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职业秘书人员悟性的培养

 昵称2671990 2010-09-19

职业秘书人员悟性的培养

作者:本站整理 | 日期:2008-07-03 16:12 | 点击 140
  
  在当代中国,不缺官场秘书,也不缺企业秘书,缺的是合格的、优秀的官场、企业秘书。中国秘书界不缺“悟性”,他们太有“悟性”了,但是他们的“悟性”不是用来为人民、为机关、为企业服务,而是在千方百计的为自己谋福利、谋权力。在这个方面的研究在中国还是一个空白。为了填补这个空白,也为了在未来中国秘书界少一些为自己谋福利、谋权力的职业人员。多一些为人民、为机关、为企业服务的职业人员。作者才试图写这篇关于如何训练秘书的正确的职业悟性小文章。 
 在秘书这个特别的行业当中,出色的悟性始终是其最重要的品质之一,因为秘书的天职就是与上司共事,协助上司处理好各类日常事务,为上司出谋划策,受上司授权协调与处理机关、企业内部各种关系。这个也就说明:秘书的工作性质就决定着你必须具备卓越的领悟能力,只有这样,你才能胜任秘书这个职业,也只有这样,你才能处理好各种复杂的人际关系。 
 人是世界上最复杂的东西,因为人是合多变性和多样性为一体的,人之间矛盾产生的原因不外乎有三:利益追求不同,彼此之间的沟通不同,理解领悟不同。而从秘书的职业性质看来第三种原因就为最突出的了。 
 其实,“领悟”这个词语带有一定的被动性的,恰到好处的表达出秘书角色的正确定位。“领”就是“领会”,“悟”就是“感悟”的意思。也就是说要对上级文件精神、对上司或者老板的想法,先要完全领会,然后深深感悟。用一句通俗一点的话说,就是要在充分理解的基础上启发自己的脑袋,丰富自己的思路,从而达到与上级文件精神或者上司、老板的思想达成一致。人的领悟能力是在后天通过教育与训练慢慢培养出来的,那些粗心大意的人十个有九个是没有特别出色的领悟能力的。在一个人的是非观形成的整个过程中,由于各种客观原因的影响,你很少顾及他人感受的机会,久而久之,就会在主观世界中产生思维定式。 
 比如,你在一个比较封闭的生活圈子里,因为各种各样的因素,周围的人们对你的了解总是有很多成分的包容和宽恕,人性避免冲突心理导致人不太爱多管闲事。如果你步入了社会,当你的利益诉求和别人发生冲突的时候,别人不会也没有理由给你做出忍让时,这时生活就会教你改变自己的性格缺点:学会理解他人、宽容他人、领悟他人,直到你被别人认同为止。 
 所以,领悟能力是在交往的过程中,通过与自己切身利益有关的方式来逐步完善的。你要拥有良好的人缘,你就必须善解人意生活中的领悟是为了提高你的生活品质,工作中的领悟能力是为了提高工作效率。我门可以想象,一个愚蠢到总是与上司的意图背道而驰的秘书对上司来讲是多大的痛苦?秘书的领悟能力与他的工作表现和工作效率是呈正比的。这个是秘书的一个职业标准,也是一个公理。 
 那么究竟什么样的领悟能力合乎秘书的职业要求呢?没有什么现成的标准答案,要说有,也只有用两个字来表达:用心。那么怎样才能训练一个合格的、优秀的秘书的悟性呢?我以为应该要从秘书的职业性格的塑造和行为修正的训练、察言观色的能力培养、学会如何了解人性等几个方面来锻炼。 
 一 秘书职业性格的塑造和行为修正 
 (一) 秘书职业性格塑造 
 秘书职业性格(包括:正直、善良、热忱、温和、豁达、坚毅、缜密)塑造在整个秘书职业悟性培养的过程中起着基础作用。中国有很多形容基础的重要性的名言名句,诸如:高楼万丈平地起之类。那么我们要怎么样才能打好这个基础呢? 
 1、要成就自己独立的性格特点 
 了解自己性格的优点和缺点,对任何事情都要有自己独立的见解,不要轻易受他人的影响,坚持自己的观点,除非你意识到他人的见解比你自己的更有见地更有科学性更加正确。你要在需要的时候做出你自己的判断和决定,而且要有勇气承担其后果。 
 当然,这里的独立不是说要你刚愎自用,更不是要你排斥他人。而是要你严谨的分析与经验的运用基础上,对责任的承担。 
 2、培养自己的亲和力、造就自己宽大的胸怀 
 有个时候适当地依靠他人的帮助和有效的增加他人与你之间的依赖,是保持人格魅力的重要策略。成功的人之所以成功,有70%的因素在于人际关系的处理得当。而亲和力是在人际关系中占有很大的比重的。其作用就好象建筑学中的水泥沙浆中的胶水,在人不知鬼不觉的情况下将人心俘虏与感化,使你的交际对象非常乐意和你相处。 
 俗话说:“宰相肚里能撑船。”就是说一个人要想成功,就必须要有一颗菩萨心肠、一个宽大的心胸。从古到今没有一个心胸狭隘的真正的成功人士。一个成功的人只所以成功,我想和他宽大包容是分不开的。包容性包括爱心、同情心以及胸怀。有包容性的人,在付出自己的爱和宽容给他人的时候,自己所获得的是等同的幸福和快乐。即使是别人的过失和伤害,也能站在对方的角度看问题,理解并原谅对方。就好象佛教的善意,对事事抱平常心、物物抱清静心、人人抱喜欢心,你能包容多少你就能收获多少。 
 3、计划性、适应性 
 人生在世,有很多的麻烦和痛苦。有一部分是你自找的,有一部分是你命中注定的,更多一部分是社会的环境强加给你的。失败的人,总是寻找各种各样的客观原因做为借口为自己开脱,以求心安理得;成功的人就不同了:他们主动应变,随时调整自己的心态,并积极的去适应。只有适应性强的人,才能在不段变化发展的社会环境中生存下来,发展下去。这就是达尔文“物竞天择、适者生存”的道理。 
 不以规矩,不成方圆。也就是说,做事情没有计划、没有条理、没有始末,是很难成功的。反过来说,就是成功的人做事情都是有条有理、有始有终的。就是说一个人要成功地做好一件事情,就必须有个总的计划:哪个阶段要做什么不要做什么,都要了然于心。只有这样对自己要做的事情考虑周到,充分权衡利弊得失,安排好实施的程序和标准,成功的几率才会大大的提高。 
 4、情趣性、现实性 
 培养自己的兴趣和爱好,无疑是化解长期从事同一件事情必然会产生枯燥反味感觉的良药。性格成熟的人都会善于在看似简单的工作中寻找出独特的乐趣,并且将这些外延到其他相似的工作或生活状态中。这种积极性,包括好奇与品味。这个正是凡人与成功者的重要标志:自圆其说,自得其乐。 
 承认和尊重现实才能使人事实求是,成功者不仅是出色的理想家而且是出色的现实主义者,因为现实能提醒人脚踏实地步步为营地做好所有的细节。 
 当然塑造自己的性格必须要有明确的目标和详细的过程。一般说来,年龄越大阅历也就越丰富越深,塑造的难度自然而然就加大了,就需要改变固定的思维模式和做事情的方法,从别人的成功经验中搜索有利于自己的方式和方法,给自己一些压力和耐心。没有一个人会拒绝比现在过的更加美好,比现在更加成功。虽然说性格的绝对成熟和完善是不现实的。但是每天提高一点点是现实的,请你相信这个是真的,虽然我在这里没有用很充分的论点论据证明。 
 (二)秘书职业人员的行为修正 
 性格的培养从内在的要求来说是心态的塑造。这强调的是内因的决定作用。但是外在行为的修正也是不可以忽视的,因为它的修正对性格的塑造也起着相当的作用。一个不拘小节的人在社会上会受到各种社会交际准则的束缚,逐渐改变了自己的行为举止,并且因此改变了自己原有的大大咧咧太过随便的性格。这是一个典型的具有说服力的例子,一个不在乎别人感受的人转变为一个尊重别人感受的人,性格的改变使这种被动变为主动。 
 用修正自己的不良行为来改变自己的性格,有以下几种方法: 
 1、按照职业举止规范自己,仔细检查自己所有的日常习惯是否符合职业标准。比如,待人接物处事时的基本程序和动作,等等。只有非常职业化的行为才会体现出你的职业性格,因为一个人的性格决定着一个人的行为表现。 
 2、为自己规定行为训练课程,严格按照职业标准修正自己的行为,无论是语言表达的内容、方式、表情、动作,还是那些不用语言表达的回应或表示,都要非常讲究规范。这一套课程包括办公场所、社交场所、公务场所还是平常的家居场所,分为早上一小时,上班一小时,午休一小时,路上一小时,晚上一小时等几个训练时间段。每段根据场所不同与对象不同予恰当的调整。只要你有意识的去做,久而久之,这种自我训练的效果是非常明显的。这个当然是很苦很累的,但是形成习惯之后,就会成为一种享受,最终改变你的性格。 
 3、养成良好的日记习惯。只有把感受到的写下来,才能避免忘记。这种生命原质的感悟对提升自己的品位和有意识的改变自己的性格具有十分重要的作用。 
 4、阶段性总结自己的修正成果。可以自己反省,也可以与别人对照。重要的是应该要把某个阶段的原有状态设定具体形容或者描述标准,然后再以现在的状态进行对照,其中的内容可以量化。比如规范的程度和次数,有一些只能做大概的定性评估。 
 二 察言观色、听话中话的能力培养 
 (一) 察言观色 
 出门看天色,进屋看脸色。这个道理谁都明白,其实这一句话也就是提醒世人注意察颜观色。其实,“颜”就是面部表情的意思,有的时候也叫做“言”。但是我还是认同廖金泽先生的观点:如果对方不说话,你要通过观察他的面部表情神态来对他的内心做出准确判断,所以最好用“颜”字。① “色”就是指神态气色。 
 在人际交往的过程中,最直接有效的了解方式就是观察对方的神情,除非对方受了特殊的专门训练,善于掩饰自己内心的想法,否则是不可能对容易引起其情绪波动的事丝毫不露声色。再成熟的人,你也能从他的面部表情变化中感觉到他的心里的反映。 
 人是有感觉的动物,我从来没有听说过一个人能够感觉麻木到如同行尸走肉。只要有感觉就会有反应,无论是生理的还是心理的。人的表情都是由于心理原因造成的,只要感觉存在就会有所流露。 
 在秘书职业的环境中,大量的需要你调动自己的全部感知与悟性去与人沟通交流,去发现只可意会不可言传的微妙,尤其是主角人因为尴尬或者其他原因不好讲话或不愿讲话时,你要了解当事人的真实想法并据此做出你应该做出的决策,察言观色就成惟一有用的工具。 
 怎么样来训练和提高你察言观色的能力呢? 
 首先,任何人都不可能完全不露痕迹的掩饰自己的感情,即使你的面部表情不为之所动,其他的眼神必然有所反应。 
 其次,人是有感情的动物,人的七情六欲都会透过眼神和表情流露出来,越掩饰自己的人你越要引起注意重视,因为喜欢掩饰的人,要么是自卑造成紧张;要么是虚伪产生做作;要么就是心怀鬼胎,要么就是少年老成。反正,掩饰就会有动机,在这个时候你就要运用你的悟性考虑,他为什么要这样? 
 再次,用画家的眼光观察人,用心理学家的方法揣摩人,仔细体会不同事物对人的心理状态产生的影响和其相应的表现形式。伤心会哭,高兴会笑,痛之极会麻木。用心琢磨各种情态与人的内心活动的关系加深对人的神情特定含义的了解。 
 第四,日常生活和工作中有许许多多这样的观摩机会,你可以透过对方的表情神态揣摩对方的心态,你也可以通过临时发生的变化观察对方的反应,尤其是在招聘面试的现场,这种训练机会多的是。效果也是非常明显的。 
 最后,认真观察你的上司或同事的微妙的表情变化,因为他们不是一个个片段而是全部经过与演变有着十分清晰脉络的状态过程。你大可以从头至尾察言观色,好好分析把握其中的含义。 
 察言观色的真正目的就是透过现象发现真相,排除一切掩饰和伪装,掌握对方内心的真实想法,并做出正确的回应。确实有很多的上司不愿意让助手太多的了解自己,不愿意把自己内心的想法告诉自己的秘书,这是一种无奈的保护意识。有些注重权威的上司,或者比较讲究规矩的上司,也不习惯和秘书沟通,甚至比喜欢讲话,把自己封闭的严严实实。这个看你的悟性了,也是训练的领悟能力、察言观色的能力。 
 医学界有一句名言“对症下药”,很适合用在这里。对待不同的上司要用不同的方式。无论如何,凭着你与上司共事的磨合经验,凭着你长期和他交往获得的感受,理所应当的,你应该能在上司的不言不语中准确的分辨出他此时的真实心情和想法,然后与他互动。相处的时间越长,默契的程度也就越来越高,你察言观色的本领也就越来越强。 
 (二) 听话中话 
 俗话说:听话听声,锣鼓听音。一个人说什么己的全部感知与悟性去与人沟通交流,去发现只可意会不可言传的微妙,尤其是主角人因为尴尬或者其他原因不好讲话或不愿讲话时,你要了解当事人的真实想法并据此做出你应该做出的决策,察言观色就成惟一有用的工具。 
 怎么样来训练和提高你察言观色的能力呢? 
 首先,任何人都不可能完全不露痕迹的掩饰自己的感情,即使你的面部表情不为之所动,其他的眼神必然有所反应。 
 其次,人是有感情的动物,人的七情六欲都会透过眼神和表情流露出来,越掩饰自己的人你越要引起注意重视,因为喜欢掩饰的人,要么是自卑造成紧张;要么是虚伪产生做作;要么就是心怀鬼胎,要么就是少年老成。反正,掩饰就会有动机,在这个时候你就要运用你的悟性考虑,他为什么要这样? 
 再次,用画家的眼光观察人,用心理学家的方法揣摩人,仔细体会不同事物对人的心理状态产生的影响和其相应的表现形式。伤心会哭,高兴会笑,痛之极会麻木。用心琢磨各种情态与人的内心活动的关系加深对人的神情特定含义的了解。 
 第四,日常生活和工作中有许许多多这样的观摩机会,你可以透过对方的表情神态揣摩对方的心态,你也可以通过临时发生的变化观察对方的反应,尤其是在招聘面试的现场,这种训练机会多的是。效果也是非常明显的。 
 最后,认真观察你的上司或同事的微妙的表情变化,因为他们不是一个个片段而是全部经过与演变有着十分清晰脉络的状态过程。你大可以从头至尾察言观色,好好分析把握其中的含义。 
 察言观色的真正目的就是透过现象发现真相,排除一切掩饰和伪装,掌握对方内心的真实想法,并做出正确的回应。确实有很多的上司不愿意让助手太多的了解自己,不愿意把自己内心的想法告诉自己的秘书,这是一种无奈的保护意识。有些注重权威的上司,或者比较讲究规矩的上司,也不习惯和秘书沟通,甚至比喜欢讲话,把自己封闭的严严实实。这个看你的悟性了,也是训练的领悟能力、察言观色的能力。 
 医学界有一句名言“对症下药”,很适合用在这里。对待不同的上司要用不同的方式。无论如何,凭着你与上司共事的磨合经验,凭着你长期和他交往获得的感受,理所应当的,你应该能在上司的不言不语中准确的分辨出他此时的真实心情和想法,然后与他互动。相处的时间越长,默契的程度也就越来越高,你察言观色的本领也就越来越强。 
 (二) 听话中话 
 俗话说:听话听声,锣鼓听音。一个人说什么话,怎样说话,确实反映着这个人的文化教育和修养水平,以及为人处世的态度。但是在秘书职业生涯中,你所面对和接触的各种各样的人,他们的语言表达方式远不会如此简单。无关紧要时,站着说话不腰疼,这些自然都是一些真心话,但是一旦涉及利益诉求冲突需要表态时,或者置身尴尬需要找个理由脱身时,人往往会不知所言,尤其是对方斟酌再三的表述或滔滔不绝的讲话。道理很简单,每个人都会下意识的说些不实在的话,不论其动机是炫耀还是掩饰,它的结果总是含有水分,你必须对它有所取舍。 
 日常生活中的言不由衷或信口开河无伤大雅,但是在现实的工作中,如果你相信了就会铸成大错。当你在处理人际关系和人事纠纷时,如果你轻易相信别人的话就会做出错误的判断,甚至还会使原本就已经恶化的事情变的更加难以收拾。这样的教训你在上司身上应该看的很清楚,不少上司就是因为误信了别人的话而使自己十分被动。 
 所谓听话中话,就是说不要为对方所表达的内容所迷惑,而忽视了弦外之音的潜台词。在你过去的经历中应该也有这样的情况,你不防想想。你所讲的话并不是你的真实想法的流露。或许是你不知道应该怎么样的表达,或许是你还有所顾及,或许是你另有所图,总之你说的话不是你的真实的想法。这样的情况是经常有的,也是很正常的。每个人都会不可避免的经历过也偶尔这样做过,这个本来就没有什么对和错。只要不对他人造成什么实质性的伤害,怎么说都可以。 
 做为秘书就必须听懂话中话,用你的智慧重新过滤一下从对方扑捉来的信息,听出弦外之音,体会他的真实含义,理解他的表达方式,然后再以职业的方式对其进行回应和处理。 
 凡是妙不可言又不可不言的,凡是说不清楚又不得不说,凡是只可意会不可言传只能用拐弯做出暗示的,一定都得用听话中话领悟弦外之音。 
 三 心 领 神 会 
 1、什么叫做心领神会 
 所谓心领神会,指的是双方彼此默契达到了一心一意的状态,一个眼神,一个感觉,都会激起彼此完全相同的反映,达成一致的认识。 
 要达到这个境界有两种方式可以做到:一是缘分,二是经历。缘分是一个无法解释的东西,比如:恋人一见钟情,双胞胎心灵感应,朋友心有灵犀,很多自然现象只能用缘分去解释。但是经历不同,经历是最实在的过程,相同的经历才会产生共鸣,才会产生对人对事有相同的看法和情趣。 
 人与人交往越久,彼此了解越深,相互了解与配合呼应的熟练程度也越高,自然就碰发出心领神会的火花。火花多了彼此的默契也就日益出神入化。理解对方的思维方式,理解对方的行事风格,理解对方的兴趣细节,理解对放的分寸把握,你才能像对方一样待人接物处事,与对方保持高度的一致性。相同的道理,对方也以你理解他的程度来理解你时,彼此之间心领神会已经是顺理成章的事了。如果对方是你的上司或者是你的同事,你就会意识到,这种无间的关系对你的工作以及职业表现带来多大的方便。 
 2、如何做到心领神会 
 首先,你要能够包容对方的全部,哪怕是你深恶痛绝的缺点,你也视其为个性的特点。一个人缺乏人缘,并不是别人不喜欢他,而是他骨字里不接受别人,只有容忍对方所有的缺点与优点,你才能在任何时候都知道用什么方式来对待。 
 其次,你要注意观察对方的思维方式和行事风格,以及他对各种人的态度,只有充分了解,你才会知道他的习惯。 
 第三,在你对对方的基本状态有所了解的时候,可以做一些前瞻性和预见性的判断,看对方的思维是不是和你所判断的那样,或者结果是否同你预料的相同。然后根据结果,调整你分析判断角度,使之更加吻合对方的思路和意思。 
 最后,完全如对方那样思考和行事,清楚的知道一旦发生了什么事情,对放第一反应是什么,思考的结果会是什么,处理的方式又是怎样。到这个时候,你与对方的理解和默契已经是惟妙惟肖了。要达到彼此的心灵默契、水乳交融,就对方也必须也像你那样做。 
 做为秘书理所当然应该去适应你的上司,这就是你主动地、单方面地训练自己心领神会的能力的原因。当然,你做出的努力上司会有所感觉,而他最可能做出的表示,就是他会有意识的配合你,因为对他来讲,自己的助手如此努力,会对他的工作带来顺利,何乐而不为? 
 四 如何了解人性 
 任何人对人际关系的态度以及所表达出来的心理品质大致可以分为五种性格类型,专家简称之为A、B、C、D、E。 
 A型性格的人富有进取心,很想成就一番事业,但是急功近利的冲动又使其显得过于急躁和冒失,因为不满别人的表现,所以经常和别人闹别扭,人际比较紧张。同时,他适应环境的能力比较差,显得有点特立独行,与周围格格不入,这种性格被称为突出型。 
 B型性格的人情绪比较稳定,待人处世有一种与其年龄不相称的冷静与成熟。因为怕失态对外界的反映比一般人较慢,总考虑用最佳的方式来表现这种顾虑,也影响到其感情的自然流露。偏于内向,习惯孤独,想得非常多,总是在现实与幻想中徘徊,这种性格称为安定消极型。 
 C型性格的人不善于沟通,能力也有些平庸,整个人没有突出的特点和价值的亮点,但乐于知命,不计较,不讲究,去做一些顺理成章的事情。适应能力还比较好,想得开,这种性格被称为安乐平均型。 
 D型性格的人情绪稳定,热情开朗,善于社会交际,善于自圆其说,不但组织能力很强,而且很有人缘,到哪里都会成为注目的焦点,也很容易影响他人的思想行为,但在无人处偶尔会觉得寂寞和孤独,为自己与众不同难找知音而多愁善感。这种性格被称为自然领袖型。 
 E型性格的人比较悲观,经常会因为触景生情而心里好苦,总是因为一些不算理由的理由而封闭自己的心态,不愿意听别人倾诉也不愿向别人坦白心事,非常容易用消极的态度来逃避现实。这种性格好似一个小小的病态,但因为不伤害别人而苦了自己,所以别人也并不在意。时间一久,这种疑心病就比较明显,这是一种极端悲观的性格类型。 
 除了从这几种性格类型了解人性之外,还可以从一些疾病来辨别人性的特点。研究表明:疾病与人性有着相当的联系,有心脏病的人大多好胜心比较强,性格急躁,无论什么事情都要亲力亲为,喜欢把握全局并且施加影响力;患偏头痛的人做任何事情都追求完美,非常注重和在意细节为人处世非常讲究,嫉妒心比较强;高血压患者普遍好高骛远,想的太多,十分顾及自己在别人心目中的地位和形象,因此拼命压抑自己的真实情绪;经常背痛的人有很强的自我克制能力,喜欢压抑自己的情绪和情感,而在别人面前装得若无其事;结肠患者多是由于心胸狭小,为人吝啬,老是怕别人的算计,成天提心吊胆、过分抑郁所致。 
 我们了解人性的目的在于更好的了解别人,并且对症下药,采取适当的沟通方式,去感受和领悟对方的真实意图,提高工作的准确性、人际交往的有效性。 
 五 做出正确反映 
 无论是察言观色,还是听话中话,或者是心领神会、了解人性,你都必须把你领悟出来的东西与上司或者同事交流,要正确反映你的理解和感受。在沟通的目的都是正确,过程也无法挑剔的情况下,结果不理想原因是什么? 
 其实我们在思考这个问题的时候忽视了它本身,把自己的感受说出来,让对方知道,如果你顾虑对方的反应,总是希望别人和你一样善解人意,其结果肯定是不如人意。 
 说出你的感受让对方知道,本身就是正确反映。一个有效的领悟过程必不可少,是双方相互交流和反馈,要不然,对与错你就根本不知道,只凭感觉,这样准确性就会大打折扣。 
 正确反映也是领悟能力的一种确认。让对方知道,也让自己理清了思路,而且透过对方的确认,成为进一步领悟的基础。

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