家庭档案的整理就是将处于零散状态的家庭档案材料,进行分类、排列、编号、编目、装盒,使之有序化。 1家庭档案的分类 1.1家庭档案分类的含义:就是将家庭及其成员所形成的全部档案,按其来源、时间、内容和形式的异同,分成一定的层次和类别,使家庭档案构成一套有机的体系。 1.2家庭档案的分类方法 1.2.1家庭档案的基本分类方法 1.2.1.1按家庭档案所反映的内容可把家庭档案分为宝宝康乐类、学生时代类、恋爱婚姻类、工作成果类、当家理财类、医疗保健类、家庭历史类、综合类。 1.2.1.2按家庭档案的形式可把家庭档案分为证书类、书信类、票据类、手稿类、字画类、病历类、照片类、录音带类、录像带类、计算机软盘类、综合类。 1.2.1.3按家庭档案所记录的家庭成员,可把家庭档案分为祖父(外祖父)、祖母(外祖母)、父亲、母亲、哥哥、弟弟、姐姐、妹妹,也就是说,家庭中有多少位成员就设多少类,外加综合类。 1.2.2家庭档案的复合分类方法 家庭档案数量较多的可采用家庭档案的复合分类方法。 1.2.2.1形式-成员分类法 首先把家庭档案材料按形式分开,然后在形式下面再分家庭成员。 1.2.2.2内容-成员分类法 首先把家庭档案材料按内容分开,然后在内容下面再分家庭成员。 1.2.2.3形式-内容分类法 首先把家庭档案按形式分开,然后在形式下面再分内容。 1.2.2.4成员-形式分类法 首先把家庭档案材料按成员分开,然后在成员下面再分形式。 1.3各家庭可根据本家庭档案特点,选用家庭档案的基本或复合分类方法中的一种进行家庭档案的分类。 2家庭档案的排列 家庭档案的排列包括档案盒内档案材料的排列和家庭档案盒的排列。 2.1家庭档案盒盒内档案材料可以按时间或重要程度排列顺序。通常情况下,按照家庭档案材料形成的时间顺序进行排列。 2.2各家庭可根据家庭生活实际确定档案盒的排列顺序,但应将同类档案排列在一起。 3家庭档案的编号 家庭档案的编号是指在不同类别的档案有序排列的基础上,给每件档案材料一个号码,用以固定家庭档案材料的位置,便于查找和利用。家庭档案编号应按每个大类内档案材料的排列顺序,从“1”开始编流水号。 家庭档案数量较多的还应该给家庭档案盒编号,家庭档案盒的盒号,按大类从“1”开始编流水号;家庭档案数量少的可不给家庭档案盒编号。 4家庭档案的编目 家庭档案的编目主要包括编制家庭档案目录、填写家庭档案盒脊背标签。 4.1家庭档案目录的编写 家庭档案目录的项目内容包括件号、题名、日期、页(张)数、盒号、备注等。家庭档案目录按大类内档案材料排列顺序逐件编制,单独存放。 4.2家庭档案盒脊背标签填写 4.2.1家庭档案盒脊背标签内容包括家庭档案类别、盒号。 4.2.2家庭档案盒脊背内容可填写在不干胶标签上,然后粘贴在家庭档案盒脊背上。 4.3家庭档案数量少的可不编目。 5家庭档案的装盒 |
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