汇报，是下级向上级用口头或文字的形式报告情况，提出建议的行为，它是秘书人员一项经常性的工作。秘书向领导进行口头汇报要把握以下技巧。
一、作好准备。“凡事预则立，不预则废”。无论是单项专题汇报，综合情况汇报，还是首长指示落实情况汇报，完成任务汇报，都必须认真做好准备。首先，要做好思想准备。向领导汇报，既要消除紧张心理，又要克服无所谓的态度，调整情绪，树立信心，认真对待。其次，要做好资料准备。“巧妇难为无米之炊”，充分占有资料是汇报成功的基础。如果情况不熟悉，或某方面的情况还不明了，就不能凭主观臆断、道听途说去汇报，搞所谓“领导要，我就报，准不准，不知道”那一套。只有通过调查了解，准确掌握情况，才能列入汇报。第三，要搞好“战术想定”。要在明确领导意图的基础上，确定汇报主题，把握汇报重点，组织汇报材料，合理安排内容的顺序与层次；对汇报中可能出现的情况，领导可能提出的问题，要做到心中有数，预有准备，不能仓促上阵。
二、选择时机。这里所说的时机，是指要适时汇报，以获取较好的时效价值。除了紧急事件需及时汇报和领导规定或安排时间的汇报外，秘书应注意选择以下时机进行汇报：当本人分管或领导交办的工作告一段落时；工作中遇到较大困难，想求得领导帮助支持时；领导决策需要某方面的信息时；领导主动询问有关情况时；领导有空余时间时，等等。汇报不仅要注意时机，还要区别场合，可以通过会议形式正式汇报的，尽量不要不分场合地临时汇报；当领导公务繁忙或工作中出现困难，心情烦燥时，秘书一般不宜冒然开口汇报。应选择领导人乐意听取汇报的时机进行汇报，以取得预期的效果。
三、因人而宜。由于每个领导的职责、能力、文化程度、性格和工作习惯有差别，因此，秘书在汇报时应采取不同的方法，以适应不同领导者的特点和风格。例如，对于严谨细致的领导者，汇报时要解释得详细一点，最好列举必要的事例和数据；对于干练果断领导者，汇报时要注意言简意赅，提纲挈领；对于务实沉稳的领导者，汇报时注意语言朴实，少加修饰；对于活泼开朗的领导者，汇报时语言可以轻松幽默一些。总之，要针对领导的个性特点，有针对性地搞好汇报。
四、新颖致胜。领导听取汇报的目的，是获取高质量，有参考价值的信息，而不是那种面面俱到、人云亦云，毫无新意，“车轱辘式”的汇报，这就要求秘书汇报的内容必须具有创新性。角度新颖，观点独特，有一定的高度和深度的汇报，常给人以耳目一新的感觉，也是领导最需要和喜欢听的。秘书要善于在纷繁复杂的事物中，抓住最重要的东西，把零星的认识整理成系统认识，把感性认识上升到理性认识，创造性地提出自己的观点、意见和建议，给领导者以深刻的启发。秘书一定要明确领导最需要了解的内容，“送货上门”，切忌“货不对路”。
五、字斟句酌。向领导作汇报，一定要抓住重点，简短明快，而不能够东拉西扯，辞不达意，这样的汇报既浪费领导宝贵的时间，又令人生厌。因此，秘书向领导作汇报，一定要有提纲或打好腹稿，使用精辟的语言归纳整理所要汇报的内容，做到思路清晰，观点精炼，语言流畅，逻辑性强，谴词用语朴实、准确。关键语句要认真推敲；评价工作要把握好分寸，切忌说过头话，或模棱两可；列举数字一定要准确无误，尽量避免“大概”、“估计”、“可能”之类的词语。如果语言啰嗦，拖泥带水，再好的内容也汇报不出应有的效果。
六、灵活应变。口头汇报一个最大的优点就是汇报者可以与领导直接进行双向沟通，听者可以随时发问，这颇有点像研究生的论文答辩。一个素质高的秘书人员，在汇报时必须具有较好的临场发挥能力。汇报中，遇到领导提问，发出疑问时，要保持快速的反应，敏捷的思维，沉稳应付，对答如流；汇报中，要留心领导的表情变化，根据领导者的临场反应，判断领导对汇报内容的需求，以便及时调整汇报内容。同时，要准确把握领导心理，控制好汇报的时间和节奏，千万不要拖延时间。
七、勿忘“请示”。秘书汇报结束，要及时请示领导对汇报的意见和指示，还有哪些问题没有汇报到或没有说清楚，领导还需要知道哪些情况。对领导的指示，秘书要做好记录，认真对待。能立即落实的，可当即表明态度；对一时难以落实的，应如实反映，并作出计划，表示决心，使汇报工作有一个圆满的结尾。
需要注意的是，秘书人员不能把讲究汇报技巧理解为在领导面前“耍嘴皮子”、“投机取巧”，更不能把汇报看作是表白和炫耀自己的机会。那种借汇报有意识抬高自己，贬低别人，报喜藏忧的作法，可能会得宠一时，但终究会留下隐患，不仅会影响到领导正确决策，同时也会直接影响到秘书本人在领导者心中的形象，一害事业，二害本人。 |
|
