采购详细流程

浅浅·泪 2010-06-23

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1.1 寻找合格供应商
1.1.1 索样询价
为使公司能采购到适价的零件，采购课采购员需随时收集自行车零配件相关工厂的供应信息，当公司有需要时，应向相关厂商进行索样并询价。此时需填写《样品单》及《询价单》。
1.1.2 样品确认
样品索回后，需即时开具《样品零件确认单》交给产开课进行样品确认，以判定该厂商的产品是否符合我司要求。
1.1.3 厂商报价
判断合格的供应商，需根据本公司的付款条件、品质要求、交货时间等，要求供应商报最优惠价格。
1.1.4 确认报价
采购经理依据同种产品的市场价格，对厂商的报价进行确认回签，然后交采购课长输入公司ERP系统价格库。供应商的报价原件由采购经理保存，复印件发给财务作为对帐和结算的依据，并抄报总经理备案。
1.1.5 合格供应商确认
当上述步骤完成后，将该供应商的相关信息登记入《供应商审核表》交相关部门审核。若审核通过可将该厂商列为我司合格供应商，将其列入公司《合格供应商名录》。以后每隔半年，对该供应商进行考核，并将结果记录于《供应商评核表》。
1.2 采购订单管理
1.2.1 下采购订购单
接到《订购书》后，采购课长根据订购书客号、车型找出相对应的《用料明细表》，确认资料无误后，将订购书及用料明细转给采购员下单。各采购员在接到资料后，进入公司ERP系统，查询业务、生管是否已在ERP中过帐，待其过帐后，采购方能在ERP中下采购单。采购下单时，需在订购单上详细标明订单号如NKXXXXXXXXXXX（其中，前四位为HK下发的订单编号,第五位为年,6、7位为月份,后四位为流水号，流水号由各采购员掌控）。采购员在下单时，需查仓库有无库存料件和半成品（若有库存，需扣库存数，同时需填写《零件代用通知单》交于研发部检验是否可代用），采购订单应在2天内发出。
1.2.2 审核规格、价格
采购课长依据《订购书》及《用料明细表》对各采购员所下的《订购单》的内容（即：规格、数量、价格、交期）进行核对，核对时需再次掌控是否已消化了库存料件，核对完成后转至采购经理核准并在ERP中过帐。采购课长需将各采购员所下的订购单内容总结在公司服务器/到料情况查询/《零件到料掌控表》中，供其他部门查询。
1.2.3 FAX订购单
经采购经理核准完的《订购单》，统一交由文印室FAX给供应商。
1.2.4 跟催回传订购单
FAX完后的《订购单》，交由各采购人员。各采购员将各自负责的零件资料进行整理，在《订购单》FAX后1小时内应打电话给厂商，确认订单是否有收到，三日内需接到供应商的回传订单，若未接到，需主动打电话询问订单是否有变更等事宜。
1.2.5 延迟交期通知业务
采购员在接到厂商的回传单后，需确认厂商所回传的内容有无更改。若厂商回传的交期确认OK，采购员可记录下来，资料即可归挡；若厂商回传的交期有延误，这时需协调厂商以达到共识。在协调达不到共识时，应即时填制《品质交期异常反馈表》，知会业务部经理或相关跟单业务员，以便及时通知客户。采购需在下单后一星期内回复业务订单的交期是否有问题（业务人员可在公司服务器/到料情况查询文件夹中随时能查到）。
1.2.6 订购单的整理、归档
采购员在接到文控中心FAX后的订购单后，需将原始订购单整理后归档在各厂商的资料夹中。
1.3 催货
1.3.1 到交期前联络厂商
采购员根据自己的资料，在零物料交货期的前三日需主动打电活给供应商，了解零物料的进度，以便及时调整。
1.3.2 跟进料件
采购员在将零物料跟催进仓库后，需及时了解所到的零物料是否合格。料件合格入仓后，采购动作方结束，料件不合格，需在第一时间给予处理。
1.3.3 物料挪用
当订单所需物料无法及时到货，且仓库有其他订单的相同物料时，采购可填制《物料挪用单》，经资材部经理批准后，交仓库进行物料挪用。
1.4 五金件（零星物件）采购
1.4.1 接采购申请单
采购员在接到各部门开出的申购单后，应报请采购经理批准，贵重物品应报请总经理批准后，方可实施采购。
1.4.2 实施采购
各部门的采购申请被批准后，采购员根据其内容，选择供应商进行采购。其中，设备维修所需的配件，应在1个工作日内完成，其他五金件应在3个工作日内完成。
1.4.3 通知领用
采购物品到货入五金仓后，应及时通知相关申请部门领用。
1.5 对帐、请款
1.5.1 对帐
采购员每月根据各厂商的月结对帐明细单，进行单价的核对，如有异议须与厂商沟通，核对无误后交还财务部进行帐务处理。
1.5.2 请款
采购经理每月月底接财务的应付帐款明细表，根据与各供应商达成的付款协议，进行请款，此时需填写付款申请单。
1.6 不良品处理
1.6.1 接检验异常报告单
采购员在接到进料检验报告单或生产线品质异常跟踪改善确认单时，需仔细了解料件的问题点，然后即时将报告单FAX厂商，请厂商给予处理方案。
1.6.2 回馈处理结果
采购人员需及时跟催厂商的处理结果，若有技术上的协调问题，需及时通知我司研发部或品管部与其协调；若是退货，需及时跟进将料件退回厂商。
1.6.3 跟进良品入仓
料件退货后，需随时跟进供应商新补料件的供货进度，直至良品入仓。