数：=DATEDIF(D3，TODAY()，“Y”)。TODAY()，表示当前日期。DATEDIF(D3，TODAY()，“Y”)，表示计算当前日期与出生日期的年差。
（四）提取“生源地代码”
在J3单元格输入函数：=LEFT(I3，6)。LEFT(I3，6)，表示在I3中从左边开始提取6位字符。
建立“代码库”工作表，输入代码及代码名称。并按“代码”排序。在K3单元格中输入函数：=LOOKUP(J3，代码库！$A$1：$A$192，代码库！$B$1：$B$192)。“代码库！$A$1：$A$192”表示绝对引用工作表“代码库”中单元格区域A1：A192 LOOKUP(J3，代码库！$A$1：$A$192，代码库！$B$1：$B$192)，表示在“代码库”工作表中单元格区域A1：A192的数据中查找“J3”单元格指定的数值，然后返回工作表“代码库”中单元格区域B1：B192中相同位置的数值。
四、自动生成“班号”
五、妙用“条件函数”输出带有公式的空白表
当“身份证号”为空时，用身份证号码提取个人信息，返回“#VALUE”或“#N/A”，不美观。I5为空时，E5、K5显示效果。可用条件检测函数IF将公式进行修改，在E6单元格中输入公式：=IF(I6=“”，“”，DATEDIF(D6，TODAY()，“Y”))，表示I6单元格为空时，结果是显示效果为空。在I6单元格中输入身份证号时，输出结果为函数DATEDIF(D6，TODAY()，“Y”)的值。
六、快速录入信息
单元格格式及函数设置完成后，可进行信息的录入。为提高录入速度，可利用以下技巧：
（一）用“自动填充柄”，录入相同数据或具有增减可能的数据序列，复制公式
（二）“自定义数据格式”让系统自动添加数据共同的部分
Excel支持自动填充功能。如果数据是不连续、无规则但具有共同部分的，自动填充功能就不能完成任务了。这时，可用“自定义数据格式”。例如：字段“证书编号”为十位数“2007063***”，共同部分“2007063”可以选定要输入“证书编号”的单元格区域。选择“格式”→“单元格”，打开“单元格格式”对话框，单击“数字”标签，选中“分类”下面的“自定义”选项，再在“类型”下面的方框中输入“200706300#”，按下“确定”按钮，“00#”是数字的预留位置。
以后，在上述单元格中，输入数值“1”则显示“2007063001”，输入“147”显示“2007063147”。
（三）自动更正法输入特殊文字
选择“工具”→“自动更正”，打开“自动更正”对话框，在“替换”下面填入“SJ”，在“替换为”下面填入“××省××市”(不含引号)，然后按“确定”按钮。以后，只要在单元格中输入SJ及后续文本(或按“Enter”键)后，系统会自动将其更正为“××省××市”。
七、用“自动筛选”进行信息查询
我们经常在信息库中查询满足一定条件的记录，如查询“张鹏雨”的信息。可执行“数据——筛选——自动筛选”，单击“姓名”字段右下角的下拉箭头，单击“自定义”，筛选条件为“姓名=张鹏雨”，单击“确定”，则显示张鹏雨的信息。
我们经常进行大量的信息统计，如各班年龄分布情况、男女生情况、各民族情况、各类数据构成比例等。这项工作是一项非常繁重的工作。我们可以利用Excel自带的“数据透视表”功能为我们排忧解难。例如：我们对各班各年龄段人数进行汇总。执行“数据”——“数据透视表和数据透视图”——“数据透视表”——“下一步”。当出现“数据透视表和数据透视图向导3”时，我们可以点击“布局”按钮，接下来会出现“数据透视表和数据透视图向导-布局”，分别将“班号”、“年龄”、“姓名”字段按钮拖到“行”、“列”、“数据”区域上，按一下“确定”就完成了。
以上以学籍管理为例讲述的是一些常用功能的设置，您还可以举一反三，运用到其他信息管理中。
