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张文强：各位同学、各位朋友！大家好！“听君一言，胜读十年。”欢迎大家进入《搜狐职场一言堂》，我是张文强。今天要跟大家分享的内容，大家肯定都会非常的关心，因为PPT是我们在职场当中常用的办公软件之一，不过我想跟我一样，很多朋友对PPT的理解，只是集中在它的操作技巧和一些简单的演示方面，实际上PPT应该算是一个非常重要的载体和平台，另外它也是一个非常有效的职场利器，不过我们在日常使用当中，我们可能把它很多方面的都大大的缩减了。为什么呢？因为我们可能没有经过专业的训练和学习，同时我们可能会接触到一些有关“MOS”、有关办公软件的培训，不过办公软件的培训，只是集中在技巧操作方面，PPT除了操作技巧之外，还有很多内涵，今天的专题就要给大家揭开PPT的使用方论、神秘面纱。今天这个专题将要跟大家揭开PPT使用当中的神秘面纱，我们特别我们也是特别请到了一位PPT的应用专家和培训大师，是我们的马建强老师。我们热烈掌声欢迎马建强老师。 马建强：谢谢张老师，各位朋友大家下午好！很高兴来到《搜狐职场一言堂》和朋友们一起研究、探讨关于PPT演示的话题。俗话说“人在江湖，身不由己！” 那么人在职场，总有一些事情我们是要必须面对的。是哪些事情呢？就是我们今天的话题，PPT幻灯片演示。大家现在看到的是我把名片收起来，然后我们展开下面的内容。在我讲课的过程中，经常有很多学员朋友对我怎么样实现这种效果特别感兴趣。因为今天咱们只是一个不到两小时的学习交流活动，也跟张老师商量了一下，我们是这样安排的，请大家用心去听，用眼睛去看，如果你发现我的屏幕上，用到的哪种方式和效果比较感兴趣，把它记下来，在结束的时候，我们做一个收集。之后，我把操作的步骤都一步一步地在电脑上演示，做成视频教程，而后发在网上，大家就可以对着电脑来学了。今天的内容主要还是我们怎么去用好PPT幻灯片，达到我们想要达到的目的。 在幻灯片演示的过程中，或者说用PPT幻灯片做演示，演讲者永远是主角。我现在看到，有些朋友一直在盯着屏幕，这个时候我们其实可以有一个小的手段把屏幕黑下来——黑掉。演示过程中，只要按“B”，就可以把屏幕黑下来。这也是一个小的技巧，这样的话大家的关注点就又回到了主讲人这里。我记得以前在公司里开会的时候，经常是开着开着，领导就发现大家总是在看屏幕，然后领导就说：“小马，赶紧拿个笔记本把镜头挡住。”其实，我们不需要拿东西挡镜头，只要按“B”，就可以把屏幕黑掉，继续讨论就可以了。 下面，我们做个小调查。请问在座的朋友，自己做过幻灯片，或者是虽然没有做过，但是讲过PPT幻灯片的请举手！好！几乎所有的朋友都举手了。即便是没有做过也没有讲过，我相信没有举手的朋友也一定见过PPT幻灯片演示。 我想跟大家做一个交流，请一位朋友来谈谈自己的看法，你为什么要用PPT幻灯片演示？PPT对你的工作有什么帮助？有什么样的好处？咱们请一位现场的朋友来发表一下自己的观点和看法，好吗？哪一位朋友请举手？ 观众：平时工作中经常会用到PPT，我觉得用PPT的好处就是，首先是从色彩和设计上应该会比较吸引人；还有能把你想说的东西，用图表和数据表示的更清楚，所以平时在工作中我比较喜欢用PPT在做汇报。 马建强：好，谢谢，请坐！请帮我送一本书给这位朋友。我们小结一下，刚才你讲到可以有助于汇报，图表可以更清楚等等。下面，我来总结一下我们PPT的好处。其实，在职场上、在工作中，用PPT幻灯片就两个目的：第一个叫告知；第二个叫说服。使用PPT工具，就是更有效地帮助我们达成告知和说服的目的。 告知就是告诉听众一些信息、一些知识、一些技能。 说服一定是希望下面的观众，还有客户、老板能够接受你的观点和产品，能够有更好的合作和发展，这是它的目的。 为什么PPT幻灯片有强化告知和说服的效果呢？因为PPT幻灯片是一个视觉沟通工具，俗话说“耳听为虚，眼见为实。”大家看到的东西一定会感觉到更真切、更真实、更可信。举一个例子，我们去餐馆点菜，一定是菜谱上带照片的菜被选中的概率要远远高于那些只有菜名的菜，这就是视觉沟通的微妙和效果。 如何更有效地用PPT幻灯片帮助我们达成告知和说服的目的呢？这就是我们下面一起学习和探讨的内容。 PPT幻灯片演示也是一次演讲活动，作为这类活动，有一个最常用的结构是“总分总”。所以我们就先总的预告一下今天的内容，我们现在看到的幻灯片是一个提纲页，所以在幻灯片的使用中，“总”的这一部分有一个提纲页非常重要。 第一部分是想和大家通过一个故事和案例来说明，PPT幻灯片演示不仅是PPT本身，实际上有三个要素（三个层面）的内容。包括“演示内容、演示形式、演示过程”； 第二部分也是通过一个案例来向大家展示，做好PPT幻灯片演示、达到我们想到达到的说服和沟通的目的，我们有三个原则需要遵循：第一、目标与听众原则；第二、逻辑与结构原则；第三、“KISS”原则。 “KISS”原则是什么呢？我们先卖一个小关子，一会儿来给大家展开； 第三部分是单从设计层面来讲，我们要给大家看到的画面要更美观、更赏心悦目。因此，从设计层面讲PPT有四“目”标准：“耳目一新、一目了然、赏心悦目、过目不忘。”怎么去做到它，我也有一些建议供大家参考； 第四部分是在设计制作演示幻灯片时，最忌讳的是“WORD搬家”——把大段的文字放在屏幕上。于是，我们就要想办法用图形化的方式来表现。有一种说法叫“文不如表，表不如图片”。怎么样去图形化呢？我也有五种方法告诉大家。 好，这是一个总的预告，那我们下面就来看第一部分的内容，就是幻灯片演示的三要素。现在看到的是一种表现手法，当我们需要讲第一部分内容的时候就把它突出，把其它的部分弱化。
下面讲一个小故事，我们希望从这个故事来说明，好的、完整的幻灯片演示不仅是PPT本身的事情。 这个故事发生之后，我写了一篇博客叫《意外观摩到一次失败的商务演示》，现在看到的是“搜狐博客”里的截图，大家可以看到有一些照片和一些文字。后面，我文字总结了失败的原因，现在这个画面只是告诉大家有这样一个故事。我们下面就把屏幕黑下来，还记得让屏幕黑掉是哪个键吗？（B键）非常好！那……有些朋友就可能有疑问，如果让它变白按哪个键？有答案吗？（还是B键。）那不还是黑吗？好，那我启发一下。“B”是“Black”的首字母。（W）对，按“W”就变白屏。 好，下面我们就来讲这个故事。应该是去年11月份，我接到一个电话：“马老师，我们有一个‘无线移动发展趋势’的论坛，邀请您参加。”我一听这个主题很好、很有兴趣，就报名了。之后的过程中，有填写回执、打电话确认、短信提醒等等，活动组织非常严谨。12月23日那天，我到现场参会，进入会场的时候，有一个很大的声音从音响传出：“热烈欢迎马建强老师莅临本会！”我听到好感动。后来才发现每个嘉宾入场都有这样一个仪式，他们的组织工作的确不错。然后主持人宣布活动开始，主讲嘉宾是在“无线互联网”很资深的一位人士，为我们来做演讲。演讲者是一位年轻的女士，她的声音很好听，形象也不错。前十分钟感觉还不错，再往下听，就不太明白她到底想要干什么？因为她从“大哥大”说起、再说到“温州的鞋商”、还说到了“阿里巴巴、淘宝”，啰哩啰嗦了很多，快一个小时，才大概明白。她希望现场的嘉宾来买他们的无线搜索排名关键词，而且还告诉现场的观众：“你们可以到外面的VIP室去体验无线搜索。”这一下子走了一大半，剩下没几个人。一直到结束都是那个女孩在喋喋不休的说，全然不顾现场观众。最后我观察，这次推广演示活动，花费很大心思去组织，前期准备非常不错，但是最后成交却不多，所以说没有达到这次商务演示活动的目的，它失败在哪呢？ 我们再回到大屏幕做一个总结，请注意！千万不要把大段的文字放在屏幕上，把总结的要点放在屏幕上即可，用一个背板去突出显示总结的要点： 首先，我们说她演讲的时间过长，特别是这样的商业推广活动，还不是培训，喋喋不休一个人在说，就非常有问题； 第二，是忽视听众的反应，我们看到这张照片，这一位先生直挠头，然后主讲人依然不管不顾地在说； 第三，这一点也很重要，就是在她演说的中途提示现场的观众，可以出去体验，然后她自己还是接着讲，这是大忌，非常有问题。我们再看左半区域，就剩一个观众，主讲人在这里，她还在讲。 第四，幻灯片的问题还有哪些呢？最主要的就是逻辑结构错误，我们说不同的主题和内容，都有不同的结构要求，如果是想要说服客户或者是老板，就要有说服的逻辑结构。说服的逻辑结构，最好是开门见山，直奔主题。让听者很明确，然后想办法去证明我们讲的东西是对的、是好的，这样就可以了。千万不要洋洋洒洒到最后再点题，这是大忌。 最后，当然还有“平铺直叙”、“Word搬家”等等这样的一些毛病。 总结，一次完整的商务演示或者PPT幻灯片演示活动实际上是由三个层面的内容构成（或者说三个要素）。三个要素就是“演示的内容、演示的形式、演示的过程”，这三者完美结合，才会有一个好的、完美的，能够帮助我们达到沟通和说服目的的PPT幻灯片演示。 三要素中内容最重要，它是根本。一部好的电影，一定是剧本决定的。我们看《孔子》这个电影为什么不太成功？实际上是它的剧本不够出色。我们看到的一些优秀的，虽然没有大制作的电影呢，比方说《疯狂的石头》，一定是它的剧本非常精彩。PPT幻灯片演示也是一样，它的脚本是根本，它决定了幻灯片演示最终的质量。其次是演示的形式，最后是演说的过程，就是演讲者在现场和幻灯片的配合。是不是在必要的时候，让大屏幕黑下来，自己回到主角来继续演说。还有声音的跌宕起伏、故事性、生动性等等。 说到PPT幻灯片演示的内容最重要，我再讲一个前些天发生的小故事，来表明内容是多么的重要。大约是两个星期之前，有一个网友打电话给我，他是西安一家大公司新任命的中层经理，他特别着急，说：“马老师，我过两天就要在全体干部面前做一个工作的说明，我已经给领导写了一个报告，但是要怎么给大家讲呢？而且要用PPT，我一点都没有谱，不知道该怎么去做，希望马老师帮着参谋一下。”我看到发过来的WORD汇报，是给上级领导写的。如果直接去给同级的干部讲，就有问题。首先，他的出发点和站位就很容易引起冲突和矛盾。我给他提了一些建议，首先是站位，是“就事说事”而不是“人对人”的一种交流；其次，对工作的安排，因为他的工作性质有一些监管的特性，所以要讲是上级公司的部署，要“事情对事情”地说，才会更有利；同时在报告中应该把这项工作对大家的好处也要格外的突出和强调清楚。之后他又重新写了一个稿子，我帮他做成PPT幻灯片演示稿，感觉非常不错。但是，正式宣讲是在上午，中午我打电话问他怎么样，他说：“马老师，太意外了，你猜怎么着，我把电脑接上，发现投影的接头坏了，所以就没用成这个PPT，我是直接讲的，但效果非常好。”通过这个故事我想说明，内容最重要，是根本。在设计制作PPT之前，写一个好的脚本是第一位的。 好，前面一段讲了第一部分的内容是幻灯片演示的三要素“演示的内容、演示的形式、演示的过程。”其内容最重要，它是帮助我们达成告知和说服的目的的关键。 要达成沟通和说服的目的，从幻灯片演示的角度来讲，我们要遵循三个原则，是哪三个原则呢？ 第一，是目标与听众原则。从我们接到这个任务开始，自己就要牢牢的铭记，最终要取得什么样的效果，是要说服客户？还是要说服老板？还是有其他的目的？要以听众为中心，要考虑听众的感受，要考虑他的角色、年龄、性别、喜好，还有环境的情况。 第二，结构化原则。也是结构和逻辑的原则。内容逻辑合理、演示结构清晰。 第三，“KISS”这是我们转借一句英国的谚语来用的，这个谚语的原文是“Keep It Simple and Stupid”，有点形容“傻瓜”照相机又简单又好用的感觉。做幻灯片的时候，画面上就要“KISS”，指“Keep It Simple and Short”，是要简单而且简短的意思。下面我们来重点说为什么要“KISS”？ 首先是由PPT工具本身的属性所决定的，我们都把幻灯片叫PPT，因为99%的人都是用PPT软件在做幻灯片，实际上可以做幻灯片的工具还有其他。PPT的本意是“Power Point”。“Point”是什么意思呢？重点、要点。“Power”是什么呢？是力量。合在一起就是让你的重点和要点更突出，更有力量。这才是PPT的本意，如果我们拿它当“Word”去用的话，那您一定是大错特错。PPT就是做Presentation也就是做演讲时候用的一个工具。 其次，从为了达到说服和告知的目的的角度讲，我们也需要让的重点能够格外的突出出来，这样才能够让台下的观众，让你的客户、老板，能够注意、看到、记住了。 下面我们就看一个案例。对比展示“KISS”的应用，来感受它的效果，这个案例也很有意思。 我们都知道迪斯尼做动画片、游乐园、还有其他一些周边的产品，其实，迪斯尼还做儿童家居。迪斯尼到中国开拓儿童家居的市场，它的做法值得我们去学习。当我们准备开发一个市场、销售一个产品的时候，一定要想办法先销售理念。就好比今天的这个活动，大家虽然以为这个PPT我会用，但是会用和好用不是一回事。会用PPT，不见得能够用好、做得好，就好比我们每个人都会写字，但是不见得是书法家、也不见得是作家。我们每个人都会讲话，但不一定是演讲家，主持人、或演员。 现在，我们看到的是迪斯尼推广讲座的PPT封面，是在一个社区做的，它一共有100多屏，我截取了其中的一部分来对比展示。这个PPT挺花哨，但是我们看到一个非常熟悉的图案，是常见通用模板的标志，这样搭配感觉到有点不伦不类。另外，它的标题也不清晰。修改之后是什么样呢？用整体VI颜色去构图，完全做一个大色块背景，然后标题用一个儿童特色的字体，用特殊的艺术字的装饰方式，让它突出出来。 如果我们的幻灯片很多，一定要有一个简洁明了的提纲，而且一定要有这样的过度页，每一讲要有过度页。 打叉的都是它的原稿。下面这一部分是想告诉我们一个理念，儿童不同的成长时期，都有不同的发育特点，对家居环境有不同的要求。“0到3岁”是什么样的要求。这里面问题也很多，首先颜色的搭配就很不舒服。这里是绿色，基调是蓝色，然后有绿色字体、又有红色的字体、还有蓝色字、还有图片。这段文字是典型的 “Word搬家”，放在上面也看不清楚。这是第一个阶段，四个阶段都是这种方式去表现的。 那我们从“KISS”——简单而且简短的角度来讲，修改之后是一个什么样的情况。把这四个阶段放在一个成长的坐标轴里面，不同的阶段有不同的特点和要求。比方说0到3岁叫婴幼儿期，这个时期儿童本身有什么特点？对环境有什么要求？用坐标轴上的柱形图表现，内容由主讲者讲给大家听就好了。千万不要把大段的讲述文字，写在屏幕上，让观众和自己一起来朗读这个内容，这是要不得的。3到6岁是一个什么样的情况和特点？6到12岁是学龄期，有什么样的特点和要求？12—18岁又是一个什么样的特点和要求？这是修改后的，经过“KISS”之后的一个案例和展示，这样就很清楚，一目了然。 这是一个过渡页。 下面，我们又看到一个很典型的“Word搬家”的画面，“Word搬家”是PPT幻灯片就用的第一大忌。我很早就写过系列文章叫“PPT应用十大常见错误”。其中第一篇就是“Word搬家”。只要是“Word搬家”，观众就会立刻去看字里行间到底是什么意思，而且要去发现、提取里面的要点。如果字小、颜色难看、又看不清楚，就很难受、很有压力，就不爽、不舒服，所以我们千万不要“Word搬家”。这一屏是修改之后的，可以立刻看到，本段的核心要点就是“儿童家居环境安全问题不容忽视”，有一些数据，比方说白血病儿童患儿的家庭，90%都装修过，这个数据很可怕。儿童的家具的抽检不合格律竟然达到55%，甲醛超标4倍。把这三组数据提取出来，做成数据图表的形式放在这里，一目了然，大家就会很警示这个问题。而一段文字放在那，就没有太多的感觉。 这是另一个经过“KISS”修改的例子，原稿也是把两个案例、大段原文一字不动的放在屏幕上，看起来很吃力、很有压力。而且，插说一句，我们演示用的PPT幻灯片，其实是大小标题构成的，所以标题的提炼非常非常重要。例如，年中岁末写总结的时候，你如果写“2010年工作总结汇报”，这个标题就很没有感觉、很没有意思。把你的成就、业绩、亮点提炼出来，比方说，“深入一线、做好客户服务、提升服务质量”，这个标题就很有内容，老板一看就有感觉，所以不要大而化之的标题。这张幻灯片也是一样，“儿童问题及家长教育误区”，到底是什么误区，还要观众自己去提炼，这样不好。整理之后就一目了然，“不要用成年人的眼光对待儿童的世界”。屏幕上通过这两幅画去对比，然后讲案例故事，调查显示因为环境不合适导致儿童自闭症、孤独症等，这样的案例，有名有姓、有来源就可以了。 下边是这个案例的最后一部分，它也是要传播一个儿童家居的理念：儿童的房有“五大基本功能”。这个画面看上去非常辛苦，五大基本功能到底在哪呢？这里有一个“睡眠功能”，另外一个又跑到右下角，是“教育功能”，字很小，然后还有一个红色的小标题，绿色的段落，蓝色的小标题，还有图片的标题。这种状况就是大量信息堆砌在PPT上，一点也不“KISS”，没有重点、没有突出、不整齐、不清晰。那么，另外三个功能呢？又跑到下一屏，上上下下、大大小小，很乱，我们不看了。 改完之后是什么样的呢？儿童房“五大基本功能”一目了然，一、二、三、四、五，“睡眠功能、教育功能、玩耍功能、学习功能、储物功能。”然后，演讲者给大家一个一个地解释和讲解就可以了。比方说睡眠功能有什么样的特点和要求？讲完之后，画面一转来到教育功能，因为这是一个儿童的主题，我把相关的照片放在一个画框里，让这组照片做成一种旋转立方的效果，也很能引起大家的关注和兴趣。然后你去讲，讲完教育功能之后，转移到玩耍功能，这个照片再一转，玩耍功能是怎么实现的？是有哪些要求，等等。这样一个一个讲下来；即生动、又清晰、也简洁。千万不要把你要的照片很随便的全部堆积在屏幕上。因为PPT提供这样的功能，可以让我们做地巧妙和生动。最后是再一转，转到的储物功能。这样来演示就非常有意思，也很好玩，而且一定会有耳目一新的感受。 “KISS”只是我们要突出重点的一个原则，如何突出重点呢？至少有100种方法，可以帮助我们、让我们的重点突出出来。这个100种方法我当时考虑要不要写1000种，因为100是一个虚数，实际上是有1000种或者有更多的方法可以帮助我们突出重点。由于时间的关系我们就不展开了，大家记住“KISS”是最核心的原则。 我们再回顾总结一下，幻灯片演示的三要素是“内容、形式、过程”，内容最重要。做好幻灯片演示是为了帮助我们更有效地达到告知和说服的目的，这个时候我们要遵循三个原则：第一，目标与听众原则；第二，逻辑与结构原则；第三，“KISS”原则。
下面我们来分享第三部分的内容，从设计的层面讲，PPT幻灯片演示需要遵循四个标准，为什么PPT设计很重要呢？很多人去见客户都穿的正装，很笔挺、很职业。但是，给客户看的幻灯片却很随意、很难看。实际上，PPT幻灯片本身也是一个“门面工程”。它就如同我们职场人士的形象一样，代表了你的品质和内涵。 从设计的角度来说，PPT幻灯片需要遵循四“目”标准，都跟眼睛、跟看有关系：第一个“目”是什么呢？耳目一新。第二，一目了然。第三，赏心悦目。第四，过目不忘。 “耳目一新”是什么？我们借助PPT幻灯片演示去做一件告知或者是说服的事情，首先你要把你的听众和观众的眼球吸引住，因为现在是眼球经济时代，得引起他们的关注，如果没有新的感受，他一定会不在意，或者是顾左右而言他。 “一目了然”是屏幕上演示的内容，一眼看上去，观众马上就会明白。就好比儿童房的“五大基本功能”一目了然。 “赏心悦目”是看上去你的画面很舒服，很协调，没有不适的感受。有朋友发给我一张PPT说：“马老师，请帮我看一下，这个幻灯片怎么看怎么别扭。”我看后，多数情况是颜色搭配不合适，而且里面的元素和要素布置的很乱。 “过目不忘”就更重要了，我们可以设想一下，如果我们面对自己的上级老板，讲完之后，得到的效果是，“哎呀！你讲的太好了！”你的工作业绩和能力已经被老板充分地看到和领会到，非常好，这个对于我们职业的发展意味着什么呢？就是“机会和前途。如果是给客户讲，讲完之后客户说，“哎呀！你讲的非常的精彩，重点很突出，你们的产品和服务我们很喜欢，我们来签单吧。”这样我们就达到PPT演示的目的和效果了，否则就是白搭。 下面，我们用一点时间来简单解释一下，从色彩搭配角度怎么样让画面更好看，因为这方面的问题也比较多，由于时间关系，我们做一个最精炼的解释。大家现在看到的是“三原色”，任何一本美术色彩的书里，都会讲到这部分内容，“三原色”两两搭配，红和黄搭配形成了橙色；黄和蓝搭配形成了绿色；蓝和红搭配形成了紫色，这样两两搭配形成六种颜色。再两两搭配就形成了十二种颜色，这个就是十二色环。在这个十二色环上， 30度左右夹角相邻的是邻近色、或者近似色，对面的叫“互补色”。同时这十二种颜色本身还可以通过“深浅明暗”的调整，创造出更多的颜色进行选择。 下边我们直接就说配色的原则，这个大家可以记一下： 第一，“紧扣主题”，比方说我们前边看到儿童的主题上比较多的橙色、黄色如果是高科技IT企业，则用蓝色比较多； 第二，“相邻配色”，就是相邻的“30度夹角”的颜色，从这里面去取； 第三，“互补强调”，如果我们是在一个蓝色的背景上要突出一个对象、一些字的话，我们用和它互补的颜色的去强调，效果是最好的，一方面是最突出，国一方面视觉上也最舒适； 第四，“背景协调”。可以通过这种明暗的变化，让自己的颜色更丰富。 最后是“善用色调”，通常情况下并不是大红、大绿或者大蓝的颜色是最好的，可以稍微淡一点。这样颜色的视觉效果是最舒适的，当然也要根据投影和现场的情况来确定。 配色的原则是“紧扣主题、相邻配色、互补强调、背景协调、善用色调。” 下面我们看一个例子，也是讲一个小故事，大家现在看到的画面是一个证书。我本人特别荣幸，被“中华粉红丝带关爱公益网”评为“最佳志愿者”。这个证书的来源是这样的，去年10月份，有一个网友打电话给我，说：“马老师，我看你的博客特别好，我们有这样一个公益活动，能不能帮我们做一下幻灯片。”然后她讲述了“粉红丝带”的一些情况，“粉红丝带”去年举办“中国行”活动，很多地铁都有它宣传招贴。10月份在北京有一次宣传活动，需要做PPT幻灯片，我说没有问题，你这么好的事情，我一定要帮忙。然后李老师把材料发过来，我帮她去设计，结果她非常满意，而且是很短时间内完成的，现场也是效果非常好。至此之后，12月又做过两次活动，1月份还做过一次活动，都是我帮他们做的PPT幻灯片。最近的一次是昨天4月1日，在深圳有一个“行为艺术展”，“粉红丝带”在这个展上也要做一些关于“粉红关爱主题”的宣传活动。前天上午，李老师打电话给我，“我们又要用幻灯片，这次内容不多，但是也得麻烦你做一下。”“我说这个时间也太紧了。”我会尽最大的努力抓紧做好，因为是31日中午发给我，1号就要用。而且我还要准备今天的活动，明天还有课程，必须在31日下午把这个事做完，还得让他检查一下有没有问题。大约两三个小时，设计完成了这个PPT演示稿。 下面我们就来给大家展示，同时也是帮“粉红丝带”——一项很好的公益事业，做一个小的宣传。 （看幻灯片） 我们这个案例就看完了，里面用到了“KISS”原则，图片标题很简洁，而且这种图片和音乐的配置，也把我们想要表达的内涵，充分表现了出来。 之前，我已经讲了三要素、三原则、四标准，下面开始说“五步法”。 PPT幻灯片演示它本身是一个视觉展示工具，是一种图形化的表现手段，如果“WORD搬家”把大段的字放在上面肯定有问题。怎么样把文字概念用图形化的方式表现出来呢？我自己总结了五种方法，也可以说是五个层次、五步的方法： 第一，“背景图饰”； 第二，“艺术字”。艺术字不是简单的PPT里面的功能，而是说还可以把这些字形，通过一些艺术的手段表现出来。大家有兴趣的话，可以看我3月8日的博客，里面转载了美国的一篇PPT的画面，其中有一些字形的表述，就非常的有意思，而很有特色。 第三，是最重要的，叫“逻辑图示”。几乎每一屏表现的内容，它都是一个核心概念，通过一些论点和观点去支撑。证明这个核心的概念，就有一些逻辑关系在里面，如果我们把逻辑关系放在一个恰当的图形里面，这个表现的效果应该是非常棒的。 第四，“主题图片”。用相应的主题图片去支撑我们、表现我们的主题内容。我们再稍微回顾一下，来看看今天的主题图片应用有哪些呢？比方说，我们强调可以有很多方法来让我们的重点突出出来。100种方法，就用一个惊讶的表情去突出、去强调、去支持我们的内容。再比方说，幻灯片演示实际上是一个形象工程，也代表了你自己的门面，我们要重视它，因为它代表着我们的本质与内涵。这也是一个主题图片的应用。 第五，“情境还原”。把我们想要表现的内容，还原到那种情境里面去，这样的话可以给观众最真实的感受。这里，我们可以看到我们前面看到的画面 “完美演示三要素”。这一屏的核心主题是想告诉大家，一次完整的演示，实际上是由三个层面的内容来构成的，这四个概念，怎么在屏幕上表现出来呢？早期的时候只是“四行字”，肯定差太远。后来我画了一个金字塔图，下面是内容、形式、过程。上面是完美演示，感觉还不够，突然有一天灵机一动，既然是说演示，那我就不妨把它放在演示的环境里面，演示的环境里面有哪些元素呢？有投影、幕布、还有左下角的投影仪，还有光的影子，还有三层字体，这样就非常真切，这就是“情境还原”。 大家看到的这些画面都是在PPT中设计出来的。所以，把你要表现的概念、关系、主题放在一个“情境”里面，这样观众就有更真切、更真实的感受，更容易被说服和感动。 上面讲的是文字概念化的五个层次，还有很多案例，今天时间有限，我再给大家看一个案例。这个案例是跟政府部门的PPT幻灯片应用有关，不仅是企业用PPT越来越多，其实政府也在用。今年年初的时候，有两条新闻，一个是重庆1月4日有一条消息，重庆规定“区县一把手工作汇要用PPT形式”，而且这个消息，还在咱们“搜狐侃事”做过一个专题，让网友展开讨论。 第二个消息是《北京青年报》1月13日发布的，说，朝阳区政府工作报告首次采用PPT形式，我看了这个报道，觉得他们做的还是不错的。 我们下面要看到的这个例子，是一个比较典型的政府部门做幻灯片演示的案例，为了避免对号入座，我们把其中很多具体的信息隐藏掉，我们直接看里面的内容。这个PPT的第一屏是一个开场辞：“各位领导、各位同志……！”把这种问候词放在屏幕上实在没有必要。还有一些小笑话，我一个朋友在湖南，他的领导很喜欢PPT幻灯片，觉得好，为什么好呢？怎么个好法呢？因为这位领导认为PPT 省纸，就是可以节省纸张。因为以前都要把这个报告打出来发给大家，现在不需要了，直接打在屏幕上就可以。这种认识实在是大错特错。大段的文字放在上面，大家都认字，跟讲台上的领导一块去读，很没有水平，也很没有档次。我们说告知和说服的效果也非常差，而且观众会觉得很无聊。 现在看到的是改了之后的封面，我们说设计和主题相关也体现在这里，适合政府工作的一种风格，有横幅、蓝色的背景、带光环的国徽。 这是刚才看到的大段文字修改后的PPT，其实，把要点提炼出来，一行一行地去展示就可以了。每一行字后的立体图，其实是一种背景图饰，是图形化的第一种方法，也有突出强调的效果。 具体用的时候，领导在台上发言，讲到这一段相关的内容时，就将对应的内容出现。这一段的核心内容就是“各项工作取得了长足的进展。”第一段是“全面落实科学发展观。”第二段是“践行四个重在” 。讲到哪里就出现哪里，“超额完成各项任务。”“城市建设取得重大进展。” 这样展示就比前面的“Word搬家”要好很多，进步的很多，当然，从设计的角度讲，还可以把这个做的更漂亮一些。 我们看下面的另一个修改版本，分析这一段的内容，核心就是“各项工作取得了长足的进展。”“进展”是一个什么样的感受和画面呢？一定是成长、向上的台阶、向前的箭头等，所以就把“进展”的感受，通过这种成长的台阶和箭头去表示。然后把“三个核心”的要点放在标语牌上，放在台阶上面，那是三个最主要的“成就和要点”。 领导讲话的时候，比方说，讲到“全面落实科学发展观”，就让它闪动一下；讲到“超额完成任务”的时候再让这里闪动强调一下；当讲到的“国际旅游度假城市建设取得长足的进展”的时候，也让它闪动一下。这样的话，整个这一段的PPT幻灯片的演示和它的内容，就非常完美的有了一个匹配，也有非常好的说服和告知的效果。 我们再总结回顾一下今天下午分享和学习的内容，主要是“三、三、四、五”这么几个核心的概念。 第一、幻灯片演示的三个要素，也是三个层次，大家还记得吧，应该在这一页。 我插一句，在幻灯片演示的过程中，最忌讳跳出来、离开演示画面，讲着讲着，找不到了，就退出来，找到后再继续放映；或者说用右键点出菜单，再去找。这样做非常不好，因为它打乱了你的节奏和画面。实际上有一个方法非常好用和简单。比方说我记住了，刚才要回顾的那一页的内容是P8，我就点一下数字“8”，然后再按回车，就马上跳转过来了，这样就没有其他多余、杂乱的动作在这个画面上出现。 我们回顾第一个“三”是指“三要素”，完整的PPT幻灯片演示，是由“演示内容、演示形式、演示过程”来组成的，这是我们第一个学习的要点； 第二，我们再回到刚才的“24页”，我们学习的是“三原则”，它是哪一部分呢？是“目标与听众原则；结构和逻辑原则，还有‘KISS原则’”； 第三，我们还和大家一起分享了设计的四个标准——“四‘目’标准”，从设计的角度来讲，做好的幻灯片的演示，我们需要遵循四“目”标准。哪“四目标准”呢？在15页，第一个是“耳目一新”，目的是吸引观众的关注，吸引大家的眼球；第二个是“一目了然”，目的是让大家一眼看上去就明白我们说的是什么，重点是什么，亮点是什么；第三个是“赏心悦目”，感觉很舒服，很愉悦、很喜欢，从视觉上心理感受上没有不适的东西；最后是“过目不忘”，我们讲过的内容，被客户和老板牢牢的记住，这是我们求之不得的事情。这是“四目标准”。 最后我们介绍了“文不如表，表不如图”把文字概念变成图形的五步法，这一部分的内容在“21”页，回车就过来了，“背景图式”、用“艺术字”去表现，艺术字这块，我推荐大家去看我3月8日里面的博客，那里面有一些案例，还有“逻辑图示”用的也非常多。还有“主题图片”、“情境还原”。之后我们还看了一个政府的案例，在“24页”。 讲完这一部分的时候，我做一个总结。很多人觉得PPT不过是一个“Office”的软件而已。那么我想说的是，作为软件的PPT它只是一个工具而已，但是作为幻灯片演示的PPT一定是创意、是设计、是艺术。我设计PPT幻灯片，是一种非常微妙、非常好玩、有非常有乐趣的一项工作。可以让我们的右脑得到开发，可以让我们的工作生活有特别的呈现。 下面给大家看一个更精彩的例子，这个例子也比较极端，是“心系太阳村”。这个例子是想告诉大家，我们用幻灯片甚至可以设计出来类似电视艺术片的效果，刚才我们看到的“粉红丝带”已经有点这种感觉，下面的这个案例就更为突出了。 （看幻灯片） 好！在PPT播放的过程中，按“S”就是暂停。“心系太阳村”这个案例，其实想和大家一起来分享，我们使用PPT，有可能实现一些类似于电视艺术片的效果。PPT幻灯片的演示，不仅仅可以帮助我们去传递信息、传递知识、传递理念，还可以帮助我们去营造氛围，传递一种情感。当这样的去用PPT的时候，PPT幻灯片就可以充分发挥它的价值和作用，帮助我们更好地实现告知和说服的效果。 这一段我的分享的内容就到这，谢谢大家。 张文强：我们再次掌声感谢马老师非常精彩的分享，来热烈的掌声感谢马老师。你瞧这儿的学生们确实受益匪浅，让我们同时认识了一个幻灯片，它是一个非常重要的载体，而且我觉得在马老师手中的幻灯片简直变成了艺术品，能够绽放出来很多很多的光彩。 我们进入到下一个环节、互动环节，不仅马老师跟我们一起来交流，而且有几位朋友跟我们一起来进行现场的互动。 介绍一下，我们最右手边这位是刘老师。 刘燕权：非常容幸，也非常高兴能够有机会能够到“搜狐职场一言堂”来跟大家分享，学习马老师对PPT精彩的制作和表演，非常荣幸。 马建强：刘老师是远道而来的客人，是美国南康州大学的终身教授，还是美国福布赖特学者。目前他正好受福布赖特基金会的安排在北京师范大学做教学活动。非常有幸请到刘教授来参加今天的活动，也可以让我们感受一下美国的PPT风采。 张文强：来让我们掌声欢迎一下刘教授。（掌声）第二个李老师您得介绍一下。 张文强：第二位李老师您得介绍一下。 李文玲：大家下午好，我是高等教育出版社的，我叫李文玲。 马建强：有一本书是我去年在高等教育出版社编写的，就是PPT应用的书，正好也把李老师请过来了。 张文强：就是这本《PPT的办公应用》对吧。好的，我们的所有的同学都会得到这本书，而且参与我们“一言堂”这一期的网友也可以得到。 张文强：还有一位特别神秘的嘉宾，我们一直看到的这位老师一直坐在台下认真学习。没有想到这么眼熟，我不知道大家是不是看出来了，是哪一位神秘嘉宾？ 孙小梅：都坐在这儿了还神秘什么啊。 张文强：这位是我们央视知名的主持人孙小梅老师，来热烈掌声欢迎一下孙老师，孙老师还用做一个自我介绍吗？ 孙小梅：不敢说，真不敢自我介绍，因为今天实际上坐在这里是跟大家大多数同学咱们坐在一起来听马老师讲课。我相信我的感觉可能和大多数朋友一样，我真的是觉得获益匪浅，而且我认为这都是我以前没有听到过的。可能对于我们现场很多年轻的朋友来说，做PPT是一件非常经常的事情。因为工作的关系，用到PPT让我亲手实践的还真没有，我今天真的是如饥似渴地听了一个小时，有很多的收获待会儿来跟大家一起分享吧！ 张文强：好的，我们再一次掌声来欢迎的三位嘉宾老师，现场的同学有福气啊！假如大家在PPT方面有什么问题的话，可以举手来跟嘉宾来交流，可以指定一个老师，也可以让所有的老师来回答这个问题。 马建强：其实请小梅老师来也有这样一个原由，我们说有PPT演示有三个层面内容，形式，过程。这个“过程”实际上是跟讲有关系的。小梅老师是著名的主持人，是前辈，在这方面一定有非常多的经验。 张文强：所以大家对于PPT的制作方面或者是PPT演示方面，还有就是主持演讲方面，可以请教我们几位嘉宾老师。而且刘教授是来自美国南康州。假如大家觉得在美国在这个PPT方面应用方面有一些什么问题的话，也可以请教几位嘉宾老师，非常难得的机会。
张文强：我先代表我们网友问几位嘉宾一个问题。因为马老师讲的所有内容当中有一句话我觉得非常重要，他说“不管PPT做得多么精彩，肯定人是其中最重要的因素”。而且马老师还教一个特别实用的技巧，按一下B就是黑屏，按W就白屏。其目的就是为了让大家把这个焦点放在演讲人身上，所以这边就是对演讲者的演讲能力是非常非常大的一个要求。假如你演讲能力不好的话也是不行的，可是我就发现有很多做PPT的一些同学，他的PPT做得还是OK的，但是他的演讲表达，这方面的语言欠生动，我想请教几位嘉宾老师怎么能让自己的语言能够生动起来？因为孙老师肯定是最专业的，孙老师是专业主持人，所以孙老师最后一个回答。 孙小梅：我今天觉得您这位主持人一上来我们就基本上快失业了，呵呵！ 张文强：好的，先请教授讲一下。 刘燕权：那我就先讲几句，也是班门弄斧。因为在中国的PPT跟美国的可能不太一样，但是总的说PPT是通过一个形象的，直观的，多媒体的方式来传送一种语言，使这种语言得到信服、得到公认、得到认可。我觉得认可恐怕是PPT最大的效果。因为认同和认可是我们要达到一个目的，这个目的大家都认同了，我们的PPT就达到目的了。这个认同的过程，不光是马老师讲的三原则、“三三四五”的总的概念，同时就像我们主持人现在提出的问题，这个是表达的方法。刚才小梅老师，语言是传送这种认同的方式，认可的方法，我觉得语言很重要的。马老师讲到了抑扬顿挫，其实语言仅仅是一部分。刚才讲到了形象，在什么时候微笑、什么时候稍微严肃一点、什么时候目光传达出一种思维、什么时候身体各种部位表现一种专业的效果，这些确实是一个很重要的因素，可能更专业的老师能够讲的好一些。 张文强：我们感谢刘教授！刘教授说要使语言生动是一个全面的过程，不仅是语言，包括肢体动作，包括你的表情、眼神，是一个综合了要素才能让你的表达更加生动，更加吸引人，这是刘教授给我们大家的一些提示。我们来听一下李老师的。 李文玲：我确实是来学习的，因为我在出版社工作，经常要给老师提供课件什么的。我觉得今天马老师讲的挺好的，真的来学习了。他用比对的方法，跟你讲解。以前觉得PPT大家都在做，甚至比如在高校里面，老师们讲课基本上都普及了多媒体教学，如果哪个老师不用的话，有点羞愧难当似的。但是真正做得好不好，怎么去用，实际上没有引起大家的重视。我觉得这块今天听了以后，就挺受启发的。他不光有案例的讲解，让你觉得非常生动，就怎么把这些内容、或者文字、或者是形式，植入到PPT的制作里面。我觉得这些在工作中能起到一种锦上添花的作用。
张文强：我们掌声感谢李老师。我个人感觉李老师的话当中告诉我们，可能我们用对比的方法，用案例的方法，也可以让我们的表达更加生动。当然最专业还是要请我们的小梅老师。 孙小梅：我觉得今天在听众里面我是最业余的。我不好意思跟大家讲，我从来没有亲手做过一次PPT。我没有做过并不等于我没看过，我看了很多的PPT。因为我们参加各种各样的活动，参加各式各样的会议，也看过很多人做各式各样的PPT。包括今天听马老师来这样深入浅出、用这么短的时间把我脑海里非常复杂的事情他用几行字表达出来，就特别崇拜你。我觉得马老师一开始说的一点，我个人感觉很重要，就是以人为本，还有内容是最重要的，这点我非常同意。 我们在做节目的时候、我自己的工作是没有PPT的。如果我们将来做什么节目可以用PPT一块来的话，会不会有另外的一种表现，这个我不敢讲。但是我的一种感觉，刚才主持人也说到，马老师也说到就是人的表达、表述，包括用什么样的眼神，你如何来吸引大家的注意力。如果大家不都不注意了我就按B就把它给黑了，你们大家都得看着我。我觉得不能要求所有的人你们都受过专业的训练，就像我们都学过表演，我们怎么样让大家集中眼力让大家都来看着我。 我觉得我们不能去要求别人，但是大家在各个领域都是精英，而且每个人都是不同的血型，不同的性格。马老师是这样表现的，但是可能对于我，还有教授，李老师，对于我们可能并不一定适用。所以我觉得站在这个台子上，当我们有一天要向大家演示某一件事情的时候，最需要的是我们的自信。 我想告诉大家什么，那个时候更多的地要忘记，我今天在这里，这么多人看着我，我非常紧张，我怎么样才能说得好呢？我怎么样把PPT用好呢？如果你想这个的话，可能就要失败了。我觉得大家更多的是把这些领导、或者是听众当成你的朋友、你的同事，更多把他们当作你的家里人。想象一下，你在餐桌上跟爸爸妈妈说我明天有一个什么样的决定或者说我正在有做一个什么样的事情，你会怎么样来跟你的家人说一件事情。这个就是在你的工作、演讲时的表现，可能我用这样的手势可能会好一点，用这样的眼神可能会更吸引你一点。因为这些都不是大家所擅长的，我觉得放松自己，然后集中注意力，放在自己要说的内容上。 这个时候有一个非常好的帮手就是PPT，因为人在紧张的时候可能忘记自己要说什么，尤其你站在很多人的面前，脑子一片空白。像很多做专业的，我遇到过很多同事和演员，大家虽然做了很多年，但是仍然有在台上脑子一片空白的时候，这个时候就有靠经验了，怎么样把这个局面挽回来。我们在工作当演示的时候，PTT是一个帮手，因为它会提醒你，告诉你下面要说什么。我觉得能够有PPT是一个特别幸福的事情。 张文强：掌声感谢孙老师，而且孙老师也给我们做了一个非常好的示范。马老师总结一下吧，您觉得呢？ 马建强：谢谢各位老师。其实做培训、做这种活动应该是一个互相学习的过程，我特别同意小梅老师的观点，把自己的注意力，聚焦到我们的表达内容上，不要去注意紧张的事情。有一次，也是参加一个小的演讲比赛，我旁边一位同学就特紧张，后来我就告诉他，你不要把紧张当作紧张，你要认为这是一种兴奋的状态，他听了之后觉得是这样，马上感觉就不一样、不紧张了。我到这个场合也紧张，但我认为这是一种兴奋、是一种战前的跃跃欲试的状态，这种感觉其实是不错的。 孙小梅：我们一开始都看到了。 张文强：而且我觉得网友的另外一个问题也是很重要的。就是包括我们所有人，当我们要面对我们的客户，或者是我们在课堂上面对我们的学员的时候，或者我们在录像的时候，面对我们的观众的时候，肯定之前都有一点紧张，我想你怎么样克服这个紧张？我想问一下小梅老师，这个怎么解决？ 孙小梅：先问教授吧都是教授教出来的。 刘燕权：因为我每天都上课，走进讲堂我也是NERVOUS、非常紧张。这个NERVOUS怎么克服呢？最关键的就是像小梅说的把这件事情，不认为你是演讲人、学生是观众，而是看作一个家庭的成员，家庭是很和谐的环境。这个舞台不仅仅是一种展示我内容的舞台，而且是跟大家沟通桥梁。我最NERVOUS的不是站在这儿，而是我Talk to Wall，大家都不说话，也没有笑容，让我好像跟墙说话，这就特别紧张。通过PPT来展示你的东西，来帮助你。我特别喜欢小梅这么说，当脑子里一片空白时，PPT可以缓冲。这个紧张怎么去除呢？你把它作为一种工具，你作为一种非常熟悉的本领的一种渲染，一种传播，一种展示使大家得到认同。 张文强：非常精彩的讲解。来，李老师。 李文玲：我一般也会做一些PPT的讲座，虽然比较少。但是我也是就像小梅说的，尽量让自己自信一点，我还有一个秘诀就是让自己脸皮厚一点。 张文强：怎么说让自己的脸皮厚一点？ 李文玲：万一错了又能怎么办呢？我觉得这一点也是挺能给自己打气。想到最坏的结果，做好最充分的准备。 张文强：非常好，掌声感谢李老师。 孙小梅：我刚才特别想抢过她的话筒，特别想接过您的话说，特别想向跟大家说的是一定要宽容，要允许自己犯错误，要允许自己紧张。像马老师刚才说的，紧张有什么啊，你把它当作一种兴奋。实际上我刚才跟你开玩笑，我们开始都看到了，开始马老师讲“大家好！我们马上就要开始了。”这个时候我们就觉得马老师是不是有点紧张了？但是我们想，我们每个人都有这样的时候，包括我，我们在很多的场合的时候，我们在现场，做现场直播的时候，我就觉得如果那个时候你没有紧张度反而容易出错，而且大家看到的一个人，因为我们每个人的行为和表情，可能到了屏幕上，屏幕会把你的状态放大，如果你觉得我很放松，那么屏幕上出来就会看到你这个人懒洋洋的。如果你那个时候是很紧张，比如刚才看到马老师说大家好，我们在现场说的马老师状态很非常好。但是您看看，如果我们把录像拿出来一看，他的状态是非常非常好的，这个时候我们看到的是最合适的状态。 我们一定要宽容自己，哪怕我们说话结巴了，紧张了，没关系，谁不犯错误啊！刚才前面马老师还紧张呢，我有什么不能紧张的。但是这个紧张不是NERVOUS，是一种紧张度，就是我们要把它提到一种兴奋点。这样的时候，你兴奋了，你才能让别人兴奋起来，你自己已经到了一个兴奋点。就像刚才马老师刚才说我非常有信心让大家接受我的观点，我非常希望在这么短的时间里让你们都来接受我做PowerPoint的这些要点。我希望你们能够在短时间内能够掌握这些。希望你们每个人都做得更加精彩，实际上马老师的兴奋点在这里，他的紧张度非常高。而且我们刚才听到这么一个小时，包括我，我这个外行，听了这个，我说我都很想将来如果有机会的话，我很希望自己能够尝试一下去做这个事情。 马老师刚刚给我们看到几个案例，包括儿童房，红丝带，孤儿院那几个案例。看每个案例，感觉是完全不同的。我个人看的时候，我有一种非常欣赏的眼光。做得特别好，特别简洁，不可能有太多的文字，同时因做了这么多年电视，也有画面上的同感。就像刚才马老师说的，这是一种艺术创造力的。在每个人脑海里，每个人的创造力是不同的，每个人会有很多开发的东西，刚才这几个案例我放在各位的手上去做，我相信说不定会有比马老师做得更精彩的。 张文强：来掌声感谢孙老师，孙老师讲得非常精彩。我觉得适度的紧张是一件好事，一要紧张度。然后那个我看那个马老师讲解的过程当中主要是讲的PPT设计制作方面的东西。在实际的演讲过程中，如何配合是很关键的，马老师是不是能够给我们介绍一下怎么样配合更加默契，就是PPT和这个使用者之间的配合？
马建强：做幻灯片，最核心的是你自己永远是主角，千万不要把所有的工作都指望着PPT来帮我们完成。所以在讲的过程中，要控制住这个场面，该让大家听、我们来说的时候就把屏幕黑下来，把这个注意力吸引过来听我们讲。该回到屏幕上的时候，就可以通过一些手段，让大家关注这个屏幕。 讲的人手段有哪些呢？比如说声音的突然提高，或者停顿，动作是你去指这个屏幕，或者是用教具、激光笔，还有一些特殊的工具使要突出的位置有一个闪动。还可以在PPT的里面设置，动画设置有两个好处，一个是逐项提示，另一个是重点强调，可以帮助我们把该处突出和该强调的地方突出出来，这些都是可以去用的。 还有很多是跟演讲有关系的内容，声音啊，肢体啊。刚才我觉得孙老师说的特别好，我们都不是专业人士。注意到一些最基本的错误不要去犯，然后在下面做一些准备。我特别建议，如果是重要的场合，在下面一定要练，就是小梅老师刚才讲的最完美的演出是由大量的准备工作来支撑的，这个是非常重要的。这个是我的一些感受。 张文强：来掌声感谢马老师。我们大家还有没有什么问题？ 问：我觉得PPT是一个载体，如何把这个载体传递给大家呢？需要我们演讲人去说这个东西。我有两个问题，第一个是的问孙小梅老师的。在演讲过程中，我觉得有的时候对场面的把控、以及演讲的节奏方面遇到一些问题，包括看到你的节目，我觉得您的把控非常好，我希望请教您怎么把控场面节奏感的问题； 第二个问题我想问一下的马老师。马老师是如何在我们后台开始准备一些PPT的时候，有很多材料，可能准备了很多的内容，在我们讲的时候，可能逻辑上有问题，什么都想讲，所有东西都希望去涉及到，可能在讲的时候我们可能会遇到脑子里一片空白的问题，所以说到PPT的逻辑，这个是我想问的。 张文强：非常感谢这位同学，我觉得非常好的问题。第一个问题请教一下我们的刘老师或李老师。就是如何控制场面？ 刘燕权：展示PPT，把内容传播给大家，希望大家给一个回馈，使这个内容得到认同。关键就是要看、要观察，要想自己所展示的内容能不能跟观众达成一种默契，达成一种交流，达成一种和谐，达成一种沟通。因此，你要特别注意来控制场面，我感觉反而不好，要根据这个事情内在的逻辑，应该快或是应该慢，它本身有一个内涵的关系。有时候就需要快一点，比如我开始说我要快一点，因为我不能抢很多老师的话。有时候我又得慢一点，我想希望把这件事沉静地跟大家交流一下，让大家都在思考，怎么样更好地使得这个内容在相对稳定的速度上得到一种交流和认同，那么你就要走的稍微慢一点了；当你情绪激扬时候，你非常强调一个问题，那个问题需要速度快，需要大家很快抓住一个问题，需要大家共同嘣出火花来了，那个时候就要快一点。有的时候你就要慢一点，因为你在思考，在沉思。我就说你是不是要同意？自然就慢下来了。为什么这么想，因为我是在思考，我没有认为我是完全正确的。就像刚才马老师说的，教学相长，美国人就说教授是一个leader ，实际上提出一个问题，这个问题，我不希望你说YES or NO 而是一个就是脑子的思考过程就要慢，我是这样想的这个角度。 张文强：好，我们先掌声感谢刘老师，我感觉你总结得非常好，其实控制所谓的场面，刘教授的意思是因时、因地、因日、因物，还有各个方面的因素。李老师，对这种情况你怎么去理解？ 李文玲：我是觉得要以听众为本，善于理解听众的心声，所以我想，刚才他的问题是想问小梅的，还是请小梅讲吧！ 孙小梅：我这个外行老说外行话。我觉得刚才他提出的问题，可能也是很多人经常会遇到的问题。我觉得刚才教授说得特别好，他就说实际上有的时候你可能不能去想那么多，我控制这个场面，我什么时候我得速度快。 我觉得这个就好像你是在拍戏拍电影，你是有设计的，按照台词，那是在表演。但是，在工作生活中我们在做PPT演示的时候，我们每个人都不是演员，我们实际上都是在扮演真实的自己。首先，你能不能控制自己，你把自己控制好了，你才可以去控制别人。而且我不知道觉得别人怎么控制的，每个人的方法不一样。刚才这位年轻的朋友表扬我特别高兴，他说我操控现场的能力特别好，谢谢你。 我自己觉得也还可以，为什么呢？因为我也有过经验和教训。刚刚工作大概头一两年的时候，那个时候刚从大学毕业，然后就参加了很多重要的活动。我记得有一次，台里派我到一个地方台帮助他们协助主持一个六一晚会。当时是现场直播，我也有过几次现场直播的经验，但是六一晚会加入了很多专题的内容。其中有一块内容是说当地有一个医院有一个小孩患病了的白血病，社会怎么向他捐助爱心，这个孩子当时病得非常重，好像能够活的时间没有多少天，一两个月的时间。当时对于导演来说，那是一个动情点。因为我是当天飞到当地去的，晚上就直播了。记得采访他们的市委书记，市委书记长得特别气宇轩昂，个子还特别高。我拿着话筒对着他，然后就跟他讲有这么个事，我们大家一块看这个片子。片子是那个小孩子在医院，医院墙皮都脱落了，看得心里非常难受。因为我之前没有这样的经验，看到那样的一个场面，当时就觉得自己失控了，话都说不下去。镜头切回到我，已经哭得乱七八糟、稀里哗啦、泣不成声了。大家就看到我一个人在那儿哭，怎么也说不下去话，收了很久才说出话来，才把这段采访结束了。第二天，他们很多人说昨晚上你太感动了，我们也特别感动。但是说实话，那天之后我给我的表现打了个零蛋。我觉得我那天真是太失控了，因为是现场直播，你没有控制住整个现场的情绪，我觉得我可能在投入了，所以失败。那次之后我再遇到这样伤心的事情、难过的事情一定要事先有所准备。当然不能说我不动情，要游离于其中，要能进也能出，因为我是一个主持人，我必须要调控这样一个场面。几年之后，我参加主持中央电视台3?15的一个节目，当时现场也讲了一个18岁的花季少女吃火锅，当时就把整个脸都炸坏了，然后带着高压面罩，也是特别难受。他的父亲是一夜之间头发都白了，我听到现场所有人都呜里哇啦在那儿哭。我当时有了上次的经验，就把头摆过去，就不看这个片子。我知道这个内容会是什么，接下来我要说什么，所以那天的尺度我就把握特别好。我觉得在现场，你想把场面控制好，你想让别人听你说话，首先你的内容你自己是不是喜欢？你自己是不是受吸引。你把的你控制好了，别人自然就会注意你的眼光。 我是速度快了？我还是速度应该慢一点好？我觉得好像不可以事先来设计。当然像马老师这个经验丰富的他可以设计，可能我们一般人做不到。包括我们同样的事，我做这样的表述，可能我现在这样说，但会后到走廊里说，口气又是不一样的，速度也是完全不一样的。包括主持人说，我们是不是要提前做一些演练。因为我没有PPT的经验，如果是我，一定会做好PPT之后，找来我的同事或者朋友。来，你们听我讲一遍。这个时候，我在讲的过程中我会注意他们是不是在听，每一个细节我觉得我们在演示的时候都要注意到，这个地方一定是你不吸引他了。我一个外行我说一点外行话，是不是这样的？ 张文强：掌声感谢小梅老师，非常精彩的内容。而且确实我觉得提了一个非常重要的因素，这里面人是最关键的因素，实际上我们不要去想控制别人，我们先要想控制好自己，这是一个非常关键的因素。马老师你有话要说吧。 马建强：我写过系列文章《幻灯片演示的常见错误》，其中一个叫“照屏宣科”，就是对着电脑屏幕演讲。所以我觉得如果说控场，实际上不是有控场这个概念，而是要和观众建立起一种交流。刚才李老师也提到，你要理解他们的心声，看他们想要什么。所以这个时候就是小梅老师刚才讲的，你要去观察每个人的反应、反馈，这个特别重要。我做PPT幻灯片演示，也有一个小的办法，帮我来改善，请小梅老师帮我提提建议。我办公室里没有太多的同事，但是我又要想象中要和大家去交流，我就在白板上画一个远处的摄像机，下面画了一些人的脑袋，大概十几二十几个，然后就对着他们去说，如果发现看电脑屏幕多了马上就要注意看这些画的人的眼睛和表情，这样去练就会有一些改善。不要“照屏宣科”，要和每个人的目光去交流，看大家的反馈，这个时候就自然有了控场的感觉。
马建强：还有就是逻辑的问题，今天提到的三原则的第二条“逻辑和结构”非常重要。应用PPT幻灯片是为了更有效的说服，在这个过程中，有一个说法“是说服的逻辑比内容还要重要”。为什么要这样讲呢？实际上你说服别人就是在证明一些观点，你要想证明它，一定是通过逻辑来证明的。比方说因果，或者是归纳，如果没有这个逻辑，说服力就大打折扣，所以，说服的逻辑比内容还重要。那么，怎么样做到有逻辑呢？一般情况下用“总分总”结构，还有一个是金字塔原理，我们可以去学习。此外，逻辑也体现在幻灯片演示上，有两个概念今天没有展开。一个是看得见的逻辑，一个是看不见的逻辑。看不见的逻辑也叫时间上的逻辑，自始至终，你要让这种逻辑关系要清晰。空间上的逻辑指我们看到的每一个屏内容，每一屏都有一个核心要点，我们用什么样的逻辑关系去证明它？我在图化的“五步法”里第三条就讲到逻辑图示，本质上就是用图形把核心概念与子概念的逻辑关系表现出来。你的逻辑关系是递进？循环？还是流程？把这个东西用图表现出来就非常有说服力。 还有你提到的好多信息素材，怎么去提炼？还是我们的第一个原则。目标和听众原则。你要达到什么目的，用什么样的逻辑结构就取相应的素材，多余的就一点都不要，可有可无的也不要，大致是这样一种说法，有机会的话我们再进一步分享。 张文强：我刚才一直在想，想到逻辑的问题，其实刘教授应该最有发言权的。因为我觉得提到的有些内容是相关的。比如说提到怎么样让的自己的说话和表达包括自己使用PPT的时候更有逻辑性？ 刘燕权：现在又来考我了。逻辑确实是一个大问题，逻辑是一个幻灯片里面非常重要的一个链条、一种枢纽，来串通你的内容。常见逻辑的有，比如说开门见山，和结尾归纳的相吻合，不断地回顾。你看，马老师里他讲过一段，马上就回顾。这样能使观众的逻辑跟上你的逻辑，因为观众很可能走失了，游离了，这个情况下就没有逻辑了，你要不断回顾你的逻辑。还有不断提问，讲三原则，哪位听众给我回顾一下。我刚才以为马老师会问，因为时间紧，干脆就自己就说了。有时候我就让学生去想，让学生想就调动他，互动一下，不要让他talk to wall。思维过程的逻辑就是“一二三”、“甲乙丙丁”你还是要有的。有时候幻灯片你还是要给他强调一下，总是在这个逻辑中，如果观众游离出去，在这个框里，你把他套住，不断使他的思维跟上你的认知，使你的讲话得到认同。 张文强：非常感谢刘教授，刘教授搞突然袭击，但是你的每一次发言的内容都让大家受益匪浅。 刘燕权：不敢。我希望这个过程也是大家学习的过程。 九、PPT是职场好朋友、好伙伴、好助手 张文强：教学相长，我们抓紧时间，最后一个问题。 问：因为很多人没有系统专业学习PPT，但是他需要做PPT，这个时候他怎么能在比较短的时间内把PPT做好。根据我的观察，一个人可能本来做得很差，突然他就做好了，这个就是找了很多模板。我们其实现在是需要各种类型的PPT，比如我现在做一个推荐，比如我做一个公司内部的报告，他是有不同的模板。我是觉得从商业的角度，教育的角度来讲，马老师这边的话是不是搞一个不同类型的PPT模板，在网上进行一个分享，甚至是付费下载。因为PPT非常重要，我在请不到马老师做的时候，我就拿个马老师这个模板，我就能比较容易去学习这个东西，这是我的一个想法。 张文强：你的建议非常好，我跟马老师商量，我们马上合作一个“搜狐一言堂”PPT模板的资源库。 问：我觉得特别需要的，在某种程度上付费下载我还是非常有意愿的，很多时候为这个很头疼的。 孙小梅：有的时候一个外行开始不会做，就从模仿开始，我用模板来做。我在应用的过程当中，如果那样做我可能会讲得更精彩，那么下一次也许在数次模仿之后就把这个学会了，我觉得好提议啊。 张文强：这是一个好的提议。我听一个企业家说，创新的第一步就是从模仿开始。 马建强：您的建议非常好，非常正确。我也是这样过来的。一开始用模板自己去做，到现在完全不用现成的模板。得到模板的机会途径很多，你完了以后也可以跟我来上来跟我来要，跟我来商量。 张文强：我们这边的网友最后一个问题，就是说在这个演讲过程之前，像马老师提到的，一定要做足准备的工作、一定要做好充分的准备，但是，即使我们做好充分的准备，难免在临场的时候还是不能进入到最佳状态。其实这个问题还是请教孙老师最合适，就是临场当中怎么样有最好的状态？当然我们看到请刘教授先开始。来，掌声有请刘教授的回答这个问题。怎么样让我们有一个最佳的临场状态？ 刘燕权：怎么样进入一个临场的最佳状态？我想，首先要把自己置于一个位置上，即你要使自己想传播的东西、想宣传的东西、想告知的东西，使大家得到认同。因为你要说服别人，你自己就要鼓起勇气来，你要有充分的信心，我准备这么多天时间，好几夜没有睡觉，我一定要让大家认同我，我要激动起来，我要认真起来，我要进入一个状态，我这个状态我要得到一个反馈，一个反响，这个反响能够使我得到认可。我要说服别人、我要让你们能够给我鼓掌，那我就比较容易进入状态了。不要想我今天是不是穿得不是太好？我脸色是不是不太好？我现在能不能讲？别想自己怎么样，你就想了你准备好几宿，你能不能得到你的效果，你想自己的目的，想自己的宗旨。不要想额外的东西，不要考虑枝节的东西，你为了目标出发，只有达到目的才罢休，那样就容易进入状态。刚才小梅老师举两了例子，一个是哭了，非常感动的，那个就有点失控。自己流泪了可是观众流泪了吗？第二次她就很好地掌控，她希望跟观众得到一种沟通，达到这种目的，她自己掌控自己，进入一种状态了。这种状态很稳定，她也不慌也不激动，不慌带着稳定，达到一种度。我觉得这是一种办法，一定要使自己的幻灯片达到你预期的目的，为了这个目的去奋斗。 张文强：明确目标，要向目标去努力。掌声感谢刘老师。 刘燕权：像奥巴马说的“You can，I can.” 张文强：我们都能做到，有请李老师。 李文玲：我觉得要顺其自然。 张文强：李老师认为要顺其自然，其实我觉得像小梅老师，我们看过她主持的节目，每一次都有非常好的状态。让我们很投入，很能够被你所吸引，或者被这个节目所吸引。你肯定有一些好的方法能调整好自己，我想您的节目过程当中，不一定所有的背景都是令人高兴、很兴奋、很愉悦的，但是你在录制的时候肯定把调整到很好的状态，这个关键是怎么转换的问题。 孙小梅：我觉得每个人生活当中不可能在任何时间，任何地点我们都保持那么快乐，那么兴奋点的状态。有的时候可能是你的身体不好的时候，有的时候可能是你状态不好，或者有的时候是你很困的时候。我觉得任何情况都可能遇上，但是我自己的工作，我要把自己要做的事情跟我自己融在一起。比如说我今天要做的这期节目，我今天要传达的，它的内容我首先要把它吃透，我今天是要做什么。可能用PPT做演示的时候，我觉得也是这样。要把你今天的任务，你做的这件事情，首先你爱不爱它？你要对它有感情。你爱它了，你对它有感情了，你才能把它更加完整地介绍别人。我觉得它就像一种使命感，我今天一定爱把它做好。我的状态再不好，我身体再难受，我的肚子再疼或者我的脚麻了，我也不能倒下，我觉得这种是一种的信念。当我们站在这个台上，我觉得我们对自己充满了责任心。我觉得这个是第一。 然后第二个，就是我刚才说的，因为我们有PPT这么先进的手段，我觉得实际上我们要把PPT视为我们一个特别好的帮手、一个秘书、我的好朋友。如果我不行了还有PPT，PPT不行了还有我，我觉得可能是这样的感觉。因为我确实没有过这样的经验，但是因为刚才听了马老师讲，听了现场朋友，我觉得大家有很多的PPT演示的经验，他们都特别年轻。我看到他们的眼睛，他们都充满了智慧。 我觉得调整自己的状态，一个是从PPT当中找，因为在现场只有我、PPT、还有听众，其实就在这间屋子里面，就是这些元素在一起。这个时候比如说你要抓住观众，你说话的时候，实际上我往前看，我并没有聚焦在某一个人脸上。但是我讲话的时候每个人的表情我知道，我知道他们都在听我讲，他的眼睛都在我的脸上。这个实际上是一种经验。刚才马老师说画几个人头行不行？因人而异，但是作为我来说的可能不行，我这个人哪怕找一个朋友，坐到面前，谢谢你，你听不听行不行？你注意到他的表情，因为你画画出来的话它是没有反应的。 包括我们在平常里，可以想象一下，你在和你的朋友交流的时候，你在跟他陈述某一件事情，如果他的眼睛很专注的，你说的这个事他感不感兴趣，实际上从他眼睛、从他的表情你是能够得到反馈的。有的时候你就觉得你说一句话，他马上就点点头，你接下来可能会说得特别来劲，你就会加上手势了。你可能会越来越情绪高涨，相反的时候你有的时候说话，看他的眼睛已经开始有点游离，或者打个哈欠，或者手机响，这种时候你可能就会想是不是我说得不是太没有吸引力？这个时候你是不是要想一想，我是不是在这个部分要做一些改进。 实际上就是观察你的听众，所以前面我就说到我们要宽容，允许犯错误。可能第一次是很失败的，可能你的人走了一半，可能有的在发短信，有的在看别的地方。这个时候你会觉得基本上这个演讲失败了大概占了50%以上，但是没有关系，你这次结束了以后，你起码有一次了经验了。那么在下一次演讲的时候，你就会想是不是我说得太多了？或者说我的PPT太不抢眼了。这个时候你一定会找出一种方法，或者是用我的PPT、或者是用我的语言、或者是我实在不用PPT我就把B一按，把PPT关了，这个时候也可能吸引他。我觉得手中有了PPT这个武器，你还怕什么啊，它是你的好朋友，你不行还有它，它不行了还有我嘛？ 张文强：谢谢孙老师。马老师对刚才的话，有什么话要说的？ 马建强：由于时间关系我还补充一点，我感动小梅老师刚才说的话，其实你控场也好，状态也好，你是不是对这个事业有种热爱，有一种倾情的投入，这个是非常关键的。拿今天的幻灯片展示这件事来说，我觉得我特别喜欢它，我特别热爱它，我曾经写过一篇文章，说因为PTT这件事业，“昨天我以联想为荣，明天联想以我为傲”。因为它虽然简单，很多人都在用，但是实际上对它有误区，有偏差。 有了这种全情的投入和愿意拿生命或者说责任去考虑这件事情，对待它的时候，这种状态的感觉就有了。紧一点松一点，都是没关系的。因为我是用心来做这件事情的，用心做出的东西一定是不一样的。包括刚才看到的“心系太阳村”，是用两天时间做出来的，到后来我自己反复看，自己都会被这个音乐画面所感动，所以当我把它传送给我的朋友和客户的时候，他们马上就会被感动，这个是非常关键，这是我最后分享的一点感受。 张文强：热烈掌声感谢马老师。我们的“搜狐职场一言堂”马上就告一段落了。在最后也是想请教各位嘉宾老师，一定给我们留下一句话，就是能把您一路走来的经验，心得体会，送给我们在座的同学以及我们广大的网友。我们先从刘教授这边。一言堂嘛，我们叫“听君一言，胜读十年”。 刘燕权：“一言堂”，我挺喜欢这个。突然想到美国的一句话，美国人是这样说的KISS的，“Simple and Sweet”简单和甜蜜。“一言堂”我觉得很好，简单很甜蜜，非常简单，但是给人一个甜蜜的回味，给人一个甜蜜的回忆，就像一个喝了一个咖啡，喝了一个浓茶，非常非常有感受。所以我觉得“一言堂”的生命一定会很持续、很长久，关键在它的“Simple and Sweet”。希望“一言堂”能够给大家更多甜蜜、更多的回味，使我们的“一言堂”能够青春常在，成为一个交流知识、不可缺少的一个职场阵地。 张文强：好的掌声感谢刘教授。还帮我们“一言堂做”了一个广告，我希望您在美国之后也把这个信息带过去。 李文玲：我觉得，大家在学习工作生活中如果适度合适做好PPT，让大家感到舒适。在工作中也是适度，适合，就是做好让大家感觉到舒服的这么一个人。一定会让我们工作，生活，还有学习，各方面都会锦上添花的。 张文强：非常感谢李老师，来小梅老师。 孙小梅：我记得刚进大学的时候，我们班有个男生，他除了在胸前别个我们新发的校徽，在校徽上还别了一个大圆牌子，大概这么大。上面的英文写着“YES I CAN！”我说，你的牌子很好看、黄黄的。他说，这是一个朋友从国外带回来的，我觉得挺好，我就挂在这儿了。虽然他是作为一种装饰，但是我一直记得那个牌子上说的那句话，我觉得甚至有的时候我自己都快的没有劲的时候，我都想到这句话，就是“YES I CAN！”所以我就要把这句话送给大家，也祝我们所有职场朋友，永远充满自信站在台上。“YES I CAN！”谢谢大家！ 张文强：非常感谢小梅老师。该马老师了。 马建强：我稍微总结一下，刚才小梅老师讲幻灯片在职场上是我们的好朋友，好伙伴，好助手，我们不仅要会用，还要用好他。用好PPT幻灯片，不仅是一个工具，而且是创意，是艺术，一定会帮助我们极大地提高告知和说服的效率。谢谢大家！ 张文强：好，掌声感谢，我们这一期一言堂告一段落。“听君一言，胜读十年”“搜狐职场一言堂”，下期再见。谢谢各位同学，谢谢各位嘉宾老师，谢谢大家。下期再见。
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