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“6S”管理试行办法 第一章 总则 第一条 为营造整齐清洁的工作环境、提高工作效率、提升学校形象；培养具有良好习惯、遵守规则的职工队伍，结合实际制定本办法。 第二条 本办法适用于办公室及周边区域、库房和储物间等场所。 第二章 管理内容、实施细则 第三条 管理内容： （一）整理：划分办公室个人责任区域，并对办公室物品进行公私区分、分类整理，区分为必要物品和非必要物品。 1、办公室个人责任区是指个人使用的桌面、抽屉、电脑、文件柜以及办公室的地面、墙面、天花板、窗台以及相关办公设备和设施。 2、公私区分是指对公司资料与私人资料进行严格区分,个人使用的资料也要纳入管理,且必须注明是“私人参考资料”，并按照要求进行标识，避免发生工作移交的情况时出错。 （二）整顿：整顿是将整理后留下来的物品按规定的位置摆放整齐，并加以标识，实行定置管理。对非必要物品果断丢弃，并遵照安全、保密的原则进行销毁或转移存放地点；对必要物品要妥善保存，使办公室现场井井有条，做到想要什么，一分钟之内便能拿到。 （三）清洁：清洁过程是根据整理、整顿的结果，将不需要的部分清除出去，对各自岗位周围、办公设施定期进行彻底清扫、清洗，保持无垃圾、无脏污。 （四）清理：在整理、整顿、清洁管理工作之后，认真维护已取得的成果，使其保持完美和最佳状态，它是对前三项管理活动的坚持和深入。 （五）安全：把工作现场所要做的工作的每一步全部列出来，然后分析每一步工作是否可能造成安全隐患。目的是为了加强职工的安全观念，使其具有良好的安全工作意识，更加注重安全细节管理。 （六）素养：培养职工对周围人的爱、对工作场所的爱、对物品的爱；切实执行《“6S”管理试行办法》，持之以恒，养成良好习惯。 第四条 实施细则 （一）公共区域的管理 1、办公室地面要求平整、干净、通畅；门窗、墙壁、天花板、室内照明设施完好整；每一间房屋内应当有定置管理图，并且图形与实际相符； 2、墙面只允许悬挂时钟、定置图及宣传标语（画），张贴或悬挂管理要求的公告板、学院特许悬挂的字画、挂历，其它多余物应清除； 3、室内物品存放的位置必须经过科学的设计、认真的清理，做到合理、方便、整齐、朴实，并合理确定室内固定物品的位置和移动物品的静态位置； 4、办公桌要同向摆放，避免使用者背部朝向门； 5、办公设备：如打印机、复印机、传真机等设施或灯具、空调、电风扇等电器每周应检查一次完好情况，并要求导线、线缆集束，整齐、美观，符合安全要求； 6、电话号码单不要张贴在任何位置，可制作成电话簿，置于电话机旁； 7、电脑内保存的文件资料分类科学，便于查找； 8、垃圾桷(废纸篓)应当及时进行清理，每天至少清理一次； 9、下班后关闭所有电气设备电源及门窗。 （二）柜、架管理 1、柜顶上不允许摆放任何物品，柜底不放任何杂物，表面保持干净无积尘，所有物品定置放置； 2、定置图贴在柜门左边内侧。要求所有的柜、架、盒均加上标识，明确责任部门、责任人、柜架上资料的类别等信息。标识字体为3号宋体，如文件盒内有两种以上，盒内要有文件类型目录清单。文件柜实行一柜一图，柜内每层、每堆物品应有定置标识，标识内容与实物相吻合； 3、文件柜要每半个月整理一次，并按大小、类别、使用频率等进行分类建档，贴上标签；若有变动，标签应及时更新。 （三）资料归位管理 1、工作台、办公桌面每天整理一次，在办公时间内，桌面上只能放置当日要使用的物品和文件资料； 2、置于办公桌上的文件架内只能存放三天内使用的文件资料，每个文件夹要分类标识清楚，每个文件夹内的资料超过3份就必须有目录清单; 3、文件柜内的文件、资料，一个月内经常使用的放在上面，半年内周期性使用的放在中间，两年内周期性使用的放在下面，做到便于查找、整齐美观、号位一致，三年以上（含三年）要使用的归档保存; 4、要根据文件资料的属性进行不同类别的划分；其次，在文件夹和放置位置上分别贴上相应的标签，避免不同文件夹的放置出现错位。 （四）桌面状态 1、工作人员每天下班离开办公室之前，均须整理个人桌面，桌面允许摆放的物品包括电脑显示器1台、音箱2个、电话机1台、三格文件架1个、水杯1个、或小型植物1盆，并定位摆放，其它物品一律不得保留； 2、三格文件架内可放置9个文件夹，并通过3种颜色区分出文件的类别，可将资料分为待处理、处理中和已处理三类，在每个文件夹上加贴标识，使人一看就知道资料内容、责任人等信息，改变过去桌面杂乱的情况； 3、使用中班台的，桌面靠墙侧端起依次摆放三格文件架、电话机、水杯、电脑显示器、音箱，带键盘架及文具盒的，文具盒内只允许摆放红笔、蓝色圆珠笔、签字笔、铅笔各1支、橡皮擦1块，文具用完后即时归位； 4、使用直形办公台的，靠墙侧端起依次摆放三格文件架、电话机、水杯、电脑显示器、音箱，文具用完后即时归放到最上面一格抽屉的相应位置； 5、使用组合式屏风办公台的，靠墙侧悬空位端起依次摆放三格文件架、电话机、水杯，屏风直角处摆放电脑显示器、音箱，外侧或摆放小型植物1盆，文具盒内只允许摆放红笔、蓝色圆珠笔、签字笔、铅笔各1支、橡皮擦1块，文具用完后即时归位； 7、办公椅要以与之对应的办公桌为相对位置基准，定置放置，长时间外出办事或下班后，无扶手办公椅处于全推进状态，有扶手办公椅应端正置于办公桌正面。 （五）抽屉状态 2、最上面一个抽屉用于存放文具及工作笔记本、最下面一个抽屉用于存放私人物品，私人物品应保持最低限度，如毛巾1张、肥皂1块、卫生纸类不超过2包、雨伞1把、药品少量。其他抽屉只允许放置工作用品，并采用科学方法将物品固定，保证取物的方便与高效率。 （六）张贴管理 1、一定要明确允许张贴的区域，可以购买白板专门用于各类文件的张贴； 2、公告板应当分区管理，如分成“6S专栏”、“公告栏”、“学习园地”等； 3、一般张贴品保留3-5天，重要张贴品保留7-10天； 4、每份张贴物的左下角应注明张贴天数及起止时间，到期应由贴出人负责收回。 （七）不需要物品的清理及处理方法： 1、不需要的物品主要指没有用的文件、资料、桌椅、文件柜（架）、文具用品等，或在一个月之内不需要使用到的滞留物品、不急用物品、劣质产品。处理方法： 2、对需废弃的物品全部进行废弃处理； 3、对不可废弃或者必须保管的物品，与总务处仓库联系后，转移至物品长期保管放置区； 4、属固定资产管理范围的，及时与资产科联系，经鉴定确认后办理相应手续。 （八）仪态仪表及素养 1、培养对周围人的爱、对工作场所的爱、对物品的爱； 2、注意仪表与形象，做到着装整齐，梳妆适宜； 3、工作时间使用普通话； 5、接待来访客人时言行得体； 7、在参加会议时，必须关闭手机或调到振动状态。除特殊情况，一般不得接听电话； 8、将上述内容切实执行、持之以恒，从而养成习惯。 （九）库房的管理 库房是指所有材料、工具等长期存放物品的场所。 1、货架上物品摆放整齐，设置卡片或柜类定置图加以标识，存放工具或产品的柜（架）应有统一的位号标识，物品摆放与定置图相符； 2、柜（架）的摆放要整齐，标识清楚，易于识别查找，摆放空间要符合要求，并保持通道畅通； 3、外观颜色统一，对有须防止光线照射的物品； 4、库房不得存放与职责无关的物品； 5、对存放危险物品的库房，应设置相应的安全标识，具备相应的安全防范器具； 6、临时存放的物品也应当有标识牌； 7、其它按照办公室内物品管理办法施行。 第三章 检查、考评办法 第五条 检查办法 1、每周各部门负责人例行对本单位“6S管理”活动工作的开展情况进行监督检查； 2、逢单周周五为巡回检查日,每次检查后，将检查记录交给各部门负责人一份，督促当事人在期限内整改；双周周一公布上周评比结果，并张贴于公告栏。 第六条 考评办法 1、巡回检查日上班前或下班后，由检查员按“6S管理”评分体系表对各部门进行逐项对照检查，对检查出的不符合项做好记录并通报相关部门领导责令整改，三次检查仍不整改的单位按奖惩条款处罚； 2、各种检查、考评、奖惩必须有记录、有考评人员签字，并统一上报到“6S”管理办公室，经汇总并经主管领导审批后及时公布。 第四章 奖惩办法 第七条 奖惩细则 1、各部门的“6S”管理执行情况，作为对部门负责人及员工的工作考核内容之一； 2、每月对各单位周检查评分汇总平均后，得到该单位月综合得分，在年中及年末对成绩突出的部门予以奖励；对表现差的部门和个人惩以红牌（红色纸做成的6S问题揭示单），使之产生整改的压力。通过不断地增加红牌或减少红牌，从而达到发现问题和解决问题的目的; 3、对周检查暴露出的不符合项三次不进行整改者，对责任单位扣罚500元，单位领导100元； 4、所有“6S管理”考核，由“6S”办公室开出奖励或处罚单，经领导批准后，与财务处落实奖罚金额。 第五章 附则 第十一条 本办法由后勤集团“6S”管理办公室负责解释。 第十二条 本办法自公布之日起开始实施。 |
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