Lotus Notes 中多用户共享工作台的实现 - ◇.°lotus notes.°◇ ...

1． 问题的提出 在信息技术高速发展的今天，每一个企业都把管理手段的科学化、现代化作为企业管理的重要组成部分。收文管理、发文管理、文档一体化管理不再是什么新鲜名词。Lotus Notes作为实现这一管理的支撑平台，其使用面亦是随之不断扩大。特别是对企事业单位来说，更是管理信息系统不可缺少的组成部分，是现代化办公不可缺少的手段。但在目前，还有很多部门还很难以实现人手一台计算机。这就给我们的Lotus Notes管理员提出了一个新的课题，如何有效地实现多用户共享同一Notes工作台？ 在单用户平台上，对邮件的收发与转发以及在定制个人的通讯录方面都不会有任何的问题。而在实际使用过程中，我们发现，当有2位用户或超过2位用户需要共享同一工作台时，在邮件的转发及定制个人的通讯录上就都出现了问题。同时，这个问题也是困绕办公自动化系统管理员的主要问题之一。 为叙述及例举的需要，本文假设以“用户A”与“用户B”为例来详细论述如何实现对同一工作台的共享。假设用户A为安装用户（客户端第一次安装NOTES时以用户A的身分进行安装），用户B与用户A共享同一工作台。 2． 同一工作台的搭建 既然是多用户共享，顾名思义就是先要建立一位用户，再有另一位或几位用户与之共享。按上面的假设，本文是用户B与用户A共享。因此，管理员首先要按照客户端的正常安装步骤，进行单用户的安装。在本文章中即是以用户A的身份完成对notes客户端的安装以及进行必要的客户端配置。在单用户的工作平台建好以后，就可以进行多用户共享工作台的建立。在本文中即是要实现用户B与用户A共享同一工作台，具体的实现方法及步骤如下： 2.1 将用户B的身份文件即“用户B．id”文件拷贝到本地机notes安装路径的data目录下。默认路径为：c:\lotus\notes\data。该路径在客户端安装时可以进行修改。 2.2 启动notes系统，进入 notes的工作台，通过切换用户身份（执行菜单：文件—>工具—>切换标识符），从弹出的窗口中选择“用户B．Id”文件并确定，按要求输入B的用户口令。完成工作台的身份切换工作。 2.3 在工作台的空白处单击右键，选择“打开数据库”，在“服务器”项目中选择用户B的邮箱文件所在的服务器，即本单位办公自动化系统服务器的名称。在“数据库”项目中选择“mail\用户B”并确定，从而将用户B的邮箱标签添加到工作台。这时我们在同一工作台上就可以同时看到 “用户A在XX服务器”的标签与“用户B在XX服务器”的标签。 于是用户A与用户B 共用的同一工作台环境就算搭建完成。 3． 存在的问题 问题一：用户B与用户A共享同一工作台，通过切换用户身份，用户B即可以实现对其邮箱中邮件的正常收发操作，但不能实现“转发”操作。在单击转发按扭以后，系统会弹出提示信息“您没有访问数据库的权限”。 问题二：在同一工作台上，我们会发现标签“用户A的通讯录在本地”， 并且用户A可以对其进行个性化的操作，创建属于自己需要的个人通讯录。但无论如何也出不来“用户B的通讯录在本地”的标签。 4． 对问题的分析及解决方法与步骤 4.1 问题一的分析与解决 通过查阅NOTES的资料手册，我们发现用户对邮件的各种操作，都与其相对应的“场所”设置息息相关。在“场所”中可以对“服务器”、“端口”、“邮件”等项目进行相应的配置。邮件的各种操作能否成功，将直接取决于这些配置项的设置正确与否。通过试验，我们提出如下具体的解决方法与步骤： I．执行“文件”—>“设置场所”—>“场所”。打开场所设置界面。 II．修改场所名称“办公室（网络）”为其他名称，如：用户A，即用用户A的名称来替代其场所的名称，这样做便于在做场所切换时方便识别。该名称一定要做修改，否则在下面步骤中新建的场所名称，在用户实际做场所切换时根本就不显示，无法看到新建的场所，自然也就无法实现场所切换的目的。场所名称的命名规则一般以用户在进行场所切换时方便操作为准则。本文中是以用户名来替代场所名称。 III．通过“添加场所”新建一个场所。如对场所中的设置项不是太了解，可对比用户A的场所设置项进行相应的设置。对新建场所的名称的命名，仍然是以用户在进行场所切换时方便操作为准则。本文中用“用户B”这个名称来作为新建场所的名称。最后保存退出。 IV．根据实际情况，如无需要可删除“场所”中的其他系统自带的场所项。如：“孤岛”、“居家”、“旅途”等。于是，本文所叙述的场所中就只剩下场所名称：“用户A”与“用户B”，这样用户A或用户B在做场所切换时，根据场所名称就可以十分方便并准确地做出选择。 经过上面步骤的设置，我们再回到工作台，通过窗口状态条（在窗口的下方）中的第二项（从右到左），就可以方便的在场所“用户A”与“用户B”之间进行场所的切换。现在，我们切换用户标识符为用户B的身份，再切换场所“用户B”为当前场所，再进入用户B的电子信箱，随意选择一封信件进行转发，不再有任何报错信息，宣告在多用户共享工作台情况下邮件不能转发问题的解决。 4.2 问题二的分析与解决 在工作台通过查看数据库“用户A的通讯录在本地”的标签的属性，我们不难发现该数据库的文件名称为names.nsf ，该文件的位置在\data\names.nsf 。我们都知道，在同一目录下的文件名必须是不同的，要想再在data目录下再建一个names.nsf文件是不可能的。考虑到如果对文件重新进行命名，也不适为解决问题的一种办法。于是在这一思想的指导下，我们将文件names.nsf重命名为names1.nsf，再建一个names2.nsf文件，都放在data目录下。与此同时，我们又发现，重命名后新建立起来的文件names2.nsf是孤立的，无法与系统有机地相连，从而形成一个整体。在查阅大量资料以后，我们发现Notes的系统配置文件可以解决这一问题，于是我们得出如下的解决方法与步骤： I．退出notes系统，保证names.nsf文件不在使用之中，因为使用中的文件是不能被该名的。再进入资源管理器，找到data目录下的文件names.nsf。 II．复制该文件，并在该目录下执行粘贴，生存文件“复件 names.nsf”。 III．将文件names.nsf重命名为names1.nsf，将文件“复件 names.nsf” 重命名为names2.nsf。 IV．在 notes目录下找到系统配置文件：notes.ini 并打开进行编辑。在notes.ini文件中我们可以找到这样的配制项：NAMES=names.nsf 。将该配制项修改为：MANES=names1.nsf，names2.nsf并保存退出。 V．进入notes系统，从工作台上删除标题为“用户A的通讯录在本地”的标签，再分别将数据库文件names1.nsf和names2.nsf的标签添加到工作台面上，这时2个文件标签上所显示的标题均为“用户A的通讯录在本地”。将names2.nsf文件的“标题”通过数据库属性修改为“用户B的通讯录”。这时，再回到工作台面上时，看到names2.nsf文件的标签上面的标题就已正确显示为“用户B的通讯录在本地”了。 通过以上步骤，用户B就可以定制属于自己的个性化通讯录了。其中步骤IV是非常重要的。现在我们执行“新建便笺”—>“地址”。在“查询”项右面的下拉列表框中，我们就可以看到选项“用户A的通讯录”与“用户B的通讯录”2个选项。如果不对步骤IV中设置项进进行修改，那么在该下拉列表框中就只能看到选项“用户A的通讯录”一个选项，而看不到选项“用户B的通讯录”，即文件names2.nsf没有被系统所接受而形成统一的整体。 5． 实际意义 在notes的实际使用过程中，经常会遇到各种下发的空表格，如：各种调查表，数据报表，民意测评表等等。发表人可以制作一张空的格式表，通过notes系统发送给填表人，但填表人在打开空表后是不能直接输入数据的，因为打开的空表是只读属性的。如果通过执行“转发”以后，空表便可以直接输入数据并将数据保存下来，在地址栏填入发表人的地址，便可以将填有数据的表格发送回发表人。问题一的解决，有效解决了在多用户共享同一工作台的情况下的“转发”问题。问题二的解决使得真正意义上的多用户共享同一工作台得以实现，并具有一定的现实价值。有力地推动了Notes系统更广泛而有效的使用，进一步提高了办公的效力。 6． 总结 Lotus Notes 以其对工作流的独特处理优势而得到了广泛的应用，各类的办公自动化系统更是基于此平台之上开发运行。作为一名办公自动化系统的管理员，在实际使用与维护过程中，经常会遇到这种多用户共享的情况。对这一问题的解决，为广大的办公自动化系统的管理员提供了一种解决方法，也为广大的系统管理员提出了一种解决问题的思路。