秘书三级范围

弓木小四 2010-11-18

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秘书三级比较容易出情景题的范围有：

1、签字仪式。

2、引导会议。

3、商务旅行。

4、工作计划。

5、市场调查报告。

比较容易出实物拟写题的范围有：

1、招标书。

2、开业典礼。准备工作的9项要写全；参加典礼的四类人要指出；典礼的7步骤要写全。

3、信息发布会，准备工作的8项要写全。

4、工作计划。

5、办公用品采购。

6、办公耗材库存。

7、赶工环境管理。

8、信息开发中的简报。要写出定义、特点、优缺点和步骤。

9、信息编写。要写出定义、要求、步骤和类型。

一般：（1）看秘书的着装，看是否着职业装（2）办公桌是否整洁、信函要分类放置（3）在打电话时，注意：①电话要在铃响三声内接电话②要用礼貌用语，如您好等？③上班时间不得占用电话聊天（4）保密：①不能对好朋友泄密②不能为了炫耀，泄密③不能因为老板炒你，赌气泄密。

　　（一）关于商务活动中的签字仪式

　　注意：迎客：秘书在大门口迎接，领导在会议室等待迎接；客人应坐在右边；签字厅应整洁干净；签字桌应为长桌，桌布应为绿色；实现应准备好签字用具：如合同文本、签字笔、吸墨器等；桌上要摆放双方国旗；入座座位，助签人应在主签人的后面；其他随从人员的位置要注意；合同第一次交换由助签人完成，第二次交换由签字人完成；到最后要照相留念，注意站的位置；共饮香槟酒互相庆祝；最后谈话要注意：不谈政治、宗教；不问婚否；身子预言：注意OK在不同国家的意思不同。

　　（二）宴请

　　注意：场地的选择；点菜时要注意对方有无忌口；迎客的方式；入座的顺序；关于在宴请的过程中出现的一些聊天注意事项；可能涉及到招标书的准备工作和投标，注意其日期；秘书要为上司准备好信息资料；电话保密工作；会议通知包括哪些内容；管理上司日志时，若上司日志发生变化，则应当先调整上司日志，再调整自己的日志，然后提醒上司日志已变化，最后通知对方，并致歉。考试大提供

　　（三）有关商务旅行

　　注意：做好出行前的准备，拟定出访方案；包括意图和目的，出访时间、地点和路线，费用情况和简单要求等。准备好后要想上司汇报。召开全体出访人员预备会，给上司提醒。

　　（四）有关沟通：可能员工家属来闹事

秘书有无做到换位思考；耐心倾听；秘书有无做到日常接待，如倒水等；如果对方着急，秘书不可以急，应该有耐心；秘书在接待过程中要注意保密工作；与对方说话时，不能出现有“让我告诉你……的电话和地址”，即在未经领导的授权下，不能说出领导的电话和地址。对方提出一些要求，秘书要向上级请示；若上级正在开会或接待他人，秘书不能直接进去向领导说，而应写成便条形式，把领导叫出来汇报。领导在未吱声的情况下，秘书不应该说出该如何如何决定。

信息与档案

多为选择题，这部分也可能出现大题（可能在档案与沟通中选择一个）

　　1.多选：信息开发的主要形式：

2.剪报的优点：成本低，获得的信息量多不足的是：缺乏时效性、可靠性

3.信息资料索引可分为篇目索引和内容索引。试大

　　4.文摘的类型：指示性文摘（适用于信息篇幅长河内容复杂的情况）和报道性文摘

5.多选题：信息编写的类型：5点

　　6.信息开发的方法：主要注意第三点（纵深发）和第四点（连横法）

　　7.信息开发的类型，

一次信息的形式有剪报、外文文献的编译等；

二次信息的形式有目录、索引、文摘和简介等；

三次信息提供的是评述性的、动态性的、预测性的信息，其形式有：简讯、综述、述评、调查报告等来源：考试

8.信息开发技巧：抓住热点、针对难点、找准亮点、超前预测、突出特色　　

9.信息利用中要使用跟踪卡，跟踪卡的定义。P406中

10.信息咨询服务的表现形式：报刊索引服务、信息线索咨询服务、统计资料的咨询服务。

考题形式：在给出别的一个，构成四个选项

11.信息反馈的形式：正反馈和负反馈，前反馈和后反馈

了解前反馈的定义：在信息发出之前，向信息发出者表示的要求和愿望如来自基层和群众中的建议和呼声等

后反馈的定义：信息在发出后，信息接受者对信息做出的反应 P408

12.信息反馈的特点：针对性、及时性和连续性 P409中

13.选择题：开展档案利用的方式和途径有：

（1）开设阅览室（2）档案外借（3）制发档案复制本（4）出具档案证明

　　14.开架阅览的做法是：

（1）科技档案副本（2）非密的或密级较低的（3）编制“科技档案检索图表” 选择题

　　15.档案外借的制度：

（1）办审批手续（2）外借期限不易过长（3）数量要有所限制（4）保证按期归还 P411

　　16.档案复制本分为副本和摘录两种

　　17.档案人员只有在利用者正式申请下才能出具档案证明。

在证明中只能对有关材料进行客观地、如实地叙述或摘录，尤其对所要证明的问题起关键性作用的内容应做到与原件的字、句，甚至标点完全吻合。源：考试大

　　18.印发目录包括内部印发（向内部各机构和下属单位印发）和外部交流两种

　　20. “提供档案利用”是针对档案管理者而言；“利用档案”是针对利用者而言

　　：考试大

　　23. 大事记的概念

秘书编写的大事记主要是持续反映本单位情况的单位大事记。在编写的时候，具体要求是：（三点）

第一，观点正确，用材真实；　　

第二，大事突出，要是不漏，小事不记；

第三，系统条理，简明扼要

大事记的内容有大事时间和大事记述两部分组成。

23.组织机构沿革和企业年鉴可能要反过来考。

如：选择题：系统记录一个单位或专业系统的体制、组织机构和人员编制变革的情况的一种文字材料是（）选择：组织机构沿革同时，来源：考试大

24.统计数字汇集按其内容可分为综合性和专题性两种

25.针对性地提供档案服务的人员：计划决策人员、基层管理者、科研人员、工程技术人员

●命题思路

选择题分单项选择题和多项选择题。单项选择题重点考查考生对秘书理论知识的基本概念、定义、观点、知识要点的把握是否准确。此类试题要求考生牢固掌握知识、技能要点及其应用方法。多项选择题考查的内容包括秘书专业某个知识模块的若干项；对秘书工作程序性行为导致的“可以”、“应当”、“否定”等结果作划分与选择；对同一模块或不同模块相关知识技能作比较等。

●选择题的特点

选择题题量大，覆盖面广，拟题的随机性强。考生掌握的知识必须全面、系统，不能靠机械的记忆和背诵，一定要在深刻理解和相应操作训练的基础上，把理论与技能综合起来把握。

●选择题作答技巧

选择题有的是考查概念、观点、知识点及其之间的联系与区别，有的是考查理论知识如何运用于实际操作。因此，在作答单项选择题时，最关键的是要求考生准而快地确定答案，非对即错。但有的考生将答案改了又改，这说明考生对考查的内容没有把握，无谓地浪费了有限的时间，致使未能把题做完。对多项选择题的判断，最关键的是要注意各选项之间的逻辑关系或知识要素内涵，通过逻辑分析断定所选项的正确性。此种题型通常涉及各知识点联系密切、要点相对集中的内容，考生只要熟悉涉及的知识点，选择的正确率就较高。

这里介绍14种解答技巧供参考。

1．直觉分析法。根据题干直接选出正确答案，属于顺向思维判断法。有些单项选择题所涉及的内容，考生已经烂熟于心，有的是最基本的常识，不需要再费心思考量决断。这种方法比较适合单选题。

2．还原法。将认为正确的选项置于试题中，再从语法语义角度检验答案的正误。此方法比较适合单选题。。

3．浓缩还原法。拟题人将较复杂的概念简单化，也就是将题义浓缩概括后，变为一个简单的句子或词组甚至是一个词。分析这类试题时，宜将各项答案扩展后再还原(题义)，这种题义往往是教材中的原文，有时是从多条原文(义群)中选出几条进行浓缩后作为选项的。这类题只适合多项选择题。

4．排除法。排除法是在不能确定正确答案时采用的一种逆向思维判断法。如果不能一眼看出正确答案，应首先排除明显荒诞、拙劣或不正确的答案。一般来说，选择题尤其是单项选择题的题干及其答案几乎直接摘抄自教材，其他备选答案可能是命题者自己设计的，也可能是有悖常识的错误答案。

5．词语分析法。抓住题干中的关键词语，或者将词语间作有机的联系，然后确认正确答案。

6．逻辑联系法。将选项中的某些词语与题干中的某些要点作逻辑联系，然后判定正确答案。

7．类比法(比较法)。四个选项中有一个或两个选项不属于一个范畴或类属，那么，余下的三项或两项则为选择项。这种方法适合于多项选择题。

8．猜测法。实在不知道确切的答案也不要放弃，要充分利用所学知识去猜测。一般来说，排除的项目越多，猜测正确的可能性就越大。

9．常识法。根据人们日常生活、学习、工作积累起来的经验或惯例总结出来的约定俗成的认知作选择，不用通过专门的学习。

10．设例法。如果对所有选项都不能确定对错，可以按每个选项隐含的意思假设一个例子，然后进行比较和区别，最后确定正确答案。

11．计算法。利用相关的计算公式计算出正确答案。

12．诠释法。从一个知识侧面，就事物的某一特点作出基本解释。

13．经验法。根据平常生活或工作经验进行分析与判断，然后选择答案。

14．综合交叉法。可同时利用两种或两种以上的方法，集中考虑正确答案和错误答案的关键所在。可先用排除法将错误项排除，然后在剩余选项中进行再次选择，以此类推。

●例题解析

(一)单项选择题

例题1：秘书要做好保密工作，为了记事备忘，最好用速记记( )。(选自2006年11月五

级秘书试卷(笔试)单项选择题第46题)

(A)笔记本

(C)秘本

(B)记事本

(D)记录本

解析：可用排除法。因为ABD项都没有“秘密”的迹象，只有c项说得很明确。我们知道秘书用速记记“秘本”，不仅方便、高效，重要的是能起到保密作用，尤其是“速记符号”俗称“保密文字”，所以答案只能是C项。

例题2：沟通中开放友好的身体语言包括( )。(选自2006年11月五级秘书试卷(笔试)单项选择题第42题)

(A)手势、动作、体态(B)语调、语速、用词

(c)服装、服饰、体态(D)表情、态度、动作

解析：可用直觉分析法或还原法。因为题干已经提示“身体语言”了，“手势、动作、体态”都属于身体语言，其他BcD项中的语词都有不属于身体语言的语词。也可以将A项还原成完整的一句话，从语义和语法角度考虑均无错误。

毫无疑问，答案为A。

例题3：企业的办公格局和车间的设计属于企业文化的( )。(选自2006年J1月四级秘

书试卷(笔试)单项选择题第47题)

(A)精神层 (B)制度层一

(C)物质层 (D)行为层

解析：可用设例法或猜测法。考生有可能会在A、c两项中犹豫不决。可以这样考虑：企业的办公格局和车间的设计是企业文化的表层反映，是企业员工创造的物质文化，它比较具体，而精神层较抽象，如企业风貌、风气等。答案显然为C项。

例题4：某公司每天要用去2包A4复印纸，供应商从订货到送达需要4天时间，最小库存量是10包，那么该公司A4复印纸的再订货量应是( )包。(选自2006年11月四级秘

书试卷(机考)单项选择题第67题)

(A)14包 (B)18包

解析：可用计算法。按再订货量公式计算：重新订购量(再订货量)=日用量×运送时间+最小库存量。答案B为正确。

例题5：在会议文件审核修改之后，要由( )进行终审。(选自2006年11月三级秘书试卷(笔试)单项选择题第49题)

(A)主管秘书 (B)主要领导或主管领导

(c)文件起草者(D)办公室主任

解析：可用常识法。在我国政治体制中，能够决定“召开会议”和“终审”的只有单位负责人，四个选项中除“主要领导或主管领导”外，其他均无此权力。答案为B。

例题6：当上司确定出访后，秘书要在出发前做好充分的准备工作，这包括( )等方面的准备。(选自2006年11月二级秘书试卷(笔试)单项选择题第64题)

(A)思想、组织、物质和资料

(B)思想、物质和资料

(c)环境、组织、物质和资料

(D)物质和资料

解析：可用逻辑联系法。上司出访要做多方面的准备，大多数考生选择B项。其实，秘书为上司出访要做的事情很多，大到制订出访方案，小到“针头线脑”，考虑要周到细致。A项答案才是正确的。

(二)多项选择题

例题7：影响接待规格的因素有( )(选自2006年11月四级秘书试卷(笔试)多项选择

题第96题)

(A)对方的要求 (B)对方与我方的关系

(c)突然的变化 (D)上一次的接待标准

解析：可用设例法。如A项，对方的要求也许是没有道理的，显然这项被否定了；如B项，假设对方的来访事关重大或我方非常希望和对方发展关系，再假设是上下级关系，往往以高规格接待；如C项，假设总经理突然接到一个紧急会议通知，他可委派其他人来完成接待工作，虽使接待规格降低了，但也属正常；如D项，假设某医药公司副经理接待某药厂药品推销员，这也属正常。以此假设的例子，答案为BCD。

例题8：在确定会议住宿地点之前，应随意抽查( )的设备。(选自2006年11月四级秘书试卷(笔试)多项选择题第87题)