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文稿自动签名五法 辛辛苦苦写好文稿，别忘了签上自己的大名、地址、邮编、联系电话、电子信箱……为了偷懒和不忘记签名，我想了几个办法，签名非常快捷，今天教给大家，以后可不要忘记签名了。 一、自动图文集法 先在Word中输入自己的“姓名、地址、邮编、联系电话、电子信箱……”，再将这段文字选定，然后点击“工具”菜单下的“自动更正”项，在弹出的“自动更正”对话框中选择“自动图文集”选项卡，在“请在此键入自动图文集词条(U)：”下面的文本框里输入该自动图文集的名字，如你自己的姓名(图1)。下面的“预览”框里有你所选定的签名内容，确认无误后，点击“添加”按钮再点“确定”退出。以后当你写完稿要签名时，只要在签名处输入刚才设定的自动图文集名，然后按下F3键即可出现你的姓名、地址、邮编、联系电话、电子信箱……等全部你设定的信息，方便吧！ 二、文档碎片法 先在Word里制作好自己的签名内容(姓名、地址、邮编、联系电话、电子信箱……)。然后让Word以还原的方式显示，最后用鼠标选定签名内容，将它拖到桌面或某个文件夹下。放开鼠标后，桌面上或某文件夹内会出现一个“Document碎片……”的图标(图2)。下次写完稿后，把该图标直接拖入文档签名处即可。 三、手工造词法 手工造词这个功能相信大多用户都用到过。以王码五笔4.5为例，先用鼠标右击输入法状态栏中间部分，在弹出的菜单中选择“手工造词”项，弹出“手工造词”对话框，在这个框里输入你的“签名”，然后在“外码”中为“签名”定义一个好记且方便输入的外码，当你写完稿时只要在五笔输入状态下输入刚才“签名”的外码即可。(注：这个方法只能定义一个20字的词语) 四、录制“宏”法 运行Word后执行“工具/宏/录制新宏”命令，会弹出“录制宏”对话框，在“宏名”框里输入“宏”名字，如自己的名字或签名等(图3)，再点击“键盘”按钮，弹出“自定义键盘”对话框，在“请按新快捷键”框内定义此宏的快捷键，如“Alt+1”，按下该快捷键，即可执行宏命令，然后单击“指定”按钮。接着在文档中输入自己的签名内容，完成后按下“工具/宏/停止录制”命令或点击“宏”工具栏里的“停止录制”按钮，大功告成！当你写完稿后，按下刚才的快捷键“Alt+1”即可出现你的“签名”了。（注：定义“宏”的快捷键时不要与Windows和Word中已有的快捷键相同，否则将不起作用。） 五、保存模板法 先运行Word，输入你的“签名”后点击“文件/保存”，弹出保存对话框，在“保存类型”下拉选框里选择“文档模板”(图4)，然后为模板文档起一个名，保存到某文件夹下。当你下次写稿时只要双击这个模板写稿即可，不需要再录入签名了。 此五法中，数第一法与第四法较为方便。若签名内容较少则第二法为好；若你经常忘记签名则建议使用第五法，一打开就已经输好了，不用你再手工输入。大家可以根据自己的喜好进行选择。 42 文稿校对轻轻松松 作为文字工作者，遇到最头痛的工作之一莫过于校稿。笔者这里为大家介绍一款用电脑帮助文稿校对的工具──即时语音提示&校对软件。 一、软件的下载和安装 该软件可以从”，确定后打开对应的文件夹，发现除了刚才这个htm文件外，还有一个名为“巧用Word修改图片.files”的文件夹，打开这个文件夹你会看到还有两个图片文件image001和image002(如果你只插入一张图片)，当你插入的文件是bmp文件时，会生成一个保持原分辨率和原图像品质的png图像，不过个头却小多了，像我插入的这个BMP图片现在只有区区145KB的容量。这还不是最神奇的，它还会生成一个image002.jpg文件，其分辨率就是调整后的分辨率，文件竟只有7.84KB。当然由于调整时图片缩放程度不同，大小也有差别，这个图片现在的分辨率为544×435，原图片为1280×1024。另外，如果你执行了旋转操作，生成的会是一个gif文件。 如果插入的是jpg文件，则会生成一个同样大小的image001.jpg和压缩后的image002.jp2。另外你所添加的文字、做的修改都在新图片中实现了。怎么样，Word在处理图片时的功能是不是也非常强大呢！ 48 巧用Word文档打印Excel数据 在我们实际应用中，为了方便数据的管理(如数据查询、排序、分类、汇总等)，常常将一些数据源放在Excel工作表中(图1)，而有些时候需要将这些数据源逐一用Word文档(图2)打印出来以便于实际工作的需要。下面笔者以实例来介绍这一问题的解决方案。 1.创建打印文档 在一张A4纸上创建图2所示的文档，必须通过调整页边距等方法将文档刚好排版成一页后保存。 2.邮件合并 ①点击“工具”菜单栏→“邮件合并”→在弹出“邮件合并帮助器”对话框内单击“创建”下拉箭头，选定“套用信函”，在弹出对话框内单击“活动窗口”。 ②单击“获取数据”下拉箭头，选定“打开数据源”，弹出对话框，在“查找范围”下拉框内选定Excel数据源所在的位置，在“文件类型”下拉框内选定“所有文件”。单击“打开”按钮，在弹出对话框中选定“整张电子表格”后确定。此时窗口内多了一个“邮件合并”工具栏(图3)。 ③ 单击工具栏上“插入合并域”下拉箭头，便可出现文档内各项目对应的域名，然后将这些域名逐一添加到文档中相应的位置上。 ④ 单击工具栏上“ABC”命令按钮，数据源的第一个记录所有信息将出现在文档中相应的位置上。单击 “合并到文档”命令按钮，就可以将数据源中所有记录信息合并到新文档中。浏览无误后可将它一次性打印出来(“邮件合并”工具栏上其他命令按钮读者不妨自己试试)。 注意：如果文档中项目有多个数据(如图2中有多个签单人姓名)，则在数据源中，将该项目设置为相同字段名的多个字段，因为一篇文档只能打印一个记录。 49 巧用Word输入生僻字 大家在使用计算机输入时，常会遇到一些生僻字吧。这些字用普通输入法，常常无法输入。用造字程序造字，麻烦不说造出来的字也比例失调。于是，就干脆让生僻字空着或用一个类似的字替代，或者打印出来后手写上去。这样既影响了美观而且很不规范，其实我们可以用Word来输入这些生僻字。 因为在Word“CJK统一汉字”字库里就有我们需要的生僻字，所以只要找到并插入它们便能轻松解决。如何在浩瀚的汉字库中，迅速找到需要的字呢？其实方法很简单，因为字库中字的排列，就是按字典常用的部首检字法来排列的。例如我们要输入“翀”字，只要先在Word中输入与该生僻字偏旁相同、笔画相近的“翁”字，然后选定“翁”字，再点击“插入”菜单选“符号”栏，在跳出的对话框“字体”选项中选择“标准字体”，在旁边的“子集”选项中找到“CJK统一汉字”集，一下子就定位到了“翁”字，再稍加查找就能找到我们需要的生僻字“翀”字，选中插入即可，就这么简单。也许你会问，在Word里面可以这样做，但在另外的一些软件里面，并没有“CJK统一汉字”字库，那该怎么办呢？方法就是一句话：先在Word中输入，然后复制过去就可以了。 50 巧调Word字符间距 1.调整汉字与英文字母间的距离 Word中汉字与英文字母和数字之间一般都存在一小段间隔，这个间隔有一个空格大小，但我们却无法删除掉。例如：我们输入“中文Word 2000技巧”，在“中文”和“Word”之间以及“2000”与“技巧”之间都有这段间隔。如果我们不需要这段间隔，可按如下方法消除：按“Ctrl+A”选定全部文档，选择“格式→段落→其他”，在“其他”选项卡中取消“字符间距”设置框下面的“中、英文间自动调整间距”和“中文、数字间自动调整间距”选项。 2.任意修改字间距 在Word中修改字间距很不直观，有的用户甚至不知道该如何设置字间距，而不得不使用系统默认值。Word的字距有“标准”、“加宽”、“紧缩”等三种，其中“标准”字距即默认字间距，它的实际距离不是一成不变的，而是与文档中字号的大小有一定的关系。“加宽”间距是在“标准”的基础上再增加一个用户指定的数值，“紧缩”则是在“标准”的基础上减去一个用户指定的数值。由于“加宽”和“紧缩”都是在“标准”的基础上进行调整，字号变化时，间距也会自动调整，不至于出现字号与字间距不匹配的情况。 调整字间距的方法如下：选定文本，点击“格式→字体”，选择“字符间距”选项卡，在间距下拉列表中选择适当的类型和增添或减小的间距数值，最后点击确定即可。 3.任意修改行距 Word中提供了多种标准的行距供选择，在“格式→段落”的“缩进和间距”选项页中，“行距”框里提供了行距的选择列表，包括“单倍行距”、“最小行距”等。可是标准行距并不一定符合我们的需要。例如，当我们希望行距尽可能小时用“最小行距”就满足不了要求。如果我们想要任意设置行距的大小，可以将行距设置为“固定值”，然后在右边的“设置值”对话框里任意输入行距的磅数即可做出相应的调整。 51 奇妙的自动图文集 我们使用Word编辑文档时，常常要在文档中多次输入同样的一些内容，例如工作单位、联系地址等，十分繁琐。插入域、录制宏、制作自动图文集就可以使录入更方便。这三种方法各有特点，但利用Word提供的自动图文集功能却是最便捷的方法。 一、制作自动图文集词条 1.选择你想制成自动图文集的文字(或图形)，进行必要的格式设置后，选定以上内容。 2.从“插入”菜单中选取“自动图文集”选项，然后从子菜单中选择“新建”命令。 3.在弹出的“创建自动图文集”对话框中，接受Word默认的名称或者键入自己定义的名称。 4.单击“确定”按钮即完成制作。 二、使用自动图文集 创建了自己的自动图文集词条之后，在文档中只须键入自动图文集词条名称的前几个字符，Word将在未输入完的文字上放置一个黄色方框，其中显示了完整的自动图文集词条，此时按下Enter键或F3键即可接受该词条。当然要拒绝该词条，只需继续键入。 向文档中添加自动图文集，也可以使用“插入”菜单中的“自动图文集”命令，但只有上述方法才可充分显示自动图文集的“自动性”，但必须是开启了“记忆式键入提示”功能，其步骤如下： 1.在“工具”菜单中选择“自动更正”命令，随后弹出“自动更正”对话框。 2.单击“自动图文集”选项，选中“显示有关‘自动图文集’和日期的‘记忆性键入’提示”复选框。 3.单击“确定”按钮。 一旦开启这项功能，同时也就可以快速插入当前日期，只需键入当前日期的前四个字符(比如2002)，然后按下回车键或F3键，即可快速插入当前日期了。 52 妙用Word的“插入文件”功能 1.合并文档。可以将若干Word文档、Web页、Rtf文档、Word模板或文本文件合并成一个文件。 打开第一个要合并的文档，然后点击“插入→文件”，选择要插入的文档，可以一次选中多个文档(注意插入后的顺序和选中的顺序相反)，单击“插入”按钮即可。 2.打开有问题的文档。有时在Word中打开某一个文档后，Word停止响应，点击菜单、按钮或按快捷键都没有反应，而Windows系统却无异常，此时按下“Ctrl+Alt+Del”后，可以结束Word任务，如果再打开其他Word文档却没有这种情况发生。重启计算机后问题依旧。这时可以新建一个Word文件，然后插入有问题的文档，会发现该文档中的内容并没有损坏丢失，再修改、保存即可。 3.插入Excel电子表格工作簿、工作表。点击“插入→文件”，选择要插入的Excel文件，单击“插入”按钮，Word会弹出“Open WorkSheet”对话框，从中可以选择是插入整个工作簿还是插入某张工作表或该工作表中的某些单元格，输入的选择单元格的格式与Excel中的一致，如“A1:D9”，再单击“OK”即可。 也可以一次选中多个Excel文件，单击“插入”按钮后，在弹出的“Open WorkSheet“对话框中，会按照与选中Excel文件相反的顺序，要求你确定要插入的范围。插入后的表格可按Word表格的格式进行编辑，原Excel中所设置的公式或其他功能会丢失。 4.打开设有密码的文档。如果忘记了某Word文档已设置的修改权限密码，则可以通过“新建文件→插入文件”，选择该Word文档，插入时，Word并不要求输入修改权限密码，然后进行编辑修改，保存时覆盖原文档即可。但是如果忘记了打开权限密码，那么插入时，Word会要求输入打开权限密码，否则不能插入，因此千万不要忘记打开权限密码。 注：以上功能在Word 2000/XP中均能实现。 53 冷僻字输入不用愁 大家在进行文字输入的时候可能会碰到一些冷僻字，不过不用担心，以下方法可以助你渡过难关。 一、更换输入法 由于某些输入法支持的字库不全，所以当大家用一种输入法找不到某些冷僻字时，可以换用其他输入法来试试(推荐使用微软的全拼输入法)。 要输入某个字时忘记了读音，而你也不会五笔，此时可以将输入法切换至智能输入法，将属性设成笔形输入，按照智能帮助文件中提供的笔形代码表输入。 点评：操作最简单，全拼的字库很全，智能的笔形输入不需读音。但缺点显见，全拼输入法需知读音，智能的笔形输入不需拼音但稍嫌繁琐。 二、借用Word插入符号 Windows自带全拼字库尽管很全，但仍有不少汉字无法输入，譬如“﨧”就找不着。这个字的输入可以借助Word完成。打开Word（以Word2000为例，下同），点击“插入→符号”，字体选择“（标准字体）”，子集选择“CJK统一汉字/兼容汉字”，其中偏旁的排列顺序以及同一偏旁汉字的排列顺序是按照笔画数进行的。大概在兼容汉字的倒数第二行可以找到“﨧”。 点评：方法简单，最大的优点是不知读音也能输入，而且字库较全，但寻找费时。 三、自造汉字 DIY自己的汉字，要用到Windows自带的造字程序，关于这方面的内容，《电脑报》2001年4月16日第15期《使用Windows 98 的造字程序》一文已经详细介绍过，此处不再赘述。 点评：方法复杂，难度最高，但不需知道读音， 而且所有冷僻字一网打尽。 四、Word中的字符缩放或合并 “字符缩放”适用于左右结构的冷僻字。如“炟” (音dá)，可由“火”+“旦”组成，但简单的输入这两个字符当然不行，最好能够将两个字符变成一个方块字，Word中的缩放字符正好排上用场，只改变字符的宽度，不改变字符的高度。再调整一下大小、字体即可。 对于上下结构的冷僻字，“字符缩放”显然无效，可用“合并字符”来解决。如“盝”(音lù)，先输入“录皿”，选中，打开Word，输入“录皿”，选中“格式→中文版式→双行合一”，再调整字符间距及字体大小，使其他相邻的文字匹配。结构稍复杂一点的冷僻字，有时也可通过类似的办法输入，如“燚”，先输入“火火火火”，选中“格式→中文版式→合并字符”即可。 点评：不需知道读音，但方法稍复杂，功能有限，只能输入数量有限的冷僻字。 五、手写输入 微软拼音输入法3.0附带的手写输入功能十分强大，既可手写识别，又可将鼠标所写的字以原形插入。如果碰到冷僻字，首先可以利用手写查找；如果没有，就选择原形输入，插入一个手写体。 点评：方法最简单，也不需要知道读音，尤其是手写识别功能，可以输入上文提到的不知读音但字库中存在的汉字。缺点就是原形插入时总觉得不太好看，不过要是你的美术功底和耐心足够，这的确是一个最简单、最有效的方法。 54 快速返回上一个编辑位置 用Word编辑文档时，需要不时地转换到文档的其他位置，你可能会为此浪费很多的时间，下面介绍的方法可以大大提高你的工作效率。 1.如果只是查看文档的其他位置，也就是说，插入点仍然处于原来的位置。那么当查看结束后，按任意箭头键便可返回原来的编辑位置。 2.如果在查看的同时又进行了新的编辑，若想再返回上一个编辑位置，可以利用组合键“Shift+F5”，依次返回最近四次编辑文档的编辑位置。 3.如果我们同时打开了多个文档，无论上一次的编辑位置是在哪一个文档中，按下组合键“Shift+F5”，都会返回该位置。 55 解决Word文档显示混乱三部曲 如果在你打开一个Word文档后，内容显示混乱，而且其中包含一些乱码，那么原因是该文档可能已损坏。此时，你可以试试以下的三种方法，或许可以帮助你从Word文档中恢复文本。 一、文档格式法 所谓“文档格式法”就是你可以将Word文档转换为另一种格式，然后再将它转换回Word文档格式。这是最简单和最彻底的文档恢复方法，请务必先尝试这种方法，操作步骤如下： 1.在Word中打开损坏的文档。 2.在“文件”菜单中，单击“另存为”命令。 3.在“保存类型”列表中，单击“RTF 格式 (*.rtf)”，然后单击“保存”按钮。 4.关闭文档，然后重新打开RTF格式文件。 5.在“文件”菜单中，单击“另存为”命令。 6.在“保存类型”中，单击“Word 文档 (*.doc)”，然后单击“保存”按钮。 7.关闭文档，然后重新打开刚创建的Word格式文件。 Word文档与RTF的互相转化将保留其格式，如果这种转换没有纠正文件损坏，则可以尝试与其他字处理格式的互相转换，这将不同程度地保留Word文档的格式。如果使用这些格式均无法解决本问题，可将文档转换为纯文本格式，再转换回Word格式。由于纯文本格式的简单性，这种方法有可能更正损坏处，但是Word文档的所有格式设置都将丢失。 二、重设格式法 Word用文档中的最后一个段落标记关联各种格式设置信息，特别是节与样式的格式设置。基于此，如果我们将最后一个段落标记之外的所有内容复制到新文档，就有可能将损坏的内容留在原始文档中，操作方法如下： 1.在Word中打开损坏的文档。 2.在菜单中单击“工具→选项”，然后点“编辑”选项卡，清除“使用智能段落选择范围”复选框。清除该复选框，选定整个段落时，Word将不会自动选定段落标记。单击“确定”按钮。 3.选定最后一个段落标记之外的所有内容，方法是：按“Ctrl+End”组合键，然后按“Ctrl+Shift+Home”组合键。 4.在常用工具栏中，依次单击“复制”、“新建”和“粘贴”按钮。 三、重建模板法 Word在Normal.dot模板文件中存储默认信息，如果该文件被损坏，Word文档中也许会出现奇怪的内容。创建新的Normal模板的方法如下： 1.关闭Word。 2.依次单击“开始”、“搜索”，然后单击“所有文件和文件夹”。 3.在“全部或部分文件名”框中，键入“normal.dot”。 4.在“在这里寻找”列表中，单击安装Word的硬盘，然后单击“搜索”按钮。 5.右键单击结果列表中的“Normal”或“Normal.dot”，然后单击“重命名”。 6.为该文件键入新的名称，例如“Normal.old”，然后按Enter键。 7.启动Word。 由于Word无法识别重命名后的Normal.dot文件，Word将创建一个新的Normal模板。创建新的Normal模板后，请尝试打开你的文档，或许就不会再有乱码出现了。如果是这样，那就表明旧的Normal模板确实已损坏。此外，如果你的文档还用到了Normal.dot之外的其他模板，为解决问题，也请尝试重新创建模板或使用它的较早版本。如果你无法恢复损坏文档的内容，那么可能需要你重新创建部分或整个文档了。最后需要说明的是，笔者用的是WinXP和WordXP，如果你用其他版本的Windows或Word，则具体操作可能会略有不同。 56 给Word也建个收藏夹 经常上网冲浪的朋友一定不会对IE浏览器的收藏夹感到陌生吧？它为网虫管理Web站点提供了方便。倘若你是一个办公室的工作人员，是否也需要Word有这样一个类似的收藏菜单呢？虽然“文件”菜单下也提供了一个最近打开Word文档的列表，但当文档打开过多时，会把以前打开的文档从列表中清除。如果能为Word创建一个文档收藏菜单，把经常需要的文档添加到这个收藏夹内，那将为快速打开这些文档提高效率。 一、给Word添加“工作”菜单 将“工作”菜单添加到菜单栏的具体方法为：选择“工具→自定义”命令，弹出“自定义”设置窗口，在“命令”选项卡的“类别”列表框中选择“内置菜单”选项，然后在右侧的列表框中用鼠标将“工作”选项拖放到菜单栏的“窗口”与“帮助”菜单项之间释放鼠标左键。 二、编辑“工作”菜单 1.用鼠标右键单击菜单栏上新添加的“工作”菜单项，然后在右键菜单的“命名”文本框内将“工作”改为“收藏”图1。编辑完毕后，单击快捷菜单以外的任何区域，关闭该快捷菜单。 2.用鼠标单击“收藏”菜单项，打开该菜单，然后按照类似的方法再将另外一项改名为“添加到收藏夹”，最后单击“关闭”按钮即可。至此，为Word添加“收藏”菜单的工作已经完成。 倘若你要将当前的文档添加到“收藏”菜单中，只要选择“收藏”→“添加到收藏夹”菜单命令即可图2；如果要打开“收藏”菜单中的某个文档，只要在“收藏”菜单中单击你希望打开的文档就行了；至于在“收藏”菜单中删除一个文档，只要按下“Ctrl+Alt+-”组合键，待鼠标指针变成一个大的粗体下划线时，然后单击“收藏”菜单下想要删除的文档即可。 57 给Word加上两把“锁” 我们经常用给Word文档设置打开权限或修改权限密码的方法，来保护重要的文档，笔者在此提供另外两种特殊的加密方法，以确保文档更加安全。 一、“窗体”保护 使用窗体保护后，其他用户虽然可以打开文档进行浏览，却无法进行修改、复制、转贴等操作。 点击“工具→保护文档”，在弹出的“保护文档”窗口中选中“窗体”选项(图1)。这时如果直接选择“确定”，那么其他用户只要选择“工具→解除文档保护”菜单，便可以解除这种保护。因此，为了更加有效地保护你的文档，可同时在图1中的“密码”输入栏中输入密码(该密码只是在需要解除文档保护时使用)，确认后保存该文档即可。 如果同时对文档加入“打开权限密码”保护，则该文档将更加安全。即使使用对Word文档解密的工具软件对该文档解密成功，也只能是对文档进行浏览，不可复制粘贴。因为目前的Word解密工具只能解密“打开权限密码”和“修改权限密码”的密码，而对“窗体”的保护密码，该类型的工具是无能为力的，它自认为该文档没有加密码，而不进行解密处理。 二、给Word加上启动密码 利用Visual basic创建一个“宏”，在其中设置密码，这样，每次启动Word或者双击你的文档，如果没有密码别人就无法运行你的Word。 进入Word编辑窗口，选择“工具→宏”菜单命令，弹出“宏”对话窗口，我们在“宏名称”输入栏输入“autoexec”(不包含引号)，再单击“创建”，打开“Microsoft Visual basic”编辑窗口。在窗口光标的定位处输入下面的宏代码(假设密码为123456)： Dim user user = InputBox（"请输入密码"） '启动要求输入密码 If user = "123456" Then Else MsgBox （"密码错误，退出"） '如果输入的密码不是123456，则显示密码错误 Application.Quit '退出word End If 输入完毕后，先关闭“Microsoft Visual basic”编辑窗口，再退出Word。 当我们再重新启动Word或双击Word文档时便会弹出输入密码提示窗口(图2)，只有输入正确的密码后方可进入Word编辑窗口或打开Word文档，否则将退出。你可根据实际情况确定密码，同时为更安全，可隔一段时间修改一下密码。 58 单文档和多文档界面的自由切换 使用Word时，如果打开的文档很多，就会使任务栏上显得很“拥挤”，影响其他程序的切换。在Word XP中，你可以通过“工具→选项→视图”中的“任务栏中的窗口”选项，自由切换单文档和多文档界面。而对于Word 2000，我们则可以借助一个小工具来实现。 这个小工具的下载地址是http://forumsb./scripts/flisapi.dll/WD2K-MDI.ZIP?ViewFile&SRV=MSOfficeForum&FID=3675&FVF=1/.ZIP，下载回来的文件只有22KB。 用WinZip打开下载回来的文件，你会发现这是一个Word模板文件。我们要做的就是将此文件解压缩到Word 2000的启动文件夹中。 在Word 2000中执行“工具→选项”，在弹出的“选项”对话框中切换到“文件位置”页面，选中“启动”项目，单击“更改”按钮，在随后的“更改位置”对话框中将启动文件夹的路径复制下来。回到WinZip中，单击工具栏上的“解压缩”按钮，将刚才复制的目录直接粘贴到解压缩目录输入栏中，最后执行“解压缩”命令。 现在启动Word 2000，在主菜单“窗口”下，你会发现多了一项“Hide Windows in Taskbar”。当你打开多个文档时，执行“Hide Windows in Taskbar”命令，Windows任务栏就只剩下一个Word窗口，同时该项命令也变为“Show Windows in Taskbar”，再一次执行时又变回多文档界面。 59 Word中巧输符号三例 1.巧妙输入特殊符号 一般情况下，在Word中需要输入某个符号时，大多数人的习惯是利用“插入/符号”对话框进行。但如果文档中需要插入的符号有很多个时，就很麻烦，这里介绍两种简易的方法。 (1)利用快捷键 ①找到所需要插入的特殊符号(图1)，如“°”。 ②点击“快捷键”按钮，进入图2所示对话框，将光标移到“请按新快捷键”框中，按下你需要的任意快捷键如“F11”，再点击“指定”按钮即可将刚才定义的快捷键添加到左边的“当前快捷键”框中。 ③当我们需要插入“°”时，只要按下F11键，不过还要按下回车键；如果你以后不再需要此快捷键的话，可以在“当前快捷键”框中选定它，然后点击“删除”按钮即可将它删除。 (2)利用“自动更正”快速替换 如果文档中有多个字符多次出现，我们可以利用“自动更正”功能提高工作效率。方法很简单，仍旧在图1中点击“自动更正”按钮进入图3所示窗口，在“替换”框内键入特定的字符(数字或中文均可)，点击下面的“替换”按钮即可生效；另一种方法是在“工具/自动更正”中进行，当然你还可以设定某些特殊的自动更正内容，如设置“wzj”为“王志军”，由于设置步骤相同，这里就不多说了。 2.利用快捷键快速输入国际字符 由于工作需要输入国际字符时，同样可以利用快捷键，具体方法见下表：(图) 3.快速输入欧元和其他货币符号 最新版本的Word XP对欧元和其他货币符号提供了完全支持，我们可以在“符号”对话框中直接插入欧元和其他货币符号，但要注意在“来自”框中，一定要选择“Unicode(十六进制)”，因为如果在“来自”框中选择的不是Unicode，则可使用的字符集将是很有限的。同时还要在“子集”框中，选择“欧洲货币”，如图4所示，这样很快就可以找到所需要的货币符号了。 如果你觉得麻烦，也可以先键入“20ac”，然后同时按下“Alt+X”，Word就会自动以正确的字体显示欧元符号；还可以按下“Alt+0128(数字键盘)”显示欧元符号，但不同的键盘布局的键盘快捷方式也不同，具体情况请参照帮助文件。 60 Word中的“简单”加密方法 我们在使用Word处理文档时，有些文档的内容可能不想让别人知道，设置“打开权限密码”和“修改权限密码”可以加密文档，但还有更简单的方法。利用Word自身的一些功能来保护文档安全，有时候可以起到意想不到的作用。 1.自选图形掩盖法 这种方法比较适合于一些小的文本。先在Word插入一个文本框，在里面输入一小段文本，然后用鼠标右击该文本框，选择“设置文本框格式”，然后选择“版式”选项卡，单击“高级”按钮，弹出高级版式选项卡，将左下角的“对象随文字移动”设置为不选中状态，使文本框不随文字的移动而移动，以免别人在按几个回车键后就“漏馅”；接着再选择“绘图工具栏→矩形”工具，在文本框的上方绘制出一个矩形，将文本框掩盖住，然后跟文本框的设置一样，也使它不随文字移动而移动。 在选定“矩形”后，点击“绘图工具栏”里的“绘图→叠放次序→置于顶层”，使“矩形”位于“文本框”之上，以保证能够盖住文本框，再点击“绘图工具栏”里的“线条颜色”下拉按钮，选择“无线条色”项，使矩形看起来像不存在一样。再选定矩形和文本框两个对象，点击“绘图→叠放次序→衬于文字下方”。经过上述操作之后这个文本就像不存在一样。 2.改变字体“乱码”法 大家都知道，Win98中有几种字体是一些特殊的图形，如webdings、Wingdings等，所以我们在用英文写作时，可以将文字设置为以上的字体，这样别人看到这个文档后，还以为你的文档内容是乱码呢，但是这种办法只对一些菜鸟起作用。 3.改变文字颜色法 在Windows的默认情况下，Word文档的背景为白色。因此，可以把一段文字的字体颜色设定为与背景色相同的白色。你可以将文字选定，点击“格式→字体”，弹出“字体”对话框，在“字体颜色”下拉框里选择“白色”，再点击左下角的“默认”后，按“确定”退出。现在你来试着输入一些文字，是不是看不见了？别人打开文档时，眼前一片空白，有谁会想到要改变字体颜色呢？ 4.设置文本框“隐身”法 单击“绘图工具栏”里的“文本框”按钮，然后用鼠标在窗口中拖出一个任意大小的文本框。将文字输入或粘贴到文本框中，如果你的文字多于文本框可显示的数量，文本就不能被完全显示，但是这些文字并没有消失，你只要将文本框拖得大一点，那些文字就“露”出来了。利用文本框的这个特性我们就又找到了一个好方法。 用鼠标拖曳文本框边框，使文本框变小，直至全部文字都藏起来，然后右击文本框，在弹出的菜单中选择“设置文本框格式”，弹出“设置文本框格式”对话框，选取“颜色和线条”选项卡，并把填充颜色和线条颜色设置为无色，这样连文本框本身都看不见了，更不用说里面的文字了。 当然你也可以将这些方法结合起来使用，让文档更加安全。 61 Word排序的规矩 一、中文排序 笔者随手拷贝了一段十二行爱情诗，用它作为例子。首先将它“全选”，然后单击“表格”菜单的“排序”选项，在弹出的对话框中完成如下设置： 1.在“排序依据”下拉列表中选择“段落数”，在“类型”下拉列表中选择“笔画”。 2.根据你自己的需要选择“递增”还是“递减”，同时根据文字的实际情况在“列表”中选择“有标题行”或“无标题行”。在这里，我们选择“递增”和“无标题行”。 3.注意对话框右下角的“选项”按钮，单击它。在“排序语言”下拉列表中选中“中文(中国)”。不同地区的文字Word给我们提供的选项也都不同。然后，在“分隔符”区域中选择“制表符”，如果你在排序时想要区分其他符号，也可自定义“其他”。在这里，我们先按默认项操作。 4.两次“确定”后回到正文页面，咦？怎么全乱套了，Word对你选定的文本来了个“乾坤大挪移”。不过，它是按笔画由少到多排序的结果，空行则排在最前头。 二、英文排序 先拷贝一段英语文本。与先前的纯文字段落不同的是，这次在英语字段中间夹杂有以数字“1”、“2”打头的段落，Word将如何排序呢？ 1.“全选”文本，单击“表格”菜单的“排序”项，这次我们首先单击“排序文本”对话框中的“选项”按钮。 2.根据需要，我们在“排序语言”下拉列表中选择“英语(英国)”，同时因为是英语字符，所以还要将“排序选项”中的“区分大小写”选中(图1)。 3.“确定”后回到“排序文本”对话框，这时我们发现在“类型”的下拉列表中提供的选项已明显与“中文(中国)”时不同，在这里，我们选择“文字”。 再次“确定”后，你就会发现所选文本的变化了。很显然，在Word的默认排序列表中“数字”永远是比“文字”要靠前，同时，当遇到了首字母相同的单词时，Word会自动进行第二字母的比较(见图1中下划线所示)。 三、字符排序 新建一表格，在表格的第一、二、三列中分别输入混乱排列的标点符号、数字符号和日期符号。Word又将如何排序呢？ 1.用鼠标同时选中表格中的一、二、三列的字符区。 2.单击“表格”菜单的“排序”命令，打开“排序文字”的对话框。 3.如(图2)所示，在弹出对话框的设置“排序依据”为“列1”、“类型”为“数字”；“然后依据”为“列2”、“类型”为“数字”；“然后依据”为“列3”、“类型”为“日期”，单击“确定”。 此时，我们发现，Word不但完全正确地排列了字符的顺序，而且几乎是在同一时间同时排列了类型不同的多种符号。由此也为我们进行字符混排提供了次序依据。 四、字母、数字、标点混合排序 目前计算机大部分都使用的是ASCII码，将字符与内部数码进行映射。而在Word中不但可以实现对ASCII的排序，而且还能对Unicode(大字节字符集)中的所有符号进行排序。 1.排列字母：在ASCII码中大小写是严格区分的，所以很多字处理软件都是将小写字母开头的单词排在大写字母开头的单词之前，而这在编辑词典类书籍时就很不方便。Word则能忽略字母的大小写，将大写和小写字母放到一起排列。 2.排列数字：排列单个数字与排序数目有很大的不同。在ASCII码中，数字是按1、2、3……的顺序进行排列的，因而大多数字处理程序只能按照首个数字进行排序，如“100、31、803……”。但Word则不同，它是按照数字的实际大小进行排列，如“31、100、802……”。同时Word还可识别多种日期类型，因此可将多种日期类型放在一起排列。 3.排列标点：在ASCII码中不是所有的标点符号都排在数字之前，如“{”和“}”就排在字母之后。而Word则是先排以标点开始的字段，再排列以数字开头的字段，最后再排列以字母开始的字段。 62 Word加智能五笔巧识繁体字 如果你遇到不认识的繁体字，该怎么办呢？笔者经过实践和摸索，终于找到一简单可行的方法，愿与大家一起分享。 1.运行Word(以Word XP中的操作为例)，切换输入法至“智能陈桥输入平台”(智能五笔输入法可在http://wb.126.com下载)，按Ctrl键切换至五笔输入法状态。 2.用鼠标右键点击输入条，在弹出的菜单中选择“参数设置”，选择“主参数设置”，在出现的对话框中将“许可全部重码词”项选中。 3.再次用鼠标右键点击输入条，选择“参数设置”，选择“汉字输出设置”，将对话框中“小写编码输出全部GBK汉字”以及“输出繁体汉字”同时选中，按“确定”后退出设置。 4.以输入一个“几”字为例，按拆分字根方法输入“几”字的五笔编码XXDT(用小写字母输入，下同)。选中“几”字，点击Word状态栏中的“工具→语言→中文简繁转换”，在弹出的对话框中选择“繁体中文转换为简体中文”，“确定”后即可看到“几”字瞬间变成“幾”字了！ 63 Word打印不求人 一、常规打印 1.安装打印机：一般情况下在电脑组装之时，打印机已经安装好了。如果没有安装，可以中途添加：依次打开“我的电脑→打印机”，按“添加打印机”图标，在“添加打印机向导”的引导下，将打印机驱动程序安装好。同时将打印机与电脑连接好，装上打印纸，打印测试页正常即完成安装。 2.打印前的准备：在文档编辑、排版好的前提下，打开打印机电源开关，装上打印纸，就可以开始打印。 3.打印：启动Word XP，打开需要打印的文档。如果要将整篇文档全部打印出来，可以直接按工具栏上的打印按钮就可以了；如果只想打印文档中的某几页，应该执行“文件→打印”命令(或直接按“Ctrl+P”组合键)，打开“打印”对话框，作适当设置后，按“确定”按钮开始打印。 友情提醒：如果一台电脑安装了多台打印机，要打印文档时，应该执行“文件→打印”命令，确认打印机选择正确后，才按“确定”按钮，而不要直接按工具栏上的打印按钮，以免出错。 二、特殊打印 1.打印指定页面：如果我们有时只需要打印某篇文档中的某几页(例如，只打印修改过的页面)，我们可以通过下述两种方法实现：①如果一次只打印一页，先将光标定位在该页，然后执行“文件→打印”命令，在“打印”对话框中，选中“页面范围”下的“当前页”选项，按“确定”按钮即可；②如果一次要打印多页连续(或不连续)的页面，打开“打印”对话框，选中“页面范围”下的“页码范围”选项，并在其后面输入需要打印的页码(不同的页码之间用英文状态下的逗号隔开)，然后按“确定”按钮就行了。 2.打印部分文本：如果我们只需要打印文档中部分文本，我们可以先选定需要打印的文本，然后打开“打印”对话框，选中“页面范围”下的“所选内容”选项，再按“确定”按钮。 3.多版面打印：有时我们只想看看排版的样式，而不需要看清文本内容，我们可以将多页文本打印在一张纸上：打开“打印”对话框，按“缩放”下面“每页的版数”后面的下拉按钮，选定一个合适的版数(最多一张纸可以打印16页)后，按“确定”按钮。 4.双面打印：打开“打印”对话框，按下端“打印”选项后面的下拉按钮，选定“奇数页”选项，点“确定”打印；然后将打印了奇数页的纸张翻过来装入打印机(注意：顺序不能搞错)，再选定“偶数页”选项后，点“确定”打印。 5.只打印文本：一个图文混排的文档，如果我们只需要校对其文本内容，我们完全可以不打印其中的图片，而只将其文本打印出来。执行“文件→打印”命令，按对话框下端“选项”按钮，在随后弹出的对话框中，将“打印文档的附加信息”下面的“图形对象”选项前面的“∨”号去掉即可。 三、异机打印 1.在无Word XP的电脑上打印Word文档：A电脑上无打印机(或打印机坏了)，但安装了Word XP，电脑 B上有打印机(打印机 B)，但没有安装Word XP。现要将电脑 A中一份Word XP文档(文档 C)在电脑 B中打印出来，可以这样来实现：先在电脑 A中安装打印机 B的驱运程序(这一点非常重要)，再打开文档 C，用“文件→打印”命令打开“打印”对话框，将打印机设置成“打印机 B”，再选中“打印到文件”选项，按“确定”按钮，再接下来弹出的对话框中输入一个文件名(A.prn)后，再按“确定”按钮。然后将上述文件(A.prn)拷贝到到电脑 B的某个文件夹中，在DOS状态下，在该文件夹下执行“copy a.prn lpt1”命令，即可按原排版的格式将Word文档 C打印出来。 2.Word字体随身携带：在日常办公中，常常要在另一台电脑上打印本机Word文档，如果采用的是Windows系统默认的字体，在另一台电脑上打印当然不会有什么问题，可是如果本机采用的是另外安装的字体，而另一台电脑上又未安装该字体，那么打印时就会变成宋体了。要想既不在另一台电脑上安装该字体，又要正确打印出该文档，我们可以这样做：执行 “工具→选项”命令，打开“选项”对话框，点击“保存”标签，选中“嵌入TrueType字体”，这样就可以把创建此文档所用的TrueType字体与文档保存在一起，当在另一台电脑上打开此文档时，仍可用这些字体来查看和打印该文档。 友情提醒：①如果想实现此目的，必须对该文档建立一种新的样式，再应用于该文档中；②嵌入的字体只能是True Type字体；③这样的文档容量比较大，为了减小文档的体积，可同时选中“只嵌入所用字符”选项；④在另一台电脑上打开该文档时，不能对嵌入的字体文本进行修改，否则会使嵌入的字体丢失。 64 Word表格操作小技巧 1.快速选定整个表格 ①按住Alt键并双击所选表格。 ②先将光标移入表格，按“Alt+5”即可(数字键盘上的“5”，并且NumLock已关闭)。 2.拆分表格 ①把光标移至要作为子表的第一行的原表中的位置。 ②按组合键“Shift+Ctrl+Enter”，可以将原表格分为上下两个独立的表格。 3.选择一组单元格(或行、列) 你可以结合键盘和鼠标，选取表格中一组连续的单元格(或行、列)。 ①先用鼠标选中第一个单元格； ②按着Shift键，在最末一个单元格处单击鼠标左键，即可选中这两个单元格之间所有的部分。 4.直观移动表格中的行 ①将光标移至要移动的行中，或用鼠标选定要移动的数个行。 ②同时按组合键“Shift+Alt”和“↑”或“↓”，从而移动选定行。你可以看到所选行上移或下移。另外在大纲视图中单击工具栏中的“上移”、“下移”按钮也可以达到同样的效果。 有意思的是，使用这个方法甚至可以将行移出表格，从而变成一个独立行。 65 Word 2000中绘图的精确定位 Word 2000本身提供了绘图工具，功能比较强大，一般可以满足绘制普通文档插图的需要。不过在使用过程中，如进行图形细小移动、对齐和连接等操作，却怎么也调整不好，达不到要求，这时该怎么办呢？ 其实在Word 2000中绘图是可以进行精确定位的，这与绘图单位有关。默认情况下，图形的对齐或移动的距离都是以最小单位为基准。Word 2000默认的绘图单位是水平间距0.86字符和垂直间距0.5行，也就是说，图形的移动距离都是默认单位的倍数，最小移动距离也只能是水平方向0.86字符和垂直方向0.5行，采用这个比较大的单位，显然给绘图带来了不便。要实现精确绘图，就要改变绘图单位。点击“文件”，选择“页面设置”，点击“绘图网格”，在“网格设置”中重新设置水平间距为0.01字符和垂直间距为0.01行。设置好后，用“Ctrl”和四个方向键，就可以实现对某个图形的细小移动，从而可以精确细致地绘制出漂亮的图形。 66 Office XP中嵌入工具条的秘密 计算机中同时安装了Office XP和快译之类的工具软件后，我们会发现Office各个组件中的工具条上会显示快译类的嵌入式工具条，这给我们的工作带来了方便。我们可以通过Office组件的“视图→工具栏”临时去掉这种嵌入式工具条，不过下次启动时你会发现它还是会出现。好奇的读者会问了，能不能将工具条彻底去掉呢？当然可以，让我们来看看嵌入工具条的秘密吧。 在Office工具栏空白处单击鼠标右键，在弹出的菜单中选择“自定义”，调出自定义对话框。单击打开“命令”标签页，在“类别”中选择“工具”。这时你会看到在右侧的“命令”列表框中有一个“COM 加载项”(注：FrontPage当中显示为“加载项”)，将它拖到工具栏上的任意位置，并关闭“自定义”对话框。现在单击工具栏上的“COM 加载项”，会打开如图所示的窗口，这就是嵌入工具条的秘密所在！其中“FastAIT 2002 Word Addin”表示《金山快译》的工具条，“Powerword 2002 Office Addin”则是《金山词霸》的工具条(笔者的电脑上安装了《金山快译》和《金山词霸》)。如果你还安装了其他有嵌入功能的软件，则也可能会显示在这里。 找到了嵌入工具条的秘密，现在要彻底去掉嵌入工具条就很简单了。譬如将第一项前的钩去掉，这样下次启动Office时就不会再显示《金山快译》工具条了。需要说明的是，如果你把“Powerword 2002 Office Addin”前的勾去掉的话，那么《金山词霸》的工具条并不会从Office工具栏上消失，不过它已经失去了作用，任凭你如何点它，都不会再启动《金山词霸》的翻译功能啦。 编后：现在很多软件都具有嵌入的功能，打开你的IE看看，也许会发现你的IE工具栏上多出了一些原本并不属于IE的工具按钮。《电脑报》上也曾经介绍了利用注册表和策略管理器在IE工具栏上添加其他工具按钮的方法，有兴趣的朋友可以动手试试。 67 Word2000中奇数行单元格合并后再“一分为二” 假如你需制作如(图2)格式的表格，也许在拆分大单元格时你会遇上“麻烦”，如果你用工具上的“拆分单元格”命令随即你就发现“此路不通”，如果你用工具栏的“铅笔”画你马上会发现中间行自动增大。但如果按以下步骤操作便可解决此问题：选定表格→表格→表格属性→行，在“指定高度”的复选框上打钩、在“行高值是”的下拉框内选定“固定值”确定后，再用“铅笔”画即可解决。 68 任务栏上不见“输入法指示器”或“输入法缺省En” 如果你遇到前一个问题，只需按如下步骤即可调出：点“开始”选“设置”，单击“控制面板”，双击“输入法”，在“启动任务栏上的指示器”的复选框上打钩即可。如果你遇到后一个问题，就需按如下步骤操作：点“开始→设置→控制面板→键盘→语言→英语”即可。 69 Word中图形框(或文本框)内的文本居中难 在Word实际操作中你可能会遇到如下情况：图形框内文本离上边线和左边线尚有一些空间而文本的下部或右部却未能完全显示出来，有时你费尽心机让图形框内文本居中却难尽如人意。其中原由都是“内部边距”惹的祸。为此，我们须双击“图形框”，弹出“设置图形格式”对话框，选定“文本框”选项，根据情况修改左、右、上、下的数值即可。另外，表格列宽很小也会遭遇居中难问题，原因与解决方法与上雷同，只是其边距须在“表格属性”的“选项”内修改。 |
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