每到期末，班主任或者辅导员就要开始收集学生的各科成绩，统计总分，计算名次等。然后就要开始打印每个学生的成绩通知单，装入信封，寄给家长。最原始的做法当然是找两个动作麻利的班干部，在打印好的表格里填上成绩，再装入信封。这样，直到把全班几十个同学的成绩通知单都处理好时，已经是腰酸背痛，手腕麻木了。——既然有 microsoft office 为什么还要这样折磨人呢？
成绩通知通常有两种形式，一种是“成绩通知单”的形式，即每页纸一个成绩，还附加一些关于本学期和下学期的信息，如报名时间、费用等，如图1所示：
图 1
成绩通知的另一种形式是“成绩通知条”，即仅仅在一张小纸条上，填写了学生成绩，如图2所示：
图 2
下面，我们就开始一步步制作成绩通知单(条)。首先来看看必需的数据，即成绩。它存放在一个名为“成绩.xls”的 excel 文档的“成绩”工作表中，如图3所示：
图 3
制作成绩通知单
根据任务的特点，不难想到使用 word 的“邮件合并”。
邮件合并功能需要两个文档，即数据源和模板文档。数据源通常可以是word表格、excel 表格以及数据库表格等，这里就用我们上面提到的那个存放数据的 excel 作为数据源。模板文档当然需要在 word 里新建了。现在我们来一步一步的准备成绩通知单吧（注：本文以 office 2003 为例，其余版本的 office 中操作类似，可能略有不同）：
第一步，新建一个 word 文档，打开“邮件合并”工具栏（右键单击 word 工具栏，在弹出菜单中选择“邮件合并”）。点击工具栏最左边的
（设置文档类型）按钮设置主文档类型，即在弹出的对话框中选择“信函”。
第二步，在“邮件合并”工具栏上点击
（打开数据源）按钮，选择我们准备好的“成绩.xls”为作数据源。在这一步中请注意，如果“成绩.xls”中有多个工作表，请选择正确的工作表作为数据源。在 word 2000 中，没有提供对工作表的选择对话框，那么请把数据表移到 excel 文档中的第一个工作表位置。
第三步，撰写模板文档内容，并在适当的位置插入正确的“域”。比如，先写好“学号：总分：排名：”，再将光标移动到“学号：”之后，单击“邮件合并”工具栏上的
（插入域）按钮，打开如图4所示的“插入合并域”对话框。注意对话框中已经根据数据源列出了所有的域名，即图3所示 excel 表格中的第一行。这里选择学号。同样，依次将光标移动到“总分：”和“排名：”之后，分别插入相应的“总分”域和“排名”域。完成的模板如图5所示：
图 4
图 5
插入合并域的时候，如果需要控制格式，可以直接在合并域上进行格式操作，如图5中给“姓名”加下划线。但是一定要注意一点，域是一个整体（如果将文本光标移动到某个域上，整个域的背景都会变成灰色，以便区分），所以，无论做什么操作，都要把域作为一个整体来考虑；更不要手工去修改域的名字，虽然这样做时不会报错，但这样做不仅没有意义的，反而会把事情弄糟。
模板文档完成了，不妨先看看实际效果。单击“邮件合并”工具栏上的
（查看合并数据）按钮，此时文档中的域都会替换成数据源中的数据，至于是替换成那一条数据，则是由工具栏上的
这组按钮决定的。
最后核对无误之后，使用“邮件合并”工具栏上的
（合并到新文档；合并到打印机）两个按钮中一个来进行合并。这里我们可以选用“合并到新文档”按钮看看合并的结果，如图6所示。最后只需要打印这个文档再分别装入信封即可。
图 6
制作成绩通知条
制作成绩通知条完全可以使用和制作成绩通知单相同的办法，即邮件合并。只不过合并类型选择为“目录”，而不是“信函”。但是既然只需要用 excel 就成解决，何必再去麻烦 word 呢。
实现成绩通知条，其难点在于给每一条数据都要加上表头，如果能有空格分隔便于裁切就更好。如果我们新建一个工作表，根据当前的行数引用“成绩”表中不同的行，那问题就能很好的解决了。原理说起来似乎有些复杂，所以请先跟着我做，之后再容我慢慢解释。
在“成绩.xls”中新建一个工作表，命名为“成绩通知”。在“成绩通知”工作表的“a1”单元格中输入如下工式：
=if(mod(row(),3)=1,成绩!a$1,if(mod(row(),3)=2,offset(成绩!a$1,row()/3+1,0),""))
输入公式并回车后，再次选中“a1”单元格式，向右拖动选中符号右下角的小方块进行填充，直到将“成绩”工作表中第一行的数据完全复制过来为止。本例中拖动到“k1”单元格。然后再选中“a1:k1”这些单元格，向下拖动选中符号右下角的小方块进行填充，直到第29行。
最后结果如图7所示。将这个表格打印出来，裁切分装即可。
图 7
现在来说说为什么要这样做。
当然首要的是解释那个公式的意思，我们先把公式中的两个if语句标记出来：
=if(mod(row(),3)=1,成绩!a$1,if(mod(row(),3)=2,offset(成绩!a$1,row()/3+1,0),""))
可以看出，第一个if语句（标记为红色）中，“mod(row(),3)=1”是条件。当条件成立时，结果为“成绩!a$1”；条件不成立时，结果由第二个if语句决定。这个if语句的意思是，当前行号（由row()返回）除以3的余数为1的时候，本单元格的内容就是“成绩”表a1的内容；否则，其内容由第二个if语句决定。
第二个if语句（标记为蓝色）中，“mod(row(),3)=2”是条件。条件成立时，结果为“offset(成绩!a$1,row()/3+1,0)”取得的值；条件不成立时，结果为空白。其中“offset(成绩!a$1,row()/3+1,0)”表示，从“成绩”表的a1往下数第row()/3+1行处的单元格的值。这个if语句的意思就是，如果当前行号除以3的余数为2的时候，本单元格的内容是“成绩”表a列1+row()/3+1行处的值；否则，其值为空白（用于产生空行作为分隔）。
所以，整个公式就是根据当前行号计算出来应该引用“成绩”表中表头、对应行数据还是空白。而后之所以要复制29行是因为原来10行数据，每行数据在“成绩通知”表中都是3行，即表头、数据和空白，这样就是10*3=30行，因为最后一条数据的空白可以不要，所以是30-1=29行。
注意公式中的行号都是使用的绝对引用，因为所有内容的引用位置都是以“成绩”表的第一行为基础进行计算的。
结束语
这样制作成绩通知单（条）是不是自动化多了？而且大大提高了效率，值得推广。同样的原理，公司或者机关里发放的工资对帐单(条)，也可以使用这个办法，以减轻工作量，赶快试试吧！
