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德鲁克给主管们的时间管理建议
根据德鲁克观察发现，想要有效管理时间，可透过4步骤达成：首要记录和分析自己每天的时间支配情形，找出浪费时间的元凶，然后集中时间做最重要的事。 人不善于管理自己的时间，管理大师彼得?德鲁克（Peter Drucker）在《有效的管理者》（The Effective Executive）一书中这样说道。本书出版于1966年，距今已40年。时至今日，无论是经理人、高阶主管、管理者或知识工作者，依旧陷于同样的困境 里。 德鲁克认为，最能鉴别主管效能高低的关键因素，或许就是能否珍视时间。德鲁克很了解主管的处境。他指出，主管的时间通常是属于别人的，若以实际从事的活动来界定主管的角色，则主管应可被界定为组织的俘虏。德鲁克亲身观察发现，许多主管都是用了大量的时间，做了许多看似一定要完成的事情，但实际的贡献或成效，却是少之又少。
时间管理Step1：详细记录时间运用情形 德鲁克曾经请一位自觉记忆力良好的董事长，说明自己的时间支配情形。该名董事长万分确信自己把时间井然有序地切割成3个部分，分别用在高阶主管、重要客户 和投身小区活动上。但根据秘书连续6周的纪录，董事长几乎没有从事上述活动，大部分的时间反而都是担任调度者的角色，追踪熟识客户的订单，然后不断打电话到工厂，要求工厂处理订单。 这就是主管自我感知和实际情形的落差。因此，德鲁克建议主管欲卓有成效的第一步，就是记录自己真实的时间运用情形。主管不一定要亲自记录，最好是交由秘书 或助理完成，但重点是要切实记录下来，而且要当场记下，不要事后凭记忆。就算无法经年累月地进行，至少每年也要有两次、每次持续3～4周地执行这项记录工作。 一旦形诸文字，主管几乎毫不例外地会发现自己把时间用在许多细枝末节的事情上。唯有透过切实记录，并且反复地省思自己的时间支配情形，才有可能重新思索和 安排自己的行程。
时间管理Step2：系统化管理时间 完成时间记录之后就可进第二步骤，即系统化的时间管理。德鲁克指出，管理者必须从记录中找出无生产力、浪费时间的活动，并且尽可能避免这类情形。不过这还有赖管理者自问几个问题： 1.如果根本不做这些事情，会怎么样？如果答案是不会怎么样，那就应该停止浪费时间在不会有任何成果的事情上。 德鲁克发现，有些大忙人之所以忙，是因为他们从不错过任何事。他以一位自称两年内只有圣诞夜和新年在家吃晚餐的执行长为例，其实很多晚宴根本只是礼貌性邀约，他参加了反而徒增对方困扰；更有多达三分之一的餐会是就算公司任何一个高阶主管都不参与，也不会影响公司业绩。因此，如果一项活动对于组织或自己毫无 贡献，就该学习说不。 2.在时间纪录上的所有活动中，哪一项是可交由其他人完成，而且就算没能做得更好，也可以做得一样好的？德鲁克在此提到了管理学有关授权的议题。授权并非意味着把自己的分内事推给其他人，而是如果某件事是可以交由其他人轻易地完成，就应该交付出去。主管应该把省下来的珍贵时间，拿去做更重要的事情。 3.在我（主管）所做的事情当中，有哪些事浪费了你（部属或其他同事）的时间，但对于你的效能却是毫无贡献的？主管固然可以排除浪费自己时间的活动，但有些时候，他们浪费的其实是别人的时间。德鲁克认为，这种现象没有明显症状，但还是可以透过提出上述问题来发现，而且要不怕听到真话。 例如，某高阶财务主管明知开会很浪费时间，却还是要求所有部属每次与会，而参与者为了表示出兴趣，又会提出至少一个（多半是不相干的）问题，结果会议变得 阵容庞大而冗长。主管的出发点是好的，他希望讯息畅通，而且不要有人被排除在外，但其实部属也跟他一样觉得开会很浪费时间。 在询问部属意愿后，该名主管想出了新的方法：他在开会前，送出一份书面表格，注明本次会议的与会者、时间地点及主题，若其他人觉得需要了解相关信息，可自行决定参与与否，但会后一定会立即接到会议内容的完整摘要，并欢迎提出意见或评论。 相较于先前动辄十几个人一起开会，耗掉一整个下午，如今只有少数几人和秘书（负责记录）与会，前后只要一个多小时，而且没人觉得被排除在外。
时间管理Step3：找出完整的时间区块 无论是记录和分析时间，或是排除不重要的活动与浪费时间的因素，都是为了让主管可以腾出时间从事更重要、对组织或个人更有贡献的工作。然而，无论多么大刀阔斧，主管所剩余的时间还是不会太多。 德鲁克认为，主管真正可以自由支配、而且可用来从事重要事务的时间，很少可以占到工作时间的四分之一。而且只要组织规模愈大，用在维持团队合作和运作的时间就愈长，用在从事有生产力的活动的时间就愈短。 因此，主管要管理时间的最后一个步骤，就是找出一段完整的时间，专心地完成重要的事。 有些主管会选择一周在家工作一天；有些则会在一周内安排半天，专门用来处理重要事务；另一个更常见的方法则是早起，亦即每天上班前，安排90分钟在家工作，之后再准时上班。一般而言，早起工作还是比把工作带回家更有效率，因为忙了一天的主管，通常到晚上都已累到没办法把工作做好了。 德鲁克指出，有效的主管永远都会控制自己的时间管理，不但会连续记录日志、定期分析，还会为重要活动设定完成的最后期限，以了解时间是否在掌控范围内。
时间管理Step4：重要的事最优先，一次只做一件事 在记录和分析并且挪出可以做事的时间之后，接下来就是做出成果和有所贡献。德鲁克认为，高效能的秘诀就是：专注。换言之，重要的事情摆第一，而且一次只做一件事。 一次只做一件事意味着迅速完成任务；而越能够集中时间、心力和资源，实际完成的任务就越多。德鲁克指出，找出优先完成的事项其实很容易，许多主管之所以无法专注，困难便在于找出哪些是次要的事，意即决定什么事不要做。到了执行的阶段，决定事情该做与否，需要的不是分析，而是勇气，而这种专心之致和决心，就是领导力的表现。 对时间管理，德鲁克早已发出警语：时间是最稀有的资源，除非能够管好时间，否则无法管好任何事情。时间管理是主管卓有成效的首要任务，德鲁克告诉我们，这是一项可以学习的纪律，只要我们开始分析自己的时间，做真正重要的事，而且有说“不”的勇气。 作者：齐立文 来源：《经理人 月刊》台湾
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