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GTD时间管理原理与实践分享

2010-04-03  推浪儿

GTD时间管理原理与实践分享

CXO学社 2010-03-09 18:49:37 阅读42 评论0 字号:

 

通过学习戴维.艾伦的《尽管去做:无压工作的艺术》和《GTD and Outlook 2007》两本书,自己总结了GTD的核心思想,并从2009年11月开始实践GTD。经过4个月的磨合,不断的体会,感觉GTD给了我很大的帮助。昨天又跟同事们做了分享,大家都觉得很实用。接下来,我将用一系列的短文来总结我的GTD实践,希望对大家会有帮助。

 

什么是GTD?

 

先分享一句哲言,知名华人讲师林伟贤老师:“做事是靠系统,而不是靠感觉”

GTD(Get Things Done)这是关于时间管理的一套体系和方法,它让我们抓住所有一切需要处理的“工作”,并把它们统统置入一个脱离大脑的逻辑系统中进行组织和管理。

这里的“工作”是指广义上的工作,我的理解是所有你需要处理的事情,包扩资料、信息、杂事、邮件等等,大到拯救地球,小到替老婆打酱油。

GTD的核心思想是将你的所有的“工作”都从大脑中请出来,放在一个外部的系统中统一的组织和管理,让你的大脑专心的做思考工作,而不是记忆杂事。打个比方,GTD系统就是你的私人秘书,她帮你安排好你的工作;而你相当于企业的CEO,专心思考公司的战略。

为什么要这么做呢?

“焦虑是由于缺乏控制力,组织管理、准备和行动不足所造成的。”(戴维·凯克奇David·Kekich)。

GTD的方法,试图通过以下三个途径,帮助我们解决掉事情老是萦绕心头的感觉,减少/消除焦虑,真正的做到“无压工作”:

(1)       确切地认定它们的预期结果是什么;

(2)       决定你下一步的具体行动到底是什么;

(3)       把后果和即将采取行动的提示信息存入你所依赖的体系中去。

GTD时间管理的五个步骤

      GTD针对工作的管理共有五步,分别是收集、组织、执行、检视和更新。下面对这五个步骤先做个简介,然后再详细说明。

图片 1 GTD方法的五个步骤

 

(1)       收集,顾名思义,就是要把你要做的工作全放到一起,或者是全部都列出来,不需要经过任何处理,只需要将他们都从大脑里请出来。

(2)       组织,对于上面收集到的工作,一件一件的进行判断、整理、计部划、安排,并制作任务清单和日历。这个过程之后我们会介绍处理的详细过程。

(3)       执行,就是按照上一步做的任务清单和日历按部就班的做事。

(4)       检视,就是每隔一段时间就做个回顾,自我总结。

(5)       更新,不断添加要做的工作、计划等,更新GTD系统,让能够跟你的生活一致。

这五个步骤最终构成了一个闭环,在执行的过程中,你需要不断地更新自己的GTD系统,使它尽可能的与你的生活同步,这样你才能完全的依赖他,为自己创造价值。

     真正的落实GTD的方法,会让你将你的梦想(To Be),通过一个一个的“下一步”执行的步骤(To Do),最终得到实现(To Have)。

 

第一步:完整收集工作

     收集工作是GTD的第一步,要做的是先把脑子里面装的各种事情清空。这个过程还不涉及对工作的处理,只需要把事情全部列出来,会在下一步进行处理。

    需要收集的工作内容有:

(1)       承诺他人的事情,如明天我要给XX发个XX材料;

(2)       工作中要做的事情,如XXX集团XX项目、XXX大会准备等;

(3)       生命中应当承担的责任,如我要帮助XXx干XXXX,我要拯救全地球等等,呵呵;

(4)       生活中的各种杂事,如帮媳妇打酱油,给孩子买生日礼物等;

(5)       突然冒出的灵感想法,如突然想SNS是不是可以跟家教结合在一起,需要去论证一下;

(6)       接受到得各种材料,需要处理;

(7)       ……

等等吧,只要是跟自己有关,需要去过问或做的事情,都统统的收集到一起,放到一个容器里,我们称之为“工作篮”。

 

下面介绍一下“工作篮”,就是存放你还没有处理的工作的地方。可以是一个真正的篮子,放各种待处理的工作(材料、文件、记录等)。不过现在是信息社会了,可以更加先进一点:).“工作篮”通常可以使用便签纸、即时贴、记事本、智能手机或者是电脑软件来记录。我自己就使用Palm的Diddlebug软件来记录,可以手写,随时写随时删。

          

收集的过程中有几个注意事项:

1)         完整的收集。做到一件都不漏,这样系统才能完全帮你管理起你的生活和工作。

2)         一定尽量减少你用于收集杂事的工具的数量。这样便于统一管理,不容易漏掉,而且简便。

3)         你的工具随时随地都能收集。不能随时收集,很难做到第一条完整性。

4)         按照你的爱好选择工具,最喜欢的工具才会用。

第二步:工作的组织

在将所有的事情都收集到一起后,我们要将他们进行加工。加工的目的是彻底清空“工作篮”,将这些事情最终组织成为可以执行的“下一步”工作清单。组织的步骤可以用下面的流程图来表示。

 

图片2 GTD工作加工流程图

Step I :弄清工作到底是什么?

不是已经写出来是什么工作了么?现在要回答的是“这件工作到底是什么”的问题。要问自己几个问题:

(1)       这件工作对我有什么意义?

(2)       我对这件工作的预期是什么?

这样才能真正明确这件事到底是什么,然后进入下一步;

 

Step II:判断是否要采取行动:

对于不需要采取行动的工作,有三种可能。

(1)这个工作(包括信息、资料、杂事等)对自己没有任何意义,直接扔掉,不要留恋;

     (2)这个工作是我的一个梦想、或一直想做的事情,但现在又不能马上采取行动,那么把它列为Someday/Maybe的事情。如学习英语、去趟铁岭度度蜜月等等。这些事情有待你日后规划来实现的。

     (3)这是一份资料,自己觉得很有用处,但现在用不上,那么就存档,留待日后查找。存档的时候注意要分门别类,避免日后知道自己有这样一份资料,但不知道放到哪里去了,那就尴尬了。

如果需要采取行动,则进入下一步。

 

Step III:判断下一步行动是什么

“下一步”是指那些耗时不超过1小时,可以立即动手做的事情。如我要规划一个公司的网站,我的下一步工作可以是“查找同行的网站,找出共性和差别”。“下一步”的关键是可执行性,可以慢慢体会。

按照工作的大小有两种情况。

一种是比较大的工程。如要执行一个咨询项目(我自己是咨询顾问,职业病),这就需要事先对这个项目进行规划,列出要做的任务,给出时间点,甚至是画出甘特图。但一般自己的事情做到用思维导图列出要做的事情就可以了。这样就能知道自己可以马上要做的“下一步”工作是什么了。

另一种是小事,没有多少步骤,在心里盘算一下就行。如给老妈打个电话,这本身就是个行动。

小事和大的工程的区别就在于,工程不是一次工作能做完的,它需要很多的步骤,需要你多次的工作才能完成。

这样无论是小事还是大工程都有了下一步,下面要进行初步的处理。

 

Step IV:初步处理“下一步”并制作工作列表和排程

处理的时候,可采用2分钟原则:

(1)对于用时不超过2分钟的事情,马上动手做。这样做能够节省很多时间,避免你日后再找出这些小事,反而会花更多的时间去做。举个例子,我们公司笔记本可以分月报销费用,当我已收到IT发送提交报销发票的通知时,我会马上把发票交过去,不到2分钟解决。否则,如果你觉得这是小事,放着不管,很可能很快就忘了,等超期了,重新审批,说不定半小时也搞不定。

 

图片3 下一步处理流程

(3)       对于大于2分钟的事情。

a)         能够指派给其他人做的,尽量分派下去。华人成功学讲师陈安之针对时间管理讲到:“时间管理的精髓就在于,自己制作最有生产力的事情。”所以,把除了只有自己做才能保证品质、只有自己才能做、自有自己做才能保证最高产能之外的能够放权的事情,全部委派出去,要善于Use Others People’s Time(UOPT)。

b)         自己做的事情。对于这些事情,我们要分场合来编制行动清单,一有时间,就从列表中挑选出要做的事情执行。对于其中要发生在某个特定时间的行动,我们要在日历中安排。

下面我会分别描述制作任务清单和日历的排程。

面我们详细探讨一下行动清单:

    行动清单时记录所有的工作和工作的“下一步”行动的大列表,之后你要执行事情都是参考这个清单,相当于秘书给你做的工作安排。

     每个人大约在执行的工作(广义的工作)都有十几甚至是几十件,再加上他们的下一步,在你的任务清单上可能会产生几十甚至上百个要执行的“下一步”工作,这样我们就要分类管理。在GTD管理思想中,采用的是按照场合来分类,场合是决定你在某个时刻能够采取的“下一步”工作的内容。

    下面参考的台湾时间管理讲师张永锡先生的分类方法,这个分类方法非常适合入门级的选手。当然,按照场合分类,完全可以根据自己的工作环境自己组织。

     下面介绍一下我的分类方式,参考戴维.艾伦在《GTD and Outlook 2007》上的分类方式做的个性化分类。

² L-Projects是指超过3个月的工作

² S-Projects是指3个月内可以完成的工作

这两个分类是从纵向上把握自己同时在执行的项目的列表,可以让你长期对同一件事情保持跟踪执行。下面带@符号的都是细分出来的“下一步”行动。我分成了8中场合:

² @Agendas,主要是约定、打电话等事情

² @Christine,这是我的直接领导,由于沟通比较密切,这个分类用来存我要向她汇报的工作

² @Commuting,是指我在路上的场合,这个场合我可以听讲座、看电子书等

² @Errands,是我要做的一些杂事,如超市购物什么的,主要跟采购相关。

² @Home,是指我在家里能做的事情。如洗衣服、看电影等等,只能在家里才能做的事情。看电影也要记录么?是的,你做的所有的事情最好都能详细的列出来,这是效率的根本。可以防止你看完一个再看一个,然后再上会网逛逛,然后一个周末就没了。

² @Office,在办公室需要做的工作。这里面大多数都是我要做的公司的事情。每天我到公司基本上看的最多的就是Office这项,从中挑选出当天要做的事情,就是一天的行动清单。每天在公司目标明确,效率很高,现在已经基本上不把工作带回家了,感谢戴维.艾伦。

² @Planning,这个分类是专门放计划和构思的。这个需要有安静的场合,有充足的时间去做,所以我早上的时候多数查看里面的列表,挑选要做的计划执行。

² @Waiting For,这个是我分派出去的工作环节,放在里面,我可以随时查看,然后到时侯,如果对方还没把我要的东西给我,我会像“黄世仁”似的要帐,绝对不漏,没有烂帐。

以上是“下一步”行动的分类列表的描述,这些列表中的项目都是每个大的“Project”的在现在这个时间点上要做的事情,是横向的事件管理。

下面的三项是定制的:

² Someday/Maybe,是前面流程中讲到的自己想做但现在没法马上行动的事情,很多是自己想要学习的东西或要实现的梦想。这个类别很重要,一定记得时常浏览,挑出可以行动的项目出来,并制定出下一步逐渐实现他们。这些才是我们要的真正的人生。

² 读书,我比较喜欢读书,所以,我通常把我正在读的书放到这个分类里面,并记录读的进度和心得

² 习惯养成,列出我要改掉的坏习惯,人无完人,找出自己的一些坏习惯,列上去,经常查看,不断改正,养成新的习惯,很有用。

 

下面介绍一下日历的使用

         在初步处理中,需要对自己在某个时间点上要做的事情进行排程。

         先说一下,可以放在日历中的事情。

² 在某个确切的时间里采取的行动。如XX月XX日X时,我要参加一个XXX会议。

² 在某个确切的日期里采取的行动。如XX月XX日,我要给X同学打个电话,祝他生日快乐,只要我在这一天里把这个事情做了就行。

² 在某个确切的日期所需要的资讯。我在某天需要得到XX部门给我的XX资料,我通常会设置日历,到时看是否收到,没收到就主动上门索要。这与@Waiting For 里面的条目是关联的。

 

        

     在使用日历的时候,我非常赞同台湾张永锡老师的观点,“日历是个神圣的地方,尽量要减少放在日历中的事件的数量;事情一旦放到日历中,就代表着到这个时间点的时候,你一定会完成这件事。”

     截止目前为止,我们完成了工作的完整收集,又通过分析、计划、处理2分钟内执行的工作、制定行动清单、日历排程完成了工作的组织,彻底清空了“工作篮”。如果你认真做到了这些,现在我们心中总会有如释重负的感觉,如同刚刚彻底打扫了房间一样,这就是时间管理的目的“处于没有压力的状态”。


在GTD中,“什么场合做什么事”是主要的管理思想。所以我们先探讨在一个时间点上如何决定“现在干点什么呢?”这个问题。

 

         (1)场合,是首要因素。如果你在飞机上,就没法打电话;如果你在办公室,最好不要收开心上的菜;如果你正在等车,就不适合给客户打电话;……。

         (2)时间,这个要从两个角度看:一方面,要看时间块的大小是否合适,即所谓量体裁衣。所以在管理行动列表的时候,如果能加上用多少时间这个因素,会更加实用;另一方面,如果是跟别人合作,要注意对方的时间是否合适。如果你是在做跨国合作,更要注意对方的时区的影响。

         (3)精力,人的精力不是无限的,但很多人不是这么认为。任何人,每天都有精力的低潮和高潮,仔细体会自己的周期情况。在精力旺盛的时段安排较难的任务,在精力低潮的时段安排一些相对轻松一些的杂事,会使你一直保持较高的工作热情。在精力管理方面,向大家推荐吉姆·洛尔和托尼·施瓦茨《精力管理一书,大家有兴趣可以读一下。当然也可以等着看我的文章,后期我会写一些。

         (4)重要性,为什么重要性放在最后?很多时间管理的方法都强调重要性因素。但在GTD体系中,我们更关注“现在”“马上”可以做的事情,所以重要性的决定意义不大。但GTD体系中还是很重视重要性的作用,但主要会体现在每日清单的安排上,这个后面会说明。

         综上,决定“现在能做什么?”的一般流程是:当你处在一个特定的场景中时,你可以监视你的分类行动清单,从当前的场景中,挑选出即符合时间要求有符合精力要求的事情,“马上行动”。当然符合以上条件的前提下,重要性才会被考虑。

         举个例子,早上,一般和媳妇一起出发上班,我一切就绪了,但媳妇还得收拾5分钟,这五分钟能干什么呢?在我的@home列表里面,“阅读《创业家》杂志”,OK就是它了,我马上翻开杂志,阅读了2篇短文。整本整本的杂志就是这样被读完的,并且我要声明我不是工作狂!呵呵。

 

[笔者注]关于执行,下面会另起一篇,写一些执行的技巧。

 

执行中保证高效能的技巧

(1)      养成制定每日清单的习惯

虽然我们有了所有工作的详细的“下一步”行动清单,但是,我们最好制定一份每天的清单,让每一天的工作都有明确的目标。

在GTD体系下,安排日计划的很简单,只需要从“下一步”清单中挑选出今天要执行的事情标记出来,然后按照上一篇给出的选择条件,依次执行就好。

根据我的学习和心得,有三点需要注意。

l 每天至少安排3-5件MITs(Most Important Things)。这样能够保证你的一些重要的事情能够按照既定的目标推进。

 

l 每天至少安排一些实现自己的梦想的事情(To Be)。这样不至于让日常的生活拖累,以至于忙忙碌碌一年,但一见自己真正想做的事情都没有。

l 对日计划时间要安排的有余地。每天都会有一些突发的事情,很急很重要,不得不像救火队员似地马上去做,所以要留一些余地,为这些事作准备。这个是任何时间管理方法都无法回避的,我们只能为它们留出空间。GTD的好处是对时间的安排较灵活,当你一有空余时间的时候,就可以从行动清单中跳出任务来做,而不是以时间点为中心的管理方法。

 

(2)      批处理杂事

GTD的重要思想之一是“按场景分类‘下一步’行动,然后尽可能的批量处理”。下图是摘自台湾张永锡老师的文章,很好的展示了批处理的力量:在同一个场景中,批处理工作,有效利用时间段,最终可以腾出大块的时间段做一些重要耗时的工作。

如何才能有效的批处理,可能是个逐渐体会的过程。开始的时候很难把握,当你对“下一步”行动清单的使用日渐熟练地时候,就会发现在同一个场合中可以批次处理的一系列的小事。

如在@office的场合,有三个要当面沟通的事情,这个时候我会把这三个事情要见的人和要谈的观点都打印到一张纸上,然后拿着这张纸去找所有的人,一圈下来就全搞定了。

     

(3)      Do It Now

Do It Now,现在就做。这是Steve Pavlina的一篇关于时间管理的文章的题目,现在已经成了我的座右铭,放在我的DreamCar上面,来警示我做事不要拖沓。每次我想推推再做的时候,我会对自己说“现在就做!”,然后就从“下一步”清单种提出这个任务,动手开始行动。

GTD的好处就在于将难办的事情,拆分成可以马上行动的“下一步”,提高人的执行力。

(4)倒计时法

这个办法是做事的时候给自己设定时限,比如45分钟,开始倒计时。计时器启动开始行动,45分钟到了停止。这样有助于再这一段时间里高度集中注意力,取得高的效率。考试的时候我们能够在120分钟内完成若干选择、填空、阅读和一片作文,但做练习的时候确经常用更多的时间,就是这个道理——没有把自己的潜能发挥到极致!

(5)让别人了解你的时间安排

         别人了解了你的时间安排的直接效果就是在你工作的时候轻易不会打扰你。但首要的前提是自己要养成好的时间安排习惯,最好形成规律性。

         例如,如果你有自己的书房,晚上看完新闻联播后(看的人越来越少了),每天都会在8左右去书房待1-2个小时,习惯了,你的家人就会知道,“他”这个时间正在书房呢,不要打扰他。

(6)委婉的拒绝不必要的事情

         拒绝是各种时间管理方法中都会讲的,因为每个人的时间和精力都是有限的,不能做所有的事情。但拒绝一定要有技巧,要委婉。这方面要多看一些沟通和人际管理方面的东西补充,在这里就不多说了。

第四步:检视

         苏格拉底说,“没有检视的人生不值得活!”。不知道大家都做自我检视么?;)

         据说,飞机90%的时间是偏离航向的,但绝大多数飞机都安全抵达了机场。这是为什么呢?(小沈阳)因为飞机驾驶员频繁的检查并修正飞机的航向。

GTD体系中,检视是一个重要的环节,它起到修正航线的作用。下面我列出了我的检视规划。

(1)日检视,我是通过晨间日记来实现的,记录了我在个人财务、工作、学习、人脉、家庭、读书、梦想实现等方面的点点滴滴。每天大约十分钟。重点是客观记录前一天发生的事情。

(2)周检视,日检视是主要的材料,同时我还会查看当周的行动清单和日历的执行情况。看这周取得了哪些成绩,并做下周的一些简单的计划。做这个事情,我最大的感受是周一开晨会的时候,前一周的总结和本周的工作计划都烂熟于胸,从容应对。

(3)半年检视,实话实说,我执行GTD刚刚4个月,还没做过。但通过学习,我知道需要检视的内容有:1)做的不错的事情;2)表现的不好,但是尽力去做的事情;3)不够努力地事情;4)毫不留情的批判做的很糟,或是根本没有做到的事情;5)最后,规划未来6个月的工作。

         大家可以看到,日记在整个检视的过程中起到了贯穿的作用,在之后的实践篇,我会介绍我的晨间日记,但让大家也可以先看一下佐藤传的《晨间日记的奇迹》一书。

 

第五步:更新

         更新是要不断地更新你的行动列表,保证GTD体系时刻与你的生活相一致。GTD体系与你的生活拟合的越好,你就越会相信她依赖她。更新过后,就又回到工作的收集,从而形成一个闭环的流程。

更新要做的主要事情有:

(1)适时清空自己的“工作篮”。对于工作篮中的未处理过的杂事,要做到一有空就拿出来组织、计划,最后条理的放到“下一步”工作清单,等待处理。这里有个需要注意的问题,对于那谢可以放到Someday/Maybe中的工作,不要一次做的太多(视个人的精力和时间而定),否则,过多的工作量会让你没有工作的欲望,仿佛是弹簧被拉直了。

(2)更新“下一步”行动清单。在执行了一些“下一步”行动之后,需要浏览自己的工作清单“@L-Projects”和“@S-Projects”制定新的“下一步”供执行。这个我一般每天都做一次,通常是早上,可以根据个人的习惯设定。

(3)更新工作计划。试想随着工作的执行或者是外部环境变化了,你的工作计划也会变动,这就需要及时更新。工作计划的变动,如果工作量比较大,我通常也会把它作为一个行动,放到@Planning中,等待执行。

 

 

【后记】截止目前,整个GTD的整个体系就介绍完了。

虽然这五个步骤是按照顺序讲下来的,但在实际的操作中,对于刚开始执行GTD的人,这五个步骤是顺序的,尤其实收集和组织,需要消耗半天的时间。但当这个系统运行起来后,这些步骤通常是动态的穿插的,例如我正在执行某个“下一步”行动,突然新的杂事出现,就要先收集到“工作篮”,然后再执行。最终的目的是保持GTD体系与你的生活的一致,套用武侠里面的话,如果GTD是一把剑,你要做到的是“剑人合一”。

         在理论篇中,我说的主要是GTD的体系和一些理念,主要是给没有接触过GTD的朋友看的。接下来,我会用一定的篇幅描述GTD的实践,让大家能够真正的贯彻GTD方法。

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