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使用Excel进行协同
随着办公环境信息化的不断深入与互联网技术的不断改进，团队协同开始取代单机作业，在企业与组织中成为主要的工作模式。秉承这一理念的Excel ２００３，不但可以与其他Office组件无缝链接，而且可以帮助用户通过Intranet与其他用户进行协同工作，交换信息。同时，通过新增的IRM技术，对于Excel工作簿文件的信息安全控制也变得更加强大与易用。
第３６章 企业环境中的权限控制
许多用户的Excel工作簿中可能包含着对个人或企业而言至关重要的敏感信息。当需要与其他用户共享此类文件时，信息安全是首先需要考虑的问题。然而，尽管用户可以为Excel文件设置打开密码，但仅运用这样简单的手段来保护信息显然不能满足所有用户的需求，他们需要更强大更灵活的权限控制与安全防护。
Excel ２００３新增的“信息权限管理”（IRM,Information Rights Management)功能，可以帮助用户实现更多信息安全方面的需求。
３６．１ 信息权限管理（ＩＲＭ）简介
ＩＲＭ允许用户以Excel文件（或者其他Office文档）创建者的身份指定读取、编辑、打印或者复制文档内容的用户或用户组。只有被授权的用户，才能执行相应的操作，而未被授权的用户，即使得到文件也无法读取或进行其他操作。
ＩＲＭ技术比传统的防火墙保护方式更为灵活可靠，因为访问控制权保留在工作簿文件中，即使文件被移动到其他地方也不要紧，因此网络管理员不必因为担心黑客会窃取文件而设置复杂的防火墙策略。
ＩＲＭ技术也比工作簿文件级的密码保护安全易用。工作簿密码本身的安全性有限，而且只要拥有密码的用户都能打开文件；而ＩＲＭ只需在设置工作簿的相关权限时指定具体的用户，包括详细指定他们控制工作簿的使用方式，权限的验证由服务器端来进行而非Excel本身，大大提高了安全性。
在企业环境中使用IRM技术有两种途径，一是在企业内部部署RMS服务器，二是使用Microsoft公司免费提供的IRM服务。
３６．１．１ 部署ＲＭＳ服务器
如果要在企业内部部署RMS服务器以更有效地使用IRM技术，事先要确定具备以下条件：
１．一台正常运行Windows 2003 Server的服务器，磁盘文件格式为NTFS；
２．企业内部已经有Active Directory；
３．有可用的Internet连接。
当以上条件满足时，可以用域管理员身份将这台Windows 2003 Server的服务器加入域，然后执行相应的安装。所安装的组件主要包括：
１．Internet信息服务（IIS）；
２．Microsoft SQL Server 2000(包含SP3或更高版本补丁）；
３．Message Queuing；
４．ＲＭＳ服务端程序（Microsoft Rights Management Services)。
详细的安装与配置过程请参阅微软网站上的相关文档或其他相关技术文章。
３６．１．２ Microsoft IRM服务
对于不具备足够资源部署RMS服务器的企业或者个人，Microsoft公司提供了一种免费的IRM服务，该服务使用.NET Passport身份验证来代替企业的Active Directory身份验证。
.NET Passport是微软运行的一项广泛用于Web和电子商务中的数字服务，该服务允许用户使用一个账号在各项不同的服务中登录。最典型的应用是读者所熟悉的MSN Messenger（最新版本改名为Windows .Live Messenger）
简而言之，读者用于登录 MSN的账号，即为.NET Passport账号。
本章将主要以使用Microsoft的 IRM服务为例，示范如何使用IRM。
３６．２ 配置客户端以使用ＩＲＭ
３６．２．１ 安装Windows Rights Management客户端软件
当用户第一次在Excel中（或者在Word和PowerPoint）设置IRM权限时，系统会自动弹出对话框，许多询问是否下载和安装Windows Rights Management 客户端软件。
步骤１．打开需要设置IRM权限的Excel文件。
步骤２．单击菜单“文件”——“权限”，选择“不能分发”或者“限制权限为”，将弹出对话框。
步骤３．确保已经连接上Internet，点击“是”，开始从Microsoft网站下载 Windows Rights Management客户端软件，下载完成后用户可以直接安装。
用户第一次打开受IRM权限保护的文件时，也会被提示安装此客户端软件。
３６．２．２ 配置Excel
安装好Windows IRM客户端软件后，再次单击菜单“文件”——“权限”，选择“不以分发”或者“限制权限为”，将弹出对话框。
选择“是，我希望注册”，并点击下一项。如果已经有．NET Passport账户，就选择“是，我有”，否则选择“否，”以注册一个账户，单击“下一步”按钮。
在出现的登录对话框中输入．NET Passport账户和密码，单击“登录”按钮。
输入．NET Passport账户以创建ＲＭ账户证书，单击“下一步”按钮。
选择下载证书的类型，一般情况下选择“标准”，单击“下一步”按钮。
开始下载证书。
证书下载完成后，单击“完成”按钮，开始验证登陆信息。
３６．３ 使用IRM保护工作簿
当用户正确地配置了IRM客户端与服务端后，就可以为文件设置权限或者使用受权限保护的文档。
步骤１．单击菜单“文件”——“权限”，选择“不能分发”或者“限制权限为”，如果需要，选择一个指定的IRM账户。系统将弹出“权限”对话框。
步骤２．在“权限”对话框中勾选“限制对此工作簿的权限”复选框，然后就可以分别输入只读的账户，或者更改文件的账户。
步骤３．单击“其他选项”按钮，弹出对话框，可以设置更详细的权限选项。
步骤４．单击“确定”按钮关闭对话框，完成权限设置。
３６．４ 使用IRM保护的工作簿
如果用户没有安装Windows RM客户端软件，第一次试图打开一个受权限保护的文件时，系统会弹出对话框，用户必须按照36.2所描述的步骤来配置系统。
如果用户已经安装了Windows RM客户端软件，但是还没有验证．NET Passport，那么当用户打开受权限保护的工作簿时，系统弹出对话框。
如果验证用户输入的账户没有权限读取该文件，那么可以在消息框上点击“更改用户”（如果用户有多个．NET Passport或者其他有效账户的话）来更改登录用户，或者点击“是”给文件创建者发电子邮件请求权限。
更改用户后，确保选择更新的用户账户（或者删除之前的账户），选择具有权限的账户。
在打开的受权限保护的工作簿的任务窗格里，点击“查看我的权限”可以查看用户权限。
如果只有读取权限的用户，那么在该工作簿被激活的状态下，键盘和鼠标输入无效，按下“Ｆ２”键将弹出权限受限制的消息框。
若要使用IRM的全部功能，需要安装Microsoft Office System 2003专业版中的 Word、 Excel或者 PowerPoint 。不过，使用早期Office版本的用户可以通过从Microsoft Internet Explorer下载页面下载“用于Internet Explorer的权限管理加载项”（一种免费的IRM查看器）来读取具有适当权限的受保护工作簿或者其他 Office文档。
IRM有其一定的局限性，它不能防止下述操作：
１．恶意程序（如特洛伊木马）清除、盗取或捕获及传送内容；
２．由于计算机病毒的操作导致内容丢失或损坏；
３．按照收件人屏幕上的显示手动抄写或重新键入受限制内容；
４．收件人对屏幕上显示的受限制内容拍摄数字图片。
第３７章 链接和超链接
在使用Excel时，用户经常需要引用其他工作簿的数据，如总公司下达任务计划后，需要查看分公司任务执行情况，并随时获取最新数据，一般会使用外部引用公式，链接到分公司的执行情况表。
Excel中的超链接，实际上就是一个跳转的快捷方式，如单击含有超链接的单元格或图形后，就跳转到另一个单元格区域，或打开某个文件、文件夹、网页或邮件等，并把活动窗口转移到新打开的窗口上。
３７．１ 链接
所谓链接，简单地说，就是引用其他工作簿中的数据作为本工作簿的数据来源，被引用的工作簿叫做源工作簿。
３７．１．１ 建立链接的方法
链接可通过外部引用公式来建立，有４种方法可以建立链接公式。要创建一个外部引用公式，首先必须了解外部引用公式的结构。
１．外部引用公式的结构
一个外部引用公式总是包含源工作簿名、工作表名及单元格地址或名称，如果源工作簿未打开，还应包含源工作簿的文件路径名，其结构如下：
＝ '文件路径[工作簿名]工作表名！单元格地址
工作簿名称用半角中括号（［］）括起来，工作表名后加个半角感叹号，最后是单元格地址。
如引用打开状态下名为"Book2.xls"工作簿的Sheet1工作表中的B3单元格，公式为：
＝［Book2.xls］Sheet1！B3
如果源工作簿或工作表名含有空格或其他特殊字符（如％、&等），必须使用单引号将其括起来，结构如下：
＝'[工作簿名]工作表名'！单元格地址
如引用打开状态下名为“南京２月.xls”工作簿中的Sheet1工作表中的B3单元格，公式为：
＝'[南京2月.xls]Sheet1'！B3
当源工作簿被关闭，公式将被自动补上文件路径，且无论文件路径、工作簿名、工作表名中是否包含空格，都会使用单引号将其括起来，如“南京2月.xls”关闭的话，假设该工作簿在Ｅ身盘根目录下，公式为：
＝'E:\[南京2月.xls]Sheet1'!B3
２．手动输入引用公式
在源工作簿关闭状态下，可使用手工输入外部引用公式，但输入的公式比较长，必须包含单引号和文件路径。该方法容易出错，不建议使用。
３．鼠标指向引用单元格
使用这种方法建立外部引用公式，源工作簿必须打开，操作步骤如下。
步骤１．选定工作簿中要引用的单元格，输入“＝”号。
步骤２．激活要引用的源工作簿，并在工作表标签处单击引用的工作表标签以激活工作表。
步骤３．选定要引用的单元格区域。
步骤４．单击<Enter>键。
使用该方法，Excel将自动为用户输入一个正确的外部引用公式，但单元格引用使用了绝对引用（如$A$1)，如果用户需要复制公式以建立更多的外部引用公式，必须手动将其修改为相对引用（鼠标放在编辑栏单元格地址处，按<F4>键以改变引用方式，或手动删除$符号）。
４．选择性粘贴链接
使用选择粘贴链接的方法建立外部引用公式，与鼠标指向引用单元格一样，源工作簿必须打开，操作步骤如下。
步骤１．在源工作簿中复制要引用的单元格。
步骤２．激活工作簿并选定要输入公式的单元格，如果用户要粘贴的是多个单元格的区域（如A1：D3），选定左上角的单元格（A1）即可。
步骤３．单击菜单“编辑”——“选择性粘贴”，在“选择性粘贴”对话框中，单击“粘贴链接”命令按钮，再单击“确定”按钮。
５．使用合并计算建立链接
若使用合并计算时在“合并计算”对话框中勾选“创建连至源数据的链接”复选按钮，即可在合并计算的工作簿创建链接。
３７．１．２ 使用和编辑链接
１．设置启动提示
当用户打开一个含有外部引用公式的工作簿时，Excel将弹出对话框，提示用户是否更新链接。
用户可根据需要来单击“更新”或“不更新”命令按钮，也可以通过启动提示设置来达到更新或不更新的目的，操作步骤如下。
步骤１．打开含有外部引用的工作簿。
步骤２．单击菜单“编辑”——“链接”，出现“编辑链接”对话框（如果工作簿不含有外部引用公式，“链接”命令呈灰色，不可用）。
步骤３．单击“启动提示”命令按钮，出现对话框，可根据需要进行设置。
深入了角“编辑链接”对话框中各命令按钮的功能介绍
“更新值”：更新为用户所选源工作簿的最新数据。
“更改源”：弹出更改源对话框，可更改所选源工作簿为其他源工作簿。
“打开源文件”：打开所选的源工作簿文件。
“断开链接”：断开与所选的源工作簿的链接，并保留值。
“检查状态”；检查所有源工作簿是否可用，以及值是否已更新。
“启动提示”：设置是否更新源工作簿中的最新数据。
“关闭”关闭“编辑链接”对话框。
２．源工作簿被删除，改名或移动位置
当打开工作簿时，如果工作簿的外部引用公式中链接的一个或多个源工作簿已被删除、改名或移位，那么在对其链接进行更新时，会出现对话框。
如果单击“继续”命令按钮，将打开工作簿，保留原来的外部引用公式，但不更新值。如果单击“编辑链接”命令按钮，将弹出“编辑链接”对话框，并在被删除、改名或移动位置的源工作簿中提示“错误：未找到源”。
提示：如果目标工作簿与源工作簿在同一文件夹中，移动整个文件夹到其他目录下时，Excel能自动更改链接公式，不必更改源。
提示：任何时候都可以通过单击菜单“编辑”——“链接”来修改对源工作簿的引用。
３７．１．３ 链接工作簿实例
链接可以使用单元格引用直接建立，也可以通过使用引用函数表达到更为自动化的效果。
１．使用单元格引用建立链接
示例３７．１ 为多个分公司计算资金分配
某公司拟根据下属公司员工的职务系数来发放一笔资金，如图所示，总公司和其下两家分公司的数据分别存储在３个不同的工作簿文件中。
按表格的设计要求，需要在总分公司的工作簿中先取得各分公司的员工职务系数总和，作为分配资金的依据，计算各分公司的总资金；然后在各分公司的工作簿中取得分配后的各分公司资金总额，进一步分配给每位员工，操作步骤如下。
步骤１．打开这３个工作簿。
步骤２．选定要总公司工作簿Sheet1工作表的B3单元格，输入“=”号。
步骤３．激活济南分公司工作簿，再用鼠标选定工作表的单元格。
步骤４．按下Enter键。
步骤５．用同样的方法设置Ｂ４单元格及各分公司工作表的Ｃ１单元格的链接公式。
步骤６．设置各工作簿的其他分配公式。
２．使用函数建立链接
仍以示例37.1 的资金分配为例，当各分公司员工人数发生变化时，其职务系数和所在的单元格位置也会随之改为，为此，可通过函数来对外部引用进行处理，以便获得正确的结果。
在各工作簿都打开的情况下，各个单元格的公式分别如下。
总公司Sheet1工作表：
B3"=LOOKUP(9E+307,[济南分公司，xls]Sheet1!c:c)"
B4"=LOOKUP(9E+307,[南京分公司，xls]Sheet1!c:c)"
D3"=LOOKUP(9E+307,[济南分公司，xls]Sheet1!D：D)"
D4"=LOOKUP(9E+307,[南京分公司，xls]Sheet1!D：D)"
使用公式引用后，无论分公司人员增加或减少，总公司工作簿始终可以获取么分公司Sheet1工作表Ｃ列和Ｄ列最后一行的合计数。
１．使用外部引用公式建立链接后，如果目标工作簿没有打开，而对源工作簿进行插入或删除行、列或单元格的操作，目标工作簿的单元格引用不能自动更新，需要手动修改引用位置。
２．使用函数建立链接后，某些函数要求源工作簿必须打开才能更新数据，如SUMIF、COUNTIF、INDIRE
CT等。
３．在目标工作簿和源工作簿都打开的情况下，如果单击菜单“文件”——“另存为”命令，将源工作簿另存一个新文件名，目标工作簿将自动使用新文件作为源工作簿。
３７．２超链接
在浏览网页时，如果单击某些文字或图形，即会打开另一个网页，这就是超链接。在Excel中，也可以很容易地创建这种具有跳转功能的超链接。
超链接可以利用图片或图形创建，也可以在单元格中创建。
利用Excel的超链接功能，不但可以创建到其他工作表或Ｗｅｂ页的链接，而且可以建立到其他Office文件（如DOC、PPT等）、记事本文件、声音（如WAV、MP3等）和视频等多媒体文件的链接。在单击超链接的单元格或图形时，Excel就可以自行启动相应的处理软件或视频、声音播放器打开文件或播放声音和视频。
要在一个单元格创建超链接，可以手动创建，也可以使用HYPERLINK函数创建，本章主要介绍手动创建，有关使用HYPERLINK函数创建超链接的方法，请参阅16-9。
３７．２．１ 创建超链接
超链接要链接到目的地，称为超链接目标。超链接目标可以有以下几种：
１）．原有的文件或网页；
２）．本文档中的位置；
３）．新建文档；
４）．电子邮件地址。
１．原有的文件或网页
如果超链接目标是网页或电脑中已存在的文件或文件夹，则使用该选项。
１）创建链接到网页的超链接
示例３７．２ 创建链接到ExcelHome网站主页的超链接
步骤１．鼠标右键单击用来代表超链接的单元格（以A1单元格为例）或图形，再单击快捷工作间上的“超链接”；或选定单元格或图形，再单击菜单“插入”——“超链接”（或按<Ctrl+K>组合键），Excel弹出“插入超链接”对话框。
步骤２．单击“链接到”下的“原有文件或网页”按钮，在“要显示的文字”文本框中输入‘转到ExcelH
ome主页’。
步骤３．单击‘屏幕提示’命令按钮，在“屏幕提示文字”文本框中输入“单击单元格可以打开ExcelHome主页”，单击“确定”按钮。
步骤４．在“地址”组合框中输入网页的“统一资源定位符”（ＵＲＬ）路径“http://www.”（“http://”不用手动输入，Excel会自动添加）。
步骤５．单击“确定”按钮，关闭“插入超链接”对话框。
当鼠标指向A1单元格时，鼠标指针将变为手的形状，并出现一个提示框，内容为用户在“设置超链接屏幕提示”对话框中输入的内容。如果用户单击A1单元格，将自动打开ExcelHome网站主页。
注意：无论超链接目标是什么，“要显示的文字”和“屏幕提示”操作方法均相同，在后续的例子中，本书不再详细介绍。
深入了角超链接的深入理解
１．若是图形上创建超链接，“要显示的文字”文本框不可用。
２．如果在“要显示的文字”文本框中没有输入内容，Excel会自动将“地址”下拉列表框中的内容填入“要显示的文字”文本框中。
３．如果要创建超链接的单元格内有数据，当数据为文本型时，“要显示的文字”文本框中将显示单元格的内容；当数据为数值型时，“要显示的文字”文本框不可用，超链接创建后，单元格仍然显示原来的数字。
４．如果是忽略了步骤３而创建的超链接，当饭票指向其所在的单元格或图形时，Excel将使用默认的信息提示。
５．如果链接目标网页已经打开，把活动窗口切换到网页再切换回本工作簿，Excel会自动在“地址”下拉列表框中输入网页ＵＲＬ。
６．用户可以通过单击“浏览Web”按钮，打开Web浏览器。
７．若在单元格创建超链接，Excel关键所在自动在工作簿中添加“超链接”样式。
８．单击含有超链接的单元格，Excel将自动在工作簿中添加“超链接”样式。
９．若用户在单元格输入网页URL或邮件地址，Excel将自动在单元格创建超链接，前提是用户在菜单“工具”——“自动更正选项”的“自动更正”对话框“键入时自动套用格式”选项卡里，勾选“Internet及网络路径替换为超链接”复选框。
２）创建超链接到原有的文件夹或文件
要创建超链接到原有的文件夹或文件，可按以下步骤执行。
步骤１．选定要创建超链接的单元格或图形。
步骤２．单击菜单“插入”——“超链接”，在“插入超链接”对话框中单击“链接到”下的“原有文件或网页”按钮，再单击‘查找范围’下的“当前文件夹”按钮。
步骤３．单击“查找范围”下拉列表框选择“我的电脑”或文件所在盘符。
步骤４．在列表框中，可以通过双击文件夹图标打开文件夹，或者通过单击来选定文件夹或文件，Excel会自动在“地址”下拉列表框中显示用户选定的文件夹或文件的完整路径。
步骤５．单击“确定”按钮，关闭“插入超链接”对话框。
上述操作在单元格或图形中创建链接至文件夹或文件的超链接，单击该单元格或图形，Excel会自动弹出一个警告对话框，单击“是”按钮，打开文件夹或文件，单击“否”按钮，取消操作。
提示：在“插入超链接”对话框中单击“上一级文件夹”按钮可返回上一级文件夹；单击“浏览文件”按钮可以打开“链接到文件”对话框，让用户选择文件超链接；也可以在“地址”下拉列表框中直接输入文件夹或文件的完整路径。
３）创建动态超链接
通过定义名称，可创建对单元格区域的动态引用，若将其作为超链接的对象，则可获得动态的超链接。
示例３７．３ 快速查看每月明细
图展示的是某银行网点存、贷款情况明细表的简化表、要求在如图37-18所示的目录表的B1：B4单元格创建超链接，链接到A1：A4单元格中的月份对应的明细表中月份所在的单元格。
步骤１．选定目录工作表B1单元格，单击菜单“插入”——“名称”——“自定义”。
步骤２．在“在当前工作簿中的名称”下的文本框中输入“Link”，“引用位置”框中输入“=INDEX（明细！A：A，MATCH（A1，明细！A：A，0））”，单击确定按钮。
步骤３．选定目录表B1：B4单元格，单击菜单“插入”——“超链接”，单击“链接到”下的“原有文件或网页”按钮，并在“地址”框中输入“#Link”。
步骤４．单击“确定”按钮，关闭“插入超链接”对话框。
设置完毕，单击目录工作表的B3单元格，Excel光标会自动跳转到明细表的A15单元格，快速定位3月份的明细数据。
利用HYPERLINK函数也可以在单元格创建动态超链接，有关此方面的内容，请参阅16.9。
４）超链接查看宏代码
如果在工作簿中，使用Visual Basic for Applications(VBA)创建了宏（Macro),用户就可以创建一个超链接，通过单击单元格或图形，打开VBE窗口查看宏代码。假设宏名为“test”，操作步骤如下。
步骤１．选定单元格图形，单击菜单“插入”——“超链接”。
步骤２．单击“链接到”下的“原有文件或网页”按钮，并在“地址”框中输入“＃test”。
步骤３．单击“确定”按钮，关闭“插入超链接”对话框。
操作完毕，单击该单元格或图形，Excel将自动打开VBE编辑器，并定位到宏“test”的位置。
注意：若在“原有文件或网页”页面中设置目标为宏或名称的超链接，则必须在其名称前加上“＃”号，表示当前工作簿。若同一工作簿中，宏名与某个定义的名称相同，则超链接只会指向名称所引用的区域（若名称返回的不是引用，则提示“引用无效”），而不会打开宏代码。
２．本文档中的位置
如果超链接目标是本工作簿某个工作表的单元格或直接输入单元格引用的名称，则使用该选项。创建方法如下：
步骤１．选定单元格或图形，单击菜单“插入”——“超链接”。
步骤２．单击“链接到”下的“本文档中的位置”按钮，工作簿中共有３个工作表，表名分别为Sheet1,Shee
t2和 Sheet3，另有一个名称“List”。
步骤３．若要链接到某个已定义的名称，可以单击“定义的名称”目录树下的该名称，如“List”。若选择名称，“请键入单元格引用”文本框将不可用，否则可以单击“单元格引用”目录树下的工作表名称，并在‘请键入单元格引用’文本框中输入要引用的单元格地址。
步骤４．单击“确定”按钮，关闭“插入超链接”对话框。
提示：“定义的名称”目录树下仅显示直接输入单元格引用的名称，若要链接到动态引用名称的位置，则一般使用“原有的文件或网页”选项，或者，也可以先链接到一个直接输入单元格引用的名称，再将该名称改为动态引用名称。
３．新建文档
如果超链接目标是尚未创建的新文档，则使用该选项。创建方法如下：
步骤1.选定单元格或图形，单击菜单“插入”——“超链接”。
步骤２．单击“链接到”下的“新建文档”按钮。
步骤３．在“新建文档名称”文本框中输入文件名（含扩展名）。
步骤４．若要指定一个与所示“完整路径”下不同的路径，请在“新建文档名称”文本框中键入新路径或单击“更改”按钮，在弹出“新建文档‘对话框中，打开到要存储析文档的文件夹，再单击“确定”按钮关闭“新建文档”对话框。
步骤５．选择“何时编辑”下的某个单选按钮，以指定是立即还是在以后打开新文件进行编辑。
步骤６．单击“插入超链接”对话框的“确定”按钮。
如果新建的文件与原有文件重名，Excel将弹出对话框，提醒用户是否覆盖原有文件。单击“是”按钮，将覆盖原有文件，单击“否”按钮，关闭对话框，用户可重新输入文件名。
若要改变“完整路径”下路径，可以单击菜单“文件”——“属性”，再单击“摘要”选项卡，在’超链接基础‘文本’框中输入新路径。
提示：若“超链接基础”置空，则“完整路径”下的路径是由用户在菜单栏的“工具”——“选项”中“常规”选项卡下的“默认文件位置”文本框的路径所决定的。
４．电子邮件地址
如果超链接目标是电子邮件地址，则使用该选项。创建方法如下：
步骤１．选定单元格或图形，单击菜单“插入”——“超链接”。
步骤２．单击对话框窗口左侧“链接到”下的“电子邮件地址”按钮。
步骤３．在“电子邮件地址”文本框中输入要链接的邮件地址，如bvnte@，Excel将自动在邮件地址前添加“mailto:”。
步骤４．在“主题”文本框中输入要发送的邮件主题（如“通知”）。
步骤５．单击“确定”按钮。
单击单元格或图形，Excel将自动使用系统当前默认的邮件客户端程序（如Outlook Express）创建一封新邮件。“发件人”组合框中是用户在Outlook Express中设置的默认邮件账户和接收邮件服务器，“收件人”组合框中是超链接的目标邮件地址。添加主题及正文后，单击“发送”按钮即可发送邮件。
若用户未在Outlook Express中设置默认邮件账户，单击超链接后，新邮件缺少了发件人栏。
单击“发送”按钮，显示对话框。
用户可根据提示配置邮件账户后发送邮件，若取消设置，将无法使用超链接发送该邮件。
３７．２．２ 超链接应用实例
示例３７．４ 创建各工作表与目录工作表之间的快速访问
如图所示的工作簿是某集团总公司及各城市分、子公司的项目模拟数据。每个公司的数据存放在一张工作表中，由于表格数量较多，使用传统的方式查找起来较为不便。
遇到此类情况，可在工作簿中创建一个目录工作表，分别超链接到每个工作表，同时每个工作表也超链接到目录工作表。具体操作步骤如下。
步骤１．单击“总公司”工作表标签以激活该工作表，单击菜单“插入”——“工作表”（或按Shift+F11组合键），在‘总公司’工作表前插入一个新工作表。
步骤２．双击新工作表标签，输入“目录”，按Enter键，将新工作表重命名改为“目录”。
步骤３．在Ｂ列中Ｉ在此从Ｂ２单元格开始），输入除“目录”外的每个工作表名。
步骤４．选定Ｂ２单元格，定义名称Link，引用位置输入“=INDIRECT（目录！￥B2&"!A1")”。（有关定义名称的内容请参阅第11章）。
步骤５．选定B2：B16（所有输入工作表名的单元格区域），单击菜单“插入”——“超链接”。
步骤６．单击“超链接”对话框右侧“链接到”下的“原有文件或网页”按钮，在“地址”组合框中输入“＃Link”。
步骤７．单击‘确定’按钮，关闭“超链接”对话框。
创建守超链接，单击Ｂ列中含有超链接的单元格，便可自动跳转到对应的工作表。
如此一来，从目录表到各个工作表的跳转变得相当方便，用户还可以设置从各个工作表到目录表的超链接跳转。以设置总公司工作表到目录工作表的链接为例，方法如下。
步骤１．单击“总公司”工作表标签，以激活该工作表。
步骤２．单击“绘图”工具栏的“矩形”按钮，按住鼠标左键在工作表单元格区域中拖拽出一个矩形的范围，再放开鼠标，绘制出一个矩形。
步骤３．设置矩形的格式以美化矩形，具体方法请参阅25-1节。
步骤４．右键单击矩形，在快捷菜单中单击“添加文字”，输入“返回”。
步骤５．再次右键单击矩形，在快捷菜单中单击“超链接”。
步骤６．单击“超链接”对话框右侧“链接到”下的“本文档中的位置”按钮，在“或在这篇文档中选择位置”下的下拉列表框中单击“单元格引用”目录树下的“目录”，在“请键入单元格引用”文本框中输入“Ａ１”。
步骤７．单击任一单元格，以取消矩形的选定状态。
复制该矩形，粘贴到其他工作表，即可为其他工作表添加到目录工作表的链接。
３７．２．３ 修改超链接
用户可以对已创建的超链接进行必要的修改，包括修改超链接目标或超链接的单元格格式。
１．修改超链接目标
要修改超链接目标，可以用鼠标右键单击超链接的单元格或图形，在快捷菜单中单击“编辑超链接”命令；或者选定超链接单元格或图形，单击菜单“插入”——“超链接”，弹出“编辑超链接”对话框。
要选定一个超链接的图形，可按住<Ctrl>键再单击图形。若要选定超链接的单元格，可用方向箭头反活动单元格移动到链接单元格；或者选定单元格时，按住鼠标左键不放，等鼠标指针变成空心十字时，再放开鼠标左键。
“编辑超链接”对话框与“插入超链接”对话框几乎没有区别，用户可以如同插入超链接时那样编辑现有的超链接。
２．修改超链接的单元格格式
要修改一个含有超链接的单元格格式，可选定单元格，单击菜单“格式”——“单元格”（或按<Ctrl+1>组合键），在“单元格格式”对话框中进行设置。
若要修改所有超链接的单元格格式，可单击菜单“格式”——“样式”，在弹出的“样式”对话框中单击“样式名”下拉列表框，选定“超链接”。单击“修改”按钮，在“单元格格式”对话框中修改格式，然后单击“单元格格式”的“确定”按钮关闭“单元格格式”对话框，再单击“样式”对话框的“确定”按钮。
修改后的“超链接”样式，将会影响当前工作簿中所有已存在或新创建的超链接所在单元格的格式。］
３７．２．４ 删除超链接
若要删除单元格或图形的超链接，可以用鼠标右键单击超链接的单元格或图形，在快捷菜单中单击“取消超链接”命令，或者选定超链接单元格或图形，单击菜单“插入”——“超链接”，在弹出的“编辑超链接”
对话框中，单击“删除链接”命令按钮。 第３８章 Excel和Internet
近年来，随着Internet的飞速发展，人们可以十分方便地从中获取各式各样散布于全球的电子信息。Internet就像个解手可及的数据库，蕴藏着来自各行各业的各个知识领域的大量信息，例如词典、百科全书、股票、地图、天气预报以及数不清的其他类型的信息。其中许多信息发布在带有数据表格的网页中，Excel凭借结构的优势，已成为创建、获取或处理此类网页数据的极佳工具。
３８．１创建和发布网页
Excel 2003允许用户将工作簿文件保存为HTML格式（Hypertext Markup Language超文本链接标示语言）。该格式的文件如同标准的
.xls文件，也能够为Excel所识别。Excel将工作簿或其中一部分保存为HTML格式的同时，也保存了原始工作簿的部分特征，用户既可以使用Internet Explorer（因特网浏览器）来查看电子表格，也可以在Excel 应用软件窗口内部查看该文件。
３８．１．１ 另存为网页
单击菜单“文件”——“另存为”或者“另存为网页”命令，可以将工作簿保存为网页格式的文件。
“文件”菜单中的“另存为”命令对于一般用户来说，都不陌生，用户可以使用它来将工作簿以不同的文件名保存，或者将标准Excel 格式文件保存为其他类型的文件，网页格式便是其中的一种。当用户直接使用“另存为网页”命令时，“另存为”对话框上‘保存类型“默认文件类型为“网页（*,htm;*.html)”。
在“另存为”对话框的“保存类型”下拉列表框中，有两种网页格式可供选择：一种是“单个文件网页”，另一种为“网页”。当用户将工作簿保存为“单个文件网页”时，保存后的文件只有一个，其后缀名为mht( mhtml）；而保存为网页后，除了有一个后缀名为htm(html)的网页文件之外，在该文件同一目录下还增加了一个名为xxx.files的文件夹（xxx为工作簿的文件名）。
提示：用户可以在xxx.files文件夹里面找到一些xml文件，也可能有一些图片文件。其实，这也是一种简单的提取Excel中图片和图形的方法。
３８．１．２ 什么是交互性 Excel让人们喜欢的重要特性之一就是它的交互性。Excel可以将这种交互功能和数据一起保存入网页文件。也就是说，在IE中打开的网页文件，可以和Excel标准文件一样进行交互，用户可以在其中输入数据，编辑公式，设置格式，以及更新图表等，甚至还可以使用“更高级”的功能——数据透视表。
不具有交互性的网页文件在IE中打开时，所有内容都是静态的，不能做任何编辑。
３８．１．３ 发布不具有交互性的网页
使用“另存为网页”命令，并按照默认设置将Excel文件保存为网页（或者单个文件网页），Excel文件将被保存为不具有交互功能的网页，即静态网页。
不具有交互性的网页在IE显示中没有Excel行号列表、滚动条的文件，和那些最常见的网页基本相同。
３８．１．４ 发布具有交互性的网页
用户可以在“另存为”对话框上勾选“添加交互”复选框，然后单击“保存”按钮，将工作簿另存为具有交互性的网页。Excel默认地将工作表（工作簿中所有的工作表）保存到网页，而Excel工作表中的图表会被“忽略”。
具有交互性的网页，就像Excel主窗口被放在IE中一样，用户可以像在Excel工作表中一样编辑数据，设置格式等，也可以在不同的工作表之间来回切换。
如果要在网页中加入一些“高级”交互功能，如Excel图表，可以按照下述步骤实现。
步骤１．单击菜单“文件”——“另存为网页”，弹出对话框。
步骤２．单击对话框上的“发布”按钮，弹出对话框。
步骤３．选择在Sheet1上的图表，并且勾选“添加交互对象”复选框。
步骤４．单击“发布”按钮，完成。
Excel图表等高级功能也可以发布到网页，并且当用户更改图表下面表格中的数值时，图表会随之变化。
深入了解
发布具有交互性的网页，并不是将Excel“搬到”IE中去，而只是在IE里面引用Microsoft Office Spreadsheet控件而已，和Excel主界面还是有很大区别的。
具有交互性的网页只能在IE5.0或者以上的版本里打开。可以被发布为具有交互性功能有：
１．自动筛选区域
２．图表
３．数据透视表
４．选定要打印的单元格区域
５．查询表（外部数据区域）
６．单元格区域
７．整张工作表
８．工作簿
有些功能不能同时发布。例如，发布Sheet1中的图表，其他工作表会被忽略。工作表中的窗体（还有其他很多功能或对象）都不能发布为交互性网页。如果想发布一个使用窗体控制的动态图表，目前是无法实现的。]
３８．２ Ｗｅｂ查询
Excel用户可以通过Web查询、复制网页文件中的数据。被复制到工作表的数据，可以供用户以任何方式操作处理。
３８．２．１ 创建Web查询
用户需要连接到网上，才能创建和运行Web查询。
目录C:\Program Files\Microsoft Office\OFFICE11\QUERIES下有3个Web查询文件，直接打开这些文件就可以执行Web查询。另外，本节用到的示例文件可以从Excel Home网站下载。
双击文件名为MSN MoneyCentral Investor Currency Rates.iqy的 Web查询文件，该文件会执行一次查询，新建一个Excel工作簿，弹出对话框。
单击“打开”按钮后，MSN金融中心的货币汇率数据就会被复制到Excel工作表中。
如果用户知道网址，也可以自己创建Web查询，步骤描述如下。
步骤１．单击菜单“数据”——选择“导入外部数据”——单击“新建Ｗｅｂ查询”，弹出对话框。
步骤２．在地址栏中输入网址http://finance.qq.com/a/20070209/000298.htm，单击“转到”按钮，进入腾讯财经的基金数据网页。
步骤３．在网页上的每个数据表左上角，都会显示一个黄底色黑箭头，该箭头表明该网页上的这部分数据可以被复制到Excel工作表中去。单击该箭头后，箭头变成绿色的勾选符号，表明该部分数据已被选中。如果网页上有多个黄底黑箭头，用户可以根据需要，同时选中它们，一起导入到Excel工作表中。
步骤４．单击“导入”按钮后，系统会询问导入数据放置的位置。用户指定位置后，基金数据就被导入到E
xcel工作表中。
在导入的数据区域内，单击右键，在快捷菜单上选择“数据区域属性”命令打开“外部数据区域属性”对话框，可在其中设置一些选项。
３８．２．２ 刷新数据
在导入的数据区域中激活任意一个单元格，然后单击菜单“数据”——“刷新数据”，可以更新通过Web查询导入的数据；也可以在数据区域单击右键，在快捷菜单上选择“刷新数据”；或者单击“外部数据”工具栏上的“刷新数据”命令对数据进行更新。
注意：使用Web查询的好处是Excel可以记住数据来源，一次导入数据，以后只要在Excel中直接刷新即可更新数据。但是，Web查询只能从网页上导入表格形式的数据，而且要求网页结构固定，否则，一旦网页的结构发生变化，就需要通过“新建Web查询”对话框再次进入网页来指定正确的数据表。
３８．３ Excel和ASP
动态服务器主页是微软几年前发展的技术，其在每次被浏览后都会变化，用户可以使用该技术来设计强大的动态网络的应用程序。ASP是一个独立的平台，这意味着用户可以在任何浏览器里查看ASP主页。ASP的运行环境可以从Microsoft Internet Information Server(IIS 5.0以上）获得。
简单说，ASP主页是后缀名为.asp的文本文件。ASP代码完全由网络服务器处理，并且作为纯THTML代码发送到用户浏览器。用户无法查看创建网页所使用的源代码。然而，如果用户能够访问原始的ASP文件的话，在任何文本编辑器里打开它，都能够查看ASP代码。
提示：本节需要用到的示例文件都可以从Excel Home网站下载。
表３８－１列出了ASP文件的基本语法结构。关于ASP的编程知识已经超出了本书的范围，如果读者感兴趣可以阅读其他相关资料以进一步了解。本节主要介绍ASP与Excel的相关应用，让读者了解它们之间的关系。
ASP文件基本语法结构
３８．３．１ 使用ASP脚本从数据库中提取资料并保存为xls文件 下面的内容将介绍如何使用ASP从Access文件 Northwind里的供应商表中获取一些数据，并且将这些数据在IE里作为一个 Excel工作表显示出来。
假设已经有一台支持ASP脚本的IIS服务器正在运行，它的域名是http://demo.。将已经创建好的ASP脚本文件 Access
Table.asp和数据库文件 Northwind.mdb上传到服务器的根目录中。
现在，用户可以运行刚才上传的ASP脚本。
步骤１．打开IE，在地址栏里面输入以下地址。http://demo./accesstable.asp
步骤２．按<Enter>键后，弹出对话框。
步骤３．单击“打开”按钮，IE窗口里出现数据，数据以Excel工作表形式显示。如果单击“保存”按钮，则可以将一个名为acce
sstalbe.xls的文件保存到磁盘上。
３８．３．２ 根据用户输入的内容创建Excel文件
ASP脚本可以包含窗体，用来收集用户输入的内容。假设客户需要收集本部门员工休假时的紧急联系方式。要求数据输入、显示以网页界面的形式。通常在网页上收集数据时，这些信息会被保存某种数据库中，如SQL Server或者 Access数据库。不过，对于规模不大的一般数据，可直接作为Excel表格保存。
下面的示例将示范如何将Excel作为一个数据库，学习如何查询Excel电子表格，并将其中的数据显示到网页上。另外也将学习如何获取从网页上输入的信息并且保存到Excel文件中。
１．创建一个用作数据库的Excel文件
步骤１．打开一个空白工作簿
步骤２．在单元格A1里输入“员工姓名”；B1里输入“手机号码”；C1里输入“休假地点”。
步骤３．选中Ａ、Ｂ、Ｃ列，单击菜单“插入”——“名称”——“指定”，在弹出的“指定名称”对话框上，勾选“首行”复选框，并单击“确定”按钮，完成名称指定。
步骤４．保存该文件为VacationASP.xls,关闭Excel应用程序。
步骤５．将此文件VacationExcel.asp文件上传到IIS服务器目录中。
２．运行VacationExcel.asp脚本
打开IE，在地址栏里输入网址：http://demo./VacationExcel.asp
按<Enter>键后，将看到“员工休假紧急联系信息系统”界面。
在文本框中输入任意员工姓名、手机号码和休假地点，然后单击“输入数据到Excel”，界面变成。
在文本框中输入数据库（Excel文件）中已存在的员工信息，然后单击“删除数据”，例如删除“陈宏民”的信息。
删除信息时，所有信息（姓名、号码和地点）都必须正确，否则会出现无法删除信息的提示。
３８．３．３ 使用ASP脚本创建Excel图表
使用ASP脚本可以创建Excel图表以帮助展示数据，示例文件ChartinASP.asp的代码中使用Microsoft Excel图表向导来创建图表。
将ChartinASP.asp文件（可从Excel Home网页下载）上传到IIS服务器根目录，然后打开IE，并在地址栏里输入网址：
按<Enter>键后，IE出现由ASP脚本所创建的 Excel数据和图表。
本示例直接使用ＡＳＰ脚本往一个空白Excel 工作表中输入数据来创建图表，用户也可以从数据库或者现有的Excel 文件中获取数据来创建图表。
３８．４ ＸＭＬ
３８．４．１ ＸＭＬ是什么
XML即Extensible Markup Language（可扩展性标示语言），其为用户设计标示语言以及文档里使用该语言描述数据提供机制。和H
TML一样，XML也是一种标示语言。然而，HTML和XML功能不一样；HTML通过使用一套固定的不可自定义的标识描述网页布局，而XML允许用户使用自定义标识描述数据内容。
XML主要用于从演示中分离出内容。因为XML文档是文本文件，所以XML是独立于操作系统平台、软件或者编程语言之外的。XML使得很多事情更简单；描述任何数据结构（结构化的或非结构化的）和使用常规协议，例如HTTP或FTP，并可将其发送到网络任何地方，只要任意个组织能够在代表要交换数据的XML标识上达成一致的话，那么这些组织使用什么后端系统或什么数据库都无关紧要。
尽管任何人都可以通过创建一套自定义标识来描述数据，但是很多的行业组织已经定义出并发布了XML模式，表明设置XML文档格式来代表他们行业的数据。Microsoft XMLSS模式就是一个很好的例子，它允许最终用户描述电子表格数据I本章后面有详细内容）；Chemical Markup Language(CML化学标示语言）也是个很好的例子，它定义如何使用XML来描述化学行业的数据。
XML文件可以使用记事本来查看或者创建。
在IE里面打开的XML文件，看上去就要整齐得多。
３８．４．２ 使用映射导入XML数据
假如用户要进行家庭消费比例调查，调查数据分别保存为XML格式。用户需要将调查数据导入到工作簿中，以图表形式查看消费。
每个XML文件都包含一个被调查对象的信息，具体有：姓名、和住房、汽车、旅游、运动、服装和日常开支等项目的消费百分比。工作簿模板自动计算“其他”消费比例。
注意：本示例用到的XML文件都是在记事本中创建的。本示例涉及的所有文件，都可以从Excel Home网站下载。
１．添加映射到工作簿
步骤１．单击菜单“数据”——“XML源”。Excel主窗口的右边会弹出“XML源”任务空格。
步骤２．单击“XML源”任务空格右下角“XML映射”按钮，弹出“XML映射”对话框。
步骤３．单击“添加”按钮，定位到ＸＭＬ文件。选择所需XML文件，并单击“打开”按钮。
步骤４．在弹出的警告信息框上单击“确定”按钮，Excel将基于XML源数据创建架构。
步骤５．单击“确定”按钮以确定选择ＸＭＬ架构。
此时，Excel的XML源任务空格里出现“调查—映射”。
步骤６．将映射里的每个元素分别用鼠标拖动到工作表中的相应的单元格中去，例如，“姓名”拖动到单元格Ｂ３，“住房‘拖动到B5。
２．导入XML文件
给工作簿添加好映射后，用户就可以导入XML文件。
步骤１．单击菜单“数据”——“XML”——“导入”。
步骤２．选择想要导入的XML文件，并单击“导入”按钮，该XML就会被导入到当前工作簿中。
注意：如果跳过为工作簿添加映射，也可以直接导入XML文件，但是数据会按照XML默认的格式导入，而不会按照当前工作表的格式填写数据。
３８．４．３ 导入XML数据列表
假如用户得到的XML数据是多条记录的。
单击菜单“文件”——“打开”命令打开该XML文件，Excel弹出“打开XML”对话框。
如果选择“作为XML列表”方式打开的话，那么XML文件被打开为带有XML映射的列表。
如果作为只读Excel工作簿的话，XML文件会打开为一个只读的普通工作簿。
如果使用XML源任务窗格打开的话，XML数据不会自动导入到Excel，只会引用XML数据的架构，并在XML源任务窗格中显示映射中的元素。
深入了解
XML文件仅保存和传递数据，而不会设置这些数据如何显示。结合样式表文件（后缀名为.xls），可以设置数据的显示格式。下面的示例将创建一个XSL样式表文件，设置上面的XML文件格式。
１．创建ＸＳＬ样式表文件
步骤１．打开记事本，并输入下述XSL语句。
<?xml version="1.0" encoding="GB2312" ?> <xsl:stylesheet version="1.0"
<TITLE>家庭消费比例调查</TITLE>
</HEAD>
<P />
<Font color="White">运动</Font>
</FONT>
</TH>
</TR>
</TR>
</xsl:for-each>
</TABLE>
</CENTER>
</BODY>
</HTML>
</xsl:template>
</xsl:stylesheet>
步骤２．并保存为ExpenseSurvey_All.xsl（和ExpenseSurvey_All.xml在同一文件夹）。
２．链接XML文件到XSL样式表
在记事本里面打开ExpenseSurvey_all.XML文件，并添加语句。
<?xmlversion="1.0"encoding="GB2312"?>
<?xml-stylesheettype="text/xsl"hrer "Expansesurvmy_all.xslP?>
<调查集合>
<调查>
<姓名>李平<／姓名>
<住房>５５<／住房>
<汽车>１０<／汽车>
<旅游>６<／旅游>
３．查看设置好格式的XML文件
双击ExpenseSurvey_all.xml文件就可以在IE窗口里打开该文件。
或者，在Excel里面打开ExpenseSurvey_all.xml文件，单击菜单“文件”——“打开”命令后，系统弹出对话框，询问是否应用样式到该文件。
选择“打开该文件，应用以下样式表”打开文件。
３８．４．４ 从Excel中导出XML数据
单击菜单“文件”——“另存为”，在“另存为”对话框的“保存类型”下拉列表框中，可以找到“XML表格”和“XML数据”两个选项。
其中，“ＸＭＬ表格”会将工作簿保存为使用Microsoft公司的XMLSS架构的XML文件。
如果用户选择另存为“XML数据”，系统会弹出对话框，提示用户添加“XML映射”。
注意：Excel工作簿中的对象不能保存到XML文件中，只有数据可以保存到XML文件中。
第３９章 与其他应用程序共享数据
Microsoft Office应用程序套件有 Excel、 Word、 PowerPoint 等多个组件。这些组件之间共享数据是非常容易的（当然，Microsoft Office应有程序和其他非Office软件的数据共享也是可能的，本章对此不作论述）。用户可以使用Excel进行数据分析，使用Word做文字处理，使用PowerPoint做演讲稿，这些应用程序之间的数据可能需要频繁地共享。本章以Microsoft Office中Word和 PowerPoint为例，讲解 Excel和其他应用程序之间的数据共享。
３９．１理解数据共享
如果软件Ａ和软件Ｂ之间相互可以使用对方的数据，那么这两种软件就可以共享数据。例如，Excel里创建的图表，可以直接复制粘贴到Word里面，图表粘贴到Word里面后，能够显示，并且和在Excel里显示的一样。实现数据共享的常见方法有以下３种。
１．复制和粘贴：通过Windows剪贴板或者Office剪贴板进行复制和粘贴。
２．建立链接：源数据的更改可以被更新到目标文件中。
３．将一个应用程序的完整对象植入到另外一个应用程序的文件中。
提示：XML技术，其实也是一种数据共享的方式。
３９．２ 粘贴和链接数据
３９．２．１ Windows剪贴板或者Office剪贴板
Windows剪贴板是所有应用程序的共享空间，只要这台计算机上安装的操作系统是 Windows系统，那么任何应用程序都可以使用该共享空间，它专门用来保存用户从应用程序复制或者剪切来的信息。Windows剪贴板在后台运行，用户通常看不到它，如若需要查看，可以运行Windows剪贴板查看器来进行查看。
Office剪贴板是为Office各组件服务的。Office组件内部复制和剪切数据时，应用程序会将信息同时放在Wind
ows和Office剪贴板上。放在Windows剪贴板上的信息，可以供用户多次进行粘贴；但是如果用户又剪切或者复制了新数据的话，老的信息会被清除。Office剪贴板则“灵活”得名，它能保存多次复制或者剪切的信息，以供用户反复粘贴使用。
深入了解
单击“开始”——运行，在“运行”对话框中输入“clipbrd”，单击“确定”运行该文件。弹出窗口，这就是Windows剪贴板查看器。
举例来看一下Windows和Office剪贴板的区别。
Windows和Office剪贴板中保留的信息是不同的，Windows剪贴板只保留最后一条信息，而Office剪贴板则保留了所有信息（最多２４条）。
不能共享数据的应用程序之间是不能复制和粘贴数据的。例如，用户在Windows资源管理器中复制某个文件，那么Windows剪贴板中会出现该文件路径名称。
这时，如果用户查看资源管理器的“编辑”菜单，会看到“粘贴”命令是可用的，因为在资源管理器里面复制文件本来就是可以实现的。但是，Excel的“编辑”菜单里面的“粘贴”、“选择性粘贴”和“粘贴为链接
”命令都是灰色的，也就是说不能将一个文件复制粘贴到Excel里面。
复制和粘贴技术是静态的，源数据被复制和粘贴后，就相当于创建一个“复印件”。“复印件”和“原件”虽然相同，但是它们之间没有任何关联。“原件”的任何变化不会影响到“复印件”，反之亦然。
３９．２．２ 链接数据
对于要经常更新的数据共享，使用静态的复制和粘贴方法，不是很好的选择。用户可以在Windows应用程序之间创建一个动态的链接，当数据源有任何更新时，都可以在目标文件中自动更新。
如果是Excel工作簿之间的链接数据，那么可以非常简单地在工作表单元格中写公式，直接引用另一个工作簿中的单元格或者单元格区域。公式如下：
"[工作簿名称]工作表名称！单元格区域地址：
如果是Excel和其他Office组件之间链接数据的话，可以先复制源数据，再使用“选择性粘贴”，然后选择粘贴的类型，就可以实现链接数据。
在Word文档里链接Excel数据，具体操作步骤如下。
步骤１．选择需要复制Excel单元格区域，按下"Ctrl+C"组合键，复制Excel数据。
步骤２．激活Word文档，单击菜单“编辑”——“选择性粘贴”。
步骤３．在弹出的“选择性粘贴”对话框上，选择“粘贴链接”复选框，并且选择一种粘贴方式。
粘贴在Word文档里的内容为一个链接到Excel的域，用户可以通过更新域来更新数据。
深入了解
用户可以在Word文档上按下"Alt+F9"组合键，可以将显示为域。这就等于Word里面写下公式（就像Excel里的公式意义一样），链接到Excel数据。
３９．２．３ 将Excel数据复制到其他Office应用程序中
如果将复制的Excel单元格区域，"Ctrl+V"组合键粘贴到其他Office应用程序中，那么粘贴后的数据会转换为该应用软件支持的表格。很多Excel里设置的格式可以被传递到该组件中去，比如边框、底色等。但是，也有很多设置不能传递到其他Office组件中去，例如Excel里的公式、单元格的垂直对齐等。
在Excel里复制数据后，在目标应用程序中单击菜单“编辑”——“选择性粘贴”，用户可以在弹出的“选择性粘贴”对话框上，将Excel数据粘贴为各种个性方式。
注意：在Excel里面复制的数据类型不同，目标应用程序中“选择性粘贴”对话框中所出现的选项也会有所不同。
３９．３ 在其他Office应用程序文档中插入Excel对象
除了使用复制粘贴方法来共享数据之外，用户还可以在Office应用程序文档中插入对象。
３９．３．１ 将Excel区域嵌入到Word或PPT文档中
示例．３９．１ 将Excel表格数据嵌入到Word文档中
步骤１．打开需要嵌入的Excel工作簿，选择需要复制的单元格区域。
步骤２．单击菜单“编辑”——选择“复制”命令（或者按"Ctrl+C"组合键）。
步骤３．激活目标Word文档，并定位到合适位置。
步骤４．单击菜单“编辑”——“选择性粘贴”，在弹出的“选择性粘贴”对话框上选择“Microsoft Office
Excel工作表对象”然后单击“确定”。
深入了解
嵌入Word的Excel工作表对象在外观上和静态复制粘贴的没有很大区别，但是嵌入的Excel对象区域只能整个被选中。双击此表格，Excel对象就会被激活，用户可以进行编辑。
将Excel工作表对象嵌入PowerPoint演示义稿的操作和Word中类似。
链接数据和嵌入对象的区别
“链接数据”在原始文件和目标文件之间创建了一座“桥梁”，原始文件有任何修改，都江堰市可以更新到目标文件中，而且“链接数据”仅将被复制的部分内容创建到目标文件中。“嵌入对象”则是将原始文件整个复制一份，创建到目标文件中。如果原始文件比较大的话，目标文件也会随之增加很大。另外，嵌入的对象和原始文件不再有任何联系，原始文件有任何修改，不会影响到目标文件。
３９．３．２ 在Word或者PowerPoint中建立一个新的Excel对象
如果没有责成的Excel文件，用户也可以直接在Word文档或PowerPoint演示文稿中创建新的Excel工作表对象
步骤１．激活需要建立Excel对象的Word文档。
步骤２．单击菜单“插入”——“对象”，弹出“对象”对话框。
提示：“对象”对话框中显示的对象列表取决于本电脑安装的软件。例如，如果电脑上安装了Auto CAD制图软件，那么该列表中就会出现CAD对象，也就是说，可以在Word文档中插入CAD对象。
步骤３．选择"Microsoft Excel工作表"，并单击“确定”按钮，Excel工作表插入到Word。
提示：为什么要在Word中插入Excel工作表对象？虽然用户可以简单地在Word文档中插入或者绘制表格，但是插入Excel工作表对象能够让用户可以使用Excel的很多高级功能，例如公式和函数等。
同样，可以在PowerPoint演示文稿中插入新的Excel工作表对象。
３９．３．３ 在Excel工作表中插入对象
前面介绍了如何将Excel工作表对象插入到Word文档或者PowerPoint演示文稿中去，同样用户也可以根据需要在Excel工作表里面插入其他应用程序对象，例如Word文档、PowerPoint演示文稿，以及很多其他类型的对象，包括音频剪辑、视频剪辑等。
提示：在Excel或者其他Office应用程序里插入对象的时候，“对象”对话框上有个“显示为图标”的复选框。如果选择该复选框，那么被插入的对象就会显示出一个小图表。
第４０章 使用Excel工作组
过去，如果用户想和他人共享工作表，可能得复制整个文件到软盘，然后将软盘上的文件再复制给他人。而现在，无论身处何方，都可以充分利用Internet与他人共享数据并进行协作。Microslft Excel 2003提供了多项易于使用的功能，借助网络技术使协作与共享变得非常便利。
４０．１ 从远程电脑上获取或保存Excel 数据
单击Excel菜单“文件”——“另存为”，在“另存为”对话框的“保存位置”下拉列表框里，用户可以选择任何位置来保存Excel文件，例如本地磁盘、FTP、局域网等。同样，在“打开”对话框的“查找位置”下拉列表框里，也可以在任何位置查找打开的文件。
如果用户试图通过网络打开一个已经被其他用户打开并正在使用的文件，Excel会弹出提示。
遇到这种情况可以与正在使用该文件的用户进行协商，请对方先关闭该文件，否则只能以只读方式打开。如果用户单击“通知”按钮，文件仍会以“只读”方式打开，不过，当对方（这里为Tiger chen）关闭该文件时
Excel将发送信息通知后面打开文件的用户。
如果用户单击“现在可以使用的文件”对话框上的“读一写”按钮，Excel工作簿会以可写方式重新打开，之后用户便可编辑该文件。
４０．２ 共享工作簿
Excel支持“共享工作簿”的功能，这使得多个用户同时编辑同一个Excel工作簿成为可能。设置共享后的工作簿会保存更改记录，并对产生的冲突立即做出适当的处理。
４０．２．１ 关于共享工作簿
任何Excel工作簿都可以被设置为共享，不过建议只对需要多用户同时编辑的文件才设置共享。例如下面几种情况是适合使用“共享工作簿”的。
１．生产车间的不安全行为反馈。工厂的安全负责人可以设计一个不安全行为的反馈表格，放丰局域网中某台电脑的共享文件夹里面。因为不安全行为得随时发现随书反馈，而不同的人可能允许多用户同时编辑。
２．项目清单／行动计划更新。各个部门都有自己部门的项目清单或者行动计划，需要定期更新并向老板汇报。最好的方法是将不同部门的行动计划放在同一个工作簿的不同工作表里面，而且每个行动计划的模板是一样的。设置工作簿共享，这样每个部门可以随时更新自己的部分，而老板可以随时查看所有部门最新计划。
４０．２．２ 设置共享工作簿
单击菜单“工具”——“共享工作簿”，弹出“工作工作簿”对话框。
在该对话框上有“编辑”页，勾选“允许多用户同时编辑，同时允许工作簿合并”复选框，单击“确定”按钮，Excel会提醒用户保存工作簿。之后，引工作簿即成为共享工作簿。
在对话框的“高级”选项卡中，用户可以选择是否保存修订记录，设置何时更新，如何解决冲突，以及个人视图设置等。
示例４０．１ 某工厂不安全行为反馈表
安全对于任何工厂都极为重要，有调查认为９０％以上的安全事故都是由于员工或者施工供应商的不安全行为造成的。安全是每个员工的责任，作为工厂安全协调员的用户设计了个不安全行为反馈表，放在公司局域网中的某台电脑上进行共享，使得每个员工都能够及时反馈不安全行为。
准备好表格后，单击菜单“工具”——“共享工作簿”，在弹出的“共享工作簿”对话框的“编辑”页上勾选“允许用户同时编辑，同时允许工作簿合并”复选框，然后单击‘确定’按钮。共享了的工作簿在Excel标题栏会显示“共享”二字。
打开共享工作簿后，单击菜单“工具”——选择“共享工作簿”，弹出的‘共享工作簿’对话框的“编辑”页上会显示当前正在使用该工作簿的用户。
如果在用户打开该工作簿后，其他的用户对其做了修改，那么当用户编辑工作簿并保存时，Excel会弹出消息框。
如果用户想查看工作簿曾经被更改的记录（称为“修订记录”），可以单击菜单“工具”——“修订”——“突出显示修订”。这时，工作表中很多单元格会出现蓝色三角符号，当光标移到到该单元格时，会出现相应的提示。
４０．２．３ 共享工作簿的限制和问题
工作簿被共享之后，Excel的很多功能会受到限制，甚至完全不能使用。
共享工作簿受限制的功能
除了表格列出的共享工作簿受限制的功能之外，共享工作簿还可能使工作簿极其巨大，甚至占满局域网硬盘空间的情况。所以，作为共享工作簿拥有者的用户必须定时进行维护，检查文件大小，定时取消工作簿共享，删除不同用户所作的不必要的格式设置；维护完毕后再保存文件，再在新保存的工作簿上重新设置共享。 ４０．３ 审阅
在团队协作时，很多时候需要团队中多个成员对文件进行审阅和修订。Excel 2003可以帮助用户方便地进行团队的审阅和修订。
４０．３．１ 打开或关闭工作簿的修订跟踪
共享后的工作簿可以保存每次更新的记录（修订记录），用户可以选择打开或者关闭工作簿的修订记录。本节为读者示范如何在新的工作表中显示更为详细的修订记录。
步骤１．单击菜单“工具”——“修订”——“突出显示修订”，弹出对话框。
步骤２．勾选“时间”复选框，并在其右侧的下拉列表框中选择“全部”。
步骤３．勾选“修订人”复选框，并在其右侧的下拉列表框中选择“每个人”。
步骤４．勾选“在新工作表上显示修订”复选框，框画出的地方。
步骤５．单击“确定”按钮，关闭对话框。此时，工作簿会自动添加一个名为“历史记录”的工作表，记录从工作簿共享以来的所有修订记录。
注意：工作簿被保存后，“历史记录”工作表会自动消失。
如果用户要隐藏修订记录，可以单击菜单“工具”——“修订”——“突出显示修订”，在弹出的对话框上，取消勾选“在屏幕上突出显示修订”和“在新工作表中显示修订”复选框。
４０．３．２ 发送工作簿审阅请求
假如用户需要将某“技术部2007年项目追踪表”发送给别的项目负责人进行审阅和修订，并且希望保存每个项目负责人的修订记录，那么可以按照下述步骤实现。
步骤１．打开“技术部2007年项目追踪表”工作簿，并共享该工作簿。
步骤２．单击菜单“文件”——“发送”——“邮件收件人（审阅）”，此时电脑上默认的电子邮件客户端程序将被启动（如M
icrosoft Office Outlook),并创建了一份准备向审阅者发送的邮件。
步骤３．输入发件人和收件人（审阅者）邮件地址。例如，发件人为“tiger@excelhome.cn”，审阅者为“Kevin@excelhome.cn”。
步骤４．工作簿会自动作为附件添加到邮件中。现在，用户可以在“附件选项”任务空格中选择作为“常规附件”还是“共享附件”。如果选择“常规附件”，则每个收件人将得到一份独立的附件。
步骤５．在邮件正文中，输入必要的信息，然后单击工具栏中的“发送”按钮。工作簿将被发送到审阅者处等待审阅。
注意：要使用Excel的审阅功能，必须使用Microsoft Office Outlook 2002或者更高版本。
４０．３．３ 答复工作簿审阅请求
tiger@excelhome.cn邮箱的所有者Tiger发送工作簿审阅请求邮件后，Kevin@excelhome.cn 邮箱的所有者Kevin会收到该请求邮件。
当Kevin打开附件后，进行审阅并进行必要的修改。再单击“审阅”工具栏上的“回复时包含更改”，可以将修订好的工作簿发回给工作簿创建者——发送审阅请求的用户。
４０．３．４ 合并工作簿
当发送审阅请求的用户收到审阅者的回复，打开审阅后的工作簿时，系统弹出信息框。
用户可单击‘是’按钮将审阅者所作的修订合并到原工作簿。
４０．３．５ 结束审阅
如果用户已经收到所有审阅者的回复，即可结束审阅过程。
步骤１．单击“审阅”工具栏上的“结束审阅”按钮，弹出消息框。
步骤２．单击“是”按钮，确认要结束审阅，弹出消息框。
步骤３．单击“是”按钮，工作簿中全部修订记录被清除，并且工作簿的共享也被取消。至此整个审阅过程结束。
４０．４ 联机协作
在信息时代，跨区域甚至全球性团队协作越来越多，也越来越重要。Excel 2003的联机协作功能为远程协作提供了很好的支持。单击菜单“工具”——“联机协作”，可看到菜单。
Excel 可以方便地使用Microsoft NetMeeting来进行网络会议。通过NetMeeting可以将本地计算机屏幕或者文件很容易地分享给对方。NetMeeting的使用已经超出本书的讨论范围，本书不再深入讨论，请读者参考相关教材。
４０．５ 共享工作区
除了共享工作簿外，Excel还支持另一种文件共享，叫做共享工作区。
４０．５．１ 关于共享工作区
共享工作区是一个宿主在Web服务器上的区域，在那里同事可以共享文档和信息，维护相关数据的列表，并使彼此了解项目的最新进展。事实上，共享工作区是可以在Web浏览器或Microsoft Office程序中的“共享工作区”任务窗格中打开的Microsoft Windows Shar
ePoint Services网站。
单击菜单“工具”——“共享工作区”，Excel就会打开“共享工作区”任务窗格。
１．文档库“文档库中可以存储共享工作区的所有成员都可以访问的文档。“共享工作区”任务窗格会显示存储当前打开文档的库。
２．“任务”列表：在“任务”列表中，可以将待办项目及截止日期分配给共享工作区的成员。如果另一位成员已将任务分配给您，则您可以在“任务”列表中对它进行核对。当其他工作组成员在“共享工作区”任务窗格中打开“任务”列表时，他们可以看到您已完成了该任务。
３．“链接”列表：在“链接”列表中，可以添加指向共享工作区的成员感兴趣的资源或信息的超链接。
４．“成员”列表：“成员”列表显示共享工作区成员的用户名。在“共享工作区”任务窗格中，也包含联系人信息（如闲或忙状态、电话号码和电子邮件地址）和其他属性，因此成员之间可以很容易地彼此保持联系。
５．电子邮件通知：可以使用电子邮件通知来接收对共享工作区中的列表、特定项目（如任务状态）或文档更新的通知。
提示：如果服务器配置了即时消息服务，还可以看到共享工作区成员的联机状态。
４０．５．２ 使用共享工作区
使用共享工作区的前提是能够访问一台运行Microsoft Windows SharePoint Services服务器产品的更多知识，请查阅相关资料。
１．创建文档工作区
图是一份部门项目进度追踪表，表格中的项目分别由部门内不同组、不同拥有者领导。项目拥有者必须定期更新其项目，并与部门其他成员共享信息。对于这样的工作，最好使用Excel的“共享工作区”来完成。
步骤１．打开该项目追踪工作簿。
步骤２．单击菜单“工具”——“共享工作区”，Excel弹出“共享工作区”任务窗格。
步骤３．在“键入新URL）”处，输入用户想要创建文档工作区的SharePoint网址。
步骤４．单击“创建”按钮，Excel在用户刚才输入的网站，开始创建一个新的文件工作区。
注意：如果用户没有权限创建文档工作区，可以联系SharePoint网站管理员以取得授权。
步骤５．文档工作区被创建完成后，Excel的“共享工作区”任务窗格显示该文档工作区的相关信息。
SharePoint管理员可以为该文档工作区授权新成员，并且可以向所有成员发送电子邮件。
用户可以通过Excel的“共享工作区”任务窗格对创建的文档工作区进行操作，也可以在IE浏览器中查看和操作该文档工作区。
步骤６．单击“共享工作区”任务窗格上部的“在浏览器中打开网站”，创建的“文档工作区”在IE窗口里显示。
单击“共享工作区”任务窗格左下角的“获取更新”按钮，可以及时更新“文档工作区”文档的更新。
用户从IE窗口的网页打开文档时需要注意，如果直接在文档名称上单击的话，文档可能会以“只读”方式打开。为了避免这种情况发生，用户可以将光标移动到文档名称上方，这时分出现一个带有三角箭头的下拉框，点击该三角箭头，从弹出的快捷菜单上选择选择“在microsft Office Excel中编辑。若此时没有其他用户使用该文档，就可以打开该文档进行编辑。
. 如果希望该文档可被多用户同时编辑，可先将文档设置为“共享工作簿”，然后创建到文档工作区。
２．创建列表和发布列表
通过与Microsoft Windows SharePoint Services网站集成，使用Excel列表与其他用户共享数据变得更加容易。只要拥有SharePoint网站的网站地址和创伤权限，用户就可以共享列表以供其他人员查看、编辑和更新列表。如果选择的Excel中的列表链接到SharePoint网站上的列表，则可与SharePoint网站同步更新，以便其他用户可查看到最新的数据。
步骤１．单击菜单“数据”——“列表”——“创建列表”，弹出对话框，要求用户指定需要创建列表的数据区域，并指明是否包含标题。
步骤２．单击“列表”工具栏上的“列表”按钮，选择“发布列表”，Excel弹出“发布列表到SharePoint网站”对话框。
步骤３．在“地址”组合框里面输入发布列表的目标网址，勾选“链接到新SharePoint Services列表”复选框，输入列表名称和必要的说明。
步骤４．单击“下一步”按钮。
步骤５．确认所有信息后，单击“完成”按钮，完成发布列表，Excel弹出消息框。
步骤６．单击链接，系统将使用浏览器打开新发布的SharePoint 列表网页。
当用户SharePoint 网站的列表中更改了任何内容时，列表可以被更新到用户的本地列表。例如，用户将“活性剂备用供应商考核”项目的利润改变50万元后，可以通过单击“列表”工具栏上的“放弃更改并刷新”按钮，将SharePoint 网站上的列表同步到本地E
xcel列表。
相反，如果用户在Excel上做了更改，只要在“列表”工具栏上单击“与列表同步”按钮，也可以很方便地同步到SharePoint 网站
深入了解
无论是创建文档工作区不时还是发布列表，Excel文件都在SharePoint 网站创建了文档副本，并且该副本与本地文档副本链接。所以为了确保项目所有成员都能拿到最更新的数据，文档拥有者将文档创建或者发布到SharePoint 网站 后，可以将本地副本发送给所有成员。这样一来，任何成员在打开本地副本的时候，便可使之与网站同步，而不必登录到网站去下载数据。
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