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全面学习word的打印十大功能

2010-02-18  清清月牙泉
全面学习word的打印十大功能

  今日树木,就是明日的森林今日你、我、他节约一张纸,就能避免明日减少一片森林……文档编辑好了之后,通常我们需要将其打印成纸质文件。在Word中打印文档,看起来简单,点击一下工具栏中的”打印“按钮即可,实质上有很多值得知道的经验技巧,学好了这些技巧,绝对能节约不少的纸张,为保护环境出一份力。

  保护环境,从我做起……一、正常打印文档的正常打印,没有多少奥秘可言。不过,这是我们打印中最经常采用的,不得不说。

  一、打印预览

  在正式打印之前,先预览一下打印的效果非常有必要。启动Word,打开需要打印的文档,单击”工具栏上的“打印预览”按钮,文档的准打印结果即被显示在屏幕上。

  小技巧:如果你在预览时,发现文档中有错误,为了防止退出预览状态后找不到错误的位置。可以在预览状态下,单击一下工具栏上的“放大镜”按钮,用键盘上的方向键调节鼠标位置(位置可看状态栏的行和列),就可以在预览状态下直接修改发现的错误了。

  二、正式打印

  接通打印机电源,装上打印纸,执行“文件/打印”命令(或直接按“Ctrl+P”组合键),打开“打印”对话框,作适当设置后,按下“确定”按钮,不一会儿,一份漂漂亮亮的文件就呈现在我们面前了。

  小提示:①如果没有特别的打印要求,直接按工具栏上的“打印”按钮,即可快速将文档打印出来。②如果一台电脑安装了多台打印机,应该在“打印”对话框中,选定执行打印任务的打印机。

  按需打印有时,我们希望文档按我们的某种需求进行打印打印多份文件。在“打印”对话框中,通过调节“副本”下面的调节按钮,设定好需要打印的份数(或直接输入打印份数的数值),并选中“逐份打印”选项,再“确定”打印,即可一次打印出多份文件,且打印完成后,不需要分拣,即可装订成册。

  三、打印指定页面

  打印出来的文档被修改后,当再次打印时,只须将修改的页面打印出来就行了。在“打印”对话框,选中“页面范围”下的“页码范围”选项,然后在其后输入需要打印的页码。

  小提示:①如果要打印连续的多页,页码按下述格式输入:4-7;如果要打印不连续的多页,页码按下述格式输入:3,6,8(页码之间逗号请在西文状态下输入).②如果只需要打印某一页,先将光标定在该页任意位置,然后打开“打印”对话框,选中“页面范围”下的“当前页”选项,“确定”打印即可。

  四、打印部分文本

  如果只需要打印文档中部分文本,先选定需要打印的文本,然后在“打印”对话框,选中“页面范围”下的“选定的内容”选项,“确定”打印就行了。在WordXP中,按住Ctrl键后,用鼠标拖拉,可以选中不连续的多处文本,实现一次复制多处文本。

  不打印图形。对于一个图文混排的文档,我们常常需要校对其中的文本,为了节省纸张和油墨,希望其中的图片不打印出来。可以用下面两种方法来实现:①执行“工具/选项”命令,打开“选项”对话框,点击“打印”标签,将“打印文档附加信息”下面的“图形对象”复选框前面的“∨”去掉。②在“打印”对话框中,按下端的“选项”按钮,即可单独打开“选项”对话框中的“打印”标签,去掉“图形对象”前面的“∨”.

  小提示:在上述“打印”标签中,选中“打印文档附加信息”下面的相应选项,可以将文档相关附加信息(文档属性、域代码、批注等)打印出来。

  五、纵横向纸张混合打印

  有时,文档中插入表格,而表格需要横向输出时,可以这样来设置:将光标定位在表格所在页(即需要横向输出的页)的开头,打开“页面设置”对话框,在“页边距”标签下,将纸张类型设置为“横向”,按“应用于”右边的下拉按钮,选“插入点之后”选项,确定退出;再将光标定位在后面需要恢复“纵向”输出页的开头,仿照上面的操作,将纸张类型设置为“纵向”.

  六、将多页内容打印在一张纸上

  如果只想看看打印的版式,可以将多页内容打印在一张纸上:在“打印”对话框中,按“缩放”下面“每页的版数”右边的下拉按钮,选定一个版数值,再按“按纸型缩放”右边的下拉按钮,选定一种“纸张类型”后,“确定”打印。

  七、双面打印

  采取下面两种方法中的一种,即可实现双面打印:①在“打印”对话框中,按下端“打印”右边的下拉按钮,选定“奇数页”选项,“确定”打印,“奇数页”打印完成后,将打印了内容的纸张翻过来装入打印机(顺序千万不要搞错哟),再将“偶数页”打印上去就行了。②在“打印”对话框中,选中“人工双面打印”选项,“确定”打印,“奇数页”打印完成后,系统会弹出一个提示打印另一面的对话框,此时,将打印了“奇数页”内容的纸张翻过来装入打印机,按下上述对话框的“确定”按钮,将“偶数页”内容打印上去就好了。

  小提示:如果你的打印机有夹纸的“不良”习惯,请采取前面的“打印指定页面”的做法,一页一页地打印偶数页。尽管此法很麻烦,但最可靠!

  八、逆页序打印

  在打印多页Word文档时,Word默认设置总是从第一页打印到最后一页,整篇文件打印完成后,有打印机将最后一页排在最上面,而第1页则排在最下面,装订时,需要手工调整,很不方便。我们改变一下这一默认设置:执行“工具/选项”命令,打开“选项”对话框,点击“打印”标签,选中“逆页序打印”选项,确定退出。以后再打印时,页面就按“正”的顺序排列出来了。

  小提示:这一设置,请根据打印机的具体情况确定,否则会适得其反。

  九、折页打印

  我们用A3纸打印文档时(如打印试卷),通常分两栏打印。如果用分栏的办法来实现,通常,插入的页码一页只有一个,不符合要求。我们可以用下面两种办法来实现:①打开“页面设置”对话框中,在“纸型”标签中,选中A3纸型,在“页边距”标签中,选中下端的“拼页”选项,确定退出,再插入页码,执行打印操作就行了。②如果是WordXP,在“页面设置”对话框的“页边距”标签中,按“多页”右边的下拉按钮,选中“书籍折页”或“反向书籍折页”选项,确定退出,再插入页码,就可以实现多种形式的折页打印效果。

  十、打印到文件

  在PC-A中安装PRN-B的驱动程序,再打开需要打印的Word文档,打开“打印”对话框,将打印机设置成“PRN-B”,选中“打印到文件”选项,按“确定”按钮,在弹出的“打印到文件”对话框中输入一个文件名(如Word.prn)后,再按“确定”按钮。然后将Word.prn文件拷贝PC-B中,在DOS状态下(Windows下的“MS-DOS方式”也可以),在文件所在的文件夹下,执行“copyWord.prnlpt1”命令,即可将Word文档按原排版样式打印出来。

  小提示:安装了PRN-B的驱动程序,既可以解决Word文档的打印问题,又可以解决Excel不能“打印预览”的问题,一举两得,何乐而不为呢?!

  嵌入TrueType字体。执行“工具/选项”命令,打开“选项”对话框,点击“保存”标签,选中“嵌入TrueType字体”以及“只嵌入所用字符”复选框,确定退出后,保存文档。经过这样的设置以后,该文档就与文档所包含的TrueType字体结合成一个文件,将该文档从PC-A传输到PC-B上时,即使PC-B中没有安装嵌入的字体,也能让文档正常显示并打印出来。

  小提示:在PC-B上打开该文档时,不能对嵌入的字体文本进行修改,否则会使嵌入的字体丢失。

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