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【转】 Excel制表技巧(51)公式及函数的高级应用

2010-06-24  太子梏
EXCEL公式及函数的高级应用(1)

  公式和函数是Excel最基本、最重要的应用工具,是Excel的核心,因此,应对公式和函数熟练掌握,才能在实际应用中得心应手。 2.1.1 数组公式及其应用

  数组公式就是可以同时进行多重计算并返回一种或多种结果的公式。在数组公式中使用两组或多组数据称为数组参数,数组参数可以是一个数据区域,也可以是数组常量。数组公式中的每个数组参数必须有相同数量的行和列。 2.1.1.1 数组公式的输入、编辑及删除

  1.数组公式的输入 数组公式的输入步骤如下:

  (1)选定单元格或单元格区域。如果数组公式将返回一个结果,单击需要输入数组公式的单元格;如果数组公式将返回多个结果,则要选定需要输入数组公式的单元格区域。

  (2)输入数组公式。

  (3)同时按"Crtl+Shift+Enter"组合键,则Excel自动在公式的两边加上大括号{ } 。

  特别要注意的是,第(3)步相当重要,只有输入公式后同时按"Crtl+Shift+Enter"组合键,系统才会把公式视为一个数组公式。否则,如果只按Enter键,则输入的只是一个简单的公式,也只在选中的单元格区域的第1个单元格显示出一个计算结果。

  在数组公式中,通常都使用单元格区域引用,但也可以直接键入数值数组,这样键入的数值数组被称为数组常量。当不想在工作表中按单元格逐个输入数值时,可以使用这种方法。如果要生成数组常量,必须按如下操作:

  (1)直接在公式中输入数值,并用大括号"{ }"括起来。

  (2)不同列的数值用逗号","分开。

  (3)不同行的数值用分号";"分开。

  Ø 输入数组常量的方法:

  例如,要在单元格A1:D1中分别输入10,20,30和40这4个数值,则可采用下述的步骤:

  (1)选取单元格区域A1:D1,如图2-1所示。 图2-1 选取单元格区域A1:D1 (2)在公式编辑栏中输入数组公式"={10,20,30,40}",如图2-2所示。 图2-2 在编辑栏中输入数组公式 (3)同时按Ctrl+Shift+Enter组合键,即可在单元格A1、B1、C1、D1中分别输入了10、20、30、40,如图2-3所示。

  假若要在单元格A1、B1、C1、D1、A2、B2、C2、D2中分别输入10、20、30、40、50、60、70、80,则可以采用下述的方法:

  图2-3 同时按Ctrl+Shift+Enter组合键,得到数组常量 (1)选取单元格区域A1:D2,如图2-4所示。

  图2-4 选取单元格区域A1:D2 (2)在编辑栏中输入公式"={10,20,30,40;50,60,70,80}",如图2-5所示。

  图2-5 在编辑栏中输入数组公式 (3)按Ctrl+Shift+Enter组合键,就在单元格A1、B1、C1、D1、A2、B2、C2、D2中分别输入了10、20、30、40和50、60、70、80,如图2-6所示。

  图2-6 同时按Ctrl+Shift+Enter组合键,得到数组常量 Ø 输入公式数组的方法

  例如,在单元格A3:D3中均有相同的计算公式,它们分别为单元格A1:D1与单元格A2:D2中数据的和,即单元格A3中的公式为"=A1+A2",单元格B3中的公式为"=B1+B2",…,则可以采用数组公式的方法输入公式,方法如下:

  (1)选取单元格区域A3:D3,如图2-7所示。

  (2)在公式编辑栏中输入数组公式"=A1:D1+A2:D2",如图2-8所示。 图2-7 选取单元格区域A3:D3 图2-8 在编辑栏中输入数组公式 (3)同时按Ctrl+Shift+Enter组合键,即可在单元格A3:D3中得到数组公式"=A1:D1+A2:D2",如图2-9所示。 图2-9 同时按Ctrl+Shift+Enter组合键,得到数组公式 2.编辑数组公式

  数组公式的特征之一就是不能单独编辑、清除或移动数组公式所涉及的单元格区域中的某一个单元格。若在数组公式输入完毕后发现错误需要修改,则需要按以下步骤进行: (1)在数组区域中单击任一单元格。

  (2)单击公式编辑栏,当编辑栏被激活时,大括号"{ }"在数组公式中消失。

  (3)编辑数组公式内容。

  (4)修改完毕后,按"Crtl+Shift+Enter"组合键。要特别注意不要忘记这一步。 3.删除数组公式 删除数组公式的步骤是:首先选定存放数组公式的所有单元格,然后按Delete键。 2.1.1.2 数组公式的应用

  1.用数组公式计算两个数据区域的乘积 【例2-1】如图2-10所示,已经知道12个月的销售量和产品单价,则可以利用数组公式计算每个月的销售额,步骤如下:

  图2-10 用数组公式计算销售额 (1)选取单元格区域B4:M4。

  (2)输入公式"=B2:M2*B3:M3"。

  (3)按"Crtl+Shift+Enter"组合键。

  如果需要计算12个月的月平均销售额,可在单元格B5中输入公式"=AVERAGE(B2:M2*B3:M3)",然后按"Crtl+Shift+Enter"组合键即可,如图2-10所示。

  在数组公式中,也可以将某一常量与数组公式进行加、减、乘、除,也可以对数组公式进行乘幂、开方等运算。例如在图2-10中,每月的单价相同,故我们也可以在单元格B4:M4中输入公式"=B2:M2*28",然后按"Crtl+Shift+Enter"组合键;在单元格B5中输入公式"=AVERAGE(B2:M2*28)",然后按"Crtl+Shift+Enter"组合键。

  在使用数组公式计算时,最好将不同的单元格区域定义不同的名称,如在图2-10中,将单元格区域B2:M2定义名称为"销售量",单元格区域B3:M3定义名称为"单价",则各月的销售额计算公式为"=销售量*单价",月平均销售额计算公式为"=AVERAGE(销售量*单价)",这样不容易出错。 2.用数组公式计算多个数据区域的和 如果需要把多个对应的行或列数据进行相加或相减的运算,并得出与之对应的一行或一列数据时,也可以使用数组公式来完成。

  【例2-2】某企业2002年销售的3种产品的有关资料如图2-11所示,则可以利用数组公式计算该企业2002年的总销售额,方法如下:

  图2-11 某企业的月销售总额计算 (1)选取单元格区域C8:N8。

  (2)输入公式"=C2:N2*C3:N3+C4:N4*C5:N5+C6:N6*C7:N7"。

  (3)按"Crtl+Shift+Enter"组合键。 3.用数组公式同时对多个数据区域进行相同的计算 【例2-3】某公司对现有三种商品实施降价销售,产品原价如图2-12所示,降价幅度为20%,则可以利用数组公式进行计算,步骤如下:

  图2-12 产品降价计算 (1)选取单元格区域G3:I8。

  (2)输入公式"=B3:D8*(1-20%)"。

  (3)按Crtl+Shift+Enter组合键。

  此外,当对结构相同的不同工作表数据进行合并汇总处理时,利用上述方法也将是非常方便的。有关不同工作表单元格的引用可参阅第1章的有关内容,关于数据的合并计算可参阅本章2.3.5节的内容。 2.1.2 常用函数及其应用

  在第1章中介绍了一些有关函数的基本知识,本节对在财务管理中常用的一般函数应用进行说明,其他有关的专门财务函数将在以后的有关章节中分别予以介绍。 2.1.2.1 SUM函数、SUMIF函数和SUMPRODUCT函数

  在财务管理中,应用最多的是求和函数。求和函数有三个:无条件求和SUM函数、条件求和SUMIF函数和多组数据相乘求和SUMPRODUCT函数。 1.无条件求和SUM函数 该函数是求30个以内参数的和。公式为

  = SUM(参数1,参数2,…,参数N)

  当对某一行或某一列的连续数据进行求和时,还可以使用工具栏中的自动求和按钮 。

  例如,在例2-1中,求全年的销售量,则可以单击单元格N2,然后再单击求和按钮 ,按回车键即可,如图2-13所示。 图2-13 自动求和 2.条件求和SUMIF函数 SUMIF函数的功能是根据指定条件对若干单元格求和,公式为

  =SUMIF(range,criteria,sum_range)

  式中 range-用于条件判断的单元格区域;

  criteria-确定哪些单元格将被相加求和的条件,其形式可以为数字、表达式或文本;

  sum_range-需要求和的实际单元格。

  只有当range中的相应单元格满足条件时,才对 sum_range 中的单元格求和。如果省略 sum_range,则直接对 range 中的单元格求和。

  利用这个函数进行分类汇总是很有用的。

  【例2-4】某商场2月份销售的家电流水记录如图2-14所示,则在单元格I3中输入公式"=SUMIF(C3:C10,211,F3:F10)",单元格I4中输入公式"=SUMIF(C3:C10,215,F3:F10)",在单元格I5中输入公式"=SUMIF(C3:C10,212,F3:F10)",单元格I6中输入公式"=SUMIF(C3:C10,220,F3:F10)",即可得到分类销售额汇总表。

  图2-14 商品销售额分类汇总 SUMIF函数的对话框如图2-15所示。

  图2-15 SUMIF函数对话框 当需要分类汇总的数据很大时,利用SUMIF函数是很方便的。 3.SUMPRODUCT函数 SUMPRODUCT函数的功能是在给定的几组数组中,将数组间对应的元素相乘,并返回乘积之和。公式为

  = SUMPRODUCT(array1,array2,array3,…)

  式中,array1,array2,array3,...为1至30个数组。

  需注意的是,数组参数必须具有相同的维数,否则,函数 SUMPRODUCT 将返回错误值 #VALUE!。对于非数值型的数组元素将作为0处理。

  例如,在例2-2中,要计算2002年产品A的销售总额,可在任一单元格(比如O2)中输入公式"=SUMPRODUCT(C2:N2,C3:N3)"即可。

  Excel"条件格式"公式实例

  我们知道,Excel"条件格式"功能可以根据单元格内容有选择地自动应用格式,它为Excel增色不少的同时,还为我们带来很多方便。如果让"条件格式"和公式结合使用,则可以发挥更大的威力,下面提供几个在"条件格式"中使用公式的应用实例,希望能给读者朋友带来一些启发。 一、 判别输入是否正确

  在输入如身份证等有固定位数的号码,出现位数不正确的情形时,我们希望Excel能够给出提示。虽然可以使用"数据有效性"设置实现,但是当输入出错时,Excel总会弹出一个提示的对话框,有朋友可能觉得这样"唐突"的提醒有点影响心情,那就让"条件格式"来"温和"的提醒吧。

  1、创建"条件格式"的公式

  假设我们通过"条件格式",把符合位数(15位或18位)的号码所在单元格的填充色设置为绿色,输入完成后,通过查看单元格的填充色是否变为绿色,就可以知道输入的正确性了。

  由于身份证号码数据是属于"文本"类型的,先选中需要存放身份证号码的A2:A52单元格区域,将它们的数字格式设置为"文本"。然后在A2:A52单元格区域处于被选中的状态下,选择菜单"格式→条件格式"命令,打开"条件格式"对话框,单击"条件1"下方的下拉箭头,在弹出的下拉列表中选择"公式"(图 1)。 接着在其右边的文本框中输入公式"=OR(LEN(A2)=15,LEN(A2)=18)",然后单击"格式"按钮,在打开的"单元格格式"对话框中选择"图案"选项卡,选择绿色作为符合条件的单元格的填充色(图 2)。 设置好后单击"确定"按钮,返回"条件格式"对话框,检查无误再次单击"确定"就完成了条件格式的设置(图 3)。 小提示:上面的操作,先选中了一个单元格范围A2:A52,然后为这个单元格范围设置条件格式的公式。在这种情况下,公式中应使用选择范围中左上单元格的引用,此例中为A2。公式输入完成后,可以查看一下这个范围中的其它单元格的条件格式公式,如A8单元格,为"=OR(LEN(A8)=15,LEN(A8)=18)",这是由于上面的引用为相对应用,它会根据单元格的实际偏移量自动改变,从而得到适合其它单元格的公式。

  2、实现的具体效果

  现在来测试一下上面设置可以实现的效果,在A2:A52区域的单元格中输入一些身份证号码,当位数是18位或15位时,所在单元格的填充色自动变为"绿色",而位数不对的身份证号码,所在单元格的填充色不发生任何改变(图 4),从是否变色我们就可以判断输入的正确性了。 全部输入并确认正确后,如果需要删除单元格条件格式,则先选中A2:A52单元格区域,然后打开"条件格式"对话框,单击如图3中的"删除"按钮,在打开的"删除条件格式"对话框中勾选"条件1"复选框,单击确定即可(图 5)。

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