从项目管理的角度谈信息化项目收尾

方卫福 2010-06-27

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第一章序言

笔者多年来一直从事信息化行业的项目管理工作、经过了多个项目收尾工作，一直以来想把自己的工作经验体会做个总结和提升，但却抽不出时间来。正好现阶段比较轻松，忙里偷闲的记录下来分享给大家，希望能够对大家的工作有些帮助。

第二章项目收尾的现状及重要性

2.1 什么是项目收尾？

根据PMI（美国项目管理协会）的概念，项目收尾包括合同收尾和管理收尾两部分。合同收尾就是抓起合同，和客户一项项的核对，是否完成了合同所有的要求，是否可以把项目结束掉，也就是我们通常所讲的验收。管理收尾是对于内部来说的，把做好的项目文档等归档；对外宣称项目已经结束；转入维护期，把相关的产品说明转到维护组；进行经验教训总结，项目成员一起来“怀旧”学习一把。

2.2 项目收尾重要性

项目收尾工作是项目管理的重要组成部分，但是在实际项目管理中，项目阶段管理收尾过程和工作往往不被大家重视。其原因也无非如下：

1）：项目经理任务繁忙，一个人同时负责多个项目，有心无力；

2）：项目经理本身对项目阶段收尾阶段不重视、公司也没有严格要求，项目组为了按时完工，或一大堆的问题急需解决所以也就忽视了；

3）：项目经理由于前期工作不充分，阶段收尾工作也没有做，到项目结项验收的时候要补充大量的工作，抱着多一事不如少一事的态度，找借口逃避。

从以往经验来看，项目阶段收尾工作是非常重要的，如果潜意识中没有这个阶段或者故意忽视这个阶段，对下一阶段工作甚至整个项目都有严重的影响。

项目阶段结束了，项目经理终于“熬”到头了，这时候往往想到的是如何放松一下，而这时恰恰对项目经理来说是最重要的阶段。

1）在每个阶段结束后，项目组成员一般来讲都会有些变化，有些人转入其他项目组，有些人离职了，有些人加入进来。如果在这个阶段没有做好资料收集工作，那么项目的重要资料就会丢失，下一个阶段的输入就会减少，新人无法得到及时的培训等。

2）在阶段收尾阶段，通过对项目计划和实际的对比，找出项目存在的问题（进度偏差、费用偏差、范围偏差、质量偏差等）以及差距并找到问题的解决方法。及时的采取纠正措施，调整下一阶段的工作重点和工作计划。通过阶段经验总结、反思也可以提高项目经理的工作能力。

3）阶段收尾也是和客户沟通交流的好时候。一个阶段结束，正好是双方关系调和和修复的好时候，项目经理通过征求客户满意度等多种手段重新提高自己在客户心目中的影响，同时也要及时签署相关的文件资料，并及时归档。如果没有书面证据，项目经理会“死”的很难看的。毕竟各位其主吗。

4）结果好了，过程不一定好。但过程不好，结果一定不会好。对于公司来讲，阶段收尾一方面可以作为项目经理考核的依据，另一方面也是项目控制的重要方式。同时通过各阶段的总结，对公司的公司经验库和组织过程资产积累都有着积极作用。

总之：项目阶段收尾的好处众多。

一、从项目经理角度：

1、工作收尾结束，良好的情绪进入下一个工作；

2、完成经验教训的总结

3、能力的提升：良好的项目收尾工作，实现能力从量变到质变的转化。

4、良好客户关系的建立：此阶段对于项目经理来讲，是对前段工作关系的一个修复。

二、从企业角度：项目收尾结束后，项目工作就由供应商方转移到企业中的信息管理员，如果项目收尾工作做的好，那么项目维护的后续工作就相对简单，否则企业的系统管理员有苦头吃了。

三、从公司长远发展角度：通过良好的项目收尾工作可以培养人才、充实公司的组织资产库。

当大家刚进入一个新的环境一定有着强烈的陌生感，但当两三个项目做下来之后，人们会慢慢熟悉该领域的环境、行为方式。笔者在工作的前三年属于那么只知道没有总结只知道向前冲的莽撞类型的人。后来在实践中发现，同样的两个项目做下来人们成长的速度区别蛮大的，后来逐渐学会了总结提升，收益颇大。也希望大家能够按照PDCA的方法来实践，时间有限，方法无限。多掌握方法和技巧，对自己提升大有裨益。