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第四章 Excel

2010-04-21  十八小子

第四章 电子表格软件Excel

Excel是微软公司Office办公软件包中的一个组件——电子表格处理软件。它是一个数据管理与统计分析的流行工具。Excel能完成对表格中的数据的输入、编辑、统计、检索、生成图表和格式化打印等多种功能,利用所提供的函数编辑公式,能完成多种复杂的计算和各种复杂的数据统计,能进行数据的分析和预测并且具有强大的制作图表的功能;用起来方便而灵活,是办公的得力助手。下面以Excel 2000为例讲解其基本应用及部分的高级应用。

4.1 Excel 2000概述

4.1.1 Excel 2000窗口的组成

Excel 2000窗口如4-1所示,可以分为标题栏、菜单栏、工具栏、编辑栏、工作表工作区、状态栏等部分。

4-1 Excel 2000 窗口

1、标题栏

位于窗口的顶部,显示了Excel 2000打开的当前工作簿的名称,即文件名,启动Excel 2000时默认的文件名为Book1,用户可以在保存文件时修改文件名。

2、菜单栏

菜单栏共有9个菜单项,它们分别是文件、编辑、视图、插入、格式、工具、数据、窗口、帮助。单击某个菜单项可以弹出相应的菜单,然后从中选择需要的命令。

3、工具栏

工具栏以图标按钮的形式代替常用的命令,单击图标按钮可以执行相应的命令。

1)常用工具栏。

各按钮的功能说明如图4-2所示。

通过“视图”菜单中的“工具栏” 子菜单的选择,常用工具栏在屏幕上既可以显示也可以隐藏。

4-2 常用工具栏各按钮的功能说明

2)格式工具栏。

格式工具栏各按钮功能如4-3所示。

在使用工具栏上众多的按钮时,如果忘记了其名称,只要将鼠标停留在相应的图标处,片刻后即可自动显示其功能名称。

4-3 格式工具栏各按钮的功能说明

4、编辑栏

编辑栏的左部为名称框,该名称框显示活动单元格的地址,可以用此框在编辑大型表格时定位活动单元格,然后在右部编辑区编辑活动单元格内容。

编辑活动单元格时,编辑区中会出现三个按钮,如图4-4所示。

4-4 编辑区按钮

取消:放弃对单元格的编辑操作。

输入:输入完毕后确认输入。

编辑公式:在编辑中需要输入公式,先单击此按钮,单击此按钮后,左部的名称框变为选择函数的下拉列表,在此可以方便地选择常用的函数。

5、滚动条

滚动条分为水平滚动条和垂直滚动条两种,每个滚动条又分为滚动箭头和滚动框,用来移动工作表的位置,以显示所需的内容。

4.1.2 鼠标的形状及其功能

Excel 2000中,了解鼠标在不同形状时的不同功能极其重要。

在工作区内鼠标形状是空心十字形,此时可以用于选定单元格。

移动鼠标到选定区域的边缘时,鼠标形状会变成指针形,此时拖动鼠标可以移动选定的数据,按住Ctrl键拖动可以复制选定区域的数据。

在选定区域的右下角有一个小黑块(如4-5)称为填充柄,将鼠标指向填充柄时,鼠标的形状变为实心十字形。拖动填充柄可以将内容复制或填充日期、数值等信息到相邻单元格中。

当鼠标移动到行号的上下和列标的左右边沿时鼠标会变成带方向箭头的十字形状,此时拖动鼠标可以改变行高或列宽,双击可以使单元格中的内容紧凑显示。

4-5填充柄的位置

4.1.3 单元格的选定

单元格的选定包括选定文本、单元格、区域、行和列,选定的方法如表4-1所示。

4-1单元格的选定方法

选择内容

具体操作

单元格中的文本

如果允许对单元格进行编辑,那么选定并双击该单元格,然后选择其中的文本。如果不允许对单元格进行编辑,那么选定单元格,然后选择编辑栏中的文本。

单个单元格

单击相应的单元格

连续的矩形单元格

单击选定该区域的第一个单元格,然后拖动鼠标直至最后一个单元格。

超出屏幕显示范围的矩形单元格区域

单击选定该区域的第一个单元格,然后按住 Shift 键再通过滚动可以使该单元格可见,单击区域中最后一个单元格。或者先单击第一个单元格,按F8键,滚动工作表单击右下角的单元格,再按F8键。

不相邻的单元格或单元格区域

先选定第一个单元格或单元格区域,然后按住 Ctrl 键再依次选定其他的单元格或单元格区域。

整行

单击行号。

整列

单击列标。

工作表中所有单元格

单击工作表左上角的全选按钮。

相邻的行或列

沿行号或列标拖动鼠标。或者先选定第一行或第一列,然后按住 Shift 键再选定其他的行或列。

不相邻的行或列

先选定第一行或第一列,然后按住 Ctrl 键再选定其他的行或列。

增加或减少活动区域中的单元格

按住 Shift 键并单击新选定区域中最后一个单元格,在活动单元格和所单击的单元格之间的矩形区域将成为新的选定区域。

4.1.4 工作簿、工作表和单元格

1、工作簿

Excel的每一个文件(扩展名为.xls)称为一个工作簿,一个工作簿默认打开三个工作表,默认名分别为“Sheet1、“Sheet2、“Sheet3,可以在工作簿中添加新工作表。工作簿是工作表的集合,一个工作簿可打开的工作表具体数量受计算机存储空间的限制。根据需要,可以增加或删除某些工作表,也可以对工作表进行移动、复制或重命名等操作。

4-6 Excel 2000工作表的最右下角

2、工作表

Excel总是以表的形式打开的,我们把这样由网格构成的一张一张的表称为工作表,每一张工作表都有其名称;每张工作表由256 65536行构成,列标以A~ZAA~AZBA~BZ、…、IA~IV依次标号,行号以十进制数值1~65536依次编号。

一张工作表最右下角的单元格如4-6所示。

3、单元格

工作表中每个行和列相交处的小格称为单元格,每个单元格均有一个列标和行号作为标识,称为单元格的地址,如“B7”单元格是指第B列第7行所在的单元格。当前被选取的单元格称为活动单元格,用粗线框表示,在Excel中进行的操作都是针对具体的单元格进行的。

4.2工作表

Excel 2000在启动后就打开了一个默认模板的工作簿,用户可以在工作簿的工作表中输入数据并进行处理,我们所进行的任何操作都是在内存中进行的,内存中的信息在掉电或计算机死机等情况下将会丢失,所以在计算机中输入的所有数据都要及时存盘。

4.2.1 工作表的创建、打开和保存

4-7 新建对话框

1、工作簿的创建

启动Excel 2000后,系统会自动生成一个新的工作簿文件,名为Book1,该工作簿的第一张工作表Sheet1是当前工作表。就可以对其进行输入数据等操作。若要在编辑文件的同时新建另一个工作簿文件,可以点击常用工具栏中的“新建”按钮,如图4-7所示;或者使用“文件”菜单中的“新建”命令。

如果需要创建基于模板的工作表,可在如图4-7所示的对话框中单击“电子方案表格”选项卡,然后在该选项卡中选择需要的模板。

2、打开工作簿

每个工作簿作为一个文件保存在磁盘中,其扩展名为.xls,要将其打开可以先启动Excel,然后选择“文件”菜单中的“打开”命令或者单击常用工具栏中的“打开”命令,弹出如4-8所示的“打开”对话框,在“查找范围”栏中选择相应的目录,单击选择要打开的工作簿文件名,然后单击“打开”按钮,或者直接双击要打开的文件名,该文件就被打开了。

4-8 打开对话框

3、保存工作簿文件

4-9 另存为对话框

 

正在编辑的某个工作簿文件是在内存中进行的,要将操作的结果保存下来必须进行保存操作,将内存中的信息保存到硬盘或其它磁盘中。可以单击常用工具栏中的“保存”按钮或者选择“文件”菜单中的“保存”命令。

当一个文件在第一次保存时打开的是“另存为”对话框。

“文件”菜单中的“另存为”命令的功能是用来将当前文件保存到另外的磁盘或文件夹中。另存为对话框如图4-9所示,在保存文件时要清楚究竟要将文件保存到什么磁盘的什么文件夹中。“My Documents”(“我的文档”)文件夹是每个Office 2000程序默认的工作文件夹。

如果在“另存为”对话框中单击右上角的“工具”按钮,会弹出“工具”下拉菜单,如4-10所示,再选择“常规选项”命令,弹出“保存选项”对话框,在“保存选项”对话框中用户可以为保存的工作簿设置密码、打开方式等等,如图4-11所示。

Excel 2000中规定,工作簿文件的默认扩展名为.xls

         

4-10 “工具”下拉菜单                4-11 “保存选项”对话框

4.2.2工作表中的数据

工作表中可以输入两种类型的数据:常量和公式。

常量可以是日期、时间、货币、百分比、普通数值等数值型常量,也可以是“Davy”、“作者”等字符型常量;公式是以等号开头的一串由数值、单元格地址、函数及运算符等组成的字符串。

1、输入数字

Excel中,数字只可以为下列字符:

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 + - ( ) , / $ % .E e

Excel 将忽略数字前面的正号(+),并将单个句点视作小数点。所有其他数字与非数字的组合均作文本处理。

输入分数:为避免将输入的分数视作日期,应该在分数前键入 0(零),如键入 0 1/2

输入负数:请在负数前键入减号“”,或将其置于括号( )中。

对齐数字:在默认状态下,所有数字在单元格中均右对齐。如果要改变其对齐方式,可以单击“格式”菜单“单元格”命令,再单击“对齐”选项卡,并从中选择所需的选项。

数字的显示方式:单元格中的数字格式决定 Excel 在工作表中显示数字的方式。如果在常规格式的单元格中键入数字,Excel 将根据具体情况套用不同的数字格式。例如,如果键入 $14.73Excel 将套用货币格式。如果要改变数字格式,先选定包含数字的单元格,再单击格式菜单上的单元格命令,然后单击数字选项卡,再根据需要选定相应的分类和格式。

“常规”数字格式:如果单元格使用默认的常规数字格式,Excel 会将数字显示为整数(789)、小数(7.89),或者当数字长度超出单元格宽度时以科学记数法(7.89E+08)表示。采用常规格式的数字长度为 11 位,其中包括小数点和类似“E”“+”这样的字符。如果要输入并显示多于 11 位的数字,可以使用内置的科学记数格式(指数格式)或自定义的数字格式。

15 位限制:无论显示的数字的位数如何,Excel 都只保留 15 位的数字精度。如果数字长度超出了15 位,Excel 则会将多余的数字位转换为0 ()

将数字作为文本输入:即使用单元格命令将包含数字的单元格设置为文本格式,Excel 仍将其保存为数字型数据。如果要使 Microsoft Excel 将类似于学号之类的数字解释为文本,需要先将空单元格设置为文本格式,再输入数字。如果单元格中已经输入了数字,需要对其应用文本格式,然后单击每一个单元格并按 F2 键,再按 ENTER 键重新确认数据。

2、输入日期和时间

用斜杠或减号分隔日期的年、月、日部分:例如,可以键入2002/9/5“5-Sep-2002” 如果按12小时制输入时间,请在时间数字后空一格,并键入字母 a(上午) p(下午),例如,9:00 p字母和数字间要有一个空格)。否则,如果只输入时间数字,Microsoft Excel 将按 AM(上午)处理。如果在同一单元格中同时输入日期和时间,它们之间必须留一空格,如:2002-7-19 07:52:44

3、输入字符

字符型数据的默认对齐方式是左对齐。当一个单元格内输入字符型常量,系统自动将该单元格属性转换成字符型,一个单元格内最多可输入32000个字符。如要把一个数字当字符处理,可以在数值前加一单引号()。例如:直接输入“012244”确认后结果为“12244”,因为Excel012244作为一个数值型常量,而数值型常量前面的0是无效的,所以自动舍去了,但有时还必须保留这个0,如学生的学号往往是0开头的,这时就可以使用“”开头,将其强制转换成字符型常量来保留之,但在单元格中并不显示“”。

输入数据后确认的方法有以下几种:

u       按回车键。

u       单击编辑栏中的“输入”按钮。

u       按上下左右光标键。

u       单击别的任意单元格。

u       Tab键。

4、输入公式

详细内容将在4.3节“公式和函数”部分介绍。

4.2.3 工作表的操作

工作表在建立后,经常需要对单元格中的数据进行修改、插入、删除、复制等操作。同时,对工作表经常需要进行更名、移动、复制、插入、删除等操作。

1、数据的修改

修改工作表中的数据很方便,一般采用的方法是直接双击要修改的单元格,在单元格中就会出现插入点光标,直接修改数据即可;也可以单击要修改的单元格,使其成为活动单元格,然后在编辑区中修改数据。如果完全不要单元格原有内容,可以在单击该单元格后直接将正确的内容输入其中即可。

2数据的插入

1)插入一行或一列

以如4-12为例,如果要在“B5”所在行之前添加一行,可以这么做:选定“B5”所在的行,单击右键在快捷菜单中选择“插入”命令或者选择“插入”菜单中的“行” 命令就可以在第5行前增加一行。用同样的方法可以插入一列。

我们可以看到,使用“插入”命令是在行或者列前面插入空行或者空列的,而其它行或者列自动往后移动。

4-12 在快捷菜单中选择“插入”命令

2)插入一个单元格

比如要在“B4”处插入一个空的单元格,先定位B4单元格为活动单元格,单击右键选择“插入”命令或者选择“插入”菜单中的“单元格”命令后会弹出如4-13对话框,可以根据需要选择合适的选项,再单击“确定”按钮,会产生如4-14所示的效果。

4-13 单元格插入对话框

4-14 单元格插入后的结果

由此同样可以看出,“插入”命令所插入的内容均在活动单元格之前。

3、数据的删除

1)删除一行或一列

先选择要删除的行或列,单击右键,选择“删除”命令或者选择“编辑”菜单中的“删除”命令,即可将相应的行或列删除。

注意:不能删除同时有行和列一起选中的选择区域。

2)删除单元格

选定要删除的单元格,使其成为活动单元格,点击右键选择“删除”命令或者选择“编辑”菜单中的“删除”命令,会弹出如4-15所示的对话框,根据需要选择适当选项,单击“确定”按钮即可。

       

4-15 单元格删除对话框                   4-16 “清除”选项

3、清除单元格

清除与删除是不同的,清除只是删除单元格里的内容、格式、批注或全部三项,而单元格本身仍然保存在工作表中。如果删除了不再需要的单元格,Excel将从工作表中移去这些单元格,并调整周围的单元格填充删除后的空缺。

选定要清除的数据范围,单击右键选择“清除内容”命令或直接按Del键可清除单元格中的内容;在“编辑”菜单选择“清除”命令,会弹出下级子菜单(如图4 -16所示),从中可以选择要清除的具体对象:

全部:清除单元格中的所有信息,包括数据的格式、单元格边框、内容等。

格式:清除单元格内数据的格式,如边框、颜色等。

内容:清除单元格内的常量或公式。

批注:只清除单元格的批注信息

选择合适的选项,可以完成相应的操作。

4、数据的移动

选定要移动的数据范围,将鼠标移到选定区域的黑色边框上,鼠标变成指针箭头后拖动鼠标会出现一个虚线边框,虚线边框移动到合适的位置释放鼠标,数据就移动到了新的地方。

5、数据的复制

方法一:选定要复制的数据范围,移动鼠标到选定区域的黑色边框,使之变成空心指针箭头,按住Ctrl键,拖动鼠标会产生一个虚线框,拖动虚框到合适的地方,再释放鼠标,新的一份内容就复制出来了。

方法二:选定要复制的数据范围,移动鼠标到选定区域的黑色边框,使之变成空心箭头,拖动鼠标会产生一个虚线框,拖动虚框到合适的地方,按住Ctrl键,释放鼠标,一份新的数据也能复制成功。

6、数据的填充

填充是指将数据复制到相邻的单元格中。

1:如4-17,在A2单元格中输入“计算机工程系”,确认后单击A1对话框,移动鼠标到填充柄处,鼠标变成实心十字形时,拖动鼠标到A8单元格,“计算机工程系”就填满了所有拖动到的单元格了。

4-17 文字的填充

2:如4-18,在A1单元格中输入“二○○二年七月三十日”,在B1单元格中输入“星期二”。

4-18 数据的填充

用鼠标拖动选定A1B1单元格,在填充柄处拖动鼠标到B8,释放鼠标,我们可以看到日期随着填充的进行在改变,星期也在改变。此功能在 Excel 2000中用得很多,也很方便,可以节约很多的输入工作。

3:如图4-19(a),在A2A3单元格中分别输入12;在B2B3单元格中分别输入13;在C2C3单元格中输入12,先用鼠标拖动选定A1B1单元格,用鼠标拖动填充柄到B8处,释放鼠标。结果如图4-19(b)所示。再用鼠标拖动选定C2C3单元格,用鼠标右键拖动填充柄到C8处,释放鼠标,会弹出一个快捷菜单,如图4-19(b)所示。选择“等比序列”,结果如图4-19(c)所示。

快捷菜单中各项功能如下:

u       复制单元格:与原数据相同的填充。

u       以序列的方式填充:以间距值为一个单位填充序列。

u       以格式填充:仅以单元格格式填充选定的区域,单元格中的数值不被复制。

u       以值填充:仅将数值填充到全部区域,不改变单元格格式。

u       以工作日填充:使用5天工作日填充序列。

u       以天数填充:针对日期系列,以一日为间距填充序列。

u       以月填充:以月为单位填充序列。

u       以年填充:以年为单位填充序列。

u       等差序列:以起始值按等差级数方式填充,见例3

u       等比序列:以起始值按等比级数方式填充,见例3

u       序列:根据需要单击不同的选择项,以产生数据序列。

(a)                                      (b)                                      (c)

4-19 自动输入数据系列菜单及窗口

4-2 填充功能的扩展数据

初始值

扩展序列

1, 2, 3

4, 5, 6

9:00

10:00, 11:00, 12:00

Mon

Tue, Wed, Thu

星期一

星期二、星期三、星期四

Jan

Feb, Mar, Apr

一月、四月

七月、十月、一月

Jan-99, Apr-99

Jul-99, Oct-99, Jan-00

1 15 日、4 15

7 15 日、10 15

1999, 2000

2001, 2002, 2003

1 1 日、3 1

5 1 日、7 1 19 1

产品 1、延期交货

产品 2 延期交货、 产品 3、延期交货

text1, textA

text2, textA, text3, textA,...

1st Period

2nd Period, 3rd Period,...

产品 1

产品 2, 产品 3,...

7、数据的查找与替换

查找是根据某条件,在整个工作表或某个区域内寻找符合条件的内容。

查找往往是从活动单元格开始的,所以一般应该在查找之前将活动单元格定位于A1单元格。

选择“编辑”菜单中的“查找”命令,屏幕上就会出现如4-20所示的“查找”对话框。

4-20 查找对话框

在此对话框中我们可以设定其查找的方式、搜索范围、匹配、区分大小写等查找条件,在查找内容文本框中输入查找内容,单击“查找下一个”按钮即将活动单元格定位于找到的第一个符合条件的单元格上。 再单击“查找下一个”按钮可以定位在下一个符合条件的单元格上,直到找不到为止。

替换是将查找到的内容修改成新的内容。

选择“编辑”菜单中的“替换”命令,屏幕上就会出现如4-21所示的“替换”对话框。

4-21 替换对话框

替换的操作与查找相似。替换中有一个活用:当替换值为空值时,其功能是删除查找的内容。

8、工作表的操作

Excel 2000中,一个工作簿默认打开3个工作表(Sheet1~Sheet3)。在Excel 2000窗口中,可以对选定的工作表进行更名、复制、移动、删除、添加等操作。

1)工作表的选定

在对工作表操作之前,必须先选定工作表,根据需要选定一个或多个工作表。

选定一个工作表,只需单击该工作表标签;要选定多个连续的工作表,先单击第一个工作表标签,然后按住Shift键再单击最后一个工作表的标签;选择多个不连续的工作表,先单击第一个工作表标签,按住Ctrl键,再依次单击其它要选定的工作表标签。

如果要选定全部工作表,先将鼠标移到某个工作表标签上,单击右键,在快捷菜单中选择“选定全部工作表”命令。如4-22所示。

2)工作表的更名

Excel 2000 中的任意一张工作表都能改名,工作表名字的长度最多可以是31个字符。更改工作表名字的方法是双击要改名的工作表标签后,直接输入新的表名即可。或者在相应的工作表标签上单击右键,在快捷菜单中选择“重命名”命令也可对工作表表名进行编辑。

           

4-22 选定全部工作表                  4-23 移动或复制工作表对话框

3)工作表的移动和复制

工作表的移动和复制的方法有两种:

鼠标拖动法

用鼠标拖动要移动的工作表标签,移到合适的位置释放鼠标即可;

复制工作表只要按住Ctrl键然后拖动鼠标,即可以完成工作表的复制。

菜单法

选定要移动或要复制的工作表,在选定的工作表标签上单击右键,在弹出的快捷菜单中选择“移动或复制工作表”命令,弹出“移动或复制工作表”对话框,如图4-23所示。

在此对话框中先选择移动或复制出来的工作表要放的位置,再单击“确定”按钮。如果选定对话框下边的“建立副本”复选框则是复制操作,否则是移动操作。

以上的操作是在同一个工作簿中进行的,若要移动或复制工作表到另一个工作簿,则在选定要移动或复制的工作表后接着打开目标工作簿,然后在“移动或复制工作表”对话框中选择目标工作簿。

4)工作表的添加

在要添加工作表位置的工作表标签按钮处单击右键,在快捷菜单中选择“插入”命令,在对话框中选择“工作表”,再单击“确定”按钮即可。也可使用“插入”菜单中的“工作表”命令来完成。

5)工作表的删除

可以直接右键单击要删除的工作表标签,在弹出的快捷菜单中选择“删除”命令即可,也可以使用“编辑”菜单中的“删除工作表”命令。

4.3 公式和函数

电子表格的一大特性就是能够利用公式自动进行数据处理。Excel 2000提供了丰富的功能创建复杂的公式,并提供了大量的函数帮助编辑公式。

4.3.1 公式

公式是由数值、运算符、单元格引用和函数构成的。在单元格中输入公式以“=”开头,输入完毕后在单元格处显示计算结果,但在编辑栏仍显示公式内容(如4-24所示)。

4-24 单元格中输入公式

B2单元格输入“=614-2*15后确认,在B2单元格中显示了计算结果,在编辑栏仍然显示了其具体公式。注意,虽然在单元格中都显示了计算结果,但Excel在保存时只保存公式,不保存计算结果。开头的等号告诉Excel这是个公式。当公式以正号或负号开头时,不必键入等号,Excel会自动加上。

4.3.2 公式中的运算符

运算符对公式中的元素进行特定类型的运算。Microsoft Excel 包含四种类型的运算符:算术运算符、比较运算符、文本运算符和引用运算符。

1、算术运算符

算术运算符用于算术运算,包括:加(+)、减(-)、乘(*)、除(/)、百分比(%)、乘方(^)等,如公式“=4^4,结果为256。运算优先顺序同数学运算。

2、文本运算符

使用“&”符号加入或连接一个或更多的字符串以产生一个长文本。如4-25所示:

4-25 文字的运算

A3单元格中写有公式“=A1&C1&E1,因为A1中的内容为“计算机工程系”,C1中为:“纪大学士”,E1中为:“竞升教授” 公式计算结果为“计算机工程系纪大学士竞升教授”。

3、比较运算符

用于判断。当条件成立,返回的值为TRUE(真),如果不成立,返回的值为FALSE(假)。可以使用表4-3所列的逻辑运算符比较两个值。使用逻辑运算符所得的结果是一个逻辑值(TRUEFALSE)。

4-3 逻辑运算符及其意义

运算符

意义

=

等于

> 

大于

< 

小于

>=

大于等于

<=

小于等于

<> 

不等于

例如公式:“=100>44计算结果为“TRUE”。各比较运算符的优先级相同,符合左运算规则(遇到同级运算符时,先算左边的运算符),可以用括号来改变运算顺序。

4、引用运算符

引用表4-4的运算符可以将单元格区域合并计算。

4-4 引用运算符的意义

引用运算符

含义

示例

意义

: (冒号)

区域运算符,对两个引用之间,包括两个引用在内的所有单元格进行引用

B5:B8

引用了B5~B8的单元格

,(逗号)

联合操作符将多个引用合并为一个引用

SUM(B5,B6,B7,B8)

B5~B8单元格中数值的和

空格

求两个区域的相交部分

D4:G12 F8:H14

引用了F8~G12单元格

4.3.3 单元格的引用

Excel公式中单元格的引用可以是当前工作表也可以是非当前工作表中的单元格,也可以是多个公式同时引用同一个单元格,甚至可以引用不同工作簿中的单元格。单元格地址是由列标和行号组成,列标在前,行号在后,如:D3

单元格的引用中,根据公式中单元格的地址被复制到其它单元格时是否会改变,可以分为相对引用、绝对引用和混合引用。

1、相对引用

相对引用是指,一个含单元格引用的公式复制到另外的单元格或者填充到另外区域时,公式中的单元格地址会随公式位置的相对变化也相应地变化。

特点是组成单元格地址的列标和行号前无任何标记,直接由列标和行号组成。

例如:在E8单元格中有公式“=A3+B4+C3+D4,如果将其复制到G6单元格中则G6单元格中的公式应该这样计算:

E8G6的过程中,列标由EG增加了2个字母的相对位置,则公式中不带“$”符号的所有列标均要增加2个字母的相对位置;行号由86减少了2个数值的相对位置,则公式中不带“$”符号的所有行号均要减少2个数值的相对位置,其他都不变,得出的公式就是G6单元格中的公式,结果为“=C1+D2+E1+F2

4-5 常见的单元格引用方法

如果要引用

请使用

A 10 中的单元格

A10

属于列 A 和行 10 到行 20 中的单元格区域

A10:A20

属于行 15 和列 B 到列 E 中的单元格区域

B15:E15

5 中的所有单元格

5:5

从行 5 到行 10 中的所有单元格

5:10

H 中的所有单元格

H:H

从列 H 到列 J 中的所有单元格

H:J

A 列第 10 行到 E 列第 20 行的单元格区域

A10:E20

2、绝对引用

绝对引用是指,一个含单元格引用的公式复制到另外的单元格或者填充到另外区域时,公式中的单元格地址不会随公式位置的相对变化而变化。

特点是组成单元格地址的列标和行号前都有一个“$”符号。

例如:在E8单元格中有公式“=$A$3+$B$4+$C$3+$D$4,如果将其复制到G6单元格中,则G6单元格中的公式应该无变化,结果为:“=$A$3+$B$4+$C$3+$D$4

3、混合引用

混合引用是指,同时具有相对引用和绝对引用的单元格地址。

特点是组成单元格地址的列标和行号前只有一个带“$”符号,即列标和行号中只有一个(不带$符号的)会随公式复制到另外的单元格或者填充到另外的区域而改变。

例如:在E8单元格中有公式“=$A3+B$4+$C3+D$4,如果将其复制到G6单元格中,则G6单元格中的公式应该这样计算:

E8G6的过程中,列标由EG增加了2个字母的相对位置,则公式中不带“$”符号的所有列标均要增加2个字母的相对位置;行号由86减少了2个数值的相对位置,则公式中不带“$”符号的所有行号均要减少2个数值的相对位置。其他都不变得出的公式就是G6单元格中的公式,结果为:“=$A1+D$4+$C1+F$4

4、非当前工作表中单元格的引用

工作簿是由多个工作表组成,如果一个公式要引用另一个工作表中的单元格,那么就要使用工作表引用。如Sheet1!A5的引用指的是工作表Sheet1A5单元格的相对引用。

5、非当前工作簿中单元格的引用

用户还可引用不同工作簿中的单元格,只要在工作表引用的前面加上带方括号的工作簿名。例如[Book1]Sheet3!$E$5的引用指的是工作簿Book1里工作表Sheet3中的E5单元格的绝对引用。

4.3.4 函数

函数是一个预先定义的内置公式。例如,可以使用函数“= SUM (B1:B6)”将B1B 6单元格中的值进行累加。如果使用标准的算术运算符,则为“=B1+B2+B3+B4+B5+B6。显然,涉及的单元格越多,用户可以节省的时间和精力越多。

通常,用户通过键盘直接将函数输入到单元格公式中。如果用户将“= Max1, 2, 3)输入到单元格中,Excel对函数进行处理,显示结果为“3”。

输入函数最容易的方法是使用“常用”工具栏中的“编辑公式”按钮。也可以使用“插入”菜单中的“函数”命令输入。弹出的对话框如4-26所示:

4-26 粘贴函数对话框

在这个对话框中,函数按类别列出,如财务、日期与时间、数学与三角函数等。当用户选中某个函数时,可以看到关于函数及其参数的简略说明。用户可以从Excel丰富的函数集合中选择一个函数。“粘贴函数”向导帮助用户添加Excel中的函数到公式。

1、求和函数 SUM

格式:SUM(number1,number2,)

功能:求多个数据或单元格数值的和。

4-27 求和函数

说明:number1,number2等参数可以是单元格的引用,也可以是数值或数值表达式等。如4-27所示,要在A5单元格中求A列数据的和,有如下几种方法:

u       A5单元格(也可以在编辑栏)直接输入“=SUM(12,56,5,44)”。

u       A5单元格(也可以在编辑栏)直接输入“=SUM(A1,A2,A3,A4)”; 如果单元格数量很少,可以采用此方法。

u       A5单元格(也可以在编辑栏)直接输入“=SUM(A1:A4)”;两个以上的连续单元格,我们通常都采用此方法。其中冒号(:)表示A1~A4的连续单元格区域。

u       将活动单元格定在A5,单击“粘贴函数”按钮或选择“插入”菜单中的“函数”命令,在弹出的对话框中选择SUM函数,单击“确定”按钮会弹出如4-28所示的对话框。

4-28 粘贴函数对话框

在“Number1”处有一个自动添加的单元格范围,请检查是否符合任务要求,如果符合,单击“确定”按钮;这里的范围如果不符合任务要求,可以更改。

方法1:在“Number1”文本框输入“A1:A4

方法2:将此对话框拖到一边,用鼠标选择要求和的范围;然后单击“确定”按钮即可。

如果要求B5C5处的和,可以重复此操作,但我们通常不这么做。我们可以使用前面讲的填充操作(选定已经求过和的单元格A5,在填充柄处用左键拖动鼠标到其它要求和的单元格处)。

2、求平均值函数 AVERAGE

格式:AVERAGENumber1,Number2,…)

功能:计算多个数值或单元格数据的平均值。

说明:Number1,Number2等参数可以是数值,也可以是单元格的引用。

其基本用法与SUM极其相似。

3、计数函数 COUNT

格式:COUNTNumber1,Number2,…)

功能:求多个数据或单元格数值的个数(非数值不算)。即:当单元格中的内容是文字、逻辑值或空白时,将不记数。

说明:Number1,Number2等参数可以是数值,也可以是单元格的引用。

其基本用法与SUM极其相似。

4、求最大值函数 MAX

格式:MAXNumber1,Number2,…)

功能:取多个数据或单元格数值的最大值。

说明:Number1,Number2等参数可以是数值,也可以是单元格的引用。

其基本用法与SUM极其相似。

5、求最小值函数 MIN

格式:MINNumber1,Number2,…)

功能:取多个数据或单元格数值的最小值。

说明:Number1,Number2等参数可以是数值,也可以是单元格的引用。

其基本用法与SUM极其相似。

6、条件取值函数 IF

格式: IFLogical-Test,Value-if-True,Value-if-False

功能:当Logical-Test的值为真时,取Value-if-True的值;当Logical的值为假时,取Value-if-False的值。

说明:Logical-Test的值可以是逻辑型数据单元格地址、逻辑值(TrueFalse)、逻辑表达式,Value-if-TrueValue-if-False的值可为任意数据类型的单元格地址、表达式、数值。

例如:由于在大学的体育课男生与女生分开上,因此评分标准不同,为了在评奖学金时的尺度一样,计划给某班的所有女生体育成绩增加5分,如4-29所示。

可以先在E3单元格输入公式“=IF(C3="",D3+5,D3)”,为了使公式活化(能使用填充功能)逻辑表达式(Logical-Test)使用C3这一单元格的地址,“C3=""”用来判断当前学生是否为女生,如果C3的内容是女生,表达式值为真(True),否则为假(False)。当判断结果为真时(即为女生),则D3+5D3是原来的体育成绩,增加5分);如果为假(即为男生),成绩为原来的体育成绩D3

4-29 IF函数的运用

注意:字符型常量在公式中必须用半角双引号括起来。

思考:能否使用公式“=IF(C3="",D3,D3+5)”来解决上面的问题。

公式“=IF(B3>14,MAX(D4:E5),MIN(D4:E5))”,此公式的意义是:当B3单元格中的值大于14时,则返回D4~E5单元格中的最大值,当B3单元格中的值小于或等于14时,则返回D4~E5单元格中的最小值。

7、逻辑与函数 AND

格式:ANDLogical1,Logical2,…)

功能:求Logical1,Logical2,…逻辑值的与运算。

说明:Logical1,Logical2,…均应该是逻辑型表达式或者是引用逻辑型数据的单元格。

与运算的规则:如果所有的表达式的值为TRUE,则函数返回的值为TRUE,否则函数返回的值为FALSE

8、逻辑或函数 OR

格式:ORLogical1,Logical2,…)

功能:求Logical1,Logical2,…逻辑值的或运算。

说明:Logical1,Logical2,…均应该是逻辑型表达式或者是引用逻辑型数据的单元格。

或运算的规则:如果所有的逻辑表达式的值均为假,函数返回的值为FALSE,否则函数返回的值为TRUE

9、条件记数函数COUNTIF

格式:COUNTIF(range,criteria)

功能:计算给定区域内满足特定条件的单元格数目。

说明:Range为需要计算其中满足条件的单元格数目的单元格区域,Criteria为确定哪些单元格将被计算在内的条件,其形式可以为数字、表达式或文本。

例如,条件可以表示为 32"32"">32""apples"等。

假设 A3:A6 中的内容分别为 "apples""oranges""peaches""apples"

COUNTIF(A3:A6,"apples") 等于 2

假设 B3:B6 中的内容分别为 32547586,则COUNTIF(B3:B6,">55") 等于 2

4.3.5 常见出错信息的分析

在单元格中输入公式时经常会出现一些出错信息,出错信息以#开头,常见出错信息的含义如表4-6所示:

4-6 出错信息的分析

出错信息

含义

#####

单元格所含的数字、日期或时间比单元格宽或者单元格的日期时间公式产生了一个负值

#NAME?

在公式中输入了未定义的名字

#DIV/0!

公式被0

#VALUE!

在需要数字或逻辑值时输入了文本值(参数不适当)

#N/A

遗漏了公式中的参数,或者使用了不当的参数

#REF!

引用了无效单元格

#NUM!

在数学函数中使用了不适当参数

#NULL!

指定的两个区域不相交

4.4 美化工作表

4.4.1 设置行高和列宽

建立工作表时,所有的单元格都具有默认的相同的行高和列宽,而在实际的使用中,可以根据需要进行任意的调整。

4-30 调整行高的菜单及对话框

1、设置行高

方法a:将鼠标指针移动到要改变行高的行号的底边线,鼠标就会变成带上下箭头的十字形状,上下拖动鼠标,即可以改变行高;

方法b:选定要调整高度的所有的行,选择“格式”菜单中的“行”子菜单中的“行高”命令,在弹出的对话框中设定高度,单位为英寸,如4-30所示。

2、改变列宽

方法a:将鼠标指针移动到要改变列宽的列号的右边线,鼠标就会变成带左右箭头的十字形状,左右拖动鼠标,即可以改变列宽。

方法b:选定要调整宽度的所有的列,选择“格式”菜单中的“列”子菜单中的“列宽”命令,在弹出的对话框中设定宽度,单位为英寸,如4-31所示。

4-31 调整列宽的菜单及对话框

4.4.2 设置数据的格式

对于工作表中的数据,可以根据需要设置数据的各种格式,例如数据的对齐方式、表示成百分数、数据的小数点位数、货币的符号等,下面介绍如何设置数据的格式。

4-32 “单元格格式”对话框

1、设置数字格式

设置数字格式有:数值格式、货币格式、日期格式、时间格式、自定义格式等。

选定要设置格式的单元格,单击右键选择“设置单元格格式”命令,或者选择“格式”菜单中的“单元格”命令,会打开如4-32所示的对话框。选择“数字”选项卡,其中有很多格式类型供选择,下面具体介绍几种常见的数字格式:

1)数值格式

数值格式(如图4-33),我们可以设定其小数点后保留的位数、是否使用千分位分隔符及负数的表示样式。

2)货币格式

在“数字”选项卡“分类”栏中选择“货币”项,在右边就会出现关于货币的一些参数类型设置,我们可以选择货币符号的样式、货币符号的位置、负数的表示方法等进行设置。

3日期格式

选择“日期”项,对话框右边就会出现关于日期的一些参数“类型”供用户选择(如图4-34所示)。

    

4-33数值的格式类型                              4-34 日期的格式类型

 

4)时间格式

时间有如图4-35所示的样式供选择。

4-35 时间的格式类型

5)自定义格式

Excel 2000提供了丰富的数据格式,用户还可以自己定义数据的显示格式(如图4-37所示)。方法是在“数字”选项卡中选择“自定义”项,然后在“格式”栏中输入自定义的格式。例如:输入“0.00E+000再单击“确定”按钮,则如果该单元格的内容为“0.44将显示为“4.40E-001

我们可以把选中的数字都设置为百分数的形式:选中这些单元格,单击工具栏上的“百分比样式”按钮,这些单元格中的数字就变成了百分比的样式。

我们还可以把这些数字直接设置为货币形式:单击工具栏上的“货币样式”按钮,在所有选中的数字前面就都出现了一个“¥”或“$”符号等。

2、设置对齐方式

Excel 2000中的对齐方式是文字默认靠左对齐、数字靠右对齐。我们也可以对它们设置任意的其它格式。

我们在单元格格式对话框中选择“对齐”选项卡,如4-36所示。该选项卡中有“文本对齐”、“文本控制”、“方向”三个区。

4-36 “对齐”选项卡

4-37 “自定义”数据格式

1)“方向”区

Excel 2000中,用户可以让单元格中的字符旋转显示。在“对齐”选项卡中,用户或者可以通过单击“方向”区中的“文本”指针来改变字符旋转的角度,或者在“方向”区中的“度”编辑框中键入一个数字来指定字符旋转的角度。

2)处理长文本

用户在“对齐”选项卡中,通过“文本控制”区中的几个复选框来使长文本显示在一个单元格中。

u       选择“自动换行”复选框可使选定单元格中的文本在超过列宽时自动换行显示。

u       选择“缩小字体填充”复选框可使选定单元格中的少量数据在超过列宽时自动缩小显示。

u       选择“合并单元格”复选框可使选定的单元格区域合并为一个单元格,并使用区域左上角的单元格引用为合并单元格的引用。

如果去掉复选框中的标记,可使选定的单元格恢复原来的格式。

注意:“跨列居中”与“合并及居中”有一定的区别,“跨列居中”是将第一个单元格的内容显示在选定的连续几列同行空单元格的中间,空单元格仍然存在;“合并及居中”是将选定的连续单元格合并成一个单元格,合并后只保留最左上角单元格的数据。

3)“水平对齐”和“垂直对齐”

设置数据的水平对齐格式有:常规(默认格式)、靠左、居中、靠右、填充、两端对齐、跨列居中、分散对齐;

垂直对齐格式有:靠上、居中、靠下、两端对齐、分散对齐。根据需要可以选择合适的对齐方式。

3、设置字体

在“单元格格式”对话框中,单击“字体”选项卡,该选项卡除可用来设置字体、字形、字号和颜色外,还可以设置各种各样的下划线以及特殊效果。

4、设置边框

在“单元格格式”对话框中,单击“边框”选项卡,该选项卡给出了较多的边框线形,而且还可以为边框线设置不同的颜色。

单击“格式”工具栏上的“边框”按钮旁边的下拉箭头,可以完成常用边框的设置工作,如4-38所示。

4-38 设置边框

5、设置图案

在“单元格格式”对话框中,单击“图案”选项卡,该选项与“格式”工具栏中的“填充颜色”按钮相比增加了背景图案,如4-39所示。用户可选择一种颜色,再在“图案”下拉列表框中选择一种需要的图案。

4-39 “图案”选项卡

6、保护工作表

当工作表处于保护状态时,在默认情况下,该工作表的所有单元格被锁定,用户不能修改其中的内容。

4-40 “保护”选项卡

1单元格的锁定与隐藏。

在“单元格格式”对话框中选择“保护”选项卡,如4-40所示,其中包括“锁定”和“隐藏”两个复选框。在默认情况下,“锁定”复选框已经选中,表示被保护工作表的所有单元格都处于锁定状态。当然,我们可以更改这种默认状态,使得在工作表中有的单元格处于锁定状态,有的单元格处于未锁定状态。在默认情况下,“隐藏”复选框未被选中,表示对被保护的工作表中的每一个单元格,无论它是处于锁定状态还是未锁定状态,我们都可以通过编辑区查看内容。我们也可以使部分单元格隐藏掉,被隐藏的单元格只能看到单元格中的显示值,而无法通过编辑区查看原值。在这种情况下,对于存放有公式的单元格,只能看到公式的结果,不能看到公式本身。

要注意,无论执行了“锁定”还是“隐藏”操作,最后一步都应该通过“工具”菜单中“保护”子菜单中的“保护工作表”命令来保护该工作表,否则,“隐藏”和“锁定”的设置不生效。

2)保护工作表。

保护工作表要使用“工具”菜单中“保护”子菜单中的“保护工作表”命令,执行该命令后,弹出如4-41“保护工作表”对话框。

4-41 保护工作表对话框

其中,“密码”框用于输入口令,那么当以后从“工具”菜单的“保护”子菜单中选择“撤消工作表保护”命令时,必须输入正确的口令才能取消对该工作表的保护;如果不设置口令,可以直接取消工作表的保护。

4.4.3格式的复制和删除

在前面给单元格设置了很多种的格式,比如字体、字号、边框和底纹、数字格式等,这些格式都是可以复制的,也是可以删除的。

选中要复制格式的单元格,单击常用工具栏上的“格式刷”按钮 ,鼠标将变成“ ”,然后在要复制格式的单元格上单击,就可以把格式复制过来了

注意:单击“格式刷”按钮只能复制一次,双击“格式刷”按钮能复制多次(多次复制完成后,单击“格式刷”按钮或按<Esc>键,结束格式复制)。

选中要删除格式的单元格,单击“编辑”菜单中的“清除”命令,再选择子菜单中的“格式”命令,选中的单元格格式就变成了默认的格式。

4.4.4自动套用格式和条件格式

1、自动套用格式

Excel 2000的“自动套用格式”可在选定的区域内快速格式化工作表。在使用“自动套用格式”的基础上,还可以用更多的格式来修改工作表以突出重要的单元格信息。

4-42 某车间工资表

如将4-42的工作表进行快速格式化,具体操作如下:选定A1~J9单元格区域,然后单击“格式”菜单中的“自动套用格式”命令,打开如4-43所示的“自动套用格式”对话框,在对话框中选择“经典2”,再单击“确定”按钮。

4-43 “自动套用格式”对话框

格式化后工作表的显示效果如4-44所示。

4-44 自动套用“经典2”后的效果

2、条件格式

有时候,我们希望某些单元格的数据在满足某条件时,以特定的格式显示,否则按原来格式显示。例如,查看某班级学生的成绩时,为了看清楚哪些学生有不及格的科目,可以这样操作:选定所有学生成绩的单元格,选择“格式”菜单中的“条件格式”命令,打开如4-45所示的对话框,在第二个下拉列表框中选择“小于”,在第三个框中输入“60”,单击“格式”按钮,在弹出的对话框中设定“不及格”成绩的字体格式,这里选择“红色”,单击“确定”按钮。单击“添加”按钮还可以增加多个条件的格式。

4-45“条件格式”对话框

4.5 图表

图表是工作表数据的图形表示,能更形象、生动、直观、清晰地描述数据间的关系,快速简洁地说明和预见问题。

图表有两种基本形式:嵌入式图表和工作表图表。用得比较多的是嵌入式图表,它是建立在工作表内的图表;工作表图表是指独占一张工作表的图表。

4.5.1图表的建立

4-46 嵌入式图表

在讲如何制作图表之前,我们先来看一个简单的图表例子。

4-46所示,在正中间的就是一个嵌入式图表,这个图表很清晰地描述出了2001年学校图书馆的借书分布情况,从中可以清楚地分析出学生的爱好和课余生活的某些情况。

在工作表中,与该图表相关的数据有“总和”行数据(由此行数据产生饼图的各项分配),还有饼图的图例与“类别”行相关。因此我们在制作图表前必须明白跟图表相关的数据内容,在选定数据时,最好包含行、列的标题文字,这样,在生成图表时,Excel 2000会自动将它们用作图例文字。

下面我们来看制作此图表的基本过程:

4-47 图书流通表

1)选定与图表相关的数据:“总和”和“类别”如4-47所示。

4-48 “图表向导”步骤之1

2)单击常用工具栏中的“图表向导”按钮或者选择“插入”菜单中的“图表”命令将弹出如图4-48所示的“图表向导”对话框。

Excel 2000提供了14种不同的图表类型以供选择,每种类型又包含多种不同的子类型,默认值为“柱形图”。

3)选择“饼图”后,如果直接单击“完成”按钮,则将按饼图的默认格式自动建立一张嵌入式图表,如图4-46所示。而如果单击“下一步”按钮,屏幕上出现“源数据”对话框,如4-49所示。

4-49 “图表向导”步骤之2

4)在“源数据”对话框中可以改变产生图表的数据区域,选择图表数据系列按行或列组织的选择等。单击“下一步”按钮,屏幕上出现“图表选项”对话框,如4-50所示。

4-50 “图表向导”步骤之3

5)在“图表选项”对话框中可以设置图表标题、坐标轴、网格线、图例、数据标志和数据表。比如可以在“图表标题”栏内输入“图书馆借书类别分布图”。在这里只有一项是活动的,其它均为灰色,如果在别的类型图表中相应的项就会激活。然后再单击“下一步”按钮,会出现如4-51所示“图表位置”对话框。

4-51 “图表向导”步骤之4

6)在“图表位置”对话框中可以选择图表的类型,即要建立嵌入式图表还是工作表图表,如果要建立一张工作表图表,只要单击“作为新工作表插入”单选钮,并键入该图表的名称(或采用其默认的名称)。如果我们选择“作为其中的对象插入”单选钮,单击“完成”按钮,一张嵌入式工作表就制作完成了。

4.5.2图表的编辑

图表在建立后,可以根据实际的需要,对图表进行任意的修改。下面以上节中的例子为例介绍操作过程。

1、图表的移动及改变大小

图表的移动和改变大小类似Windows窗口操作。

移动图表:单击图表,在图表的周围会出现8个黑色的小方块,称为尺寸柄。把鼠标指针移在图表中按住鼠标左键拖动鼠标时,会有一个虚线框随着鼠标指针一起移动,把虚线拖动到新的位置,松开鼠标,则图表就被移动到了新的位置。

改变大小:单击图表,把鼠标移动到某个尺寸柄上,鼠标就变成双箭头形状,用鼠标左键拖动鼠标,虚线框就随着改变大小,当拖动到合适的位置时,松开鼠标,图表就调整到相应的大小。拖动四个角上的尺寸柄,能同时改变图表的高度和宽度,拖动四个边上的尺寸柄,能改变图表的高度或宽度。

2、更改图表类型。

图表建立好后,有时候为了更加清晰、直观地描述数据类型,可以更改图表类型。只要选定要更改的图表,选择“图表”菜单中的“图表类型”命令,屏幕上就会出现“图表类型”对话框,从中选择需要的图表类型即可。

3、更改图表中的标题。

建立图表时,可以给图表标题、X轴、Y轴标题命名。图表建立好后,根据需要也可以对它们进行修改。只要选择“图表”菜单的“图表选项”命令,出现“图表选项”对话框(如4-52)。在此对话框中可以更改它们的标题。

4-52 更改图表标题

4、删除图表

要删除图表,首先单击图表将其选定。选择“编辑”菜单的“清除”命令,在弹出的子菜单中选择“全部”。

5、图表的特征

图表在创建完毕后并不是独立存在的,而是与生成图表的数据紧密相联系的,当与图表相关的数据被修改时,图表会自动发生相应的变化。如图4-53所示。

 

4-53 数据修改后自动变化的图表

6、图表的活用

利用Excel的公式自动填充的功能以及自动生成图表的特性,可以绘制数学函数图象。我们从以比较熟悉的正弦函数和余弦函数为例来说明如何绘制函数图象。

 1)建立数据(如4-54

4-54 三角函数数据的制作

在第一行中B1N1分别输入0306090、…、360(单位:度);

在第二、三行分别在A2A3中输入SINCOS函数;

注意:SINCOS三角函数在Excel中使用的是弧度值,因此必须先将角度值转为弧度值。Sin(x)的公式为(以C1为例): =SIN(C1*PI()/180)Cos(x)的公式为(以E1为例):=COSE1*PI()/180)。

2)制作正、余弦函数

选择全部数据,再选择如图4-55所示的“无数据点平滑线散点图”,选择“完成”。

4-55 选择图表类型

3)调整图表长与宽,可以利用Alt键配合进行精确定位。效果如图4-56所示,该图表精确定位在区域C4L14上。

   

4-56 三角函数效果图

 

4.6 Excel 2000窗口的操作

Excel 2000允许在一个屏幕上同时打开多个工作簿,或者同时打开一个工作簿中的几张工作表,即具有多窗口操作的功能。在“窗口”菜单中有如下几条命令(如4-57所示):新建窗口、重排窗口、隐藏、拆分、冻结窗格。

“新建窗口”命令:打开一个新窗口,新窗口中的内容与活动窗口的内容相同,这样便可以同时查看一个文件的不同部分。

                         

4-57 “窗口”菜单                          4-58 “重排窗口”对话框

“重排窗口”命令:会弹出如图4-54所示“重排窗口” 对话框供我们选择窗口的排列方式。如果选择“水平并排”项,同时选择“当前活动工作簿的窗口”,结果如4-59所示。

“隐藏窗口”命令:隐藏当前工作簿窗口,但隐藏的窗口仍然是打开的。

“拆分”命令:将当前工作表拆分成四个窗口,四个不同的窗口显示同一张工作表。如4-60所示。

4-59 水平重排窗口的效果

4-60 拆分窗口的效果

“冻结窗格”命令:将窗口分成四块,窗格冻结后活动单元格的左边字段只能上下移动,上边的标题行或个别记录只能左右移动,便于查看大型工作表数据(如4-61所示)。

4-61 冻结窗口的效果

在“窗口”菜单中列出的文件名是指当前打开了的工作簿(如4-57所示)。单击某一文件,可切换到该文件所在的窗口。

4.7 数据库管理

数据库与数据清单是Excel 2000的重要功能,它通过数据清单来实现数据库管理的功能。

4.7.1 数据库基本概念

数据库是数据按照一定的联系结构组织起来的数据集合,其特点是数据高度共享,数据的冗余度小,易于维护和使用,因此广泛用于对数据的管理。

Excel 2000中,可以把工作表中的数据做成一个类似数据库的数据清单。

在数据库中,数据清单按照行、列的方式组织数据,每一列称为一个字段,第一行称为标题行,由字段名组成,除标题行外的每一行称为一条记录。

特点:

u       一张数据清单独占一个工作表;

u       数据清单中最好不要出现空行和空列;

u       同一列数据类型相同。

4-62所示是一张学生成绩数据清单,“学号”、“姓名”、“电子技术”、“高等数学”等称为字段名,其中“姓名”所在的列称为一个字段,此数据清单由8个字段组成,比如第10行这样的一行称为一条记录,图中显示共有12条记录。

4-62 单元格的选定

4.7.2 建立数据清单

建立数据清单分两步:一、建立数据清单的标题行(由字段名组成的行);二、输入各个记录值。

建立标题行很简单,只要在数据清单的标题行中键入各字段名。记录的输入可以直接在数据清单中完成。但是,在Excel 2000中一个工作表可以是65536256列的巨型表格,如4-63所示,在数据录入或者查看数据时,S41单元格的数据不知道代表什么,在录入数据时容易出错,查看数据时也很不方便。如何解决这个问题呢?有以下两种方法:

4-63 含义不清的数据

方法一:标题行的冻结法。

先将数据清单移动到表头,将活动单元格定位在要冻结的位置,注意冻结的是活动单元格的上边和左边的单元格,再选择“窗口”菜单中的“冻结窗格”命令。例如,在这个例子中我们定位活动单元格在C2,即将A列、B列和第一行冻结。然后选择“窗口”菜单中的“冻结窗格”命令冻结窗口,结果如4-64所示。冻结后的表格中,C2单元格的左边字段只能上下移动,标题行只能左右移动。

4-64 冻结的效果

4-65 记录单

方法二:使用记录单。

Excel 2000提供了一种称为“记录单”的窗体,要注意的是使用记录单之前须选建立数据清单的标题行。记录单的缺点是字段数最多不能超过32个字段。使用此记录单可以很方便地查看、更改和录入数据。其界面如4-65所示,左半部分是数据清单的各字段名以及相应的文本框;中间是一垂直滚动条,用来在数据清单的各记录间移动;右半部分是7个命令按钮,用于数据记录的添加、修改、删除和查找等操作。

4.7.3 记录的排序

Excel 2000可以方便地对数据进行排序,可以对数据清单的一部分排序,也可以对整张数据清单进行排序;既可以按升序排,也可以按降序排;既可以按列排序,也可以按行排序。

比如对某班学生成绩进行处理,如4-66所示,通过排序,我们可以知道某课程的具体成绩排名、全班的最高分,某个学生的总成绩在班组中的位置等等。

4-66 排序示例

如果我们想了解这个班级“大学英语”的成绩排名,可以将活动单元格定位在“大学英语”字段的任意一个单元格上,单击常用工具栏中的“降序”按钮可直接将所有记录按大学英语成绩降序排列。也可以选择“数据”菜单中的“排序”命令,会弹出如4-67所示的“排序”对话框。此时,“主要关键字”默认就是“大学英语”,表示对“大学英语”排序,如果要对其它字段排序,可以对其进行修改。次要关键字用于指定在主要关键字相同的情况下对记录排序的依据。

4-67 “排序”对话框

在对话框的右端有递增和递减的单选按钮,表示记录的排列顺序,我们选择“递减”,即降序,排列结果如4-68所示。

这样,我们对这个班级学生的大学英语成绩就有了一个清楚的了解。

4-68 排序结果

4.7.4 记录的筛选

记录筛选是在数据清单中只显示出符合条件的所有记录,而把不符合条件的所有记录全部隐藏起来。

例如,我们要对如4-69所示数据清单中筛选出所有男职工的记录,可以这样操作:

把活动单元格定位于数据清单中的任意单元格,选择“数据”菜单中的“筛选”子菜单下的“自动筛选”命令。

4-69 筛选

然后单击“性别”字段名处的自动筛选箭头,打开下拉列表,从中选择“男”,筛选结果如4-70所示。

4-70 筛选后的效果

如果需要筛选的是数值型字段,例如要筛选出奖励工资大于等于250的所有记录,可以单击“奖励工资”处的自动筛选箭头,打开下拉式列表,如4-71所示。从中选择“自定义”,将弹出如图4-68所示的对话框,在相应的地方填入筛选条件,单击“确定”按钮即可。

                          

4-71 “筛选”选项                                4-72 “自定义自动筛选方式”对话框

4.7.5 分类汇总

分类汇总是指对记录按照某一字段的内容进行归类,即把该字段值相同的记录归为一类,然后对每一类进行统计。在执行“分类汇总”命令前必须进行“排序”操作。

4-73 分类汇总对话框

例如,对某车间工人工资的记录按性别分类,然后对每类记录统计实发工资的平均值,操作步骤如下:

1)单击数据清单中的任一单元格。

2)按“性别”字段递增的顺序对数据清单中所有记录排序。

3)选择“数据”菜单中的“分类汇总”命令,屏幕上出现“分类汇总”对话框,如4-73所示。

在“分类汇总”对话框中,“分类字段”栏用于指定按哪一字段对数据清单中的记录分类。

“汇总方式”栏用来指定统计时所用的函数计算方式。

“选定汇总项”栏用来指定对哪个字段或哪些字段进行统计工作。

“替换当前分类汇总”选项,将用新的分类汇总值替换数据清单中原有的所有分类汇总值。否则将保留原来已有的分类汇总值。

“每组数据分页”选项,将在进行分类汇总的各组数据之间自动插入分页线。

“汇总结果显示在数据下方”选项,将把汇总结果和“总计”行置于相关数据之下。

在对话框中,“分类字段”选择“性别”,“汇总方式”选择“均值”,“选定汇总项”选择“实发工资”。

 

4)单击“确定”按钮,于是对数据清单中的记录进行分类汇总,结果如4-74所示。

4-74 分类汇总的效果

在上图中,工作表左侧的3个小方块用于控制对各组数据和全体数据的隐藏和显示,它们叫做分级显示符号。例如,单击第一个分级显示符号,将隐藏第一组数据,并在这个分级显示“+”号。如果再次单击这个符号,将重新显示第一组数据。

若要取消分类汇总,只需再单击4-73所示的“分类汇总”对话框中的“全部删除”按钮即可。

4.7.7 数据透视表

通过前面小节的学习已经知道:在Excel 2000中,可以有多种方法从工作表中提取有用的数据:利用排序的方法可以重新整理数据,让我们从不同的角度观察数据;利用筛选的方法可以将一些特殊的数据提取出来;利用分类汇总的方法可以统计数据。除此之外,Excel 2000还提供了一项数据透视表的功能,可以将排序、筛选和分类汇总3项操作结合在一起,让用户非常简单而迅速地重新组织和统计数据。

1、创建数据透视表

在创建数据透视表之前,先去掉所有的筛选和分类汇总结果。如果要从已经存在的数据清单中创建数据透视表,可以按照以下步骤进行:

1)先单击数据清单中的任一单元格,选择“数据”菜单中的“数据透视表和图表报告”命令,屏幕上出现“数据透视表和数据透视图向导――3步骤之1对话框,如4-75所示。

4-75 数据透视表向导1

2)在该对话框中可以让用户指定数据源,Excel 2000默认选择“Microsoft Excel数据清单或数据库”选项。单击“下一步”按钮,屏幕出现“数据透视表和数据透视图向导――3步骤之2对话框,如4-76所示。

4-76 数据透视表向导2

3)在该对话框中可指定数据源的区域。在“选定区域”框中已经选择了整个数据清单,如果想修改该区域,可以用鼠标在数据清单中重新选择,新选择的区域将出现在“选定区域”框中。单击“下一步”按钮,弹出“数据透视表和数据透视图向导――3步骤之3对话框,如4-77所示。

4-77 数据透视表向导3

4)在该对话框中可以指定生成的数据透视表的保存位置,系统默认选择“新建工作表”,Excel 2000将新建一张工作表保存新生成的数据透视表,并将它放在当前工作表之前;如果选择“现有工作表”,则会将生成的透视表保存到当前工作表中,当然,还需要指定在当前工作表中保存数据透视表的区域。保持默认选择“新建工作表”,单击“完成”按钮。新建的数据透视表如4-78所示。

4-78 数据透视表数据的拖动

5)要指定数据透视表的结构,只需用鼠标将对话框下边显示的字段名拖到“行”、“列”、“数据”和“页”位置即可。其中,拖放到“页”位置中的字段按钮相当于选择了“自动筛选”命令;拖放到“行”位置中的字段按钮变成了行标题;拖放到“列”位置中的字段按钮变成了列标题;拖放到“数据”位置中的字段按钮相当于选择了“分类汇总”命令。

2、编辑数据透视表

有时,生成的数据透视表可能不是你所希望建立的,在这种情况下,既可以重新建立数据透视表,也可以修改数据透视表,直到符合自己的要求为止。

修改数据透视表有两种方法,第一种方法是在数据透视表中直接将字段拖到新的位置,就可以改变数据统计的方式;第二种方法是首先单击数据透视表中任一单元格,然后选择“数据”菜单中的“数据透视表和图表报告”命令,弹出“数据透视表和数据透视图向导――3步骤之3对话框,在该对话框中可以重新设置数据透视表的布局,将相应的字段拖放到合适的区域中,修改完毕之后,单击“完成”按钮即可。

说明:对于数据透视表的编辑修改,还包括在数据透视表中增加或删除字段;单元格数据格式化;更改统计函数等等,实际使用中可以根据需要自行选择。

4.7.8 “邮件合并”的活用

我们在日常生活中经常会将一些数据性质的内容用Excel等数据处理软件来保存,而一些文字性的具有格式性比较强的内容往往会保存成Word 等文字处理软件。

许多人都有过同时给多个人发信的经历,例如生日邀请、节日问候,或者单位写给客户的信件等。这些邮件当然不能“批量发信”了事,必需使用特定的称呼和问候语,使得每封信就像单独写出来一样。但如果分别给每个人写信,又实在太麻烦了,是不是用“复制”、“粘贴”的办法来做呢?这样太麻烦了。微软公司制作了一个“邮件合并”的功能,其最初的目的是为了解决打印信封的难题。

下面我们利用“邮件合并”这功能来做一些其他的事情。邮件合并涉及两个文档:第一个文档是内容,这是所有邮件相同的部分,以下称“主文档”;第二个文档是数据文档包含收件人的称呼、地址等每个邮件不同的内容,所以我们就可以运用邮件合并功能就能,非常方便、快捷的完成。

例:制作《录取通知书》

1)在Word中编辑好要求的样板文书(如图 ),注意,该格式会应用到所有产生的文档当中,因此要化较多的时间,以求更好的效果。

2)准备好录取人员数据表格

该表格包含字段:编号、姓名、职务、会议座位号等信息如图   保存数据文件的时候注意文件名要使用英文,这里忌讳使用中文文件名,这里我们保存成Excel格式,文件名为youjianhb.xls

 

2.2

(3)邮件合并的步骤

选择“工具”菜单中“邮件合并”命令,弹出如图   对话框,单击“创建”选择“套用信函”在弹出的对话框中选择“活动窗口”(如图  所示),然后再选择“获取数据”按钮(如图 

    创建邮件合并

 

    插入/打开数据源

  插入数据时选择文件类型和文件

在这个步骤要注意选择文件类型,我们这里选择“MS Excel工作簿(*.xls)”类型,选择准备好的Excel文件youjianhb.xls。如图  选择“整张电子表格”然后单击“编辑文档”

我们可以发现,在这以后工具栏上多了如图所示的“邮件合并”工具条,光标定位于“编号”位置,选择该工具条上(如图  )的“编号”,依次将需要的字段插入到住文档当中,插入后效果如图  所示。

 

    插入数据文件后的对话框

  打开了“邮件合并”工具条

  插入字段

为了节约纸张,可以在通过复制在一页中打印多份,但是我们会发现直接这么复制会出现完全相同的记录,可以通过如图  所示单击“插入Word域”中的“下一记录”来实现。注意,如果有多份,且在自动换页的时候,最后一个“下一记录”需要删除,因为在换页的时候,Office会自动将记录指针指向下一条记录,如果不删除,每生成一页就要丢失一条记录,造成不必要的麻烦。

   插入记录控制域

我们还可以单击如图     所示“邮件合并”工具条中的“查看合并数据”按钮来查看或刷新数据。

“查看合并数据”按钮

 

如图  所示(左右对比)是按“查看合并数据”前后的效果对比。

   查看/刷新前后的效果

检验符合条件后可以按如图  所示“邮件合并”工具条中的“合并至新文档”按钮全部生成所有的《录取通知书》检查无误后方可打印输出。

 

   “合并至新文档”按钮

如图  所示是生成全部新文档后的效果。

  生成全部文档的效果

 

4.8打印输出

Excel 2000的文件菜单中提供了4项与打印有关的命令:页面设置、打印区域、打印预览、打印。

4.8.1页面设置

选择“文件”菜单中的“页面设置”命令可以打开如4-79所示的“页面设置”对话框,“页面设置”对话框用于设置选定的一个或多个工作表的纸张大小、打印方向、缩放比例、起始页号、打印质量等内容。

在对话框的“页面”选项卡中单击“纸张大小”下拉列表框,可以从弹出的列表中选择一种合适的纸型,同时还可以设置纸张的方向,即横向或者纵向打印,在缩放比例微调数值框中可以设定打印比例。

4-79 “页面设置”对话框

在“页边距”选项卡中,可以设定页面的上、下、左、右边距,页眉与页顶端之间的距离、页脚与页底端之间的距离及水平、垂直居中方式。

页眉、页脚是指打印多页数据表时,每页顶端或底端的左、中、右三段叙述性的文字,底端的称为页脚,顶端的称为页眉。在“页眉/页脚”选项卡中,可以输入或设定页眉或页脚的内容。

在“工作表”选项卡中,可以更改打印区域、打印标题及打印行、列的先后顺序等内容。

4.8.2打印预览

Office的一大特色就是“所见即所得”,在打印工作表之前可以先预览一下打印的效果,这样可以防止打印出来的工作表不符合要求。

单击工具栏上的“打印预览”按钮,或者选择“文件”菜单中的“打印预览”命令就可以打开“打印预览”对话框,如4-80所示。在Word 2000中曾经用过这个功能,它的作用就是查看打印的效果。单击“缩放”按钮,可以把显示的内容放大,再次单击,又可以返回整个页面的视图形式。如果满意,就可以单击“打印”按钮将整个工作表打印出来,单击“关闭”按钮则可以返回到编辑状态。

4-80 打印预览的效果图

4.8.3打印工作表

通过打印预览,如果觉得效果满意的话,就可以打印输出了。

选择“文件”菜单中的“打印”命令,屏幕上弹出“打印”对话框,如4-81所示。

在“范围”栏中有两个选项:

全部:打印当前工作表中的所有数据,功能跟单击常用工具栏中的“打印”按钮相同。

页:可以设定打印的页码范围。

注意:如果只想打印某工作表的图表,只要选定该图表,直接使用“打印”命令即可。

4-81 “打印”对话框

 “打印”栏中有三个选项:

u       选定区域:只打印用户选定的区域;

u       整个工作簿:将整个工作簿中的所有工作表中的数据一一打印;

u       选定工作表:只打印选定工作表中的所有数据。

在此对话框中,同时还可以设定打印的份数,提高打印效率。

习题四

一、判断题

1.在Excel 2000中,若只需打印工作表的部分数据,应先把它们复制到一张单独的工作表中。

2.在Excel 2000中,数据透视表可用于对数据清单或数据表进行数据的汇总和分析。

3.在Excel 2000中,如果一个数据清单需要打印多页,且每页有相同的标题,则可以在“页面设置”对话框中对其进行设置。

4.在Excel 2000的数据清单中,[数据]菜单的[记录单]命令可以方便地插入、删除或修改记录数据及公式字段的值。

5.电子表格软件是对二维表格进行处理并可制作成报表的应用软件。

二、单选题

1.在Excel 2000中,当公式中出现被零除的现象时,产生的错误值是             

A# N/A                     B# DIV/0!                 C# NUM!                  D# VALUE!

2.在Excel 2000数据清单中,按某一字段内容进行归类,并对每一类作出统计的操作是      

A.分类排序               B.分类汇总                C.筛选                      D.记录单处理

3.在Excel 2000中,利用填充柄可以将数据复制到相邻单元格中,若选择含有数值的左右相邻的两个单元格,左键拖动填充柄,则数据将以               填充。

A.等差数列               B.等比数列                C.左单元格数值        D.右单元格数值

4Excel 2000中,要在公式中使用某个单元格的数据时,应在公式中键入该单元格的       

A.格式                      B.附注                       C.条件格式               D.名称

5.在Excel 2000中的某个单元格输入文字,若要文字能自动换行,可利用“单元格格式”对话框的             选项卡,选择“自动换行”。

A.数字                      B.对齐                       C.图案                      D.保护

6.在Excel 2000的数据清单中,若根据某列数据对数据清单进行排序,可以利用工具栏上的“降序”按钮,此时用户应先          

A.选取该列数据                                           B.选取整个数据清单

C.单击该列数据中任一单元格                      D.单击数据清单中任一单元格

7.在Excel 2000公式复制时,为使公式中的             ,必须使用绝对地址(引用)。

A.单元格地址随新位置而变化                      B.范围随新位置而变化

C.范围不随新位置而变化                             D.范围大小随新位置而变化

8Excel 2000环境中,用来储存并处理工作表数据的文件,称为            

A.单元格                   B.工作区                   C.工作簿                   D.工作表

9.在Excel 2000的单元格内输入日期时,年、月、日分隔符可以是         (不包括引号)。

A.“/”或“-           B.“.”或“|            C.“/”或“\            D.“\”或“-

10.在Excel 2000数据清单对应的记录单中,对话框的右上角显示着“5/100,其中所含意义有                

A.当前记录是第5条记录                             B.当前记录单仅允许100个用户访问

C.当前记录是第100条记录                          D.当前是访问记录单的第5个用户

11.在Excel 2000中,设E列单元格存放工资总额,F列用以存放实发工资。其中当工资总额>800时,实发工资=工资总额-(工资总额-800)*税率;当工资总额800时,实发工资=工资总额。设税率=0.05。则F 列可根据公式实现。其中F2的公式应为:              

A=IFE2>800,E2-(E2-800)*0.05,E2

B=IFE2>800E2E2-E2-800*0.05

C=IF(“E2>800E2-E2-800*0.05E2

D=IF(“E2>800E2E2-E2-800*0.05

12.在Excel 2000中,用ShiftCtrl选择多个单元格后,活动单元格的数目是        

A.一个单元格                                               B.所选的单元格总数

C.所选单元格的区域数                                 D.用户自定义的个数

13.在Excel 2000工作簿中,某图表与生成它的数据相链接,当删除该图表中某一数据系列时,                 

A.清除表中对应的数据                                 B.删除表中对应的数据及单元格

C.工作表中数据无变化                                 D.工作表是对应数据变成0

14.在Excel 2000中,函数可以作为其它函数的         

A.变量                      B.常量                       C.公式                      D.参数

三、双选题

1.在Excel 2000的数据清单中,当以“姓名”字段作为关键字进行排序时,系统可以按“姓名”的           为序重排数据。

A.拼音字母               B.部首偏旁                C.区位码                   D.笔划

2.退出Excel 2000软件的方法有             

A.双击Excel 2000控制菜单图标

B.使用[文件]菜单的[退出]命令

C.使用最小化按钮

D.使用[文件]菜单的[关闭][关闭文件]命令

3.在Excel 2000电子表格中,设A1A2A3A4单元格中分别输入了:3、星期三、5x2002-4-13,则下列可以进行计算的公式是          

A=A1^5                    B=A2+1                    C=A3+6x+1                     D=A4+1

4.在Excel 2000中,有关图表的叙述,         是正确的。

A.图表的图例可以移动到图表之外

B.选中图表后再键入文字,则文字会取代图表

C.图表绘图区可以显示数据值

D.一般只有选中了图表才会出现[图表]菜单

四、填空题

1.在Excel 2000中输入文字,则它默认的对齐方式为          

2.在Excel 2000工作表中,要在屏幕内同时查看同一工作表中不同区域的内容,可以使用________操作。

3.在Excel 2000的某工作表中,已知A列第5行至D列第20行是学生成绩,若要求出其中的最大值,并放入E1单元格,则E1中应填入         

4.在Excel 2000中,假定存在一个数据库工作表,内含:型号、单价、数量、金额等项目,现要求对相同型号的商品按金额从高到低进行排序,则要进行多个关键字段的排序,并且主关键字段是             

5.在Excel 2000工作表中,先用鼠标单击C4单元格;然后按住Shift键,单击G8单元格;再按住Ctrl键,单击D11单元格。则选定的区域有            个单元格。

6.在Excel 2000中已输入的数据清单含有字段:学号、姓名和成绩,若希望只显示成绩处于前5名的学生信息,可以使用             功能。

7.在Excel 2000中,若要对A3B7D3E7两个矩形区域中的数据求平均数,并把所得结果置于A1中,则应在A1中输入公式                

8.在Excel 2000中,表示Sheet2中的第2行第5列的绝对地址是          

9.在Excel 2000中,为了区别“数字”与“数字字符串”,在输入的“数字字符串”前应加上               符号以区别“数字”。

10.在Excel 2000工作表中,A列存放着可计算的数据。公式“=SUMA1A5A7A9A12)”,将对            个元素求和。

11.在Excel 2000中,已知在(A1A10)中已输入了数值型数据,现要求对(A1A10)中数值小于60的用红色显示,大于等于60的数据用蓝色显示,则可对(A1A10)单元格使用[格式]菜单的          命令。

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