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数字化档案 应用案例 - 综合知识管理解决方案|绍林科技|软件就是思想

2010-05-21  绍林科技
3Hmis具备非常全面的档案管理功能,并且,在满足纸质档案管理的同时,对数字化档案的管理进行了特别的优化,可满足各种综合档案馆和专业档案馆对于数字化档案管理的需求。
用户可根据自己的需要来设计数字化档案馆的首页,下图是一个简洁的档案馆首页示例:
 



上图的功能含义为:不登录时,可搜索开放档案,登录后,即可依权限管理和搜索档案,点击不同的档案门类,则可将管理与搜索限制在相应的档案门类下进行。


档案馆档案分类方法

要进行数字化档案管理,面对的第一件事情,就是如何科学的对档案进行分类。
3Hmis容许用户根据自己的需求,对档案进行任意分类,但一般都要遵循一定的标准与规范。
对于综合档案馆,如中央档案馆,首先把馆藏档案划分为新民主主义革命时期档案和中华人民共和国时期档案,然后再按全宗的联系分类。中国各地方综合性档案馆,首先按历史时期划分为中华人民共和国建国前的档案和建国后的档案;建国前的档案又按档案的性质划分为旧政权档案和革命历史档案;建国后的档案又按部门系统划分工交系统全宗群、农林水利系统全宗群、财贸系统全宗群等。
下图是某市档案馆的数字化档案种类划分方法:



该市档案馆将数字化档案分为民国档案、革命历史档案、文书档案、专门档案、特殊载体档案、名人档案等六大门类,每一个大类下面,又根据其档案性质、规模与管理需要,进行若干层次的分类划分,形成符合管理与利用需要的分类架构,如文书档案是按全宗依次排列的,专门档案则按纪检案件档案、公证档案、环保档案、审计档案、工商档案、人口普查档案、已故干部档案、地图档案、婚姻档案、教学档案和财务报告档案等划分。
如果数字化档案的数据量比较大,可采用3Hmis的企业版,每种门类的档案分别存放于不同的档案数据库,甚至不同的服务器,以形成大型的、分布式的数字化档案馆。如将六种不同门类的档案存放于不同的档案数据库,即为:

对于专业档案馆,一般按其专业特点分类,如城建档案馆,分类方法为:

  • A 综合类
  • B 城市勘测类
  • C 城市规划类
  • D 城市建设管理类
  • E 市政工程类
  • F 公共设施类
  • G 交通运输工程类
  • H 工业建筑类
  • I 民用建筑类
  • J 名胜古迹、园林绿化类
  • K 环境保护类
  • L 城市建设科学研究类
  • M 县(村)镇建设类
  • N 人防军事工程类
  • O 水利防灾类
  • P 工程设计类
  • Q 地下管线类
  • R 声像类
    即城建档案馆大都将档案分类A-R共18大类。


    创建档案分类

    在3Hmis中,档案分类是一种专门的类型,只要你采用类型定义功能定义档案类型,并形成类型架构,其类型架构即具备了相应的档案管理功能。

    档案馆的不同,其档案分类方法也会有所不同,下图是某政府档案馆的档案分类架构:



    档案管理与授权

    档案是政府、社会以及企业的重要知识资源,如何安全而又有效的实施管理,并提供利用,至关重要。
    3Hmis容许按管理与利用的需要,对档案进行相应的授权,用户只能依授权管理和利用档案。
    3Hmis的授权,是按档案类型来进行的,对上位类进行授权,下位类将继承其权限。
    3Hmis提供了用户组和岗位的管理功能,将某一岗位的权限授予某一个用户组,将大大简化授权操作。
    3Hmis容许同步管理纸质等实体档案和数字化档案,为了提高实体档案管理的现代化水平和工作效率,建议引入条形码或射频卡技术来管理纸质等档案实体,3Hmis可采用多种方法对文件级和案卷级进行唯一编号来适合这些新技术的要求。
    条形码:可将条形码标签张贴在文件首页或案卷盒表面,也可直接将条形码打印在案卷盒表面或文件首页。
    射频卡:射频卡不一定适合于文件级档案的管理,但用于案卷级档案和实物档案的管理则有一定优势。


    归档与录入

    3Hmis提供了一个功能非常全面的归档平台界面,将文件归为档案、档案属性的录入、电子文档的引入以及档案注册、表格打印等各种归档操作,都可在一个操作界面内完成。
    3Hmis还提供了一个将已存在的电子文档按一定规则批量引入3Hmis的程序,可大大加快归档处理的速度。


    档案搜索

    3Hmis提供了一个专门的搜索平台,专业术语是“工作搜索”,可非常方便的依权限搜索档案。

    3Hmis还提供了搜索的通用接口,用户可将搜索界面调整为自己所需要的样式,或将3Hmis的工作搜索嵌入需要搜索和查阅档案的其他系统,为其它系统提供档案知识支持。
    用户还可根据自己的需要,利用绍林科技提供的二次开发组件,开发专门的档案利用网站,下一节所介绍的开放档案查询,就是一个档案利用网站的例子。


    开放档案查询

    3Hmis本身就是一个多功能的数字化档案馆的管理系统,所以,要利用其创建开放档案的查询中心,是非常方便和简单的,步骤如下:


    1、 按前面所介绍的方法创建专用于管理开放档案的数字化档案馆,或将数字化档案馆中的可开放的档案进行专门授权。
    2、 根据客户本身的特点及要求,对开放档案查询网站页面进行美工设计。
    3、 利用绍林科技提供的网站开发组件进行开放档案查询网站的程序设计。

    完成上述步骤后,在档案馆的门户网站创建相应的链接,点击即可进入开放档案查询网站。
    如果对开放档案查询的界面没有特殊的要求,也可采用3Hmis提供的示范页面,修改页面标题和标题图片等即可快速形成自己的开放档案查询中心。


    开放档案查询网站示例

    开放档案查询中心示范页面的路径为:
    {3Hmis网站路径}/DigitalArchives
    如:http://

    直接在浏览器的地址栏输入上述地址,即可进入开放档案查询中心,下图是3Hmis提供的开放档案查询中心示范网站的页面样式:

    为了方便客户快速形成自己的开放档案查询中心,3Hmis提供了一个配置文件,供客户根据自己的需要调整配置。
    配置文件为:
        DigitalArchives/Set.ini

    可设置变量包括:
        Cid——开放档案最上级目录Cid,Cid=0表示整个数据库
        Catalog——查询范围参数,0-查所有条目,1-只查档案条目,2-只查文件条目
        Title——页面标题
        TitleImg——页面顶部标题图片路径
        Rows——每页显示文件条目数


    特别提示

    3Hmis除了可作为各级综合及专业档案馆的数字化档案馆解决方案外,不必增加任何投资,即可利用其内嵌的综合知识管理功能,为档案馆实现办公自动化、沟通与协作、电子期刊的管理与发布、文摘资料管理、图书管理等内部管理解决方案。
    另外,对于各级政府档案馆,大都还承担着政府网站现行文件查询部份的管理与建设任务,采用3Hmis,各级档案馆可建成本级政府包含各部门的集中式的现行文件管理与查询中心。

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