工作分析与职务说明书报告
一、工作分析与职务说明书的含义
工作分析是：对某特定的工作,岗位做出明确规定,并确定完成这一工作所需要的知识技能等资格条件的过程.
职务说明书是工作分析的书面表达形式,其核心是工作分析.工作分析是人力资源管理体系的基础系统.在此基础上人事管理划分为招聘,培训,考核和薪酬四大环节,而这四个环节无一不与工作分析密切相关,因此对职务说明书进行科学化,标准化和规范化管理是十分重要的.
二、工作分析与职务说明书的意义
工作分析是人力资源管理科学化的重要基础,是科学管理在人事工作上的应用,是制定人事制度的基本依据之一,也是人事管理法制化的基本前提.同时,通过工作分析与职位分类,便于发现组织中存在的问题,并明确改进方向,有利于各级组织管理的科学化,系统化.
(一)工作分析与职务说明书是人力资源管理各项工作开展的基础
1,使招聘工作有据可依,规范运作.如果某部门一些岗位缺人,该部门就可以依该岗位职务说明书向人力资源部去提出招聘需求,人力资源部据此制定招聘计划,人力资源部招聘人员并非仅凭自己的好恶来开展招聘活动,而是依据该岗位职务说明书中的"任职资格"一栏以及"特殊技能"要求发布招聘信息,并对求职者进行一系列的筛选,以招到最合适的人选.这样可以避免由于主观因素而造成的不规范,导致招聘来的人员不能胜任该岗,同时也从一定程度上杜绝招聘中的舞弊行为,做到"因岗设人,因职择人",从而大大提高工作效率.
2,使工作分配更具科学性,系统性.岗位职务说明书应该是上级安排工作的主要依据.管理层应对部门内员工所从事的岗位有充分的认识,岗位职责的划分应具有一定的科学性和相关性,什么岗位负责什么作并不是完全凭管理层主观的想法,而是依据该岗位的职务说明书进行合情合理的工作任务分配.
3,工作分析是岗位评价的前提和工具.岗位评价是在工作分析的基础上,按照一定的客观衡量标准,对岗位的工作任务,繁简难易程度,责任大小,所需资格条件等方面进行系统评比与估计.工作分析和职务说明书由于对各岗位工作进行了理顺和规范,为岗位评价打下了良好的基础.
岗位评价的作用与特点:
对工作进行科学定量测评,以量值表现岗位特征;
使性质相同或相近的岗位有统一的评判和估价标准,便于比较岗位间价值的高低;为公司岗位归级列等奠定基础.
4,提供了绩效考核的考核内容.岗位职务说明书是确定员工考核范围的主要依据.在一个岗位,首先要完成本职工作,完成效果如何,要从考核来体现,考核内容的确定来自于职务说明书的工作职责,工作内容,工作目标和要求,考核范围也应仅限于职务说明书中所列的工作内容和职责,对在岗员工完成职责过程中的德,能,勤,绩几个方面进行较全面的考核.对于不属于该岗位职责的工作,由于其他原因该员工做了这件事,也不应列入对其业绩的考核范围.否则会造成"种了他人的田,荒了自己的地",这并不是公司所追求的目标.爱岗敬业,"在一岗,专一事"应当是最起码的要求.
5,为完善建立薪资,福利制度打下良好的基础.岗位职务说明书应是评定员工薪资标准的基础之一.公司应根据不同的岗位,所包含的工作难易程度进行评价.对于薪酬制度来说,要公正的评价员工的能力,必然要考虑其所在岗位,所从事工作的难易程度,相同学历或能力的员工由于所在岗位的不同,工作难易不同,表现也不尽相同,在简单岗位上更易较好完成本职工作,表现出色,因此,全面衡量员工的能力,以薪酬制度来度量员工的工作及劳动价值是一个系统工程.一般来讲薪酬结构包括几部分:基本工资,工龄工资,职务工资,各种津贴,其他补助等,首先要对岗位确定一个基本的职务或岗位工资,在此岗位员工的岗位工资应是相同的,只是不同员工的基础工资,工龄工资,津贴等等其他的部分因各人具体情况而不同.岗位工资标准应依据职务说明书中所反映的工作内容,通过职位评定专家小组进行科学评定来较为公平合理地确定.
(二)职务说明书对员工个人工作及未来发展起着积极的指导作用
1,指导员工工作方向,有助于对照提高.职务说明书规定了员工的主要工作内容:什么是我该做的,什么是我负责的,什么是我应当协助的 我应具有什么样的特殊能力 我要在哪些知识技能方面提高 我还应具备什么样的知识等等,同时还可以通过制定工作规范,促使员工的行为符合规范,高效的原则,自觉地向公司所要求的方向努力.
2,为员工职业发展规划提供参考.职务说明书还具有指引员工未来职业发展方向的作用.比如员工可以认识到目前所在岗位的上一级岗位是什么,其发展方向是什么,需要什么任职资格,自身目前具有哪些知识能力优势,还欠缺什么,如何通过努力提高知识技能,获得提升等等.
三,工作分析的目的和方法
(一)进行工作分析的目的
促使工作的名称与含义在整个组织中表示特定而一致的意义,实现工作用语的标准化;
确定工作要求,以建立适当的指导与培训内容;
确定员工录用与上岗的最低条件;
为确定组织的人力资源需求,制定人力资源计划提供依据;
确定工作之间的相互关系,以利于合理的晋升,调动与指派;
获得有关工作与环境的实际情况,利于发现导致员工不满,工作效率下降的原因;
为制定考核程序及方法提供依据,以利于管理人员执行监督职能及员工进行自我控制;
辨明影响安全的主要因素,以及时采取有效措施,将危险降至最低;
为改进工作方法积累必要的资料,为组织的变革提供依据.
(二)工作分析采用的方法
观察法;
面谈法;
写实法(职务调查表法,工作日志法,核对法);
工作实践法;
典型事例法.
(三)工作分析中常用到的一些术语
任务:为达到某一明确目的所从事的一系列活动.
职责:组织要求的在特定岗位上需要完成的任务.
职权:依法赋予的完成特定任务所需要的权力.
职位:即岗位.是组织要求个体完成的一项或多项责任以及为此赋予个体权力的总和.
工作要素:工作中不能再继续分解的最小动作单位.
职务:即工作.是按规定担任的工作或为实现某一目的而从事的明确的工作行为,由一组主要职责相似的职位所组成.
工作族(职系):由两个或两个以上有相似特点的工作组成.
职组:工作性质相近的若干职系综合而成为职组.
职业:由不同时间内不同组织中的相似工作组成.
职级:工作内容,难易程度,责任大小,所需资格皆很相似的职位.
职等:工作性质不同或主要职务不同,但其困难程度,职责大小,工作所需资格等条件充分相同的职级为同一职等.
四,职务说明书的内涵
职务说明书主要包括四个主要部分.
(一)基本资料
职务名称;
直接上级职位;
所属部门;
工资等级;
工资水平;
所辖人员;
定员人数;
工作性质.
(二)工作描述
工作概要;
工作活动内容:活动内容,时间百分比,权限等;
工作职责;
工作结果;
工作关系:受谁监督;监督谁;可晋升,可转换的职位及可升迁至此的职位,与哪些职位有联系;
工作人员运用设备和信息说明.
(三)任职资格说明
最低学历;
所需培训的时间和科目;
从事本职工作和其他相关工作的年限和经验;
一般能力;
兴趣爱好;
个性特征;
性别,年龄特征;
体能要求:工作姿势,对视觉,听觉,嗅觉有何特殊要求,精神紧张程度,体力消耗大小.
(四)工作环境
工作场所;
工作环境的危险性;
职业病;
工作时间特征;
工作的均衡性;
工作环境的舒服程度.
(五)职务说明书填写时的注意事项
对事不对人;
尽可能具体,可操作;
表述准确;
剔除废话;
任职资格与岗位责任对应.
五,北大纵横项目组的工作步骤
步骤一,准备与培训
由于****电子的具体情况,北大纵横项目组认为首先应该对有关人员进行工作分析与职务说明书的理论培训与具体指导,明确该项工作的目的和意义所在,才能引起各级人员的重视,达到较好的效果.
(三)主要问题:
1,形式和格式上的细节性问题
(1)漏项未填,信息不完整;
(2)内容空泛,不具体,应当注明具体内容;
(3)工作职责与内容混在一起,没有归类,而且未按格式要求填时间比例;
(4)岗位名称不统一,包括相互有所关联的岗位在互相提及时名称不同,容易分辨不清;
(5)任职资格要求填写不合理,未经讨论和认定,有些人只是填写了自身目前的条件,而不是从工作的角度出发要求的任职资格.
2.具体职责与岗位的问题
(1)某些部门正,副部长的职责完全相同,管辖人数也相同;
(2)领导,上下级关系不清;
(3)岗位工作量大小与人员设置是否合理有待讨论;
(4)填写空缺现象.有些说明书填写的岗位直接上级,及有些管理岗位说明书填写所辖人员均为空缺,上下级汇报关系模糊;
(5)部分现有岗位无说明书.
对问题产生原因分析,除上述提到的部门职责划分不清,岗位职责缺乏统一规划等之外,还由于公司及领导对员工培训教育不够,人员学习认识不足,另外公司也存在着人员紧张,事务多,领导乱指挥,抓人干活的现象,导致有些岗位人员对职责要求及本人实际做的事分不清,对上下级领导关系不明确,工作汇报主体不明,因此对本职工作职责认识不清,对上下级领导关系有所误解,存在错误认识.
步骤四,协助填写
对以上发现问题进行总结,在与公司项目协调小组,高层领导见面时作了介绍和汇报,公司领导对此非常重视,确定了下一步推进计划:
1.公司召开各部门负责人会议,要求各部门必须在规定的时间内理顺岗位职责及岗位结构,完成职务说明书,同时我们向大家指出了发现的一些主要问题,并提出指导意见和具体规范,加强协助配合与指导;
2.撰写《工作分析与职务说明书填写指导意见》发放各部门,针对第一次填写中出现较多的问题,对职务说明书上每一项内容的填写进行了说明,防止类似错误再次发生;
3.双方项目小组共同抽调人员组成四个小组,分别对研发,市场,客服,供应,生产等部门进行指导,协助理顺部门岗位结构与职责划分,规范职务说明书的填写.
步骤五,职务说明书的再次回收
根据公司要求,我们对其中41个重点,典型岗位的职务说明书(具体名称及各岗位职务说明书见附录3)着重进行了修改与规范,从而在双方的共同努力下将工作分析与职务说明书的工作做好,以达到较好效果,利于下一步工作的开展.
六,工作分析与职务说明书工作中存在的问题及建议
从以上我们对工作分析及职务说明书的理论及重要作用分析中可以了解到该项基础工作的意义,但在此之前公司科学管理基础较为薄弱,这一工作开展不够,对职务说明书的重视程度也有所不足,此外也存在着一些管理上的缺点:
1,公司还没有系统组织全公司范围的职务说明书填写.
2,不少管理人员缺乏对职务说明书的了解及重要性的认识.
3,公司缺乏系统地职责规划,没有形成一整套完整的公司工作分析系统.
我们看到公司也做了一定的工作,有些部门有岗位规划及职责划分,在ISO9000质量文件及其他有关文件中也可以见到有关部门的岗位职责及说明书,但较零散,不系统.现有岗位职责说明没有统一规范,对其它相关具体工作的开展及员工个人完成本岗位任务不能起到很好的指导作用.
4,部门职责不清现象的存在.据工作前一阶段了解情况,不少员工不同程度地反映公司存在着职责不清情况.部门职责不清直接影响到岗位之间职责划分不科学.
针对以上问题,我们认为,填写职位说明书,本身就是对各个岗位职责进行梳理与明确的过程.职位说明书是一种工作分析的手段,对工作内容进行确定和描述,而且我们要求在填写过程中在部门领导的指导下由本岗位员工自己填写,目的在于使员工和领导就工作职责,有关程序与具体要求互动交流,进一步明确岗位职责及工作要求,希望通过填写职位说明书的过程,能够从一定程度上促进以上问题的解决,对公司职责分工进一步系统化和规范化,达到较好地效果.在此基础上,公司下一步要将该项工作作为一个长期的工程来看待,还要做大量的日常工作.
七,建议
为根本上提高公司的整体管理水平并发挥职务说明书的作用,****需从以下一些方面着手:
1,加强对公司管理人员的管理知识与技能培训,提高管理水平,以保证工作井然有序,运转高效,避免层次混乱,指挥不力现象的发生;
2,强调人力资源管理对公司发展的重要意义,争取各级管理人员对人力资源基础工作的重视;
3,理顺公司组织结构及部门职责划分;
4,完善公司各项人力资源规章制度,科学管理,使包括工作分析及职务说明书在内的各项人力资源管理工作有据可依,有制度可循;
5,公司人力资源管理部门在本次工作分析与职务说明书填写工作及典型岗位职务说明书的基础上,建立公司职务说明书系统,制定岗位工作规范,制订成册,发给各部门,以指导在岗人员工作,同时作为开展考核,职业生涯规划等各项工作的依据.
附录1:****电子股份有限公司职位说明书(空白)
附录2:****电子股份有限公司职位说明书填写指导
附录3:****电子股份有限公司典型岗位岗位名称表
附录4:****电子股份有限公司典型岗位职位说明书
附录1:
****电子股份有限公司职务说明书
附录2:
****电子股份有限公司
工作分析与职务说明书填写指导
一,工作说明书填写程序
二,填写规范
(一)字体统一,用宋体五号字,不要加粗,如果从其它地方粘贴来的,注意格式改正.
(二)标号要用1,2,3,的序号及(1)(2)(3),不要用项目符号及A,B,C.
三,填写注意事项:
(一)该职务说明书应当在有关部门领导的指导下,由岗位人员填写,并由部门领导审核;
(二)请完整填写表格每项内容,除以下特别说明可以不填外,不要漏填;
(三)"职务名称"要统一,不要省略;
(四)"别名"一栏,如该岗位无别名,则标明"无";
(五)"部门编号"由公司人力资源部统一编号填写;
(六)"所辖人员"请同时填写数量及名称;
(七)"工资等级与工资水平"的填写依据现在的工资状况;
(八)"分析人"应当是本岗位人员;
(九)"批准人"应当是本部门领导,领导担负审核该职务说明书的责任;
(十)"工作职责与具体内容"一栏
1,按照范本填写,把职责归类,下分具体内容;
2,职责与内容要相符;
3,就每项职责估计出大概时间比例填写;
4,请填写具体,详细,不要出现"完成本职工作"等含糊不清的词语;
(十一)"任职资格"一栏,是工作岗位对人员知识,技能,素质的要求及对工具,环境的要求,请客观填写,避免出现任职资格学历及工作经历要求不符合实际或仅依据本人现有情况确定的情况;
(十二)"有密切关系的其他岗位和人员"一栏,要填写部门名称及有关岗位名称;
(十三)"所需记录文档及传送部门,人员",请详细填写文档名称及相应部门;
(十四)"工作结果及建议考核标准"是两项内容,要分开填写;工作应当达到何种效果,按职责分类填写,"建议考核标准"则应当填写比较具体化的指标.以定量为主,定量与定性相结合.
