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第一节、Excel的工作界面
说明：Excel软件是办公自动化中应用最广泛的软件之一，它的基本职能是对数据进行记录、计算与分析。在实际应用中，它小到可以充当一般的计算器，或者记算个人收支情况，计算贷款或储蓄等等；大到可以进行专业的科学统计运算，以及通过对大量数据的计算分析，为公司财政政策的制定，提供有效的参考。
l Excel的工作界面
1、标题栏：BOOK（工作簿）
2、菜单栏：
3、工具栏：
4、编辑栏：名称框、文本框
5、工作区：以表格的形式展现，实际上一张白纸，表格制作完成应设置边框，打印后是真正的表格。
6、滚动条：
7、状态栏：
第二节、工作表的操作
1、工作簿是一种由Excel创建的文件，而工作表则是工作簿的组成部分。可以这样形象的理解，工作簿是一个笔记本，而工作表是这个笔记本里的每页纸。操作和使用Excel，绝大部分工作是在工作表中进行的。
2、工作簿的相关操作（略）
3、一张工作簿中，默认有3张工作表；一张工作簿可以容纳1—255张工作表。
4、工作表的操作
A、选择工作表：单击工作标签可以选定一张工作表；配合Shift键可以选定连续的工作表；配合Ctrl键可以选定不连续的多张工作表；在工作表标签上右击，在菜单选择“选定全部工作表”命令可以选定工作簿中所有的工作表。
B、插入工作表：在工作表标签上右击，选择“插入”命令。如果需要同时添加多张工作表，应首先选定相等数量的工作表，然后在任意一张工作表标签上右击，执行“插入”命令。
*、系统不允许用CTRL键选定工作表后添加工作表。
C、删除工作表：在工作表标签上右击，选择“删除”命令。如果需要同时删除多张工作表……。
D、重命名工作表：在工作表标签上双击，输入新的名称（在工作表标签上右击，选择“重命名”命令，输入新的名称即可。）
E、移动工作表：
a、同一张工作簿中移动数据：选定工作表，按住左键拖动到所需位置，松开左键即可。（在工作表标签处右击→移动或复制工作表……。）
b、在不同工作簿中移动数据：在工作表标签处右击→移动或复制工作表→“将选定工作表移至”、“工作簿”在下拉框选择新工作簿的名称……。
F、复制工作表：
a、同一张工作簿中复制数据：选定工作表，按下Ctrl键的同时拖动左键到所需位置，松开左键即可。（在工作表标签处右击→移动或复制工作表……→在“建立副本”前打勾。）
b、在不同工作簿中复制数据：在工作表标签处右击→移动或复制工作表→“将选定工作表移至”、“工作簿”在下拉框选择新工作簿的名称，同时在“建立副本”前打勾。
G、在多张工作表中同时输入相同的数据：配合Shift或Ctrl键选中这些工作表→输入数据→输入完成后，在任意一张工作表标签上单击左键即可。
*、编辑菜单下的工作表的相关的操作（略）
第三节、单元格的使用
一、单元格的地址：
1、行与列交叉形成一个单元格，表示时首先输入列号，再输入行号。例：A1。
2、区域：两个或两个以上的单元格称为一个区域。其表示方法为：先输入区域中左上角第一个单元格的地址，再输入冒号（：），最后输入区域中右下角单元格的地址。例：A1：B5。
二、单元格的选择：
1、单个单元格的选择：
2、多个单元格的选择：
A、框选：按住左键拖过需要选择的单元格即可。
B、连选：Shift+左键。
C、间选：Ctrl+左键。
*、在编辑栏中选择单元格：“名称框”内直接输入区域，再敲回车键，可快速选中想要的区域。（例：A1:F5、A1:B4,D5:F7)
三、编辑单元格：
1、修改单元格的内容：
A、重新输入新的内容：选定单元格后，直接输入新的内容即可。
B、对单元格的内容予以修改：在单元格内双击，编辑内容。
C、删除单元格的内容：选定单元格，按Del键。（右击→清除内容或进入编辑菜单选择清除命令……。）
2、删除单元格：选定单元格→右击→删除……。
3、插入单元格：插入菜单→单元格……（选定单元格，右击，插入……）。
4、移动单元格：
A、选定单元格，剪切→粘贴。
B、选定单元格，将鼠标指针放在单元格的边框处，出现向左的箭头符号时，拖动左键到目标位置即可。
5、复制单元格：
A、选定单元格，按住Ctrl键的同时拖动左键到目标位置即可。
B、用复制、粘贴命令。
*、技巧：
1、用编辑菜单下的填充命令快速复制内容：在一个单元格内输入内容→选定要复制内容的所有单元格→编辑菜单→填充……。
2、选定所有内容相同的单元格→输入内容→Ctrl+Enter。（快速输入多个内容相同的单元格）
3、自定义序列
第四节、数据的录入
一、数据类型：
1、字符型数据：默认显示格式为左对齐，一般不参与运算。
2、逻辑型数据：用来判断事物真与假的数据，默认显示格式为居中对齐。例：true（真的），false（假的）。
3、数值型数据：默认显示格式为右对齐，都要参与运算。
二、特殊数据的处理：
1、特殊代码（号）的输入：
例：001、身份证号码……。
方法一、在中文输入法状态（符号为英文状态）或者是英文输入法，首先输入单引号（‘），再输入数字代码。
方法二、选定单元格，右击→设置单元格格式→数字选项卡，选择“文本”→确定→回到表格中输入数据即可
2、分数的输入：
方法一、整数部分+空格键+分数部分。例：1/2 0+空格键+1/2。
方法二、选定单元格，右击→设置单元格格式→数字选项卡，选择“分数”，设置分数的类型→确定→回到表格中输入数据即可。
3、负数的输入：减号+数字。
例：负5 -5。
负数格式的设置:
选定单元格，右击→设置单元格格式→数字选项卡，选择数值，设置负数格式。（红色、数字加有括号）
4、科学记数：（略）
5、日期和时间的输入：
A、日期的输入：年月日之间用“-”或“/”连接。例：2006年11月8日，表示方法为：2006-11-8或2006/11/8。
*、输入系统日期的组合键：Ctrl+；
B、时间：
a、十二小时制：输入时间+空格键+输入A（表示上午），输入P（表示下午或晚上）例：上午8：30，表示方法为8：30 A
b、二十四小时制：直接输入时间即可。
*、输入系统时间的组合键：Ctrl+Shift+；
第五节、行列的操作、格式工具栏
一、行列的操作：
1、行列的选定：
A、选定一行（列）：单击行（列）号。
B、选定多行（列）：配合Shift或Ctrl键，再单击行（列）号。
*、在名称框中输入的方法：
例：选定1至3行：1：3 选定1行，3行，5行到8行 1：1，3：3，5：8。
选定A至C列：A：C 选定A列，C列，E列到H列 A：A，C：C，E：H。
2、行列的添加：
方法一、选定行（列），右击鼠标→插入。
方法二、选定行（列）中任意一个单元格，进入插入菜单，选择行（列）。
3、行列的删除：
方法一、选定行（列），右击鼠标→删除。
方法二、
4、行高列宽的调整：
A、鼠标调整：将指针放在行（列）线上，拖动左键。
*、在行线或列线上双击左键，可实现“最适合的行高（列宽）”。
B、格式菜单：
格式菜单→行（列）→行高……（列宽……）。
5、行（列）的隐藏：
A、选定需要隐藏的行（列），进入格式菜单→行（列）→隐藏。
B、取消行（列）的隐藏：选定整表，（单击行列号的交叉处或者用组合键Ctrl+A)进入格式菜单→行（列）→取消隐藏。
二、格式工具栏
第六节、数据的保护与窗口的操作
一、数据保护
1、加密保存文档
2、保护工作表
A、保护整张工作表：工具菜单→保护→保护工作表……
B、只保护工作表中的一部分数据：
第一步：选中不需要保护的区域，右击→设置单元格格式……→保护选项卡，将“锁定”前的勾取消。
第二步：工具菜单→保护→保护工作表，输入密码即可。
二、窗口的操作
1、多窗口操作
2、拆分与冻结
3、视图管理器
第七节、单元格格式的设置
一、进入单元格格式对话框：
方法一、直接在页面上右击，在快捷菜单中选择即可。
方法二、格式菜单→单元格……（Ctrl+1）
二、单元格格式对话框各选项详解
三、自动套用格式：
四、条件格式：
1、单元格数值：
现有一张用Excel制作的学生成绩表，含若干学生的若干科目成绩，要求：将60分以下的成绩以红色显示，60分至69分以黄色显示，69分以上以绿色显示
操作如下：
第一步：选定整个“成绩”区域，点击“格式”菜单内的“条件格式”项，“条件格式”窗口打开；将“条件1”下的几个项目分别设置为“单元格数值为”、“小于”、“60”；点击“格式”打开“单元格格式”窗口；在“字体”选项卡中，点击“颜色”一栏的下拉箭头，选择红色方块，点击“确定”。
第二步：点击“添加”打开“条件2”窗口，将“条件2”诸项设置为“单元格数值为”、“介于”、“60”、“69”，再按如上方法将字体颜色设置为黄色；
第三步：点击“添加”打开“条件3”窗口，将“条件3”诸项设置为“单元格数值为”、“大于”、“69”，字体颜色设置为绿色；最后点击“确定”。
若要将“条件格式”复制到其他地方，可选定已设置“条件格式”的任何一个单元格，按“格式刷”按钮，再把目标单元格“刷”一下就可以了。
2、公式：
第八节、填充柄的用法：
一、左键
1、自定义序列的填充。
2、复制单元格：
情况一、单元格中的数据是纯汉字，可同时选中两个或两个以上的单元，出现填充柄后，拖动左键。
情况二、单元格中的数据是纯数字，只能选中一个单元格，出现填充柄后，拖动左键即可完成复制。
情况三、单元格中的数据是汉字与数字的集合，选定单元格，按住ctrl键，出现填充柄时拖动左键可完成复制。
3、等差序列的填充：
A、选定已经输入数字的两个或两个以上的单元格，出现填充柄时再按住左键拖动。
B、特殊代号（码）等差序列的填充：例001-050的生成，直接在一个单元格中输入001，将鼠标指针放在单元格的右下角出现填充柄后，拖动左键即可。
4、公式和函数的快速填充。
5、日期按天数填充。
注：如果所操作列的左侧已有数据，可双击左键实现以上功能（复制单元格情况三例外）。
二、右键
1、复制单元格
2、以序列方式填充
3、序列：等差序列和等比序列。
第九节、公式的运用与单元格的引用
一、公式的运用
1、建立公式的四步：
选定单元格→输入等号→编辑公式→敲回车键。
2、运算符
A、算术运算符
加、减、乘、除、百分号、乘幂号（^）、等号
B、比较运算符
大于号、小于号、大于等于号（>=）、小于等于号（<=）、不等于号（<>）。
C、文本运算符
&：将两个文本连接起来合并成一个文本。
二、选择性粘贴：
1、转置：将行（列）中的数据转换到列（行）中。
操作步骤：选定行（列）中数据所在单元格→复制→选定一个空白单元格→右击→选择性粘贴→勾选“转置”。
2、数值：一般用于提取公式（函数）中的结果。
操作步骤：选定已使用公式或函数的单元格→复制→选定一个空白单元格→右击→选择性粘贴→勾选“数值”。
三、单元格地址：
1、相对地址：
2、绝对地址：
3、混合地址：
四、单元格的引用
1、同一个工作簿中不同工作表间数据的引用：在一个工作表中选定一个单元格，输入等号→选定另一张已输入数据工作表，在该工作表中对应的单元格中单击→敲回车键。
2、不同工作簿中引用单元格的数据：在一个工作簿中选定一个单元格，输入等号→选定另一张已输入数据的工作簿，在该工作簿中对应的单元格中单击，将单元格地址变为相对地址（删除行列号左侧的绝对值符号即可）→敲回车键。
第十节、函数
一、概念：在Excel中函数是以英文单词或英文缩写的形式出现，简化了常见的数学问题。
二、组成：函数名、括号、参数三部分组成。
三、使用函数的三种方法：
方法一、单击编辑栏上的“fx”或插入菜单下的“函数”。……
方法二、常用工具栏单击自动求和后的三角形箭头……。
方法三、在单元格中输入等号后，直接输入函数、括号和参数。
四、常用函数：
1、求和的函数：SUM
2、平均值函数：AVERAGE
3、计数函数：COUNT
4、最大值函数：MAX
5、最小值函数：MIN
6、排位函数：RANK
7、逻辑值函数：IF
第十一节 排序、分类汇总
一、数据清单：
1、在Excel中一张含有数据的表格就称为一张数据清单，由标题、记录、字段三部分组成；
记录：一般一行为一条记录，用来反映某个事物的具体情况；
字段：一般一列为一条字段，能够概括该列字段共同特征的一个单元格称为字段名。
2、记录单的编辑：数据菜单→记录单。
二、排序和分类汇总：
1、常用工具栏的升序和降序按钮：
针对数字字段：升序——数字由小到大排列；降序——数字由大到小排列。
针对数据能够分类的字段：单击升序或降序按钮后，相同类别的名称就会自动排列在一起。
*、排序轻松删除Excel表格中的空行
方法一：选定任意一列，单击升序或降序按钮，空白行会自动排列到最后。
方法二：在表格中新添加一个填有简单序列的列。然后任选一个字段，对该字段进行升序或降序排列，此时所有的空行将会排序到表格的最后，然后将其删除就可以了。 提示：由于使用了排序操作，使得表格中原有记录的顺序被打乱，此时只需对新增的“空列”字段进行升序排序即可。
2、数据菜单下的排序命令： “主要关键字”、“次要关键字”、“第三关键字”应根据分类汇总的要求来设置。
3、分类汇总：将已经分好类的字段中数据进行汇总。
*、在分类汇总之前，应首先排序。
*、定位功能轻松删除Excel表格中的空行
依次选择“编辑→定位”菜单命令，在出现的“定位”对话框中单击“定位条件”按钮，在接着弹出的“定位条件”对话框中点选“空值”单选项，最后单击“确定”按钮，这样就可以将表格中所有的空行全部选中了。然后鼠标右击选中区域，在弹出的快捷菜单中依次选择“删除→整行”命令即可。
第十二节、筛选与合并计算
一、使用自动筛选来筛选数据
如果要执行自动筛选操作，在数据清单中必须有列标记。
操作步骤如下：
1、在要筛选的数据清单中选定单元格。
2、执行“数据”菜单中的“筛选”命令，然后选择子菜单中的“自动筛选”命令。
3、在数据清单中每一个列标记的旁边插入下拉箭头
4、单击显示的数据列中的箭头，我们就可以看到一个下拉列表
A、按升序或降序排列（同上节所讲的升序、降序）
B、全部：显示全部数据。
C、前10个……：筛选出数字字段中最大（或最小）的几个值。
D、自定义：自定义符合条件的数据。
a、单击第一个框旁边的箭头，然后选定我们要使用的比较运算符。单击第二个框旁边的箭头，然后选定我们要使用的数值。
b、如果要符合两个条件：
单击第一个框旁边的箭头，然后选定我们要使用的比较运算符。 在第二个框中，键入和比较运算符一起利用的数。选定“与”选项按钮或“或”选项按钮。如果要显示同时符合两个条件的行，选定“与”选项按钮；若要显示满足条件之一的行，选定“或”选项按钮。
E、对分类字段进行分类：
F、空白：筛选出空白行，利用该功能可以快速删除表中的空白行。
G、移去数据清单的筛选
对于不再需要的筛选数据，我们可以采用下列方法之一将之移去。
方法一：移去列的筛选，单击设定条件列旁边的箭头，然后从下拉式数据列表中选定“全部”，
方法二：重新显示筛选数据清单中的所有行，执行“数据”菜单上的“筛选”菜单中的“全部显示”命令。
二、使用高级筛选来筛选数据
使用自动筛选命令寻找合乎准则的记录，且方便又快速，但该命令的寻找条件不能太复杂；如果要执行较复杂的寻找，就必须使用高级筛选命令。执行高级筛选的操作步骤如下：
1、在数据清单的前方插入几个空行，并建立条件区域。
2、在数据清单中选定单元格。执行“数据”菜单的“筛选”菜单中的“高级筛选”命令。
3、在“方式”框中选定“在原有区域显示筛选结果”选项按钮。在“数据区域”框中，指定数据区域。在“条件区域”框中，指定条件区域，包括条件标记。若要从结果中排除相同的行，可以选定“选择不重复的记录”选择框。
4、最后按下“确定”按钮即可。
A、设定条件区域
在使用“高级筛选”命令前，我们必须为之指定一个条件区域，以便显示出符合条件的行。我们可以定义几个条件 (称为多重条件) 来选定符合所有条件的行，或显示符合一组或另一组条件的行。
对于设定条件区域的基本步骤，无论是输入比较条件还是使用计算条件都是相同的。我们可以使用以下的步骤来建立条件区域：
(1) 在数据清单的前方插入几个空行。
(2) 在首行选定单元格中输入字段名称，例如“销售数量”。
(3) 在其下方的单元格中输入条件，例“ >=10”。
(4) 重复步骤 (2) 和 (3) 指定其它条件。
注意：当利用比较条件时，条件标记必须和我们想评价的列标记相同。在列标记下面的行中，键入需要的条件，利用“数据”菜单上的“筛选”菜单中的“高级筛选”命令，来显示符合指定条件的行。
如果要显示符合所有条件的行
如果要对不同的列指定多重条件，请在条件区域的同一行中输入所有的条件。如果要对相同的列指定一个以上的条件，或某一值域，我们可以通过多次输入列标记来实现。
如果要显示符合一个或另一个条件的行
如果要相同的列指定不同的条件，请把条件输入在不同的行上。根据所设定的条件，它将显示每一个特定的行。该操作也就是满足逻辑“或”，即符合指定条件中的任一个即可。
B. 设定准则的一些注意事项
在做比较时,可以用的比较运算符号如下所示:
= 等于
> 大于
>= 大于或等于
< 小于
< = 小于或等于
< > 不等于
例如:要找大于或等于60000的记录，用> =60000；不等于70000,用<>70000。
C、复制符合复杂条件的筛选数据
将符合复杂条件的筛选数据复制到一个新的位置是一个十分重要的功能。利用该功能，我们可以整理出各种类型的报告。其操作步骤如下：
（1）建立条件区域。
（2）执行“数据”菜单中“筛选”菜单的“高级筛选”命令，出现一个高级筛选对话框。
（3）在“方式”框中选定“将筛选结果复制到其它位置”单元项。在“数据区域”框中，指定数据区域。在“条件区域”框中，指定条件区域，包括条件标记。在“复制到”框中，指定我们要将筛选过的行复制到的位置。若要从结果中排除相同的行，可以选定“选择不重复的记录”复选框。。
（4）按下“确定”按钮即可。
注意：利用这种方法，我们只可以将筛选过的数据复制到当前的工作表中。如果要将筛选过的数据粘贴到不同的工作表中，必须先切换到新的工作表，然后在那里执行“高级筛选”操作。
三、合并计算
合并计算的步骤：建立几张格式相同的工作表→录入数据选定需要的工作表中的区域→数据菜单下的“合并计算……”→选定“引用位置”输入框，选择需要计算的区域→单击“添加”，每增加一组数据单击一次“添加”，数据添加完成后单击确定。
1、将一个源区域增加到一个存在的合并计算中
将一个源区域增加到一个存在合并计算中的操作步骤如下：
（1）选定一存在的目标区域。
（2）执行“数据”菜单中的“合并计算”命令，出现合并计算对话框。
（3）选定“引用位置”输入框，如果包含新的源区域的工作表处于打开状态，选定源区域。
（4）选择“添加”按钮，利用新的源区域来重新合并计算。
（5）按下“确定”按钮。
2、改变源区域的引用
改变源区域引用的操作步骤如下：
选定一存在的目标区域。执行“数据”菜单中的“合并计算”命令，在“所有引用位置”框中，选定想改变的源区域。
在“引用位置”框中，编辑引用。选择“添加”按钮。如果不想保留原有引用，选择“删除”按钮。利用新的源区域来重新合并计算，按下“确定”按钮。
3、删除一个源区域的引用
删除一个源区域引用的操作步骤如下：
选定一存在的目标区域。选择“数据”菜单中的“合并计算”命令， 在“所有引用位置”框中，选定想删除的源区域。选择“删除”按钮。利用新的源区域来重新合并计算，按下“确定”按钮。
4、建立与源数据的链接
以下过程我们假设该合并计算表以前没有建立一个链接。若建立与源数据的链接，其操作步骤如下：
（1）执行“数据”菜单中的“合并计算”命令。
（2）选定“链接到源”选择框。
（3）按下“确定”按钮。
注意：如果包含目标区域的工作表同时也包含一个分级显示或被用于一个链接的合并计算，如果我们没有移去分级显示和链接公式，那么目标工作表会被破坏。因此，在建立链接之前要检查合并计算，先进行一个无链接的合并计算，再进行链接的合并计算。
第十三节、图表
一、什么是图表：
我们生活的这个世界是丰富多彩的，几乎所有的知识都来自于视觉。也许无法记住一连串的数字，以及它们之间的关系和趋势。但是可以很轻松地记住一幅图画或者一个曲线。因此由于使用图表，会使得用Excel编制的工作表更易于理解和交流。
Excel 2000版具有许多高级的制图功能，同时使用起来也非常简便。在本章中，我们将学习到建立一张简单的图表，再进行修饰，使图表更加精致，以及如何为图形加上背景、图注、正文等等。
在Microsoft Excel中图表是指将工作表中的数据用图形表示出来。图表可以使数据更加有趣、吸引人、易于阅读和评价。它们也可以帮助我们分析和比较数据。
当基于工作表选定区域建立图表时，Microsoft Excel 使用来自工作表的值，并将其当作数据点在图表上显示。数据点用条形、线条、柱形、切片、点及其他形状表示。这些形状称作数据标示。
建立了图表后，我们可以通过增加图表项，如数据标记，图例、标题、文字、趋势线，误差线及网格线来美化图表及强调某些信息。大多数图表项可被移动或调整大小。我们也可以用图案、颜色、对齐、字体及其他格式属性来设置这些图表项的格式。
二、建立图表：
1、对于建立图表，我们可以选择两种方式。
A、如果将图表用于补充工作数据并在工作表内显示，可以在工作表上建立内嵌图表；
B、若是要在工作簿的单独工作表上显示图表，则建立图表。内嵌图表和独立图表都被链接到建立它们的工作表数据上，当更新了工作表时，二者都被更新。
当保存工作簿时，内嵌图表被保存在工作表中。内嵌图表是报告或其它文档的理想工具。而在报告或文档中，您想要在工作表数据上下文中显示图表。图表被自动插入到工作簿中，该工作簿位于图表所基于的工作表的左侧。
2、建立图表的步骤：
A、执行“插入”菜单中的“图表”命令，（或单击常用工具栏上的图表向导）
B、选择图表类型
C、单击“下一步”
D、在“数据区域”文本框中选择数据区域，设置好系列产生在行或列。
E、单击“下一步”
F、设置六个选项卡中的内容
G、单击“下一步”
H、设置图表放置的位置
三、图表的组成：
图表由图表区域、绘图区、图表标题、数据系列、网格线、图例、数轴标题等组成。
四、编辑图表：
1、编辑图表区域：在图表的边框上单击，进入格式菜单→图表区（或按组合键Ctrl+1）
2、编辑数据区域：在图表的边框上单击，在原表中蓝色选框上拖动左键即可。
3、编辑图表标题：编辑方法同Word软件的文本框。
4、编辑绘图区：在绘图区处单击，选中图表区后，右击→绘图区格式。
5、编辑分类轴：
6、编辑数值轴主要网格线：
7、编辑数据系列：
8、编辑图例：
五、复制图表（略）
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