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超高效方格纸时间管理(1)

2010-09-07  月落乌啼デ
 
 


  第四期的每月电子报每天创造无敌星星时间,解决困难任务里面提到如何运用倒数计时器及便利贴,迅速处理生活中大大小小的事情。经过了几个月的实做,现在推出了进化版。

  进化版运用方格纸,管理纪录一天的时间使用,不仅能创造高效的执行力,更能在一天结束后,检视自己时间的使用状态,检讨更好的时间管理方法,简单方便,大家可以试试看喔。

A 用格子纸及倒数计时器

  用方格纸来做执行清单,可以在一张纸上写下今天一天所有的执行状况,一方面更加环保(之前方法要用到大量便利贴),一方面可以作为隔日检视今日工作状况,最后方格纸事先打好方格,写起来更是方便。

B 限定工作项目

  方格纸时间管理第二个概念是封闭式清单,有以下的要点:

    不能添加新的工作事项
    每件事情执行的时间很短
    越执行剩下的事情越少
    不需要优先次序
    很容易进入flow的状态

  以上图为例,我们从7:20-7:45只处理下列的事情,规划、写晨间日记、伏地挺身、检查email,而且每件事情耗时很短:

    规划         5  mins
    写晨间日记 10 mins
    伏地挺身    5  mins
    检查email  5  mins

  设定了倒数计时器后才开始做事,时间到了不管有没有完成,就接着做下一个事情。这在心理学上叫做“期限效益”,可以帮我们在很短的时间内完成大量的事情。倒数计时器让我们知道时间的流逝,逐渐往期限逼近,于是自己做事情就会越来越快,突破心理的阻力,进入所谓无敌模式——精神专注,充满精力。

C 限定的工作时间

  方格纸时间管理第二个概念是封闭时区,意思是在这段时间内,我们只能做封闭清单内的事情(规划、写晨间日记、伏地挺身、检查email)。也就是说,在7:20-7:45的时间内,我们对其他干扰免疫,专心做这四件事情。

  这个方法尤其适合于时间完全自己可以掌控的时候(例如早起时自己的时间),让自己专注于工作,不会受到其他事情的干扰。如果真的发生干扰,回到做事状况时,也要持续完成这个清单,接着再做其他的事情。

  最上面纪录开始做这份清单的时间(7:20),最下面纪录预计完成这份清单的时间(7:45),等到每件事情都按照预定做的执行时间做完后,看看手表就知道自己的执行状况和预定状况的差异,是很好的监控自己专注与否的工具。(我觉得很适合于学生)

  这样的方式也很适合用在例行事项的管理,例如我写部落格文章,就可以拆解成上面的一个封闭清单,让每一篇文章的产出都有一定的模式,品质也能受到管控。

  不管是否是例行事项,方格纸时间管理法都可以帮助我们推动手上的事情。

结语

  方格纸时间管理法可以让我们专注于事件的处理,把时间的效应做最大的发挥,又可以结合行动清单的观念,持续推动自己的梦想,是一个很棒的时间理概念,也利用一系列文章和大家分享。

延伸阅读
2/100 时间管理健身房 每日工作清单的运用
每天创造无敌星星时间,解决困难任务

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