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企业数字化档案中心 应用案例 - 综合知识管理解决方案|绍林科技|软件就是思想

2010-05-21  绍林科技
3Hmis是一个天生的数字化档案管理系统,它的底层设计,充分考虑了数字化档案管理的需要,并且,可对纸质档案和数字化档案实施同步管理。


档案分类方法

3Hmis容许用户根据自己的需求,对档案进行任意分类,但档案分类一般都要遵循一定的标准与规范。
对于企业,一般按标准将档案分为10大类,即:

  • 党群工作类
  • 行政管理类
  • 经营管理类
  • 生产技术管理类
  • 产品类
  • 科学技术研究类
  • 基本建设类
  • 设备仪器类
  • 会计档案类
  • 干部职工档案类
    对于特大型企业或生产程序特殊的企业,有些档案难以归入上述10大类目时,可根据实际需要增设一级类目。


    创建档案分类

    在3Hmis中,档案分类是一种专门的类型,只要你采用类型定义功能定义档案类型,并形成类型架构,其类型架构即具备了相应的档案管理功能。

    3Hmis还提供了用于企业档案管理的分类模板,直接套用即可形成相应的档案管理架构,如:


    套用该模板,即可形成企业的档案管理架构。
    用户也可创建自己的档案分类模板,供需要时套用。


    档案管理与利用授权

    3Hmis的授权,是按档案类型来进行的,对上位类进行授权,下位类将继承其权限。
    3Hmis提供了用户组和岗位的管理功能,将某一岗位的权限授予某一个用户组,将大大简化授权操作。


    归档与录入

    3Hmis提供了多种文件录入与归档的操作方法,用户可根据自己的需要灵活使用。
    归档编辑功能是一个综合性的归档平台,将文件归为档案、档案属性的录入、电子文档的引入以及档案注册、表格打印等各种归档操作,都可在一个操作界面内完成。
    在3Hmis的桌面工具中,还提供了一个将已存在的电子文档按一定规则批量引入3Hmis的程序,可大大加快电子文件归档处理的速度。


    档案搜索

    3Hmis提供了一个专门的搜索平台,专业术语是“工作搜索”,可方便地依权限搜索档案。
    3Hmis还提供了搜索的通用接口,用于将3Hmis的工作搜索嵌入需要搜索和查阅档案的其他系统,为其它系统提供档案知识支持。


    应用举例

    某大型国有企业,下属112个分支机构,拥有专职档案管理人员18人,其中,综合档案室2人,各部室专职档案员4人,一级下属机构专职档案员12人,分设于总部及分支机构的档案库房12间,各分支机构都有独立运行的档案管理系统,但系统之间无法协作与共享,借阅档案仍需在管理系统中查找到存放位置后,再去档案库房取阅,分支机构到总部查阅档案、或总部人员到分支机构的档案库房去查找档案,最远距离超过60公里,办公成本高昂。
    为了配合企业精简机构和降低管理成本的需要,决定采用3Hmis企业版来进行档案的集中统一管理,并逐步将档案数字化,形成数字化档案中心。

    基本方案如下:
    1、 在公司总部综合档案室设立数字化档案中心,数字化档案信息集中统一管理,实体档案划归综合档案室统一管理,但仍分布陈列于现有的12间库房。
    2、 相关部室及分支机构的专职档案员岗位全部取消,所有档案业务划归综合档案室统一管理,人员编制由2人增加为8人,即整个公司档案人员编制减少10人。
    3、 各分支机构与公司总部已全部采用专用高速网络相连,档案集中管理可借用这一高速网络,也就是说,网络环境不必另行投资。
    4、 将利用较为频繁的档案集中数字化,近5年内的档案原则上全部数字化,形成档案数字化信息300余万件,该部份数字化工作,采用外包的方式完成。
    5、 除非法律需要,原则上不再借阅档案原件,对于其它暂时没有数字化的档案,在有人借阅时将其扫描录入系统,借阅人直接阅读扫描件,下次利用时则可直接查阅数字化信息。对于利用率不高的档案,采用首次利用时数字化的方法,最符合成本效益原则。
    6、 对于新形成的文件与档案信息,要求与工作进程同步管理,也就是说,文件一经形成,就要将其移交综合档案室,即时数字化,即时提供利用。
    7、 对于不同类型的档案,根据职员的工作职责,按其工作需要进行授权,2300名职员,都可通过统一的档案搜索平台,依权限查找工作所需的档案信息。

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