第二篇 建账篇(二)

第二篇 建账篇(二)

日记帐怎样设置？    日记帐的主要作用是按照时间的先后顺序记录经济业务，以保持会计资料的完整性和连续性。进行日记帐的设置工作，首先要确定其种类和数量。日记帐在不同的会计核算组织形式下，其具体用途是不同的。如果日记账用作过帐媒介(如通用日记帐、日记总帐核算组织形式)，则要求设置一个严密完整的序时帐簿体系，包括企业的所有经济业务；如果日记时帐不用作过帐媒介，则不必考虑其体系的完整性，只需设置某些特种日记帐即可。通常设置的特种日记帐主要包括现金日记帐和银行存款日记帐，极少数企业还设置销货日记帐和购货日记帐。 　　现金日记帐是专门记录现金收付业务的特种日记帐，它一般由出纳人员负责填写。现金日记帐既可用作明细帐，也可用于过帐媒介。在现金收付业务较多的企业，也可分别设置现金收入日记帐和现金支出日记帐，它们只能是单栏式的日记帐；现金日记帐还可设置成三栏式的日记帐(分别见表2-15、表2-16、表2-17)。除非企业现金收付业务特别繁多，一般情况下，只设置三栏式的现金日记帐。 表2-15                   现金收入日记帐   年  月        借方科目：现金                                    第    页     年 凭 证 摘      要 贷方科目 金     额 月 日 字 号                                           表2-16                   现金支出日记帐  年  月 贷方科目：现金                                      第    页     年 凭 证 摘      要 借方科目 金     额 月 日 字 号                                           表2-17                   现金日记帐 年  月                                                    第  页  年 凭证 摘 要 支票号 对方科目 借方金额 贷方金额 余  额 月 日 字 号                                                                             银行存款日记帐是用来记录银行存款收付业务的特种日记帐。其设计方法与现金日记帐基本相同，但须将帐簿名称分别改为“银行存款收入日记帐”、“银行存款付出日记帐”和“银行存款日记帐”，并将前两种帐页左上角的科目名称改为“银行存款”。而且一般应相应增加每笔存款收支业务所采用的结算方式一栏，以便分类提供数据和据以进行查对、汇总。一般企业也只设置三栏式的银行存款日记帐。其基本格式可参照现金日记帐，不另赘述。      在日记帐用作过帐媒介时，必须设置普通日记帐，用以记录全部转帐业务，逐日逐笔进行登记。普通日记帐可以采用帐户两栏式，也可采用金额双栏式，但后者更为简便易行。 　　明细帐怎样设置？ 　　明细帐的情况更为复杂，一般格式有收发存三栏式(见表2-18)、借贷余三栏式(见表2-19)、数量金额式(见表2-20)，还可根据需要设计成多栏式(见表2-21)。其中借贷余三拦式适用于一般帐户的明细帐；数量金额式适用于实物资产的明细帐；收发存三栏式只记数量，不记金额，适用于实物资产的保管帐；多栏式明细帐则是根据经济业务的特点和经营管理的需要，在帐页上设置专栏，主要用于登记明细项目多、借贷方向单一的经济业务，如采购、生产以及费用帐户的明细帐户，一般采用贷方多栏式，此外，本年利润的形成和分配类的科目以及“应交税金──应交增值税”等科目，则需采用借贷双方均多栏式(见表2-22的明细帐。 表2-18                            实物保管帐   品名：                                  存放地点：   规格：                                  计量单位：     年 凭 证 摘  要 收  入 发  出 结  存 月 日 字 号                                                 表2-19                              ××明细帐   明细科目： 年 凭 证 摘要 借方金额 贷方金额 借或贷 余额 月 日 字 号                                                                   表2-20               ××明细帐                                              第  页 类    别   计量单位   品名规格   存放地点   编    号   储备定额    年 凭证 摘要 收  入 发  出 结  存 月 日 字 号           数量 单价 金额 数量 单位 金额 数量 单价 金额                                                         表2-21           ××明细帐                              第  页  年 凭证 摘要 借方 贷方 借或贷 余额 （  ）方分析 月 日 字 号                                                               表2-22                 应交增值税明细账     年     月 摘要 借  方 贷  方 借 或 贷 余额 月 日 字 号 合计 进项税额 已交税金 合计 销项税额 出口退税 进项税额转出                                                                                                                                                                         　　备查帐怎样设置？ 　　备查帐簿的作用是对序时帐簿和分类帐簿进行补充说明。根据实际需要，其设计方式可以灵活机动，不拘一格。备查帐簿的设计，主要包括下列情形：     （1）所有权对不属于本企业，但由企业暂使用或代为保管的财产物资，应设计相应的备查帐簿，如租入固定资产登记簿，受托加工材料登记簿、代销商品登记簿等；     （2）对同一业务需要进行多方面登记的备查帐簿，一般适用于大宗、贵重物资，如固定资产保管登记卡、使用登记卡等； （3）对某些出于管理上的需要，而必须予以反映的事项的备查簿，如经济合同执行情况记录、贷款还款情况记录、重要空白凭证记录等。 备查账簿的设计参见表2-23、表2-24、表2-25。 表2-23                        应收票据查登记簿 种类 号数 出票日期 出票人 票面金额 到期日期 利率 付款人 承兑人 背书人 贴  现 收回 注销 备注 日期 贴现率 贴现额 日期 金额                                                                                                                                         表2-24          租入固定资产登记簿 资产名称 规格 合同号 租出单位 租入日期 租期 租金 使用地点 备注                                                       表2-25          委托加工材料登记簿                                 计量单位： 材料名称 规格 合同号 委托单位 接收数量 成品名称 消耗定额 预计成品量                                 接收日 加工日 完工日 完工量 交付日期 加工费用   备注                                     帐簿设计原则的一般原则是什么？     帐簿设计应做到总分结合、序时与分类相结合，层次清楚，便于分工，具体说在设计时应符合以下原则：     （1）与企业规模和会计分工相适应的原则。企业规模较大，经济业务必然较多，会计人员的数量也相应地多，其分工较细，会计帐簿也较复杂，册数也多，在设计时考虑这些特点以适应其需要。反之，企业规模小，经济业务量少，一个会计足够处理全部经济业务，在设计帐簿时没有必要设多本帐，所有的明细分类帐可以集合成一、二本即可。     （2）既满足管理需要又避免重复设帐的原则。帐簿设计的目的是为了取得管理所需要的资料，因此帐簿设置也以满足需要为前提，避免重复设帐、记帐、浪费人力物力。例如材料帐，一些企业在财务科设了总帐和明细帐，在供应科又设一套明细帐，在仓库还设三级明细帐，就是重复设帐的典型例子。事实上若在财务科只设总帐，供应科设二级明细帐(按类别)、仓库设二级明细帐(按品名规格)，一层控制一层，互相核对，数据共享，既省时又省力。     （3）帐簿设计与帐务处理程序紧密配合原则。帐务处理程序的设计实质上已大致规定了帐簿的种类，在进行帐簿的具体设计时，应充分注意已选定的帐务处理程序。例如若设计的是日记总帐帐务处理程序，就必须设计一本日记总帐，再考虑其他帐簿；又如果设计的是多栏式日记帐帐务处理程序，就必须设计四本多栏式日记帐，分别记录现金收付和银行存款收付业务，然后再考虑设其他帐簿。     （4）帐簿设计与会计报表指标相衔接的原则。会计报表是根据帐簿记录编制的，报表中的有关指标应能直接从有关总分类帐户或明细分类帐户中取得和填列，以加速会计报表的编制，而尽量避免从几个帐户中取得资料进行加减运算来填报。     怎样选择帐簿？     不同企业单位所需用的帐簿是不尽相同的。但不管帐簿的格式如何，从其所起的作用看，大致可分为四类：序时帐簿、分类帐簿、序时与分类相结合的联合帐簿、备查帐薄。序时帐簿是指现金、银行存款日记帐和转帐日记帐；分类帐簿包括总分类帐簿和明细分类帐簿；联合帐簿是指既是序时记录又分类记录，既是日记帐又是总帐的帐簿，如日记总帐；备查帐簿如前述是记录非本企业资产或其他重要事项的帐簿。     会计帐簿从外表形式分，有订本式、活页式，卡片式三种。订本式帐簿可防止帐面散失和随意抽换，活页式帐簿可视经济业务的多寡随时增添帐页或抽取多余的空白帐页，避免浪费，卡片式帐簿也具备活页式帐簿的优点，但容易失散，必须严加管理。     一个企业究竟应设计和使用何种帐簿，要视企业规模大小、经济业务的繁简、会计人员的分工、采用的核算形式以及记帐的机械化程度等因素而定。但是为了加强货币资金的管理，无论在哪种情况下，都要设计现金和银行存款日记帐这种序时帐簿，只是在多栏特种日记帐核算形式下，要将现金和银行存款日记帐都分割为专栏的收入日记帐和支出日记帐两本，至于分类帐簿的设计，在采用记帐凭证核算形式、汇总记帐凭证核算形式和科目汇总表核算形式以及多栏式日记帐核算形式时，则应设计一本总分类帐簿和多本明细分类帐簿，而在采用日记总帐核算形式时，则只设计一本既序时记录又分类记录的日记总帐帐簿和必要的明细分类帐簿。下表列示了不同情况下帐簿的选择： 单位特点 应采用的核算形式 可设置的帐簿体系 小规模企业(小规模纳税人) 记帐凭证核算形式 现金、银行存款日记帐；固定资产、材料、费用、明细帐；总帐。 日记总帐核算形式 序时帐同上；日记总帐；固定资产、材料明细帐。 大中型企业单位(一般纳税人) 科目汇总表核算形式，汇总记帐凭证核算形式 序时帐同上；固定资产、材料、应收(付)帐款、其他应收应付款、长(短)期投资、实收资本、生产成本、费用等明细帐；总帐。(购货簿、销货簿)。 收付款业务多、转帐业务少的大中型企业 多栏式日记帐核算形式 四本多栏式日记帐；明细分类帐同上；总帐。(购货簿、销货簿)。 收付款业务多、转帐业务亦多的大中型企业 多栏式日记帐兼汇总转帐凭证核算形式 四本多栏式日记帐；其他帐簿同上。 大中型企业，但转帐业务较少 科目汇总表兼转帐日记帐核算形式 序时帐簿；必要的明细帐、转帐日记帐；总帐。