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利用邮件合并打印成绩条的一种方法

2010-01-31  独步银河

利用邮件合并打印成绩条的一种方法

在统一考试后或期末考试后,学生已经放假,要向学生分发考试成绩。经验表明,把一个班或一个年级的成绩张榜公布的办法不如向学生分发成绩条更有人情味。当然,分发成绩条还有更多的好处。其中的道理这里就不多说了。现在要谈的是如何把电子表格中的成绩打印成成绩条的问题。

[数据表和成绩条的样式式举例:]

工作薄中成绩表的样子如下:

(图一)

需要的成绩条的样子如下:

(图二)

       这样的成绩条件要求每个学生一根,每根成绩条上都有标题行和一位学生的考号,姓名和各科成绩。

[制作方法说明:]

第一步:准备成绩表。

像图一中那样在一个工作表中准备好要分发的成绩表。其中班号一列中的数据已经清除,也可以另设一个空列(在后面将说明其用途)

第一步:打开WORD,新建一个文档,在文档中插入一张表格,样式如下:

(图三)

第三步:利用邮件合并功能,从电子表格中取得数据

1.  WORD工具菜单中找到“信函与邮件”菜单项,再从其子菜单中钩选“显示邮件合并工具栏”选项,或从视图菜单中的工具栏子菜单中选中“邮件合并”选项,屏幕显示下图:

 

(图四)

2.  关联数据。单击邮件合并工具上的“打开数据源”按钮,在出现的选取数据数据源对话框中的文件类型列表框中选EXCEL文件,在查找范围标签的右边的列表框中选找到存放成绩表的位置,再选中存放成绩表的EXCEL文件,如下图:

(图五)

 

单击打开按钮。接着选定存放有成绩表的工作表,单击确定。

3.  插入域,获取数据

将插入点定在考号下面的单元格中,鼠标指向邮件合并工具栏上的插入域按钮,单击,如(图六)

之后,屏幕上出下如下的对话框:

(图七)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


选中考号,单击插入按钮。结果如下:

(图八)

 

将插入点定在“姓名”下面的单元格中,同样的方法插入“姓名”的合并域,……。在表格的第三行插入“班号”的合并域。完成后的样式如下图所示:

(图九)

第四步:合并到新文档,生成打印稿

1.  在邮件合并工具栏上单击合并到新文档按钮,按提示输入要合并的记录范围,单击确定按扭后,Word会自动生成一个名为“字母1”的新文件,如下图所示:

(图十)

      

如果出现单元格内换行的情况,可以对表格的宽度进行调整,直到满意为止。

从图十中可以看出合并后的效果而且从状态栏上可以看出示例中合了10条记录。第个记录占一页,且每个记录为一个节,这样打印显然就太浪费了。

2.  处理分节符,生成打印稿。

在文件菜单中,选页面设置命令。出现页面设对话框,再选版式选项卡,将节的起始位置设成接续本页,将应用范围设为整篇文档,结果如下图所示:

(图十一)

 

从图十一中可以看出,在最初设计表格时设一个通行,在EXCEL表中取“班号”字段为空的作用在于当把多个节(页)连接起来时,第一个记录条之间有一个空行。以便于打印后方便裁切。如果没有这个通行,裁切就不方便;如果EXCEL表中没有一个空字段,设的这个空行将无效。

上面对利用邮件合并打印成绩条的制作过程进行了详细的描述,目的在于使老师们在制作时少走弯路。如果各位学会了基本方法,可以成绩条的输出效果进行进一步的设计。

四川省绵阳第一中学  高维德

20051123星期三

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