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局石武线二项目部自2008年10月组建以来，一直十分重视内业基础资料的管理工作，综合办公室严格按照项目部提出的“专人管理，分类成册，规范存档”的思路开展工作，有效增强了项目的综合实力。
一、领导重视，专人负责
项目领导班子认识明确,即内业资料管理是办公系统的重要组成部分，也是项目管理综合能力的直接反映。进场伊始，项目部在建立健全各项规章制度的同时，在办公系统内业管理方面建立了内业资料管理制度、档案管理规章制度等，由项目书记主抓综合办公室的内业资料管理工作。为了便于管理，具有可操作性，办公室成员根据自身的工作经验，就内业管理资料进行了具体分工，办公室主任负责员工培训、队伍管理、劳资管理、员工考勤等工作。由对文件起草、文件管理经验丰富的部员负责党务、工会、内业影视资料、共青团、宣传、《简报》编辑等工作。由一名工作细心，责任心强的女部员主要负责项目部文件收发、内业资料收集整理、档案管理等工作。虽然有分工，但分工不分家，工作上相互补台。项目部还充分利用现代化办公管理模式，各项内业资料除了有文字版的存档以外，都有电子版的存档。内业管理基本按照档案管理模式运作。
二、分类成册，细化目录
项目部结合实际工作，为了使内业资料管理更加规范化、系统化、条理化，综合办公室把内业资料管理分成九大类，即文件类（包括电报、传真、信函、通知、决定等）、党委工作、工会工作、共青团工作、培训学习类、劳资类（包括月份考勤表、人员变动登记等等）、行政工作、宣传工作和其他，分成了69个子目录，每一大类归档时都放在规定卷柜里，便于管理、查找和存档。
重点在文件管理方面，项目部收到上级文件和传真电报后，专管人员立即登记、上账，粘贴传阅单，做到有可追塑性。按照班子成员分工，经项目经理或项目书记批示，然后按照批示精神，传阅到每一个责任人。如有特殊情况，项目经理因工出差不在项目部，根据电报或文件的急、重情况，如有特别急或重要的，专管人员要立即汇报给办公室主任，在取得主任的同意后请示项目经理，汇报文件或电报的内容，并按照经理的口头要求批示给受委托人，待经理回来后，再补办批示手续。对于一般性文件或电报，可以按照班子成员的分工及时请主管或分管领导批示。如电报或文件需要各部门按照时间节点上报的，经主管领导批示后，专管人员可先传阅受批示的部门负责人，便于工作早通报、早落实。要求专管人员在文件传阅时，要充分掌握其灵活性，做到了上级文件和电报的传阅管理不过手，专人负责；不横传，不过夜，尽量当天完成传阅；不压存，及时收回归档，登记上册。由于局项目经理部的文件、电报、简报等较多，为了便于查找，在做好登记的同时，按照月份归类存档，并做到了对上一年度的文件或电报装订成册存档。
在党务工作管理方面，项目部党工委主要围绕项目施工生产开展工作，健全了各项管理制度。项目部建立了党工委工作制度、党工委季度工作计划、党工委季度工作总结、党工委会议记录、党员名册、入党积极分子材料、“三会一课”资料、党委收缴明细、学习实践科学发展观、“全面工作争第一”等材料，按照局项目经理部和公司党委的要求，结合项目部的实际开展工作。为了便于留存，党务工作的各项规章制度都有电子版存档。
群团工作方面，群团组织也是项目部的重要组织，项目部按照局集团公司工会的总体要求，严格划分了工会制度、月份考核评比资料、工会工作记录、企务公开工作记录、政治、技术业务、安全学习记录、劳动竞赛活动记录、合理化建议、技术创新活动记录、班组劳动保护检查员名单、劳动安全卫生检查记录、群众性文体活动记录、女工工作活动记录、团员名册、青年名册等。
在项目印章、复印机的使用上，项目部规定由专人保管印章，每次必须请示项目领导，经办公室主任确认后方可使用。在复印机的使用上，办公室统一管理，每次使用做到有签字，有据可查。在办公用品的购买上，部门如有所需要填写购买单，要有项目经理的签字，由办公室统一购买。此外，项目部还设置有兼职网管员，负责电脑的维护，建立了管理制度、电脑台帐、维护记录等。
三、严格管理，规范存档
经验告诉我们，内业资料管理工作从一个侧面能够体现项目管理的整体水平。文件的存档要做到有条理，就必须从规范管理上下功夫。一是做好文件的归档工作。虽然工程项目是一次性的，但在内业资料管理过程中，从文件的收发、传阅、存档，到内业资料的存档，必须完全按照文件归档的标准去管理。待工程项目结束后，项目部专门请示局项目经理部后统一处理或销毁红头文件和传真电报。二是建立好资料档案。项目部对上级来文以及项目部自身的文件都建立了档案，将资料归类成盒，文件派专人管理，内业资料严格按照办公室成员分工，归类管理。三是提升专管人员的素质。文秘的归档工作也是一个系统工程，需要高素质的人员管理。项目部办公室设置有专人负责文件收发，专人负责党务内业资料管理，并经常组织对专管人员的培训。四是做到定期检查。为了使内业资料管理更加系统和规范，项目书记及办公室主任要对收、发文，文件的归类，内业资料的归档，进行不定期的检查，及时整改问题，推进整体工作有序进行。
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