设置格式和编辑的限制条件 点击“常规选项”中的“保护文档”按钮,就能够打开限制格式和编辑窗格,这也能够在Ribbon中的“视图”内的“文档保护”中进行选择。有时,你会希望将文档分发给其他人,但不希望他们对其中的格式进行修改,或者是想要限制他们仅能够做某些编辑,例如插入批注。 你可以通过如图6所示的任务窗格选择并应用格式和编辑设置。
你可以将格式限制为你所指定的样式,如图7所示。
这能够防止其他人更改文档的样式,或是直接将格式应用到你的文档中。你也可以选择是否“允许自动套用格式替代格式设置限制”,“阻止主题或方案切换”以及“阻止快速样式集切换”。而在默认情况下,这些选项都是没有选中的。 如果文档所包含的格式或样式是你所不允许的,你就会被询问是否需要移除它们。 你可以对编辑作出如下限制: 不允许任何更改(只读) 修订 批注 填写窗体 如果你希望文档中的某些部分能够让其他人自由地进行编辑,那么你可以指定这些选择部分作为不受限制的部分,或者是你可以仅允许特定的人来更改文档中的这个部分。这些设置都能够在“限制格式和编辑”任务窗格中的“例外项”内进行选择。 你可以在例外项的选框中钩选中“每个人”,也可以点击“更多用户”之后,输入用户的名字,这样,你所指定的这些人就能够编辑你所选择的文档部分。 通过这个特性,你可以允许一个人编辑文档中的一个选择部分,而让另一个人编辑另一个选择部分。例如,你可以让公司中的法律部门编辑一段关于处理法律问题的文档,但不允许他们去修改文档中关于技术问题的部分。 当你设置完限制条件以及例外项之后,点击“是,启动强制保护”按钮。接着,在启动强制保护对话框中,你就可以选择是使用密码还是用户验证来对文件进行保护。
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