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对国有地勘单位建立健全
合同管理制度的思考
------西藏日光律师事务所 刘贻齐
随着国有地勘单位企业化管理的进一步深入，矿业市场进入了多元化发展阶段。国有地勘单位要在竟争中立于不败之地，就必须加强和完善合同管理，建立健全合同管理制度。纵观各国有地勘单位签订的各类合同，在不同程度上多多少少存在一些问题，或多或少造成了不必要的经济损失，给国有地勘业持续稳定的发展带来了一定的影响。因此在国有地勘单位中加强和完善合同管理，建立健全合同管理制度，在地勘业中立于不败之地是至关重要的。
一、国有地勘单位合同管理的必要性。
（一）地勘业合同管理的概念
国有地勘单位合同管理可分为宏观管理与微观管理两种：
宏观管理是指地勘局根据国家有关法律和行政法规，对下属各地勘单位合同的签订和履行进行指导、监督、检查和审批，以及处理合同纠纷等执法、诉讼活动的总称。
微观管理也就是地勘局下属各地勘单位内部合同管理，指的是作为经济法律关系主体的各国有地勘单位，依法对本单位合同的签订、履行、变更、解除、终止以及对合同纠纷所进行的计划、组织、控制、调解、讼诉和监督检查等一系列活动的总称。它是地勘单位参与市场竞争，加强内部经营管理的一种自我约束和自我保护机制。
随着国有地勘单位经营机制的转换和企业化管理制度的逐步建立，地勘单位内部合同管理已成为地勘单位经营管理的一个重要组成部分。
（二）国有地勘单位合同管理的必要性和重要性
1、合同管理是适应实行企业化管理的需要。
企业化管理在某种意义上来说既是法治管理又是契约自由。国有地勘单位企业化管理制度的建立，就是要求国有地勘单位成为独立的矿业权商品经营者，不再是国家和政府的附属物，生产经营活动已非单纯的计划型，而是生产经营型，已不再是单纯靠国家计划，而是在国家宏观调控指导下，自主经营、自负盈亏。
地勘市场经济的健康有序发展，特别是国有事业地勘单位，是离不开合同法律制度保障的。地勘市场中除国有地勘事业单位外，还存在着大量的各种私营企业单位。因此，为了保护在地勘市场经营活动中的经济利益，就必须依靠合同来加以保护和调整，这样合同就构成了地勘业市场运行的基本方式，地勘业市场交易的契约化已成为历史发展的必然趋势。
国有地勘单位作为地勘市场主体，必然要以合同作为联系市场的纽带。强调对合同签订和履行的自主权，谈化对合同的行政管理，并不意味着合同管理不重要，而是恰恰体现了地勘单位自我管理合同的重要意义。把原来由地勘局行使的一部分合同管理权限交给下属各地单位行使，使得合同管理成为地勘单位的自主行动，不仅减轻了地勘局的负担，而且能更好地发挥地勘局合同宏观管理的作用。
2、合同管理是国有地勘单位走向矿业社会市场的需要。
国有地勘单位要真正进入市场，成为地勘市场主体，必须在根本上转变内部经营机制，建立适应市场经济的运行机制。地勘单位必须以市场为导向。实现适应地勘业市场需求平衡的生产经营机制，这种经营机制的建立，则可以依托合同，通过签订合同的数量，种类来反映市场需求，预测市场动态，反馈信息，调整经营决策与经营模式。因此，地勘单位内部合同管理是地勘单位进入市场的桥梁与保护神。地勘单位能提供什么样的专业技术服务，怎么进行生产经营，都要以合同为依据来进行。合同事实上已成为地勘单位制定生产计划，调整生产经营结构，组织内部生产及会计核算的依据。
地勘单位对合同的自我管理对地勘单位进入市场，转变经营机制将起着举足轻重的作用。
3、地勘单位合同管理是完善内部经营管理，提高经济效益的需要。
任何一份合同的履行要涉及单位内部各个环节，各个部门的生产经营活动。部门之间只有相互配合，协调一致才能保证合同的正常履行。因此，合同管理并不是单纯是合同的管理工作，而是一项综合性的系统工作，是地勘单位内部系统管理中的一个中心系统，可以带动内部的生产管理、经营管理、质量管理、财务管理、人员管理、技术管理等的各项管理工作，从而使合同管理渗透到内部所有经营活动的各个环节。把合同管理与单位生产经营管理形成一体，提高地勘单位整体管理水平。最终通过一份份合同的履行，达到提高地勘单位经济效益的目的。人们通常讲“向管理要效益”，实际上管理好合同就是一种不花成本，提高经济效益的最好办法。
（三）地勘单位内部合同的管理原则
内部合同管理的原则是指合同管理必须遵守的指导方针和基本准则与要求，合同管理只有在一定的原则指导下才能保证合同管理沿着正确的管理方向前进，发挥其应有的作用。具体来说，包括依法管理、全面管理、预防为主、法律审查与经济相结合的四条原则。
1、依法管理原则。
依法管理原则就是要求地勘单位在进行合同管理时必须依据合同法及相关法律、法规、规章来进行。这一原则首先要求做到不弄虚作假，不隐藏证据。保证合法经营，又要善于运用法律手段维护自己的合法权益。其次还要求，地勘单位在进行合同管理活动中要认真贯彻执行国家法律法规和规章，把国家法律法规的规定贯穿到合同管理的各个环节、各个方面，成为单位的自主行动。最后这一原则要求地勘单位在管理合同过程中，应当处理好本单位利益与国家利益的关系。
2、全面管理原则。
全面管理原则就是指地勘单位应运用系统工程管理原理，对合同事前、事中、事后的全过程实施系列化，程序化的科学管理方法，通过强化事先把关，搞好事中监控，严格事后检查和建档分析，提高签约质量，防止和杜绝无效，违法合同的产生，逐步实现合同管理规范化，不断提高单位的全面管理水平，促进单位提高经营效益。通过全程控制，从市场预测、合同签订、生产安排、生产进展、资料验收、合同变更、解除、终止等方面对合同进行监管，从而保证合同的正常履行。
3、法律预防原则。
法律预防原则就是要求地勘单位合同管理部门通过决策前服务，决策参与和决策事后服务等途径，预见经营过程中可能出现的各种问题和困难，并准备相应的法律对策，有意识地避免法律纠纷的一种超前法律服务方式。
4、法律审查与经济效益相结合的原则。
这一原则就是要求地勘单位要以经济效益作为自己的追求目标，合同就是地勘单位实现经济效益的桥梁和纽带。签订任何一份合同都要根据单位的经营目标，经营方针和经营策略，通过研究地勘市场动态，考虑和分析单位内部的技术能力和生产能力，外部环境因素来签订。合同行为既是一种经济行为，又是一种法律行为。经济技术上的合理可行，应当与法律上的合法有效性相辅相成。因些对合同进行经济技术审查和法律审查，都是地勘单位合同管理的重要内容。
二、地勘单位合同管理部门的地位和作用
合同管理是一项法律专业性很强的工作，地勘单位合同管理部门不仅是队长在法律事务方面的参谋和助手，而且是地勘单位内部法律事务的管理部门，还是单位处理对法律事务的代理者，这决定了合同管理部门在合同管理中的重要地位。
（一）队长在合同管理中的职责。
对单位法人来说，合同是以单位法人的名义签订，其法律后果由法人来承担，队长又是地勘单位的法定代表人，因此队长对单位合同管理负有重大责任。一个单位的内部事务千头万绪，要做到合同管理规范有序，关健是要建立一套高效的合同管理组织体系。
队长在合同管理中的职权可以概括为以下几点：
1、依法遵守并执行国家法律法规及规章；
2、把合同管理纳入单位总体发展规划和目标责任制；
3、建立完善的合同管理部门和管理制度；
4、决定合同管理干部和业务工作人员；
5、依法签发法人授权委托书，并对委托人履行委托事项的情况进行监督检查；
6、对重大合同应该亲自签订并审查；
7、监督检查单位签订的所有合同履行情况；
（二）地勘单位合同管理的最佳组织形式。
目前的合同管理形式有直线式、集中式、综合式三种，地勘单位与其它社会经济利益体有一定的区别，其地质技术专业性较强，所以其应设立专门的合同管理部门，即上述所述的所谓集中式管理形式，由法定代表人授权或亲自负责对整个单位所签订和履行的合同进行统一管理。专门设立合同管理部门，该部门由队长领导，并监督管理各职能科室与外部签订和履行的合同，这有利于加强各职能部门之间的协作。队长才能容易了解到合同履行的相关情况。
三、地勘单位合同管理的基本内容
（一）合同管理制度建设。
任何一项管理，都应当是依据一定的管理制度来组织实施，单位健立起完善的合同管理制度，是切实有效地管理好合同的保证。
1、合同管理岗位责任制。
合同管理岗位责任制是指规定有关工作人员在签订和履行合同中应负的责任，有关部门和人员在合同管理中应分工明确，在自己的职权范围内追踪管理，负责到底。从合同管理的职责权限看，岗位责任制一般可以明确以下几点：
（1）队长负责合同管理机构设置，人员配备，合同管理制度的审定，重大合同的审查批准，对合同管理工作进行检查指导等。
（2）单位内部各科室主要审查涉及本部门技术专业性较强的条款，并对其完整性和可行性负责，审查后认为有问题时应提出相关书面意见。
（3）合同管理部门的职责主要是草拟和完善合同管理制度，并督促实施，审查重大合同，参与重大合同的谈判、起草、总结交流合同管理经验，管理合同文本档案，建立合同管理台帐。
2、合同管理部门的设置和人员配备制度。
地勘单位应根据本单位的管理体制，规模和合同量等情况，具体决定本单位合同管理部门的设置。一个单位的合同管理人员和合同业务人员的队伍素质如何，不仅关系到签订、履行合同的顺利与否，而且还直接关系到市场的竟争能力，经济效益乃至兴衰成败。从某种程度上来说，单位的技术能力和合同业务管理人员，是外界了解单位的一扇窗口。技术、合同业务员的素质，对单位的社会知明度有着重大的影响。为使合同管理人员和合同业务人员的业务水平有较高的素质，有效的手段之一就是对合同工作人员实行资格考试和持证上岗制度。
3、队长委托代理制度。
队长是单位的法定代表人，不可能直接参与每一份合同的洽谈、签订、而通常委托有关业务人员代表其签订。民法上把解决这一问题的制度称为法人代表委托制度。即被授权人凭法定代表人签署的书面授权委托书对外接洽，签订合同，使有关业务人员有了合法的代理资格，法人对该业务人员的活动承担民事责任。这既是制订法人委托授权制度的依据，又是该项制度应规定的内容。
4、合同审查制度。
审查合同是单位合同管理的重要环节，通过这项工作可以避免，减少无效合同的产生。提高合同的履约率，减少合同纠纷，提高经济效益，使单位的合法权益免遭损失。
审查的内容，应当集中在合法性、可行性、效益性三个方面，合法性审查包括内容是合法，合同对方是否具有法定的资格和经营范围，合同是否履行了法律规定的审批手续，合同条款是否完备，权利义务是否明确具体，文字表达是否清楚等。可行性审查主要是审查合同在技术上的可行性。效益性审查是指审查合同履行是否能给单位带来预期的经济利益。合同审查后，应由审查人在审查笺上签署意见以示负责。
5、合同会签和审批制度。
合同会签是单位关于某些重大合同的签订所必须经过的特殊程序和手续的规定。所谓会签就是当一份合同涉及单位许多职能科室时，凡涉及到的职能科室都要对合同进行会签，通过会签对合同中属于本科室的业务技术内容进行审核，并签署意见。所谓审批就是根据技术业务分工和管理权限，由队长审查批准，然后才能对外签订。
6、合同档案管理制度。
合同档案管理是单位的一项重要基础性工作，合同档案管理制度是单位内部档案管理制度的重要组成部分，认真实行这项制度，对单位的各类合同档案予以妥善管理，具有其重要意义。其一，建立合同管理制度，切实加强合同档案管理工作，有利于队长随时了解合同签订履行情况，便于督促检查，保证按时履行合同。其二，认真执行合同档案制度，单位在遇到合同纠纷时，能及时找到原始合同和有关证明材料，特别是当纠纷进入诉讼程序时，单位才能有理有据地提出解决纠纷的办法，维护单位的合法权益。其次，单位的合同档案还能为单位制定生产经营计划，作出经营决策，加强管理，提供一定的参考资料。
合同档案管理，一般应对各类合同文本及有关资料的收集、分类、登记、统计、保管和利用作出规定，明确合同管理部门档案管理工作人员的职责。
7、合同纠纷处理制度。
随着改革的深入，地勘单位作为地勘市场的经营者，要不断地进入市场参与竟争，由于各类市场主体都有自己的利益和价值取向，因此难免时常发生纠纷。合同既是单位活动的基本工具，合同纠纷就是企业面对的主要纠纷之一，因此合同管理制度必然要包括对合同纠纷的处理制度，以便做到从容不迫，沉着应对，确保单位经营活动的正常进行，不至于受到合同纠纷的太大干扰，同时，建立合同纠纷处理制度还有利于防止不必要的损失，有效地维护本单位的合法权益。
合同纠纷处理制度，要明确纠纷调处的基本原则，单位具体负责处理纠纷的机构和基本程序。在处理合同纠纷时，必须贯彻以事实为依据，以法津为准绳的原则。以协调解决为基本方法，在分清是非责任，维护本单位合法权益的基础上，考虑双方今后业务往来等情况，综合予以解决。这样可以防止因一时情绪冲动而采取不适当的方式给单位造成损失。
从程序上看，合同发生纠纷处理制度一般要求在发生合同纠纷时，先由单位合同经办人员或合同管理人员负责与对方协商解决，协商解决不了需进入诉讼程序时，应注意诉讼时效，由合同管理部门报请队长同意，由队长亲自或委托代理人出面办理。代理人一般由合同管理部门的人员担任，在诉讼、仲裁时，合同经办人员要负责提供证据材料。
（二）合同管理制度的运行程序。
为实现合同管理目标，保证合同管理制度的贯彻执行，合同管理必须有一套科学合理的管理程序，其管理程序一般应做到，由合同管理部门根据生产经营需要和计划的安排，对需签约的工作人员颁发《授权委托书》，然后由签约人员开始作签订合同的准备工作。首先是进行市场调查和市场预测，进行可行性分析，了解市场行情，以及同行业其它兄弟单位的生产和经营情况如何等。在此基础上，选定签约人，并对其进行主体资格，履约能力，经营范围的审查，确认在没有问题的情况下，即可与对方代表人进行洽谈，洽谈前要审查对方法定代表人的证明书和代理人所持授权委托书，然后进行正式洽谈，草拟合同。签约人持草拟合同填写合同审批表，先由相关的业务部门从专业角度对合同进行审查，提出审查意见，然后由合同管理部门进行合法性和文字严密性方面的审查，最后由队长对合同签订是否符合经营需要进行审查，决定是否签订。合同被批准后，签约人员应持合同草拟本连同审批表申请加盖合同专用章或行政章，完成使合同生效的法定手续，合同才能最终成立。
合同成立后，由合同管理部门按档案管理的有关程序进行管理。合同管理部门还应对合同执行情况进行定期检查和清理，对合同的签订、变更、解除、履行等情况和纠纷的发生及时处理情况，进行综合性的分析，总结其规律性，普遍性的东西，及时对合同管理制度加以修改并予以完善。
参考文献：《中华人民共和国合同法》
