Outlook 2007 中的自动存档简介

爱客胜 2010-09-28

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Outlook 2007 中的自动存档简介

2010-06-11 17:24

http://office.microsoft.com/zh-cn/outlook-help/HA010242061.aspx?redir=0

随着您不断创建和接收项目（项目：项目是在 Outlook 中保存信息的基本元素（类似于其他程序中的文件）。项目包括电子邮件、约会、联系人、任务、日记条目、便笺以及投递的项目和文档。），Microsoft Outlook 邮箱会逐渐增大。为使邮箱易于管理，您需要另一个位置来存储（即存档）具有重要意义但不经常使用的旧项目。此外，您还需要设置一种途径，以便将那些旧项目自动移到存档位置，同时丢弃那些内容过期且不再有效的项目。自动存档可满足您所有这些需要。

默认情况下，自动存档处于启用状态。它会按照计划的时间间隔自动运行，并从文件夹中清除旧项目和过期项目（龄期已结束的项目）。旧项目是指已达到指定的存档期限的项目，其中可能包括已分配项目的原始电子邮件等内容。过期项目是指内容在某一日期后不再有效的邮件和会议项目，例如仍在日历上显示的四个月前的会议。虽然到期日期是可选的，但您可以在创建项目时或在创建之后为其定义到期日期。当项目过期时，它将变为不可用，并会显示一条穿过自身的删除线。

存档也是在其他位置备份和保存 Outlook 项目的一个好方法。您可以使用自动存档，也可以手动将项目存档。

有关使用自动存档、手动将项目存档或查找和还原已存档项目的详细信息，请参阅本文末尾的链接列表。

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自动存档会对项目执行哪些操作

当项目到期（即项目超过其龄期）后，自动存档会将项目从其在 Outlook 中的原始位置移动到存档文件文件夹中。您也可以设置相应选项，使系统在项目到期后将其删除。存档文件属于一种特殊的数据文件。

要点有关存储和删除项目的详细信息

除非您更改了一个或多个自动存档设置，选择在项目过期时删除它们，否则项目会存储在其存档位置，而不会从项目存档位置删除。只能在将项目移动到项目存档位置之前自动删除项目，项目存档后，只能手动删除这些项目
选择永久删除项目选项会在项目过期时自动删除项目，而不进行存档。例如，如果单击“删除过期项目(仅限电子邮件文件夹)”，则当所有电子邮件文件夹（例如“收件箱”、“已发送”或“草稿”）中的邮件的龄期结束时，此选项会删除所有这些邮件，而不进行存档。

当自动存档首次运行时，Outlook 会自动在以下位置创建存档文件。

Windows Vista

C:\Users\您的用户名\AppData\Local\Microsoft\Outlook\Archive.pst

Windows XP

C:\Documents and Settings\您的用户名\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\Archive.pst

如果您看不到“Local Settings”或“Local”文件夹，则说明它们可能处于隐藏状态。

如何显示隐藏的文件夹？

Windows Vista
1. 在 Windows 中，单击“开始”按钮，然后单击“控制面板”。
2. 单击“外观和个性化”。

注释如果您使用的是“控制面板”的经典视图，请双击“文件夹选项”，然后继续步骤 4。

单击“文件夹选项”。
在“查看”选项卡上的“高级设置”下，滚动至“文件和文件夹”下的“隐藏文件和文件夹”，然后选中其下的“显示隐藏的文件和文件夹”。

Microsoft Windows XP

单击“开始”按钮，然后单击“控制面板”。
单击“文件夹选项”。

文件夹选项

单击“查看”选项卡，然后单击“显示所有文件和文件夹”选项。

当 Outlook 首次对项目存档后，可以直接从 Outlook 文件夹列表（文件夹列表：显示邮箱中可用的文件夹。若要查看子文件夹，请单击文件夹旁的加号 (+)。如果看不到“文件夹列表”，请单击“转到”菜单上的“文件夹列表”。）（位于导航窗格（导航窗格：一个用于组织信息的列，提供对文件夹的访问。单击某个文件夹可以显示其中包含的项目。导航窗格还包括“收藏夹”部分以及用于在“邮件”、“日历”、“任务”和其他视图之间进行切换的按钮。）中）中的“存档文件夹”中访问文件中的项目。如有必要，还可以为各个文件夹创建单独的存档文件。

打开“存档文件夹”时，您会发现 Outlook 保留了现有的文件夹结构。如果选择存档的文件夹拥有父文件夹，则也会在存档文件中创建该父文件夹，但不会对该父文件夹中的项目存档。这样就使得存档文件与邮箱具有相同的文件夹结构。文件夹在存档后仍留在原位，即使是空文件夹也不例外。您可以按照在主邮箱中处理项目的方式来处理这些项目。如果您决定将已存档项目移回主邮箱，则可以将所有项目从存档文件导入到其原始文件夹或您指定的其他文件夹中，也可以手动移动或复制各个项目。

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更改自动存档设置

有两组自动存档设置：全局设置和每文件夹设置。全局设置又称为默认设置，它们决定了是否运行自动存档，以及自动存档在默认情况下会对任意 Outlook 文件夹（“联系人”除外，它不受自动存档影响）中的项目执行哪些操作。每文件夹设置会覆盖默认设置，从而可以按不同的方式对各个文件夹执行自动存档。如果没有为特定文件夹指定自动存档设置，则不会将该文件夹存档。默认设置和每文件夹设置只适用于当前邮箱。如有必要，您也可以手动将项目存档。

应用自动存档设置

自动存档时间间隔为选择所需的自动存档运行频率。同时存档许多项目可能会降低计算机性能。因此，最好选择一个能够缩短自动存档过程的时间段。考虑您在给定时间内通常收到的项目数量，进而相应调整时间范围。运行自动存档前提示如果希望 Outlook 在自动存档处理您的 Outlook 项目之前显示提醒消息，请选择此选项。当您看到此消息时，可以单击“否”取消该自动存档会话。
删除过期项目(仅限电子邮件文件夹) 默认情况下不选择此选项。您可以选择在超过电子邮件的龄期时删除这些电子邮件。“草稿”和“收件箱”项目的默认期限是六个月，“已发送邮件”的默认期限是三个月，但可以使用“清除早于所示时间的项目”选项更改这些期限。
存档或删除旧项目如果要让自动存档在项目过期时删除部分或所有项目，则必须选择此选项。此选项会激活其他选项，使您能够决定在项目的龄期结束时存档哪些项目以及删除哪些项目。随后，请选择应用于存档和删除的其他设置。注释在“自动存档”对话框中，“文件夹”是指 Outlook 主要的功能区域（例如“日历”文件夹和“任务”文件夹）及各个电子邮件文件夹。这是因为“日历”和“任务”项目存储在各自的“日历”和“任务”文件夹中。
在文件夹列表中显示存档文件夹选择使“存档”文件夹与其他工作文件夹一起列在导航窗格中。在主“存档”文件夹中，您可以打开各个子文件夹并查看已存档的项目。在查看已存档项目时，可以验证是否存档了正确的项目，还可以将所需的任何项目拖回工作文件夹。
清除早于所示时间的项目选择项目存档时间的默认设置，以天、周或月为单位。可以设置 1 天到 60 个月的期间。“清除”的意思是存档（存储）项目，而不是指“删除”（除非您在其他地方为文件夹指定了该设置）。
将旧项目移至对于运行 Microsoft Windows Vista 和 Windows XP 操作系统的计算机，此位置的默认设置有所不同。 Windows Vista：C:\Users\用户\AppData\Local\Microsoft\Outlook\Archive.pst。 Windows XP：C:\Documents and Settings\用户 \Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\Archive.pst。如果要为已存档项目设置其他目标，可以浏览到不同位置并设置该位置。项目会在其龄期结束后移动到该位置。注释除非您打开文件夹并手动删除自定义位置中的存档项目，否则不会删除它们。
永久删除旧项目选择此选项会立即删除过期项目，而不会将其移到默认位置、指定的其他文件夹或“已删除邮件”文件夹中。
立即将这些设置应用到所有文件夹此选项将自动存档设置（包括您的更改）应用到所有文件夹。要为一个或多个文件夹指定不同设置，请不要选择此选项，而是使用按钮下面的说明来为单个文件夹指定设置。下部分“更改单个文件夹的自动存档设置”中也包含有这些说明。对特定文件夹的更改只适用于这些文件夹。
保留策略信息在您的组织中，系统管理员可能设置保留策略来决定何时以及如何自动存档邮箱项目。您可以在此处查看策略，但如果没有适当权限，则无法对其进行更改。