用EXCEL技巧汇总利用"条件求和向导"对数据按条件进行汇总
在一个表格中经常需要将表中的数据按一定的条件进行求和计算。如一个人事职称档案表，需要统计"助理工程师"、"工程师"、"会计师"等职称的人数各为多少。对类似问题，利用"条件求和向导"便可很好地解决。具体方法是选择"工具"*"加载宏"，在打开的窗口中选中"条件求和向导"，然后按"确定"按钮，调用加载宏; 选择"工具"*"向导"*"条件求和"，进入求和向导; 在求和向导中首先单击"输入"框右边的小按钮，然后在表格中直接选定包含数据的区域，再单击"下一步"，在"求和列"中选定求和数据所在列，在"条件"框中添加求和的条件，根据向导的步骤指定存放汇总结果的单元格，即将光标置于输入框中，直接在表格中选中相应单元格即可，最后单击"完成"按钮。在汇总结果单元格中将出现预期的汇总结果，且一旦设定，汇总结果单元格会随着数据变化自动汇总，一劳永逸。要取消汇总结果只需点击汇总结果单元格，将公式去掉即可。当然，熟悉函数公式的用户，可直接定义单元格的公式，效果是一样的。 以下内容需要回复才能看到
把Excel表格转换为图片 许多报纸和杂志都介绍过在Excel中，同时按住Shift键点击“文件”菜单，原来的“关闭”菜单项就会变成“全部关闭”。如果我们在按下Shift键的同时点击“编辑”菜单，原来的复制和粘贴就会变成“复制图片”和“粘贴图片”。利用这一功能，我们可以将一个数据表以图片的形式进行复制，从而将其转换为图片。方法如下： 首先选中需要复制成图片的单元格区域，然后按住Shift键依次选择“编辑→复制图片”命令，接着弹出“复制图片”窗口，选择“图片”单选项后点击“确定”按钮，这时就将选定的表格区域复制成图片了。最后复制到目标只需直接选择“粘贴”命令即可（或者按Shift键再选择“编辑→粘贴图片”命令）。我们还可以将其在Word中进行粘贴。 另外，在复制图片时如果选择了“如打印效果”单选项，在粘贴的时候如果表格没有边框，复制后的图片也不会出现边框。 将Excel的文本数字转换成数字 在Excel中，系统将前面带有半角单引号的数字视为文本对待，而且为了某些需要，用户可以通过“格式”菜单中的“单元格”命令，将数字设置为文本格式。然而，现在我们却需要把工作表中文本格式的数字转换成数字，那么以下方法可以一试。 1．一次转换一个单元格 在“工具”菜单上，单击“选项”，再单击“错误检查”选项卡（一定要确保选中了“允许后台错误检查”和“数字以文本形式存储”复选框）。选中任何在左上角有绿色错误指示符的单元格。在单元格旁边，单击出现的按钮，再单击“转换为数字”。 2．一次转换整个区域 在某空白单元格中，输入数字“1”。选中该单元格，并在“编辑”菜单上单击“复制”命令。选取需转换的存储为文本数字的单元格区域。在“编辑”菜单上，单击“选择性粘贴”。在“运算”下，单击“乘”。单击“确定”按钮。 3．处理特殊财务数字 一些财务程序显示负值时在该值右边带有负号“-”。要将此文本字符串转换为数值，必须返回除最右边字符（即负号）以外的所有文本字符串字符，然后乘以“-1”。例如，如果单元格A2中的值为“156-”，那么公式“=LEFT(A2,LEN(A2)-1)*-1”将文本转换为数值“-156”，然后用上面的方法操作。 快速隐藏单元格所在位置的行与列 1. 按ctrl+9 可隐藏选中单元格或区域所在的行 2. 按ctrl+0 可隐藏选中单元格或区域所在的列 恢复隐藏的行和列的快捷键是： ctrl+shift+0 ctrl+shift+9 快速选择Excel工作表 在Excel中，要在一个有很多个工作表的工作簿中快速的选择某一个工作表，只需将鼠标指针移到工作薄左下角的工作表滚动轴(Sheet Tabs)，然后点击右键，在快捷菜单中选择你想要的工作表 作者: 晓风晨露 发布曰期: 2005-9-10 如何将多个工作表一次设置成同样的页眉和页脚？如何才能一次打印多个工作表？ 如果在一个Excel文件中含有多个工作表，如何将多个工作表一次设置成同样的页眉和页脚？如何才能一次打印多个工作表？ 把鼠标移到工作表的名称处（若你没有特别设置的话，Excel自动设置的名称是“sheet1、sheet2、sheet3.......”），然后点右键，在弹出的菜单中选择“选择全部工作表”的菜单项，这时你的所有操作都是针对全部工作表了，不管是设置页眉和页脚还是打印你工作表。 当然，如果只选择其中几个工作表，你可用ctrl或shift与鼠标结合选择 作者: 晓风晨露 发布曰期: 2005-9-10 避开Excel的误差 微软的Excel软件在财务应用领域使用得非常广泛、被许多单位用来处理财务数据。笔者就是用Excel来为单位做工资表的，不过笔者在使用过程中发现，当用Excel进行复杂算术运算时，其计算出来的结果有时会与电子计算器的结果有些微小的差别，特别是在进行多项除法运算而留有余数的情况下，算术“误差”很容易产生，究其原因，就是Excel在除不尽的情况下，不会自动对数值进行四舍五入的操作。这在要求严格的财务报表上当然是不允许的，避开这种“误差”的途径有两种： 1． 利用Round函数对中间值四舍五入 Excel中Round函数的格式为：Round(数值，保留的小数位数)，它的作用就是对指定数值进行四舍五入的操作并保留指定小数位数。比如Round(8.8888,2)的意思就是对8.8888的千分位进行四舍五入、结果就是8.89，当然为工作方便，此函数括号内的数值也可以是单元格地址或别的算术公式，每个中间值经过这样处理后得到的最终运算结果就和计算器算出来的一致了。 2． 正确设置Excel选项来避开“误差” 上述函数方法虽然方便，不过遇上大型Excel表格时，如果每个单元格都要设置这个函数，工作量未免太巨大，这时我们就可以进入Excel的[工具]→[菜单]→[选项]→[重新计算]，在“工作簿选项”处勾选“以显示值为准”，上述Excel“误差”也可有效避免，而默认情况下这个小选项是没有被勾选的。 如何快速输入数据序列？ 如果你需要输入诸如表格中的项目序号、曰期序列等一些特殊的数据系列，千万别逐条输入，为何不让Excel自动填充呢？在第一个单元格内输入起始数据，在下一个单元格内输入第二个数据，选定这两个单元格，将光标指向单元格右下方的填充柄，沿着要填充的方向拖动填充柄，拖过的单元格中会自动按Excel内部规定的序列进行填充。如果能将自己经常要用到的某些有规律的数据（如办公室人员名单），定义成序列，以备曰后自动填充，岂不一劳永逸！选择“工具”菜单中的“选项”命令，再选择“自定义序列”标签， 在输入框中输入新序列，注意在新序列各项2间要输入半角符号的逗号加以分隔（例如：张三，李四，王二……），单击“增加”按钮将输入的序列保存起来。 只计算Excel公式的一部分 在Excel中当我们调试一个复杂的公式时可能需要知道公式某一部分的值，可以用以下的办法来获得：双击含有公式的单元格，选定公式中需要获得值的那部分公式，按“F9”键，Excel就会将被选定的部分替换成计算的结果，按“Ctrl+Z”可以恢复刚才的替换。如果选定的是整个公式的话，就可以看到最后的结果。 例如，有这样一条公式：(A1*B1+C1)/D1，选定公式中的A1*B1（假设A1和B1的值分别为12和8），按“F9”键，Excel就会将A1*B1这部分转换为96。这时，公式就变成了(96+C1)/D1。如果继续选定D1（假设D1的值为6），并按“F9”键，Excel会将公式转换为(A1*B1+C1)/6。 当你完成了公式的计算部分，想恢复成原来的公式， 按“Esc”即可。 在Excel中当我们调试一个复杂的公式时可能需要知道公式某一部分的值，可以用以下的办法来获得：双击含有公式的单元格，选定公式中需要获得值的那部分公式，按“F9”键，Excel就会将被选定的部分替换成计算的结果，按“Ctrl+Z”可以恢复刚才的替换。如果选定的是整个公式的话，就可以看到最后的结果。 如何不使显示或打印出来的表格中包含有0值？ 通常情况下，我们不希望显示或打印出来的表格中包含有0值，而是将其内容置为空。例如，图1合计列中如果使用“=b2+c2+d2”公式，将有可能出现0值的情况，如何让0值不显示？ 方法一；使用加上If函数判断值是否为0的公式，即： =if（b2＋c2＋d2＝0，“”， b2＋c2＋d2） 方法二：选择“工具”＼“选项”＼“视窗”，在“窗口选项”中去掉“零值”选项。 方法三：使用自定义格式。 选中 E2：E5区域，选择“格式”＼“单元格”＼“数字”，从“分类”列表框中选择“自定义”，在“格式”框中输入“G/通用格式；-G/通用格式；；”，按“确定”按钮即可。 方法四：将0替换成空 (选择单元格匹配) 方法五(根据5楼雨点)：定义目标EXCEL表，在“条件格式”中将“单元格数值”等于“0”，在“格式”中将“颜色”设为“白色”，两次“确定”即可。定义表中的0值均为白色，打印时也不显示 Excel中“摄影”的妙用 在Excel中，如果需要在一个页面中反映另外一个页面的更改，我们一般用粘贴连接等方式来实现。但是，如果需要反映的内容比较多，特别是目标位置的格式编排也必须反映出来的时候，再使用连接数据的方式就行不通了。好在天无绝人之路，Excel早为我们准备了“照相机”，你只要把希望反映出来的那部分内容“照”下来，然后把“照片”粘贴到其他的页面即可。 1、准备“照相机” 1） 打开Excel的“工具”菜单，选择“自定义”对话框。 2） 单击“命令”选项卡，在“类别”中选择“工具”，在右边“命令”列表中找到“摄影”，并且将其拖到工具栏的任意位置。 2、给目标“拍照” 假设我们要让Sheet2中的部分内容自动出现在Sheet1中。 1） 拖动鼠标并且选择Sheet2中需要“拍照”的内容。 2） 用鼠标单击工具栏上准备好的“照相机”按钮，于是这个选定的区域就被“拍”了下来。 3、粘贴“照片” 1） 打开Sheet1工作表。 2） 在需要显示“照片”的位置上单击鼠标左键，被“拍摄”的“照片”就立即粘贴过来了。 在Sheet2中调整“照片”的各种格式，粘贴到Sheet1中的内容同步发生变化，而且因为插入的的确是一幅自动更新的图像文件，所以，“图片”工具栏对这个照片也是有效的哦！你可以按几个按钮试试，这个“照片还可以自由的旋转呢！怎么样？这个数码照相机还不错吧！ |
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