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Word2003使用技巧(下)

2010-03-04  nqj0108

五、页面排版技巧

1.5.1快速知道文字应用的格式

要想确定Word中的某一段文字应用了何种格式(字体、样式、对齐方式等),可以单击帮助菜单中的这是什么?”命令,在鼠标指针变为一个问号时,单击需要确定格式的文字,在右面的任务窗格中将显示出该文字的格式。

1.5.2手工分页

在编辑文档时,Word会根据页面设置和文档的长度自动对文档进行分页,但有时我们需要强制进行分页,怎么办呢?

单击插入分隔符命令,在弹出的对话框中选择分页符,单击确定,就可以在文档中插入一个分页符(或者直接按键盘上的“Ctrl+Enter”组合键)。

1.5.3建立稿纸格式文档

在日常工作中,我们有时会用到稿纸格式的文档,下面我们就来介绍建立稿纸格式文档的方法:

1.单击文件新建命令,打开新建文档任务窗格;

2.单击根据模板新建项目中的通用模板链接,打开模板对话框,单击报告选项卡,选中稿纸向导选项,单击确定按钮;

3.出现稿纸向导,按照提示一步步设置好页面大小、字数、行数、格线、页号等,最后单击完成按钮,就可以建立一个稿纸格式文档了,与WPS中一模一样。

注意:如果你在安装时没有选择安装模板向导,在你选中稿纸向导时,系统会提示你插入Office安装盘进行安装,按照提示进行操作即可。

1.5.4快速对齐文本

利用如下的快捷键,可以帮你快速对齐文本:

左对齐Ctrl+L

居中Ctrl+E

两端时齐Ctrl+J

右对齐Ctrl+E

分散对齐Ctrl+Shift+D

1.5.5建立小字本格式的文档

1.单击文件新建命令,单击根据模板新建项目中的通用模板链接,打开模板对话框,单击报告选项卡,选择稿纸向导,生成20×20的稿纸文档;

2.单击视图页眉和页脚命令;

3.单击绘图工具栏中的选择对象按钮;

4.右键单击稿纸,选择组合取消组合命令;

5.拖动方格列,排成31×20小字本格式;

6.单击文件页面设置,选择文档网格;

7.将每页行数设置为31后确定;

8.关闭页眉/页脚即可。

1.5.6两行合成一行显示

将插入点置于希望插入双行合一文字的地方,单击格式中文版式双行合一命令,在文字文本框中输入希望两行合并成一行的文字,输入的文字将显示在预览柜中。若要自动输入包含双行合一文字的括号,可选中带括号复选框,然后在括号类型框中选择所需括号,最后单击确定按钮即可。

1.5.7在窗口中显示全部文档

在打开文档时,有时会发现因为文档过宽,屏幕上显示不全,这可怎么办,总不能看一行就拖动一次水平滚动条吧!这时我们可以重新调整行的宽度,使其适合文档窗口的大小。如果使用的是普通视图或大纲视图,可以单击工具选项命令,再单击视图选项,然后选中窗口内自动换行复选框即可。我们也可以通过改变显示比例使文字适用于普通视图或页面视图中的文档窗口,这时我们单击视图显示比例命令,然后选择页宽选项即可。我们还可以切换到Web版式视图中,使文字自动换行。

1.5.8给文档加上漂亮的花边

单击格式边框与底纹命令,在弹出的设置窗口中选择页面边框标签页,然后在线型列表中选择你需要的各种边框线形,如果你需要将边框做得更花哨点,艺术型边框列表中提供给你许多更漂亮的图案,选择你喜欢的,然后在应用范围选择列表中选择整篇文档,这样整个文档的每一页都会出现你刚才选择的花边了。

1.5.9自动断字

用断字功能可以避免在两端对齐的文本中出现大片空白,或在窄行文本中保持相同的行宽。可以用设置自动或人工断字。下面介绍设置自动断字的方法:

1.单击工具语言断字命令,打开断字对话框。如果断字命令没有出现在语言子菜单中,则需要安装断字工具;

2.选中自动断字复选框;

3.断字区框中,输入一行中最后一个单词的右页边距。要减少连字符的数量,应放宽断字区。要减小右边参差不齐的现象,应缩小断字区;

4.“连续断字次数限为框中,输入可连续断字的行数。

1.5.10增加段首空格

一般情况下我们都是在每段的首行缩进两格,默认情况下,Word并没有这个功能,不过我们完全可以在文档中按下“Ctrl+H”组合键,在弹出的查找和替换对话框中单击高级按钮,单击查找内容输入框,然后单击特殊字符按钮,选中段落标记。用同样的方法在替换内容中插入段落标记并加上两个全角空格,最后按一下全部替换按钮,Word文档中每段文字就会自动缩进两格了。

1.5.11指定Word中的句子间隔

你可能喜欢在句子间使用一个或两个空格,Word能够帮助你确保单个文档内部以及多个文档间的句子间隔均是一致的,方法是:

点击工具选项命令,然后点击拼写和语法标签,点击设置,在所需风格下面的语法和风格选项框中,选中你想要的选项即可。要想恢复所选语法和写作风格的原始规则,请点击全部重设

1.5.12纵横混排文字

Word文档中,有时出于某种需要必须使文字纵横混排(如对联中的横联和竖联等),这时Word纵横混排命令就派上了用场,操作如下:

1.选定需要竖排的文字;

2.单击格式中文版式纵横混排命令,出现对话框,若要将竖排文字与行宽对齐,可选中适应行宽复选框;

3.最后单击确定按钮。

1.5.13改变Word中的字间距

Word的字距有标准加宽紧缩3种,其中标准字距即默认字间距,它的实际距离不是一成不变的,而是与文档中字号的大小有一定的关系,可以自动调整。加宽间距或紧缩是在标准的基础上再增加或减去一个用户指定的数值,间距会自动调整,不至于出现字与字间距不匹配的情况。

调整字间距的方法如下:选定文本,单击格式字体命令,选择字符间距标签,在间距下拉列表框中选择适当的类型和增添或减小的间距数值,最后确定即可。

1.5.14删除中文与数字间的间隔

Word的文档中,中文与数字混排时,它们之间一般都存在一小段间隔,这个间隔有一个空格大小,影响文档的对齐,但我们却无法删除掉。如不需要这段间隔,可采用如下方法关闭它:“Ctrl+A”选定全部文本,单击格式段落中文版式,取消字符间距项中的自动调整中文与数字的间距选项左边的复选框即可。

1.5.15修改行间距

Word中提供了多种标准的行距供选择,单击格式段落缩进和间距,在行距框里提供了多种选择,可是标准行距并不一定符合我们的需要。如果我们想要任意设置行距的大小,可以将行距设为固定值,然后在右边的设置值对话框里任意输入行距的数值即可做出相应的调整。

1.5.16快速改变行间距

选中你需要设置行距的文本段落,按照需要进行以下操作:

“Ctrl+1”的组合键,即可将段落设置成单倍行距;

“Ctrl+2”的组合键,即可将段落设置成双倍行距;

“Ctrl+5”的组合键,即可将段落设置成1.5倍行距。

1.5.17自动首行缩进两个汉字

我们中国人写东西都有段首空两个汉字,俗称2的习惯,如果每次都要在段首敲4个空格半角键,实在是太麻烦了,Word为我们提供了更为方便的办法,单击格式段落命令,选择缩进和间距选项卡,在特殊格式下拉框中选择首行缩进,在度量值中选择“2字符即可。

1.5.18去除页眉横线

在页眉插入信息的时候经常会在下面出现一条横线,如果不想在页眉留下任何信息也无法自动去除此横线。这时可以采用下述的方法去掉它:确认插入点位于页眉,单击格式边框和底纹命令,在弹出的对话框中选择边框,在边框设置选项选择应用于选择段落,单击确定即可。

1.5.19定义印刷样式的页眉

印刷制品的页眉经常是章节标题加页数,十分漂亮,其实Word也可以达到这个功能。

1.插入页码:位置在页眉,对齐方式为外侧;

2.分别在奇数页页眉和偶数页页眉插入域代码:STYLEREF“标题1”(其中标题1”为你想使用的样式名称);

3.通过制表位调节显示位置使其美观;

4.根据章节划分应用样式后,页眉自动显示相应的标题。

如果你有双面打印机,那打印出的成品将和印刷品一样,马上去试一下吧。

1.5.20自定义插入页码样式

单击插入页码命令,打开页码对话框,在该对话框中的位置框中可选择页码插入的位置,在对齐方式框中可选择页码的对齐方式,然后单击确定按钮,即可插入页码。如果要在插入页码前后添加文字,可双击插入的页码,激活页眉或页脚,选择所插入的页码,该页码位于一个图文框中,在该图文框中的页码前后增加文字即可使每一页的页码前后都有相同的文字内容,变成诸如X的形式。

1.5.21巧用章节设页码

如果我们编辑的文档包括许多章,我们想让每章都重新编排页码,也就是根据章节自动连续改变页码,如第一章有3页,页码分别表示为“1-11-21-3”;第二章有4页,页码分别表示为“2-12-22-32-4”,这该如何办呢?

单击插入页码命令,打开页码对话框,设置好显示位置对齐方式后单击格式按钮,在打开的页码格式对话框中选中包含章节号选项,选择好章节起始样式使用分隔符”;页码编排中选中起始页码,并设为1,单击确定按钮即可。

1.5.22精确调整缩进量

我们通过拖动标尺上的缩进浮标来调整相应的缩进量时,常常难以达到平滑、精确的调整缩进量的目的。如果我们先按住Alt键,再拖动浮标,就可以精确地调整相应的缩进量了。

1.5.23文档分栏

方法一利用页面设置分栏

单击文件页面设置命令,出现页面设置对话框,单击对话框中的文档网络标签,在栏数文本框中输入要分割的栏数,在应用于下拉列表中选择分栏的范围(选择整篇文档或所选文字),单击确定按钮即可。

方法二巧用分栏命令分栏

单击格式分栏命令,弹出分栏对话框,在预设选项框中选择分栏的格式,如果预设分栏格式都不符合要求,则在栏数文本框中输入要分割的栏数。

1.5.24给分栏添加分隔线

在分栏工作中,我们经常会遇到栏与栏之间的界限并不是分隔得很明显,因此我们可在栏与栏之间设置分隔线使各栏之间的界限更加明显。具体操作方法是:先将光标置于要设置分隔线的栏中,单击格式分栏命令,弹出分栏对话框,在对话框中选中分隔线复选框,单击确定按钮,即可完成设置。

1.5.25快速进行首行缩进

将光标放在行首,按住Ctrl键后,连续按字母T键,你想缩进多少都可以。

1.5.26Word文档的平均分栏

我们在对Word文档进行分栏的过程中,往往会遇到最后一页的栏是不等长的,其实,你只要将定位插入点到文档末尾,然后选择插入分隔符命令,在弹出的对话框中选择连续单选按钮,然后确定,这时候最后一页的栏也变成等长的了。本方法将在分栏内容的最后插入一个连续型分节符。通常的作法是,先在内容后面插入一个空行,但分栏时不选中此空行。与上述方法是异曲同工。如果仅对文档中间的一部分分栏,则直接分栏即可,不必这么麻烦。

1.5.27插入水印

水印是显示在现有文本下方的文本或图片,水印可以给文档增添一些乐趣并标识文档的状态,在Word2002中你可以用图形或文本作为水印。要想在Word2002的文档中添加自己喜欢的水印,只要单击格式背景水印命令,就会出现关于水印的设置栏,执行下列操作之一:

若要将一幅图片插入为水印,请单击图片水印选项,再单击选择图片,然后单击插入。

要插入文字水印,请单击文字水印选项,然后选择或输入所需文本。

选择你所需的其它选项,然后单击应用。要查看水印在打印出的页面上的效果,请在视图菜单中点击页面

注意:要在屏幕上查看水印,请在视图菜单中点击页面,或者点击文件菜单中的打印预览

1.5.28利用页眉和页脚插入水印

如果每页要制作相同的水印,就可用页眉和页脚来处理。在页眉和页脚视图中,用图形、文本框或图文框把图案置于合适的位置上,再关闭页眉和页脚视图。具体步骤如下:

1.单击视图页眉和页脚命令,打开页眉和页脚工具栏;

2.页眉和页脚工具栏上,单击显示/隐藏文档文字按钮,隐藏文档中的文本和图形,此时将看到页面上是空白的;

3.绘图工具栏上,选择需要的图形,然后在页面的适当位置绘制图形,也可以单击插入图片命令,插入剪贴画、图片文件、艺术字,调整好大小;

4.从右击自选图形或图片弹出的快捷菜单中选择设置图片格式设置自选图形格式命令,打开相应的对话框,从版式标签中的环绕方式栏选中衬于文字下方,然后单击确定按钮,关闭对话框;

5.单击页眉和页脚工具栏的关闭按钮,返回文档,自选图形或图片将自动减淡颜色衬于正文下方成为水印。

1.5.29巧妙删除行首行尾空格

由于网页排版中的2都是通过插入空格来实现的,我们从网上拷贝下来的文章段落在Word中进行段落重排时,因为已经设置了自动首行缩进两个汉字,再加上这2个全角空格,就成了段首4个汉字空格,手工进行删除实在是太麻烦,这时我们可以选中要去掉行首行尾空格的段落,然后按下工具栏中的居中按钮,使段落的对齐方式为居中,这时行首行尾的空格就都被去掉了,最后再按左对齐按钮,使段落恢复原来的对齐方式。

1.5.30Word中获取更为精准的标尺

在默认情况下,标尺的精度为十分之一英寸。举例来说,如果你点击标尺设置页边框或标签,你可以将其设置为1.5英寸,但不能设置为1.48英寸。要想设置更为精确的度量单位(例如百分之一英寸),请按住Alt键,同时点击并移动标尺或边框,此时标尺将用数字显示出当前的位置,显示数字精确到百分之一英寸。

1.5.31利用不间断空格使单词保持在同一行文字里

当你在Word中键入一段文字时,是否遇到过这样的情况:一个由多个单词组成的词组(如人名)被分隔在两行文字里?你可以通过一个不间断空格使该词组保持在一行文字里。方法是:将光标移到要连在一起的两个字之间,按下“Ctrl+Shift+Space”组合键,这两个字就被连在一起了,利用同样的操作,我们可以把多个字连在一起,这样在换行时,这几个字就会作为一个整体进行移动,不会再出现被分隔的情况。

1.5.32给分栏文档设置跨栏文字

选定位于所有各栏上面的作为跨栏文字的内容,单击格式分栏,在出现的对话框中的预设选项组中选择分栏格式为一栏,在应用于下拉菜单中选择整篇文档,然后单击确定按钮即可。要确定跨栏文字的对齐方式,请单击工具栏中相应的对齐方式按钮。

多栏的设置方法:将光标移至要分多栏内容文字的第一个字前,单击格式分栏命令,出现分栏对话框,在预设选项组中选择分栏格式的栏数(也可直接在栏数文本框中输入要分的栏数),在应用于下拉菜单中选择分栏的范围,单击确定按钮。

1.5.33让分栏等宽

如果所分的各栏的长度不一致,只要单击格式分栏,把出现的对话框中的栏宽相等前面的复选框选中即可。

1.5.34设置文档网格

单击文件页面设置,打开页面设置对话框。在页面设置对话框中,选文档网格项,点击指定行和字符网格项。此时你可以在页面设置对话框中,设定页面中的行数、每行的字符数及行与行之间的宽度和字符与字符之间的间隔等;若选定只指定行网格选项,则只能设置每页的行数和行跨度;若选定文字对齐字符网格选项,则只能设置每行的字符个数和每页的行数。这些设置给用户打印自定义文档提供了方便。在以网格方式设置页面后,文档标尺自动转成以字为单位,用户在设置段落缩进及页边距时,可以方便地参考。

1.5.35纵横混合排版页面

某些特殊文档需要混合设置页面,例如第一页纵向第二页横向。这时可以将光标放到需要改变页面方向的页首处,单击插入分隔符命令打开对话框。选中其中分隔符下的下一页确定。然后单击文件页面设置命令,在页边距选项卡中选择好页面方向并确定,你就可以看到分节符后面的页面发生了变化。如果你想在该节后面的某页重新设置页面方向,只要在该页的页首再次插入分节符,就可以使用相同方法再一次修改页面方向了。

1.5.36隐藏页面空白

Word中,每一页的页面上端都有一条空白,占据了页面上宝贵的空间,严重影响了显示效果。在Word2002中这个问题得到了很好解决:将鼠标移至任一页面顶端成上、下相对箭头时(此时有隐藏空白提示显示出来),按鼠标左键即可。

1.5.37隐藏空白区以节省屏幕空间

你可以通过隐藏每页顶部和底部的空白区(页眉和页脚)以及页面之间的灰色区域,节省页面视图中的屏幕空间。要想隐藏空白区,默认情况下你可以通过单击工具选项命令,取消选择视图选项卡上的页面间空白选项来隐藏空白区域。

1.5.38设置页码位置

如果想让页码在页脚居中,双击页脚位置,然后点工具栏中的居中按钮即可,当然你也可以让它居左、居右。

 

六、样式和模板技巧

1.6.1创建自己的模板

你可以创建一个由你喜欢的字体风格和大小构成的模板并在你需要的时候随时使用它,创建一个自定义模板的方法是:

单击视图任务窗格命令,打开任务窗格,在新建文档任务窗格中点击通用模板。在出现的模板对话框中,选中常用标签并点击空白文档一次以选中它(它将成为你的新模板的基础)。在新建部分选中模板,然后点击确定。在新模板中添加任意你想在所有基于你的模板的文档中出现的文本和图形,并删除不想让其出现的项目。把边框设定、页面大小和方向、风格及其它格式改为你想要的。点击文件保存命令,给新模板起一个名字,然后点击文件关闭命令。你新创建的自定义模板将出现在新文档任务窗格的常用模板下面并可以使用。

1.6.2定制个性模板

Word建立的文件默认页面是A4大小,即宽210毫米、高297毫米。但是有时由于工作的需要,我们不希望用A4大小的纸张,这样每次都必须打开页面设置对话框进行设置,同时,Word中默认生成的文档文件是不自动缩进的,必须使用手工调整它们的缩进,非常麻烦。其实,巧妙利用Word的模板文件功能可以设置Word的默认页面大小和自动缩进,从而实现个性模板。方法如下:

1.进入Word2002的模板文件夹,在Windows9xWindowsMe下为C:\Windows\ApplicationData\Microsoft\Templates文件夹下,而在Windows2000WindowsNT上为C:\DocumentsandSettings\用户名\ApplicationData\Microsoft\Templates文件夹下(此文件夹为隐藏文件夹,必须对文件夹选项进行设置才能够进入),你会看到在此文件夹中有一个normal.dot文件,此文件就是Word的默认模板文件。双击它,系统就会自动调用Word2002打开它;

2.单击文件页面设置,调出页面设置对话框,将页面大小及上下左右边距设置为自己所需的值;

3.单击格式段落,在段落设置对话框中选择缩进和间距标签,点击特殊格式下拉框,选择首行缩进,并设置度量值为0.7厘米(相当于两个汉字字符),即设置每段自动缩进两格;

4.单击文件保存命令,选择保存类型为文档模板文件,由于此时normal.dot原模板已经启动,所以无法直接保存为normal.dot文件,在此,我们将它保存为normal1.dot文件;

5.再次进入C:\Windows\ApplicationData\Microsoft\Templates文件夹下,这时会看到两个模板文件normal.dotnormal1.dot。选中normal.dot文件(老模板文件),按下F2键,选择重命名,将它重新命名为oldnormal.dot文件,按照此法再将新的模板文件normal1.dot重命名为normal.dot文件;

6.上面的制作步骤完成后,使用起来就方便多了,单击快捷栏上的新建图标或直接按“Ctrl+N”快捷键即可以用你刚才的设置来进行文件处理了。

1.6.3自定义格式按钮

Word中,有一个自动套用格式功能,目的是为了让我们利用现成的样式处理文档,以节省时间。但你可能会觉得并不太好用,而我们在日常工作中,经常会用到一些固定的格式,比如打印文件,标题一般用黑体、三号、居中设置。利用Word中的宏功能,我们可以将这些固定的格式集中到一个按钮中去,以方便平时工作。如以黑体、三号、居中格式为例,先任意编辑一些文字,选中它,单击工具录制新宏命令,输入合适的名称后确定,按居中命令按钮,选择字体为黑体,字号为三号后,结束新宏录制。这时再任意输入一些文字并选中,打开工具菜单中的宏功能,运行刚才录制的宏,这些文字便会自动被设置成黑体、三号、居中格式。再打开自定义对话框,从宏中将新录制的宏拖至工具栏,一个格式按钮便设置好了。

1.6.4复制和删除模板

一般情况下我们不建议你对系统向导和模板进行复制、删除或移动。如果你确实想操作,可以通过Windows资源管理器进入Word2002安装文件夹下的Template文件夹(如C:ProgramFilesMicrosoftOfficetemplates2052),对相应模板文件进行操作即可。要注意在Word2002中有两种模板,向导文件以WIZ为扩展名,而模板文件以DOT为扩展名。

如果你想将自己的模板作品拷贝给别人,只需要将相应的模板文件拷贝到对方的C:WindowsApplicationDataMicrosoftTemplates文件夹下即可。

1.6.5使用多个模板

默认情况下,我们在用Word时发现它只能够支持惟一的默认模板.这往往不能够满足我们的需求。其实,我们可以利用其它方法,让Word使用多个模板。

打开资源管理器,先在一个文件夹下右键单击,选择新建→MicrosoftWord文档命令生成几个Word文件,然后分别用Word打开它们,按照自己的要求对这些文件进行处理。最后选中它们,右击鼠标,选择属性命令,在打开的属性窗口中选中只读,把多个模板文件设置成只读文件。以后要应用某一个模板文件时,只要双击它,此时Word会打开一个以当前选中的模板文件为蓝本的只读文件,我们只要按下Ctrl+S键,Word就会弹出另保存对话框供我们另存文件,而且原来模板文件中的内容并不会被覆盖。利用这种方法可以实现无数个模板,真是方便极了。

1.6.6制作带有提示信息的模板

所谓提示信息是指一个。域是保存在文档中的可能发生变化的数据。我们最常用到的域有PAGE域,即在添加页码时插入的能够随文档的延伸而变化的符号。我们可以利用域在文档的特殊位置布置一些提示信息,告诉用户可以单击该信息,并输入新的文字代替这些信息。同时,新输入的文字可以继承提示信息的外观特征,如字体、字号、段落特点等等。

比如,如果我们需要在一个模板中指明标题、作者等信息的输入位置,并赋予适当的格式,就可以这么做:

1.按下“CtrlF9”组合键,插入一对标明域代码的花括号({};

2.在花括号之间键入“MacroButtonNoMacro[单击此处输入文档标题]”“MacroButtonNoMacro[单击此处输入作者姓名]”;

3.对插入的域和文字进行必要的格式设置;

4.在域上方单击鼠标右键,并选择切换域代码

经过上面的设置,我们就可以在屏幕上得到带有相应格式的两条信息,使用鼠标单击每个提示的结果,该提示将处于被选中状态,如果是输入文字,它将替换提示。插入域代码时需要注意的是,标识域代码的花括号不能使用键盘上的现有符号键入,而必须使用Word制定的组合键。

1.6.7让页眉随文档标题改变

有没有办法让页眉自动反映文档的标题呢?有,就是利用宏,这个宏的名称是{STYLEREF}

我们一般把文档的标题定义为标题标题一。如果文档标题的样式名称为标题,那么,让页眉自动与标题文字保持同步的办法是:

1.使用“CtrlF9”组合键,插入花括号;

2.插入域代码:{STYLEREF"标题"}。注意这里引号的使用。当指定对象包含空格时,要使用引号。指定对象的名称一定要和文档中实际有的样式严格一致,包括空格的数目,不然域将返回错误信息。另外使用的引号应该是西文字符;

3.定义好页眉的外观,保存对模板的改动。

这样,当用户使用该模板编辑文件,键入新的文档标题后,页眉的文字也就会随之而改变了,而且,如果用户使用这样的一个模板编辑长篇文档,并且所有章节的主标题都设为标题样式,那么,各章节的页眉也会随章节名称而改变,用户会很方便地获得具有一定专业水准的外观效果。

1.6.8显示所有样式

要把样式应用到文档,请先用鼠标选中文字,然后从格式工具条的样式下拉列表框选择样式。如果你找不到自己想要的样式,点击样式下拉列表的时候按住Shift键就可以显示出完整的样式清单。如果要把文字格式转化成3种主要的标题样式:“标题1标题2”标题3”的话,你可以直接使用键盘快捷方式,它们分别是:“Ctrl+Alt+1”“Ctrl+Alt+2”“Ctrl+Alt+3”

1.6.9快速查看文档样式

Word中可以给文字设置很多格式,以至于过了一段时间后我们自己都不能确切地说出设置了哪些格式,这时,只需选择帮助菜单下的这是什么?”选项,鼠标指针将变成带着问号的左向箭头,将其指向被查询的文字,单击左键,就会出现提示框,告诉你相应的段落格式和字体格式。

1.6.10去掉文本的一切修饰

假如你用Word编辑了一段文本,并进行了多种字符排版格式,有宋体、楷体,有上标、下标等等。但是,现在你却对这段文本中字符排版格式不太满意,那么你不妨选中这段文本,然后按下“Ctrl+Shift+Z”组合键就可以去掉选中文本的一切修饰,以缺省的字体和大小显示文本。

1.6.11所有格式都发生改变

我们在修改一个表格的样式后,发现文档中的所有表格都发生了改变,为了避免更改文档中的其它表格,可新建一个样式,而不是改变现有的样式。若要新建样式,请单击格式样式和格式命令,打开样式和格式任务窗格,然后单击新样式

 

七、邮件和网页编辑技巧

1.7.1Word中发送邮件和传真

一般在文件菜单中选择发送命令下的邮件收件人传真收件人命令就可以将Word文档发送出去。但如果在IE中不将OutlookExpress设置为电子邮件程序,执行上述命令就会出错。解决的方法是:运行IE,单击工具→Internet选项命令,选程序选项卡,将“Internet程序下的电子邮件选项设为OutlookExpress,按确定按钮后退出IE,重新进入Word就可以发送邮件和传真了。

1.7.2避免在Word中不慎打开Web页面

Word文档当要选中的文字中包含超链接时一定要小心一点,如果不小心点击了错误的地方,将会意外地打开一个Web页面或已链接的文档。现在你可以在避免打开Web页面的情况下轻松地修改超链接文字了,方法如下:单击工具选项命令,然后单击编辑选项卡,选中使用Ctrl+单击跟踪超链接复选框。

1.7.3建立超链接

Word将输入的网址与网站链接起来,上网时,只要点击某个网址即可快速浏览该网站。这里有两种方法来实现:

1.“Ctrl+K”键,打开插入超链接对话框,在要显示的文字框中输入电脑报(此文本将在Word文档中显示出来),在地址框中输入“http://www.cpcw.com”(如果是E-mail地址,请键人“mailto:step@cpcw.com”),按确定按钮即可;

2.单击工具自动更正选项命令,打开自动更正对话框,将键入时自动套用格式选项卡下的“Internet及网络路径替换为超链接选项选中后确定,在文档中直接输入网址或E-mail地址后,紧接着按一下空格键即可建立起超级链接。

1.7.4自动创建超级链接

超级链接带有颜色和下滑线的文本或图形,如果单击,就会跳转至某个文件或文件中的某个位置,或者跳转到某个HTML页。此外,超级链接还可以指向新闻组、GopherTelnetFTP站点。

Word的自动套用格式功能,只需键入所欲跳转到文件的地址,即可创建超级链接。自动创建的步骤为:

1.单击工具菜单中自动更正选项命令,然后单击键入时自动套用格式标签;

2.选择键入时自动替换标题下的“Internet及网络路径替换成超级链接复选框;

3.这样,键入位于网络或Internet文件的地址时,Word2002将其转化为超级链接,颜色变成带下划线的蓝色文本,单击它就可跳至相应位置。例如键入电脑报的网址:http://www.cpcw.com,该网址立即成为超级链接,你只要单击它,就可以到该网址进行浏览了。

1.7.5取消Word自动转换的超级链接

Word中,当我们输入了含有超级链接的文字内容时,Word会把这些内容识别出来,并以蓝色加下划线的超级链接格式显示出来,当你输错了超级链接中的内容,想要对它进行编辑时,可就不太方便了。如何取消Word自动转换的超级链接呢?

方法一:在输人的超级链接内容刚变成蓝色加下划线的格式时,立即按下“Ctrl+2”组合键,可立刻取消超级链接格式,变成正常的文本格式。也可以把鼠标置于该超级链接上,当鼠标指针变成手的形状后,单击鼠标右键,在弹出的快捷菜单中选择取消超链接命令即可。

方法二:上面的方法在文档中含有少量的超级链接内容时,可随时方便地修改,但如果遇到文档中含有大量的超链接内容时,方法一就显得很麻烦了,别急,我们有更快的办法。选中所有要取消超级链接的内容,点击工具栏上的复制按钮,然后再选择编辑菜单中的选择性粘贴,在弹出的对话框中选择无格式文本,覆盖原来的内容就可实现一次性取消全部超级链接。

方法三:使用方法二将会丢失已经设置好的文字格式,下面要介绍的方法将会让你从此摆脱超级链接的困扰,而不会丢失设置好的文字格式。单击工具自动更正选项命令,打开自动更正对话框,单击键入时自动套用格式选项卡,清除“Internet及网络路径替换为超链接复选框前的标记,然后单击自动套用格式选项卡,清除这里的“Internet及网络路径替换为超级链接复选框前的标记,确定后退出。输入一个超级链接文本试试,果然不再变成超级链接格式了。

 

八、打印技巧

1.8.1禁止打印附加信息

有时在打印一篇文档时会莫名其妙地打印出一些附加信息,如批注、隐藏文字、域代码等。要避免打印出不必要的附加信息,只要在打印前单击工具选项命令,在打印选项卡中取消选择打印文档的附加信息下的相应的内容即可。

1.8.2在打印预览模式下编辑文字

当你在打印预览模式下查看某Word文档时,可能想要直接调整或编辑某些图片和文字。如何办呢?

1.点击文件打印预览命令;

2.点击需要编辑区域中的文字,Word将放大该区域;

3.点击打印预览工具栏上的放大镜,当鼠标指针从放大镜图标变为I型图标时,你就可以编辑该文档了。要想退出打印预览并返回到原先的文档视图,点击关闭按钮。

1.8.3不能打印灰色边框

编辑表格时,我们会发现表格线显示为灰色,而且不能够打印出来,这是怎么回事呢?

在默认情况下创建表格时,表格带有宽05磅的可打印黑色边框。不过,删除该边框后,表格线就显示为灰色的虚框,这些虚框不会被打印出来。如果要打印表格中的线条,必须添加边框,方法是:单击格式边框和底纹,选择边框选项卡,在设置标题下单击全部,最后单击确定按钮。如果不需要在文档中显示虚框,请在表格莱单上单击隐藏虚框

1.8.4随心所欲打印批注

单击文件打印命令,在弹出的打印对话框中,单击打印内容下拉列表框,选择显示标记的文档项目则可以把文档连同批注打印出来;如果选择文档则只会打印出文档内容,不会打印出文档批注内容;而选择标记列表只会打印出文档批注内容,不会打印文档。

1.8.5横向打印

在工作中有时需要使用8开纸打印,而Word的页面设置中仅提供了16开纸型,如何解决这个问题呢?

我们可以使用横向打印法来解决这个问题。单击文件页面设置命令,在页面设置对话框中选择纸张选项卡,选择纸型自定义大小,并把高度设为26厘米,宽度设为36.8厘米;页边距选项卡中把方向选为横向,这样我们就做出了一个8开纸了,编辑完成后直接打印即可。

1.8.6在同一文档中同时使用两种页面打印方向

如果要在一篇文档中同时使用竖向和横向两种不同的页面方向,我们可先选中需要改变方向的文档内容,然后单击文件页面设置命令,在弹出的页面设置对话框中的页边距选项卡中选择所需的页面方向,并在应用于选项栏中选中所选文字即可。其实Word是在所选内容的前后各插入一个分节符,并仅对这一节中的内容进行页面方向更改,从而实现了在同一文档中使用不同的页面方向。

1.8.7只打印奇(偶)数字页

Word打印时想纸的正反两面都打,先打奇(偶)数页但因为页数太多不想敲页码范围,你可以这样进行设置,就只打奇(偶)数页:单击文件打印,出现打印对话框,选择打印下拉框中的奇数页偶数页即可。

1.8.8同时打印多个文档

Word中可同时打印多个文档,其方法为:

1.单击文件打开命令,打开打开对话框;

2.选中要打印的多个文档,用Shift可选择顺序相连文档,用Ctrl键可选择不相连的多个文档;

3.选择打开对话框中工具下拉菜单的打印即可。

1.8.9打印含窗体的文档

利用Word中的窗体可以创建诸如统计表格之类的格式化的文档,其它用户可在文档中特定的地方填写相关的信息,而不能更改其它处于非填写区的内容。如果要利用已事先打印好的含窗体的空白文档(即在填写区还没有填写内容)来打印多份不同的统计信息,我们可以单击工具选项命令,在打印选项卡中选中仅打印窗体域内容选项,这样当在窗体中填写完信息后,打印出来的仅仅是所填写的信息,而不是将整个统计表格文档打印出来。

1.8.10打印到文档

如果需要将一篇用Word编辑好的文档进行打印,而正好这台电脑又没有配备打印机,我们可以在打印对话框中选中打印到文档选项后确定,在接下来弹出的对话框中输入一个文件名后再确定,即可生成一个后缀名为prn的打印机文件,然后将上述文件拷贝到软盘上或网络传送,再到另外一台电脑上,在DOS状态下用“copya.prnLPT1”命令,即可按排版的格式将文档打印出来(即使那台电脑上没有安装Word也行)。

1.8.11在一张纸上打印多页文档

想把多张文档打印在同一张纸上吗?可以通过下述方法实现:单击文件打印,出现打印对话框,在按纸型缩放下拉列表框中选择所使用的纸张即可实现缩印。例如你在编辑文件时所设的页面为A4大小,如果想用16开纸打印,就可以在打印对话框下拉列表中选择16开纸型,Word会通过缩小整篇文件的宇体和图形的尺寸将文件打印到16开纸上,完全不需重新设置页面并重新排版。

1.8.12打印快捷键列表

下面的方法可以帮你快速制作和打印一份Word中的快捷键列表:

1.单击工具命令,打开宏对话框;

2.宏的位置框中,选择“Word命令;

3.宏名框中,单击“ListCommands”命令;

4.单击运行按钮;

5.命令列表对话框中,单击当前菜单和快捷键设置”;

6.单击文件打印命令。

1.8.13有选择地打印部分页码

有时我们需要在一篇很长的文章中有选择地打印其中几页或其中几节,如果一页一页地查找并打印会非常麻烦,这时我们可利用Word给我们提供的部分打印功能:

1.如果打印范围是连续页,只需直接在打印对话框的页码范围内输入页码即可,如“3-10”;

2.如果打印范围虽然是连续页,但中间有间断,可用逗号进行分隔。例:想打印第3页至第6页和第10页至第20页,这时可在页码范围内输入“3-610-20”;

3.如果打印不连续的若干页,可直接输入用逗号间隔的页码。例:想打印第2、第4、第6、第9页,可在页码范围内输入“2469”;

4.如果想打印某节文件,可按“S节号的格式输入。“S2”表示打印第2;如果有不连续的节,也可用逗号间隔,例:“S2S4S8”表示打印第2节、第4节和第8;

5.如果想打印某一节内的某页,可输入“P页码S节号。例:“P3S8',表示第8节的第3页,“P2S4-P6S6”表示打印第4节的第2页至第6节的第6;

6.如果打印某文件内的某一部分,可以先选中要打印的内容,然后在打印对话框中的页面范围下选择所选内容项后即可。

1.8.14打印副本

有时想多打印几份同一个文件,但我们没有必要按几次打印按钮,只要在打印对话框中的副本选项区域下的份数框中输入要打印的份数,即可同时打印出几份相同内容的文件。如果选中逐份打印选项,则Word会按打印完一份再打印另一份的顺序打印文件,这样我们就不用在打印完后再分类。如果不选逐份打印选项则会将所有份数的第一页打印完之后,再打印以后各页。

1.8.15不见内容打印文档

单击文件打开命令,在打开的对话框中,选定文件名后右击,在出现的菜单中选择打印命令,就可不打开文件而快速打印Word文档。

1.8.16倒序打印

如果你有一篇很多页的文档需要打印,按照Word中的默认设置总是从第一页打印到最后一页,所以整篇文档打印完后是最后一页在上面,第一页在最下面,这样我们又要手工将所有的页逆序整理一遍,十分麻烦。其实我们在打印前只要单击工具选项命令,在打印选项卡中选中逆页序打印,即可在打印时按逆序从最后一页打印到第一页,从而打印完后所有的页是顺序排列的。

1.8.17自动调整文档打印效果

在用Word打印文档时,我们会发现有时打印出的页面效果与显示的版式有明显的差别,这主要是因为正在打印的文档中是用其它语言版本的Word创建的文档,并且文档的纸张大小也与当前打印机的要求不同。要想改变文档设置格式,使其符合所用打印机的类型,可单击文件打印命令,在缩放下的按纸型缩放中选择所用纸型,Word将调整页面使其适合你所用的纸型。

要在每次打印时都以这种方式调整文档比例,可单击工具选项命令,然后单击打印选项卡,选中允许重调A4Letter纸型复选框。

1.8.18文档镜像打印

利用选择性粘贴命令可以让Word2002提供镜像打印功能,其操作方法是:

Word中完成文档的编辑排版,按常规方法保存待打印文件。根据待打印文件的页面设置建立一个新文件,再切换到待打印文件的第一页,将其中的全部内容选中并复制到剪贴板。回到新建文件的空白页面,单击编辑选择性粘贴命令,打开对话框,选中其中的图片(或增强型图元文件)后单击确定按钮,鼠标单击新文件中的内容,可以看到其四周的圆形控点,说明它们已经变为图片。在绘图工具栏上单击绘图旋转或翻转子菜单下的水平翻转命令,新文件中的图片就被翻转成了镜像。重复上面的操作,将待打印文件中的其它页变为图片镜像,最后单击工具栏中的打印按钮逐个打印即可。

1.8.19调整页面设置

在更改纸张大小、方向时,有时会出现因错误提示而无法修改的现象,这多半是因为有些段落的栏太窄或左右边距太小造成的。只要打开分栏对话框后复选栏宽相等,就可以进行其它设置了。

1.8.20打印大字

1.设置页面大小

单击文件页面设置命令,打开页面设置对话框,选择纸张标签,并选择纸型自定义大小,设置纸张的大小,如宽55厘米、高55厘米等,单击确定按钮,此时Word会提示有一处或多处页边距设在了页面之外,选择调整按钮可适当增加页边距,我们选择忽略按钮。

2.设置文字大小

在页面直接输入需要打印的汉字内容,然后选中它们,单击格式字体命令,在打开的字体对话框中选中字号输入框,输入字号大小,输入字号的大小在11638磅之间。一般纵向A4幅面单字大小为500磅.纵向A3幅面单字大小为750磅,注意输入字号后一定不要忘了回车,否则字号设置不起作用,最后单击确定按钮保存。

3.打印输出

此时我们可以看到Word窗口中汉字明显大了,为了取得更好的效果,我们单击工具栏上的比例缩放下拉框,选择一个合适的比例,就可以看到整体效果,单击打印按钮后即可把当前大字打印出来了。

 

九、设置技巧

1.9.1让字数统计结果随时显示在屏幕上

Word2002设计了更方便的字数统计功能,使用字数统计工具栏可以检查文档中的当前字数,而不必重复打开字数统计对话框。要想让字数统计工具栏显示在屏幕上,可以单击工具字数统计命令,在弹出的对话框中单击显示工具栏按钮,就可以在文档编辑窗口上看到出现的字数统计工具栏,以后要统计字数时直接单击重新计数按钮即可,单击其中的下拉菜单可以看到更多字数统计内容。

1.9.2添加/删除工具栏按钮

利用工具栏可以大大加快操作的速度,因此我们会把经常使用的工具放在工具栏上。一般来说,我们是通过视图工具栏命令来选择显示在工具栏上的项目,这比较麻烦。事实上,要想快速向工具栏中添加/删除项目,可以直接在工具栏上右键单击,在弹出的菜单中直接选择有关的项目即可,选中该项目,可以使它显示在工具栏上;取消选择,就可以使它从工具栏中删除。

1.9.3快速删除工具栏中不用的按钮

Word的工具栏中有不少按钮,可是有很多我们并不是经常用到,这些按钮白白地占着我们本来就不宽敞的屏幕,实在是一种浪费,那么怎样才能快速地删除这些按钮呢?你只要按住A1t键,再用鼠标左键把不需要的按钮拉到工具栏外,待鼠标指针下方出现一把小叉后放开鼠标左键,你就会发现这个按钮已被删除了。

如果想恢复原来的工具栏样式,那么可以点击工具自定义按钮,在弹出的对话框的工具栏选项卡的列表框中选中要恢复的工具栏名称,然后点击右侧的重新设置按钮,接下来确认要恢复的工具栏样式仅限于当前的文档还是作用于所有的Word文档,点击确认按钮即可。

1.9.4添加/删除按钮分隔线

Word工具栏中有一些分隔线,把工具栏按钮按功能分成不同的区域。当你为工具栏增减按钮之后,如果觉得某分隔线的位置不合适,可按住Alt键,同时左键拖动工具栏按钮,若拖动方向为增大按钮间距,则自动在其中间增加分隔符;若拖动方向为减小按钮间距,则自动去掉两者中间的分隔符。

1.9.5分两排显示常用工具栏和格式工具栏

缺省情况下,常用工具栏和格式工具栏共享同一行,不便于使用。如果把常用工具栏和格式工具栏分开,具体操作是:单击菜单工具自定义命令,选择选项标签,选中分两排显示常用工具栏和格式工具栏复选框即可。

1.9.6设置不同的奇偶页页眉或页脚

有时需要奇数页的页眉或页脚与偶数页的设置不相同,只需单击文件页面设置命令,在打开的对话框中单击版式选项卡,选中奇偶页不同选项即可。

1.9.7备份自动更正

因工作需要,我们常常向Word自动更正中添加一些新内容,可一旦重新安装Word后,这些信息就全部丢失了,让人非常难受。事实上你可以采用下面的方法保存自动更正”:每次重新安装Word前,用查找的方法把Word安装目录下所有扩展名为ACL的文件找到,然后把它们复制到软盘或硬盘的其它分区保存,并记录下每个文件所对应的路径,一同保存。这样,一旦重新安装Word后,将这些文件复制到对应文件夹中覆盖掉同名文件,马上就可以使用以前添加的自动更正内容。

1.9.8始终显示整个菜单

在默认情况下,当我们打开菜单时,它并没有完全展开整个菜单,而是在菜单下面出现一个向下的双箭头,当你将鼠标放到这个箭头上片刻,就会展开整个菜单,这样不利于我们快速找到需要的命令。我们能否一打开菜单,就能看到所有的命令呢?

单击工具自定义命令,打开自定义对话框,单击选项标签,选中其中的始终显示整个菜单选项,然后单击关闭按钮,再单击菜单,是不是立即看到了所有的命令。

1.9.9调整工具按钮布局

如果想调整工具栏中按钮的布局,把按钮从一个位置移动到另一个位置,可以采用以下方法:按住Alt键,同时左键拖动工具栏按钮,拖到到合适位置释放即可。

1.9.10快速插入图片文件

文档要做到图文并茂,首先就要为自己的Word工具栏添加一个插入图像按钮,方法是:单击工具自定义命令,打开自定义对话框,选择命令标签,在类别中选择插入项目,然后在右侧命令中找到来自文件图标,用鼠标按住该图标不动,将其拖放到工具栏上,插入到工具栏中任一位置,松开手,你就会发现该图标已经位于工具栏中了。以后要插入图片文件时,直接单击插入图片按钮,就会马上打开插入图片对话框.是不是方便很多呢。

1.9.11更改默认标尺单位

Word中编辑文档时,为了精确地控制文档的左右边界和某些字符的制表位,一般是在页面视图中使用垂直与水平标尺来达到这个效果。你是否注意到,水平标尺与垂直标尺使用的度量单位默认为字符,这与我们常用的以厘米为单位来计算不同。为适合习惯,我们可以将标尺上的默认的度量单位由字符单位设置为比较熟悉的厘米单位,设置非常简单,可以在菜单栏中选择工具选项命令,在出现的窗口中选择常规选项卡,将使用字符单位选项取消即可。

1.9.12让所有打开的文档在一个窗口中显示

默认情况下,我们每次打开或新建一个文档,Word都会自动新建一个窗口,每个Word文档在Windows任务栏均显示为一个图标,这虽然对切换文档带来很大方便,但你不能一次操作即关闭所有打开的文档并退出Word。为了用户使用方便,微软增加了让用户自行决定是否让打开的每个Word文档都在任务栏显示为一个图标,设置方法是:

1.单击工具选项命令,系统弹出选项对话框;

2.单击视图选项卡,在显示标题下,清除任务栏中的窗口复选框;

3.单击确定按钮。

之后,无论你打开几个Word文档,在Windows任务栏上只显示一个Word程序图标,这样,你就可以单击Word程序的关闭按钮或者文件菜单中的退出命令,快速退出Word程序了。

1.9.13为命令指定快捷键

Word2002中,你可以为命令、宏、字体、自动图文集词条、样式或常用符号指定快捷键。方法如下:

1.单击工具自定义命令,打开自定义对话框架;

2.单击键盘按钮,打开自定义键盘窗口;

3.将更改保存在框中,单击要用于保存对快捷键所作修改的文档或模板名称;

4.类别框中,单击包含所需命令或其它项目的类别;

5.命令框中,单击所需命令或其它项目的名称,如果已经为其指定了快捷键,该快捷健将出现在当前快捷键框中;

6.请按新快捷键框中,键入要指定的快捷键组合;

7.单击指定按钮。

1.9.14给特殊字符定义快捷键

Word中输入特殊符号挺麻烦的,如果能用快捷键输入常用的符号那就好了。定义快捷键的方法如下:单击插入符号命令,打开对话框架,选中要定义快捷键的符号,单击快捷键按钮,打开自定义键盘对话框,在请按新快捷键框中,键入要使用的组合键,单击指定按钮即可。

1.9.15取消快捷键定义

1.单击工具自定义命令,打开自定义对话框;

2.单击键盘按钮,打开自定义键盘对话框;

3.将更改保存在框中,单击包含要删除其快捷键的命令或其它项目的文档或模板;

4.类别框中,单击包含所需命令或其它项目的类别;

5.命令框中,单击命令或其它项目;

6.当前快捷键框中,单击要删除的快捷键;

7.单击删除按钮。

1.9.16恢复快捷键的初始设置

单击工具自定义命令,打开自定义对话框,单击键盘按钮,在将更改保存在框中,单击包含要恢复的快捷键设置的文档或模板名称,单击全部重设按钮。

1.9.17在工具栏中添加自动求和按钮

在编辑Excel工作表时,有时要用到常用工具栏中的自动求和按钮。那么你想不想让Word的常用工具栏中也有一个自动求和按钮呢?设置方法如下:

1.单击工具自定义命令,打开自定义对话框;

2.单击命令选项卡,然后在类别框中,单击表格,在命令框中,找到并单击自动求和,按住左键将其拖动到常用工具栏适当位置并释放左键,此时自动求和按钮出现在工具栏中;

3.单击关闭按钮。

之后,在Word表格中,要计算并显示插入点所在单元格上方或左方单元格中数值的总和时,只需单击常用工具栏中的自动求和按钮即可。

1.9.18设定自动保存文档的时间

Word利用自动保存功能,能够在一定的时间范围内保存一次,若突然断电或出现其它特殊情况,它能帮你减少损失。自动保存时间越短保险系数越大,在Word中打开文档后出现断电或类似问题时,能够恢复的信息就越多,当然占用系统资源越多。你可以改变自动保存的时间间隔,方法如下:

单击工具选项命令,然后单击保存选项卡,选中自动保存时间间隔复选框,在分钟框中,输入时间间隔,以确定Word保存文档的频繁程度。

1.9.19建立个性化菜单

如果想建立一个自己的菜单,把常用的命令都放在其中,该如何做呢?

1.添加新菜单

单击工具自定义命令,打开自定义对话框,单击命令选项卡,然后在类别中单击新菜单项目,这时在右侧命令项中将显示出新菜单项目,用鼠标选中新菜单,把它拖到Word的菜单栏中,放开鼠标左键,就可以在菜单栏中添加一个新菜单,不过目前它还只是一个空菜单。

2.添加命令

下面就把一些常用的功能命令放入新建立的菜单中。单击工具自定义命令,在自定义窗口中选择命令,在类别中可以找到所有Word菜单、命令与按钮,选中某个命令,把它拖到新建立的菜单中释放即可,重复以上操作,可以把多个命令添加到菜单中,这样我们就建立起了自己的菜单。

1.9.20给工具栏添加一个计算器按钮

计算器小巧玲珑,计算数据非常方便,我们可以把它添加到工具栏上,以便随时调用。添加的方法如下:

单击工具自定义命令,打开自定义对话框,右击工具栏上插入超链接按钮,单击分配超链接打开命令,打开分配超链接对话框,单击查找范围右侧的下拉按钮,找到计算器程序文件CALCEXE(通常位于C:\Windows目录中),按下确定按钮退出。以后需要调用计算器时,只要按工具栏上插入超链接按钮,启动前会弹出一个安全警示对话框,请按确定按钮,即可启动计算器程序。

注意:插入超链接按钮另行分配了超链接后,单击工具栏中的插入超链接按钮后只会直接打开计算器,如果按下“Ctrl+K”键或选择插入超链接命令,仍可以打开原来的插入对话框。

要想恢复原来的超链接功能,可以再次打开自定义对话框,然后右击该按钮,选择编辑超链接打开(或删除超链接)命令,可以重新分配(或删除)该按钮的超链接。而选择编辑超链接删除分配命令则可恢复其原有的功能。

分配的超链接对象不仅是应用程序,还可以是文件夹和具体文件。如果是文件夹,按下按钮后会快速定位到该文件夹,方便打开其中的文件;如果是具体文件,就会调用相应的关联程序打开该文件。

1.9.21拆分窗口

将鼠标指针移动到垂直滚动条顶端上的拆分条上,此时鼠标变成上下箭头,然后双击或拖动,就把当前窗口拆分为两个窗口。当要合为一个窗口时,则再用鼠标双击或拖回原处即可。

1.9.22实现字体无级缩放

Word2002中,我们要缩放文字的大小,可以通过工具栏上的字号列表选取。但这种方式是有局限性的,中文字体只能在初号到八号之间选取,英文字体的磅值也仅限于572磅之间,不能满足我们打印超大字体的要求。如何才能实现字体无级缩放呢?

单击工具自定义命令,单击命令选项卡,在类别列表框中选取所有命令,在其右边列表框中找到“ShrinkFont”“GrowFont”命令,将其拖放到Word2002工具栏上,这两个命令是对文字的大小进行无级缩放,前一个是以当前设置值的10%缩小所选文字的字号,后一个是以当前设置值的10%增大所选文字的字号。你还可以把“ShrinkFontonepoint”“GrowFontonepoint”这两项命令也拖放到Word2002工具栏上,它们执行的命令分别是将所选文字减小一磅和增大一磅。如果你不愿意添加上述按钮,可以使用如下快捷键,放大字体:“Ctrl+]”或者“Ctrl+Shift+>”;缩小字体:“Ctrl+[”或者“Ctrl+Shift+<”

1.9.23将字体放到工具栏上

为了达到快速选择字体的目的,可以将常用字体以按钮形式设置在工具栏上。操作如下:单击工具自定义命令,打开自定义对话框,然后在自定义界面中选择命令选择卡,并移动光标条到类别栏中的字体项,在字体项中有系统中安装的各种字体,此时就可以通过使用鼠标直接将相应的字体拖曳到工具栏上,利用这种方法可以将经常用的字体都放到工具栏上。

1.9.24将多余文档缩小到一页显示

打印文档时,如果只有一两行落在最后一页,那么打印出来的效果一定十分别扭。这时,快速使文档减少一页的方法是使用缩至整页功能,方法如下:

1.单击工具自定义命令,打开自定义对话框;

2.单击命令选项卡,然后在类别框中单击工具,在命令框中找到并单击减少一页,用左键将其拖放到常用工具栏中的适当位置;

3.单击关闭按钮。

现在,单击常用工具栏中的缩至整页按钮,Word将自动减小字号,使文档页数少去一页。当然,Word减小字号并非无原则地减小,它遵循既要使文档减少一页,又要使减小后的字号最接近原字号的双原则。

1.9.25自定义批注框文本

Word2002默认的注释字体有些太小,可以通过以下方法很容易地改变字体和大小。

1.单击格式样式与格式命令,打开样式与格式任务窗格;

2.在任务窗格上的请选择要应用的格式下面,如果批注框文本条目可见,则转入第3步,如该条目不可见就继续下面的步骤:显示下拉菜单中点击自定义,在格式设置对话框中的可见样式下面,点击批注框文本,然后点击确定”;

3.请选择要应用的格式下面,用右键点击批注框文本条目,然后点击更改”;

4.选择你想要的选项;

5.要想看到更多选项,点击格式,然后点击你想要改变的属性;

6.在更改了每一个属性后点击确定”;

7.对你想要更改的其它属性,重复56步。

1.9.26快速自定义快捷键

同时按下“Ctrl+Alt++(数字键盘上的加号键),这时鼠标符号会变成一个奇怪的形状,将这个鼠标符号移动到菜单上或工具栏上,左键单击你想指定的菜单命令或工具栏上的命令按钮便会自动弹出自定义键盘对话框,将光标放到请按新快捷键输入框中,按想要新建的快捷键后,输入框中会显示你的快捷键组合。在当前快捷方式文本框里选中要删除的快捷方式,单击删除可以去除不需要的快捷键。

1.9.27从工具栏中选择自动图文集

使用自动图文集可以大大加快我们的输入速度,提高工作效率,对于一些经常使用的词条都可以定义成自动图文集。一般情况下,我们是通过插入自动图文集命令来选择要插入的内容,这显得很麻烦,我们可以单击插入自动图文集自动图文集命令,在弹出的对话框中单击显示工具栏按钮,就可以把自动图文集显示在工具栏上,这样就可以单击所有词条下拉菜单来进行选择了。

1.9.28变换菜单弹出方式

是不是觉得普通的菜单弹出方式太枯燥了,那就试试改变一下吧。单击视图工具栏自定义,在自定义对话框中选择选项,然后你就会在其它中看到菜单的打开方式项,在下拉菜单中选择一种打开方式,任意、展开或滑动,关闭对话框。再次打开菜单,看看是不是与以前不同了。

1.9.29删除菜单中的命令

按下“CtrI+Alt+-(减号)组合键,这时光标将变成粗减号(按Esc键可以取消),然后在要删除的菜单命令上单击就可以将它删除。这个方法也可以删除文件菜单中打开过的文档记录。

1.9.30恢复菜单中丢失的命令

如果误删了菜单中的命令项,可以单击工具自定义命令,打开自定义对话框,选择命令选项卡,从类别列表中选中丢失的命令所在的菜单,从命令列表中选择丢失的命令,然后将命令拖放到菜单栏中合适的位置即可恢复。

1.9.31向菜单中添加命令

我们以向文件莱单里添加一个全部保存命令的操作方法为例。

单击工具自定义命令,打开自定义对话框,单击文件菜单,在自定义对话框里选择命令标签,再在类别列表框中选文件,用鼠标将命令列表框中的全部保存命令拖到文件菜单的保存命令下,然后关闭自定义对话框,这样全都保存就被添加到了文件菜单下。其它命令的添加方法同上。

1.9.32从菜单中删除命令

这里以删除文件菜单下的全部保存为例来说明。

单击工具自定义命令,打开自定义对话框,打开文件菜单,单击全部保存命令,在自定义对话框中单击更改所选内容按钮,在弹出的对话框中选删除命令,最后单击自定义对话框中的关闭按钮,这样,全部保存命令就从文件菜单中删除了。

1.9.33定制个性化菜单栏和工具栏

按下Alt键后,就可以用鼠标将菜单栏上的某个菜单拖到工具栏上(如果拖到文本区域,就会将其删除;左右拖动可以改变排列顺序),或者将其从工具栏上拖回菜单栏上,还可以将工具栏上的工具按钮拖到某个菜单中。利用此法,可以快速打造菜单栏工具栏

1.9.34保存用户个性化设置

Word2002自带有一个保存用户个性化设置的工具,利用它可以集中保存Office指定设置,你可以将这些设置保存到文件或Web,还可以在需要时将保存的设置恢复到本机或其它机器上。保存设置的操作是:单击开始程序→MicrosoftOffice工具用户设置保存向导,将出现个性设置对话框,按提示操作就行。

1.9.35快速打开帮助窗口

Word中,只要按下F1键,总是弹出一个请问你要做什么的小窗口,然后提示你输入要搜索的问题,感到非常不便。怎样才能按下F1键就直接打开帮助窗口呢?

按下F1键,在弹出一个提示窗口中单击选项按钮,在弹出的窗口中选择选项,取消选择响应F1选项,单击确定按钮,这时你再按下F1键,就会出现熟悉的帮助窗口了。

1.9.36更改页画默认设置

Word默认的页面为A4纸,如果想把默认的页面改为自己喜欢的,以便以后打开Word就是这种页面,你可以单击文件页面设置命令,选择纸张标签,在纸型下拉列表框中,选择自己的纸型,选中后,单击默认按钮,在出现的提示中,单击即可。

1.9.37快速打开页面设置窗口

双击横标尺上的空白灰色区域或竖标尺上任意位置,会弹出页面设置对话框。

1.9.38快速打开制表位窗口

双击标尺上任何一个制表位,会弹出制表位对话框。

1.9.39快速打开自定义窗口

双击工具栏两侧空白处会弹出自定义对话框。

1.9.40Word添加声音效果

想不想在打开和关闭Word时伴随悦耳的声音效果呢?下面就是具体的设置方法:

1.单击开始菜单,选择运行,在运行对话框中输入regedit,确定进入注册表编辑器”;

2.打开HKEY_CURRENT_USER\AppEvents\Schemes\Apps;

3.“Apps”项上单击鼠标右键,选择新建主键,将新出现的键名命名为“Word”,然后双击右面窗口中的默认,在打开的键值中输入“Word2002”;

4.再分别在“Word”上单击右键,新建两个名为“Close”“Open”的主键,退出注册表编辑器”;

5.单击开始设置控制面板,打开声音选项,在事件栏中出现“Word2002”一项,你可以为其中打开程序关闭程序选择合适的声音文件。再次打开或关闭Word,就可以听到声音了。

1.9.41删除第三方软件的工具按钮

有一些第三方软件安装后会在Word工具栏中添加一些快捷工具按钮,如Foxmail,而且此按钮不能关闭,这次关了,下次重新启动Word时又会自动打开,非常讨厌。现在有办法了,只要打开注册表进入[HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\Word\Addins\]中,将WordAddIn.KSWordAddIn.1子项全部删除,这样再启动Word时就不会出现这个工具按钮。

1.9.42制作个性化按钮图标

单击工具自定义命令,打开自定义对话框,然后鼠标右键单击工具栏中要修改的按钮,在弹出的快捷菜单中单击编辑按钮图像命令,在打开的按钮编辑器窗口中单击清除按钮删除原来的图片,然后用鼠标编辑一个有个性的图形符号,单击确定按钮,最后单击自定义对话框中的关闭按钮,你制作的按钮图标就会出现在工具栏上。

1.9.43在屏幕提示中显示快捷键

Word中,通过在屏幕提示中显示快捷键,你就可以知道最常用Word命令的快捷键。在选择显示工具栏屏幕提示时,你可以指定Word同时显示该工具栏按钮的快捷键。

在屏幕提示中显示快捷键的操作方法:

1.单击工具菜单中的自定义命令,然后单击选项选项卡;

2.选中显示关于工具栏的屏幕提示复选框;

3.选中在屏幕提示中显示快捷键复选框;

4.设置完毕,单击关闭按钮。

1.9.44向上、向下快速翻页

单击工具自定义命令,打开自定义对话框,单击对话框中的命令标签,在类别下拉列表框中选择所有命令,在右边的命令下拉列表框中将“PageUp”“PageDown”拖到工具栏上,就会出现向上翻页向下翻页按钮。以后预览多页文档时,只要单击工具栏上的向上翻页向下翻页按钮,即可轻松快速翻页。

1.9.45自动翻页

单击工具自定义命令,打开自定义对话框,单击对话框中的命令标签,在类别下拉列表框中选择所有命令,在右边的命令下拉列表框中将“AutoScroll”拖到工具栏上,此时工具栏上出现自动滚动按钮。单击自动滚动按钮,鼠标会变成三角形,移动鼠标,文档就会自动向上或向下移动。要关闭自动翻页功能,只要随便点一下鼠标,鼠标指针就会自动回到原来的位置。

1.9.46创建自定义工具栏

1.创建新工具栏

单击工具自定义命令,打开自定义对话框,选择对话框中的工具栏标签,单击新建按钮,在新建工具栏对话框的工具栏名称文本框中输入要建立的工具栏名称,如我的工具栏,然后再在工具栏可用于下拉列表框中选定“normal”,最后单击确定按钮,则此时在当前的Word编辑区出现一个空的我的工具栏

2.向工具栏中添加对象

单击工具自定义命令,打开自定义对话框,选择命令标签,将命令列表中的命令拖到我的工具栏中释放即可。另外还可以在按住Alt键的同时,用鼠标把要粘贴的按钮从其它工具栏中直接拖到我的工具栏中。

1.9.47删除自定义工具栏

单击工具自定义命令,打开自定义对话框,选择工具栏标签,从工具栏列表框中单击要删除的自定义工具栏名称,再单击删除按钮,在随后的对话框中单击确定按钮,所选取的工具栏即被删除。

注意:只有自定义的工具栏可以被删除,系统本身所提供的工具栏是不能被删除的。

1.9.48快速打开右键菜单

按下“Shift+F10”组合键,就可以弹出右键快捷菜单,这在鼠标右键失灵时很有用。

1.9.49修改自定义词典

在自定义词典中添加、删除或编辑单词的方法:单击工具选项拼写和语法,单击自定义词典按钮,选中要编辑的词典前面的复选框,单击修改按钮,然后执行下列操作之一:

若要添加单词,请在词汇框中键入单词,再单击添加

若要删除单词,请在词典框中选择单词,再单击删除

若要编辑单词,在词典框中选中要编辑的单词,修改它,然后单击添加,删除拼写错误的单词。

1.9.50设置自动恢复文件功能

单击工具选项命令,在弹出的对话框中选择文件位置,在文件类型框中选择自动恢复文件,然后单击修改按钮,选择你保存文档的文件夹,最后单击确定,这样Word会自动备份文档到指定文件夹中,当出现异常情况时,Word会自动在下一次打开程序时给予恢复。

1.9.51更改按钮图标

单击工具自定义命令,打开自定义对话框,然后鼠标右键单击工具栏中要修改的按钮,在弹出的快捷菜单中选择更改按钮图像命令,在它的子菜单中有42种图标可供选择,选中一种单击,就可以变成当前按钮的图标。

1.9.52让字体设置随文件走

编辑完文档后,单击工具选项保存嵌入TrueType字体,再选中只嵌入所用字符,这样在把文件拿到别的电脑中打开时,即使该电脑中没有你编辑文档时用的字体,文章还可以保持原样。

1.9.53自由设定Word启动后的默认文件夹

Word启动后,使用打开命令打开文件时,Word使用的默认文件夹通常是我的文档文件夹。实际上很多时候需要打开的文件都存放在自己事先设定好的文件夹中,怎样才能让Word识别自己的文件夹呢?你可以按照如下步骤设置Word启动后的默认文件夹:

1.单击工具选项命令,打开选项对话框;

2.选择文件位置标签,在文档类型选中文档”;

3.单击修改按钮,打开修改位置对话框,在查找范围下拉框中选择文件夹所在的盘符。光标指向你希望设置的默认文件夹并单击确定按钮,此时Word的默认文件夹就指向用户自己设定的文件夹;

4.最后单击确定按钮,完成设置工作。

 

十、文档安全和保护技巧

1.10.1删除最近打开的文档列表

Word文件菜单中总是保存着最近打开的4个文件列表,如果想清除它,可以按住“Ctrl+Alt+-(减号)键,鼠标箭头就会变成黑色的减号。打开文件莱单,在要清除的文档上点击一下,文件名就会从菜单中消失。文件名虽然从列表中消失但是文件却还保存着,不过别人无法知道你最近打开的文档了。

1.10.2防止修改文档

如果只希望别人看,而不希望别人修改自己的文档,怎么办?

可以将其制成图片格式,方法是:一页一页地分别选中Word文档(可以包括页面中的图片),复制,再新建一个Word文档,单击编辑选择性粘贴命令,打开选择性粘贴对话框,选中图片选项后,按确定按钮,上述所选中的文档(包括图片)即以图片格式粘贴到文档中,别人就只能看不能修改了。

注意:此法只能骗过一些菜鸟,对Word略为精通的人,只要右击图片,选编辑图片选项,进入图片编辑状态,仍可将你的文档改得面目全非。

1.10.3给文档加密

你可以给自己的文档创建密码,如果丢失密码,将无法打开或访问受密码保护的文档。建立的步骤是:打开文件,在工具选项安全性,在打开权限密码框中键入密码,再单击确定”;请再键入一遍打开权限密码框中再次键入该密码,然后单击确定。在修改权限密码框中键入密码,再单击确定”;请再键入一遍修改权限密码框中再次键入该密码,然后单击确定

1.10.4设置打开文档密码

单击文件另存为命令,在另存为对话框中,单击工具菜单中的安全措施选项命令,在打开权限密码框中键入密码,再单击确定按钮;请再键人一遍打开权限密码框中再次健入该密码,然后单击确定按钮,最后单击保存按钮即可。如果要设置修改文档密码,可以在修改权限密码框中键入密码即可。

1.10.5自动建立文档备份

Word进行设置,使其在每次保存文档时自动保留一个备份。该备份提供了上一次所保存的副本,这样,原文档是当前的信息,而副本中是上次所保存的信息。每次保存文档时,新的备份都会取代已有的备份。如果担心不小心保存了不需要的信息或删除了源文件,保留备份可使文档恢复。

1.单击文件另存为命令,出现对话框,单击工具保存选项命令,选中保留备份复选框,单击确定按钮,这样我们就保存了备份;

2.选中打开文件类型所有文件选项(注意:如果要打开保存在另一个文件夹中的备份,请找到并打开该文件夹),单击视图按钮旁的箭头,然后单击详细资料命令,找到并双击要打开的备份。

1.10.6取消显示打开过的文件列表

如果不想让别人看到自己打开过的文件列表,请单击工具选项命令,点击常规标签,取消选中列出最近所用文件选项,按确定按钮即可。这样,你操作的文件名就再也不会出现在文件菜单中了。

1.10.7自动修复Word2002

Word2002使用久了,或者因某些误操作等,使用是不是越来越不顺手了?没关系,用帮助检测与修复命令打开检测与修复对话框,在光驱中放入OfficeXP安装光盘后,按下开始按钮,Word2002就可以自动进行自我修复,以后使用起来又是那么顺手了!

1.10.8自动恢复自动保存文档

要自动恢复自动保存的文档,步骤如下:

重新启动Word,则所有在发生故障时处于打开状态的文档都会自动显示出来。单击文件另存为命令,系统弹出另存为对话框,在文件名框中,键入或选定原有文档的文件名,单击保存按钮,如有提示信息出现,询问是否要替换原有文档时,请单击按钮,否则请单击按钮,重新命名文档。注意,在退出Word时,所有未保存的自动恢复文件都将自动被删除。

1.10.9手动打开自动恢复文件

如果重新启动Word后,自动恢复文档没有自动打开,你可以手动将其打开,步骤如下:

1.单击常用工具栏中的打开按钮,系统弹出打开对话框;

2.找到包含恢复文件的文件夹,默认情况下,Word把自动恢复文件保存在C:\Windows\ApplicationData\Microsoft\Word文件夹中,在文件类型下拉列表框中,单击所有文件,每个自动恢复文件都命名为自动恢复保存<原文件名>”,并以.wbk作为其扩展名(在未出故障前,自动恢复文件以.asd为扩展名)。单击需要的自动恢复文件,单击打开按钮;

3.单击常用工具栏中的保存按钮,系统弹出另存为对话框,在文件名框中键入或选中已经存在的文件名,单击保存按钮。当有提示信息询问是否覆盖原有文档时,请单击按钮,否则请单击按钮,重新命名文档。

1.10.10修复损坏的文档

当你试图打开一个Word文档时,如果系统没有响应,有可能是该文件已经损坏,你可以在任何时候使用恢复文本转换器来打开被损坏的文档并恢复文本。此外,你也可以进行以下操作:

1.单击文件打开命令,在打开对话框中选定要恢复的文件;

2.单击打开按钮旁边的箭头,选择打开并修复命令。

此时,Word将检测文档中的问题,并显示是什么错误及出错的部位,同时,Word会对错误进行修复并提示用户保存修复结果。

1.10.11以只读方式打开文档

单击工具选项,单击安全性标签,选中建议以只读方式打开文档复选框,再单击确定即可。

如果用户以只读的方式打开了文档并对其进行了更改,则只能以其它的文件名保存该文档。

1.10.12保护批注和修订

单击工具保护文档命令,在打开的对话框中执行下列操作之一:若要使审阅者可以通过插入批注和修订的方式更改文档,请单击修订”;若要使审阅者只能插入批注,请单击批注”;若要允许经授权的审阅者清除对文档的保护,只需将密码键入到密码框中。

1.10.13对模板加密

如果不想让别人使用Word提供的通用模板或自己精心创作的模板,可以对它加密,方法如下:

1.首先找到通用模板文件normal.dot,该文件在Windows9XWindowsMe中保存在C:\ProgramFilesMicrosoftTemplates中,双击该文件,系统会自动调用Word打开它,点击工具选项命令,并选择安全性标签,在打开权限密码中输入密码,点击确定按钮退出;

2.单击文件保存命令,在另存为对话框中文件类型必须选择保存为文档模板,此时Word会自动将它保存在C:\Windows\applicationdata\microsoft\Templates中,由于normal.dot文件已经被打开,所以此时不能够保存为默认的normal.dot模板,先改名保存为normal1.dot,然后再使用资源管理器将原来的模板文件normal.dot删除,再把normal1.dot改名为normal.dot,即可制作成一个加密的模板文件。以后每次启动Word打开模板时,就会提示你输入密码了,没有密码,虽然可以进入,但是却无法使用默认的模板。

1.10.14防止Word宏病毒

可以通过设置Word宏的安全级别来防止Word宏病毒,方法如下:单击工具选项命令,单击安全性选项卡,单击宏安全性按钮,在弹出的窗口中选择安全级选项卡,里面包含了高、中、低3种安全级别,选择所要使用的安全级即可。这样,根据宏安全设置的不同,在打开一个宏时,你会收到一条警告,而且已安装的模板和加载项(包括向导)中的宏可能会被禁用。接着单击可靠来源选项卡,清除信任所有安装的加载项和模板复选框。

1.10.15保护文档

当你需要别人给你的文档加上批注而又不能修改你的文档时,或者在网络中联机使用你的文档不被别人有意无意地修改时,你就需要将你的文档保护起来。单击工具保护文档命令,在对话框中选择保护的文档内容,如果需要密码,可以在密码框中输入密码,确定后,需要再次输入密码加以确认。解除文档只需单击工具解除文档保护即可。

1.10.16保护窗体

你可以保护正在处理的窗体,以及窗体的最终版本,防止用户在填充的过程当中对其进行更改。方法是:单击工具保护文档命令,单击窗体,若要给窗体指定密码,以便知道密码的用户能解除保护并修改窗体,请在密码框中键入密码。不知道密码的用户仍可在窗体域中输入信息。如果要保护整个窗体,请单击确定按钮。若要只保护部分窗体,这些部分必须处于不同的节中,请单击,然后清除不需要保护的节的旁边的复选框。

1.10.17删除个人信息

在将文档交给其它人之前,为了保证文档中不包含个人信息,可以采用以下方法:单击工具选项命令,再单击安全性选项卡,选中保存时从此文件中删除个人信息复选框,然后保存文档即可。

 

十一、其它技巧

1.11.1快速最大化和还原窗口

在水平和垂直滚动条的交叉处双击鼠标键,可以让Word编辑窗口在最大化和还原之间变化。

1.11.2使用Word汉英互译

中文版Word中支持英汉、汉英互译,方法是将光标定位在要翻译的词,或者选中目标词汇,然后按下“Alt+Shift+F7”即可在编辑窗口的右面出现一个对话框,单击其中的浏览按钮,就可以看到翻译的结果。借助Internet可以进行9国语言的全文互译。

1.11.3快速翻译你的Word文档

Word2002,你可以用翻译任务窗格把一个单词、短语或者整个文档翻译成另外一种语言。要打开这个任务窗格,请单击工具语言翻译命令。使用这个工具,你可以进行下列操作:

在其它语言的词典中查找单词或短语,但前提是计算机中装有该语言的词典。

直接从翻译任务窗格将翻译后的文本插入到文档中。

在翻译任务窗格中使用万维网上的翻译服务。如果你需要翻译大量文本,可以在翻译任务窗格中点击通过Web翻译下的浏览按钮。

注意:大部分语言(非英语和西欧语言)不属于Word标准安装的一部分,如果你想使用这个特性,请准备好你的安装盘。

1.11.4使用聪明的智能标记

Word2002能够识别文档中的许多数据类型,如名称、日期、地址等符号。它将每一种识别出的数据转换为一个智能标记,并提供可以选择的按钮,以便进行有用的操作。例如,有了包含一个人名的智能标记,即可打开这个人的Outlook“联系人项目,或者给此人发送电子邮件。

要在Word2002中启用智能标记并激活一个或多个特定的智能标记识别器,请执行下列操作:

1.单击工具自动更正选项命令;

2.自动更正对话框中,单击智能标记选项卡;

3.选择使用智能标记标识文字,使Word能够识别文档中的智能标记;

4.选择显示智能标记操作按钮,使Word能够显示智能标记按钮,这样你就能够对文档中的智能标记数据进行操作;

5.选择你想使用的所有智能标记识别器,例如,你可以选择人名地址;

6.要从Microsoft下载额外的智能标记识别器,单击其它智能标记按钮;

7.要更改智能标记保存的方式,单击保存选项按钮,进行你的选择,然后单击确定

1.11.5Word文档变为图片

Word2002可以将文字快速转换为图片,而且不需要专门的图形编辑器,方法如下:首先,将编辑的文件存为“Word文档格式(.doc),然后将其关闭。再在Word2002中新建一个文件,打开资源管理器,把刚才存盘的那个文件拖到新建的文件中,你会发现,你看见的虽然是文字,但Word2002已经把它转换成图片啦。

1.11.6精确统计指定字词出现的次数

有时我们需要统计一篇文章中指定字符的个数,可以这样做:单击编辑替换命令,在替换对话框的查找内容替换为对话框中填入欲统计的字符串,按全部替换命令。执行完命令后,Word会弹出对话框提示有XX个被替换(XX就是该字符串出现的次数)。

1.11.7快速统计文档字数

将光标置于文档中,单击插入命令,打开对话框,在类别中选中文档信息,在域名中选中‘NumWords”,按确定按钮,重复以上操作,将域中的NumCharsNumPage插入文档中,则文档字数、文档字符数和文档页数将显示在光标处。以后,当对文档进行了修改,只要选中刚插入的域,右键单击,选择更新域命令,修改后的文档字(符)数及页数即被快速统计出来。

1.11.8插入日历

运行Word2002,确定要插入日历的地方,单击插入对象命令,在打开的对象窗口中,选择新建选项卡,在对象类型中选中日历控件,单击确定按钮,就可以在当前文档中插入一个日历表,这个日历中的时间是从19002100

1.11.9转换图像格式

如果你想将其它格式的图像转换成GIFJPG格式,用Word就可以帮你实现。方法是:在文档中插入一个图像文件(凡是它支持的都可以),然后将文档保存为“Web格式(比如起名为“AA.HTM”),此时Word会自动在指定目录创建一个与文件名相同的文件夹(如对应“AA.HTM“的文件夹为“AA.FILES”)。进入这个子文件夹,你会发现带编号的图像文件,它们的扩展名已经改变为JPG或者GIF,这样就实现了图像格式的转换。

1.11.10在文档中添加个人信息

当你完成一篇文稿时,有时会在文章里附加你的个人资料,如:姓名、单位、邮编、地址、电话等,如果每次都要重复输入很麻烦,事实上我们可以使用Word2002的域来实现个人信息的自动输入,方法如下:

1.制作用户信息

单击工具选项命令,打开选项对话框,选择用户信息项,在姓名中输入姓名,在通讯地址中输入详细资料。填写好后,单击确定按钮保存信息。

2.添加用户信息

如果想在文档的末尾添加个人信息,请在文章的最后单击插入命令,在类别中选择用户信息,单击确定按钮即可在文档中加上你的个人信息。

1.11.11快速切换到其它Office程序

我们可以在Word工具栏上建立其它Office程序的快捷按钮,这样就可以快速打开其它程序,方法如下:

1.新建一个工具栏

单击工具自定义命令,弹出自定义对话框,在工具栏选项卡中单击新建命令,在弹出的新建工具栏对话框中,为工具栏取一个名字,如“Office程序栏,单击确定

2.将命令按钮添加到工具栏中

仍然在上一步的自定义对话框中,单击命令选项卡,在左边的类别列表中选择所有命令,在右边的命令列表中找到“MicrosoftAccessMicrosoftExcelMicrosoftFrontpageMicrosoftPowerpoint”Office程序命令,将它们一一拖到新建的工具栏上,单击确定即可。

1.11.12转换简繁词语

由于两岸三地的用语标准并未统一,一些简单的常用词在港澳台会有不同的称呼,如我们常说的例程,到了港台就变成了常式”;“芯片在港台叫做晶片。利用Word2002繁简转换功能,可以很方便地把这些词汇转换过来。使用方法是:把需要转换的词放到打开的文档中,单击工具语言中文简繁转换命令,在对话框中选择好转换方向。在词汇下,选中转换时包括词汇复选框,选中该复选框,则Word在转换字符的同时,转换词汇,比如把繁体的软髓(软体)转换为软件等,最后单击确定按钮。

1.11.13保持文档原貌不变

你在电脑上使用Word编辑了一篇精美文档,当拿到其它的电脑上打开该篇文档时,看到的却是另外一个样子。这是怎么回事呢?其实,要让你的Word文档无论在哪台计算机或打印机上查看或打印均能保持其原始外观,可以进行以下操作。

1.保留版式和分页

在默认情况下,Word97及以后版本的文档版式取决于字体。就是说,只要字体保持不变,任何人都可以按原始的换行与分页查看并打印该文档。如果打开一个在Word早期版本中创建的文档,Word按所使用的打印机决定文档的版式。如果希望文档版式与打印机无关,可以使Word按字体决定文档版式,方法是:

单击工具选项命令,然后单击兼容性选项卡,在选项框中,清除用打印机标准设计文档版式复选框。

该选项只影响在Word中处理文档时的显示方式,它不会对文档进行永久性修改。如果要恢复文档的原始版式,可重新选中该选项。

2.嵌入TrueType宇体

在创建或编辑文档时,如果使用了TrueType字体,就可将其保存或嵌入文档。这样其他人就能以原始字体查看、修改和打印文档,即使他们的计算机上没有安装TmeType字体。

在文档中嵌入TrueType字体的方法是:

单击工具选项命令,然后单击保存选项卡,选中嵌入TrueType字体复选框,单击确定按钮,保存文档。

不过,嵌入TrueType字体会增加文档大小,同时选中只嵌入所用字符复选框,可以减小文档的文件大小。该选项只嵌入文档中使用的字体样式。

注意:因为不能在编辑时使用没有嵌入的字体字符和样式,所以如果其他用户只需要查看或打印文档,则此选项将很有用处。

3.指定替换字体

在某些情况下,文档可能包含除TrueType字体外的其它字体。在查看文档时,如果计算机上未安装这些字体,可用与丢失字体最接近的字体替换丢失字体,操作如下:打开需要替换字体的文档,单击工具选项命令,然后单击兼容性选项卡,单击字体替换按钮,然后在文档所缺字体框中,单击要替换的字体,在替换字体框中单击用于替换缺失字体的字体。

如果当前文档使用的所有字体都是有效的,则不能使用字体替换命令,字体替换仅是将当前文档中不可用的字体替换为你的系统可用的字体。而且Word不替换缺失字体的名称,只是用系统提供的一种字体,改变缺失字体在屏幕上显示和打印时的外观。如果替换字体被列为默认,请阅读对话框底部旁边的信息,了解将替换哪种字体。对每种要改变的字体重复该步骤。

1.11.14Windows2000/NT/XP增加五笔输入法

Windows2000NTXP中,一般的五笔输入法(尤其是为Windows9x设计的五笔输入法)无法安装和使用。其实,只要将OfficeXP光盘插入光驱,运行安装程序,选择自定义安装类型,同时单击“Office共享功能五笔型输入法,并选中从本机运行选项,安装后就可以使用OfficeXP为我们准备的五笔输入法了。

注意:如果已经安装OfficeXP,请运行安装光盘中的安装程序,并选择添加或删除功能-更改已安装的功能或删除指定的功能按钮,就可选择安装五笔输入法了。

1.11.15安装更多中文字体

安装OfficeXP后,系统的字库多了。但默认情况下,OfficeXP安装程序只会安装华文中宋、华文细黑、隶书、幼圆、华文行楷、方正舒体等9种字体。而OfficeXP安装光盘上还有华文宋体、华文楷体、华文仿宋、华文隶书和华文琥珀5种字体可供安装,这些字体制作相当精美而且大多数支持GBK字符集。只要在安装时选中“Office共享功能中文字体所有项目即可安装。

1.11.16用主控文档编辑大文件

为了解决Word编辑大文件时运行速度慢的问题,可以首先将一份大文件按照某种顺序分别保存到几个小文件中,然后在这些小文件中进行编辑,从而有效地提高工作效率。每个小文件完成编辑之后,再使用“Includetext”域建立一个主控文档,直接控制和连接先前建立的独立的小文件,然后在Word中不但可以把这几个小文件当作一个大文件进行打印,而且还可以将页码、脚注、索引、目录等顺序自动排好。

1.11.17文档比较

如果你想比较一篇文章修改前与修改后都有什么不同之处(需要分别保存成两个文档),那么可以借助Word中隐藏的比较功能。在工具栏上单击右键,在弹出的菜单中选择自定义,接着进入命令选项卡,在类别列表中找到工具,然后在右侧命令列表中找到比较并合并文档,将其拖放至工具栏中。现在打开你的原稿,然后单击工具栏中新建的比较并合并文档图标,并在选择与当前文档比较的文件对话框中打开修改后的文件,这样Word将自动用红色高亮显示两个文档中不同的地方。

1.11.18减少文档容量

Word文档往往体积很大,其实完全可以采用一些方法来减少文档的容量。下面就是一些行之有效的方法:

1.取消快速保存

当文档打开时,使用快速保存比使用完全保存需要更多的磁盘空间。只要我们单击工具选项命令,在打开的窗口中选择保存标签,并取消选择快速保存选项即可。

2.不嵌入TrueType字体

Word中有一项嵌入字体技术,它能够将一篇文档和这篇文档所包含的字体结合成一个文件,以便传输到另一台计算机上。嵌入字体保证了在传输的文件中所使用的字体能够显示在接收文件的计算机上,但是这样做会使得文档的容量大大增加。我们可以单击工具选项命令,再单击保存选项卡,然后取消嵌入TrueType字体选项。

注意:在文档中尽量使用Windows中自带的字体,如果为了美观或特殊排版需要而选择了其它字体,请将包含有此TrueType字体文件的光盘带上,以便随时安装。

3.只嵌入所用字符

在文档中嵌入TrueType字体会增加文档的尺寸,但有时原先的字体盘由于某种原因找不到了或者有些不方便,这时只有嵌入TrueType字体。如果选择嵌入TrueType字体,则请选中只嵌入所用字符选项减小文档的尺寸,此选项只嵌入你的文档中使用的字体样式,也能够使你的文档的容量大大减少。

4.将嵌入对象转换为图像处理

给文档添加嵌入对象会增加文档的字节,如果不需要更新包含在文档中的嵌入对象,可以通过将嵌入对象转换为图形的方式减小文档的文件尺寸。完成对象转换后,可以像编辑其它Word图形一样进行编辑。在将嵌入对象转换为图形后,不能再将其转换回嵌入对象。

5.使用链接的对象代替嵌入对象

将对象嵌入到Word文档中后,我们可以将原对象删除,这样显然方便了许多。但同时一方面会增加文档的容量,二来不便于对象的修改。其实,使用链接对象不仅仅可以在源文件中的内容改变时,方便地更新Word文档中的内容,同时也能够使文档的容量变小。

6.不创建多个版本

使用版本功能为一个文档创建多个版本可供其它版本的Word(如Word97)来读取,但是这样也会增加文件尺寸。单击文件版本命令,可查看某个文档是否有其它版本。如果存在其它版本,可以通过删除最老的版本来减小文件字节。

7.文件另存法

可能大家不知道,Word在保存DOC文件时只是把一些后来的信息存入,这样就会出现即使你删除了文档中的内容也会使它的文件越来越天的情况。这时候,只要我们使用另存为命令,Word则会重新将信息进行整理存盘,这样反而会使得文件的容量大大减少。

8.“页面虚假设置

在保存之前,单击文件页面设置命令,打开对话框,然后用鼠标任意点击几下其中的纸张大小页边距等标签(其中的内容可以不改动),点击确定后再保存。通过这一系列的假动作,你会发现文档也莫名其妙地变小了。

9.保存为RTF文件

如果我们把Word文件保存为文本文件,那毫无疑问,文件肯定会小很多,但关键是保存成了文本文件后,其中的格式会丢失。而我们试着另存为RTF格式的文件后,不但格式完好如初,而且能够被许多Windows应用程序所支持,同时容量还会大大地减少。

1.11.19不打开文件预览文档

单击文件打开命令,在打开的对话框中单击视图按钮,选择预览选项,就可以在打开的对话框中出现一个小的预览窗口浏览文档。

1.11.20快速获得文档格式或工具按钮帮助信息

按下“Shift+Fl”组合键,可以得到有关文本格式或文档图片的直接信息,这时光标变成一个带有箭头的问号?用它点击文本或图片,屏幕上出现一个显示格式信息的对话框。按下“Shift+Fl”后,点击任何命令、图标、工具栏或其它Word窗口中的功能,可以看到关于它们的描述。按下Esc键就可恢复光标的正常功能。

1.11.21替换无效的字体

由于在不同计算机上安装的字体不同,所以在不同的电脑上浏览文档就会出现兼容性问题,如出现无效的字体等,如何解决这个问题呢?方法如下:

1.单击文件打开命令,将包含有无效字体(即本计算机没有安装的字体)的文档调入内存,此时文档中那些无效字体将显示为系统默认的宋体;

2.单击工具选项命令,系统弹出选项对话框;

3.选项对话框中单击兼容性标签;

4.单击替换字体按钮,若该文档中不存在无效字体,则系统就会弹出“Word不需要进行字体替换,文档中的所有字体都是有效的提示,否则将会弹出替换字体对话框要求替换字体;

5.“替换字体对话框的文档所缺字体框中将显示出所有本篇文档中使用了、而该计算机上又没有安装的字体,并将同时显示出Word默认的替换字体(系统默认的替换字体一般多为宋体);

6.文档所缺字体框中选择某种无效的字体(如微软简楷体;

7.单击替换字体下拉框,从本机上所有已安装的字体中选择某种用以替换微软简楷体的字体。如楷体,这样即可令Word楷体来代替微软简楷体进行显示及打印;

8.采用同样方法将本篇文档中无效的字体都替换为相似的字体。

1.11.22Word教你认字

如果有些文字你不认识,没关系!你先将他们输入到Word2002的一个文档中,再选中它们,单击格式中文版式拼音指南命令,打开拼音指南对话框后,直接按确定按钮,Word会将这两个字的拼音自动加到文字的上一行,怎么样?认识它们了吧。

1.11.23制作联合行文文件头

在工作中常常遇到两家以上单位联合行文的情况,怎样设计联合行文文件头呢?下面以两家联合行文为例,浅谈一下制作技巧。

1.在打开的新建文档中多打几行回车(视发文单位多少,如两家69行即可),留足文件头的高度。打开绘图工具栏,用左键单击文本框按钮,这时鼠标指针成十字形,在第二行建立文本框,把文本框拉伸至长1厘米,高7厘米;

2.在文本框中输入第一个单位的名称,硬回车后,输入第二个单位名称,设置字体、字号、分散对齐;

3.重复上述步骤,把文本框建在第一个文本框后面,把文件二字输入,并选择字符缩放(一般选66%),设置字号为二号,字间距选紧缩;

4.选直线图标,按住Shift键画直线,线型选1.5磅即可;

5.在编辑菜单中选择全选命令,把颜色设置为红色,然后用打印机打出即可。

1.11.24快速打开系统信息

有时我们需要打开系统信息窗口来了解系统配置情况,在打开Word文档的情况下按“Alt+Ctrl+F1”键,就可以迅速打开系统信息窗口。

 

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